Pełnienie funkcji koordynatora projektu, asystenta projektu oraz specjalisty ds. obsługi finansowo - księgowej w ramach projektu pn. Wszystko zaczyna się od przedszkola współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

Opis przedmiotu przetargu: 3. Przedmiot zamówienia. 3.1 Opis przedmiotu zamówienia: pełnienie funkcji koordynatora projektu, asystenta projektu oraz specjalisty ds. obsługi finansowo - księgowej w ramach projektu pn. Wszystko zaczyna się od przedszkola współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 3.2 Projekt Wszystko zaczyna się od przedszkola współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytetu, IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działania 9.1 wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałania 9.1.1 zminiejszenie nierówności w stopniu upowszechniania edukacji przedszkolnej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3.3 Dane dotyczące projektu: 3.3.1 Projekt realizowany jest w gminie Dobra; 3.3.2 Wartość projektu - 1.202.210,00 zł.; 3.3.3 Liczba placówek oświatowych objętych projektem - 4; 3.3.4 Liczba dzieci i ich rodziców objętych projektem - 150; 3.4 Zakresy obowiązków i czynności: 3.4.1 Część I - Koordynator projektu: 3.4.1.1 Przejęcie odpowiedzialności za całość realizacji projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; 3.4.1.2 Terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; 3.4.1.3 Koordynowanie działań projektowych; 3.4.1.4 Nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem; 3.4.1.5 Kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym i przepisami krajowymi i Unii Europejskiej; 3.4.1.6 Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; 3.4.1.7 Nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; 3.4.1.8 Zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi; 3.4.1.9 Koordynacja prac zespołu projektowego i podejmowanie decyzji; 3.4.1.10 Dokonywanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu projektowego; 3.4.1.11 Nadzorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu; 3.4.1.12 Koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; 3.4.1.13 Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunami projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów; 3.4.1.14 Nadzorowanie terminowego sporządzania wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 3.4.1.15 Nadzorowanie przygotowania i realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych w zakresie działań projektowych; 3.4.1.16 Przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; 3.4.1.17 Planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników; 3.4.1.18 Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; 3.4.1.19 Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; 3.4.1.20 Obecność podczas kontroli projektu; 3.4.1.21 Współpraca z kierownikami przedszkolnymi i osobami realizującymi zajęcia w zakresie przygotowania szczegółowych programów zajęć; 3.4.1.22 Nadzorowanie przebiegu zajęć; 3.4.1.23 Nadzór nad jakością materiałów dydaktycznych; 3.4.1.24 Nadzór nad opracowaniem szczegółowego harmonogramu zajęć; 3.4.1.25 Nadzór nad zaprojektowaniem ankiet ewaluacyjnych dla potrzeb ewaluacji; 3.4.1.26 Nadzór na monitoringiem i ewaluacją projektu oraz jego promocja; 3.4.1.27 Kontrola wydatkowania środków; 3.4.2 Część II - Asystent projektu: 3.4.2.1 Bieżąca realizacja zadań wynikających z projektu i współpraca z Koordynatorem projektu; 3.4.2.2 Nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem; 3.4.2.3 Nadzór nad realizacją projektu w części merytorycznej i finansowej zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym i przepisami krajowymi i Unii Europejskiej; 3.4.2.4 Zarządzanie planowanymi działaniami merytorycznymi i finansowymi projektu; 3.4.2.5 Wykonywanie czynności administracyjnych związanych z realizacją projektu; 3.4.2.6 Prowadzenie bieżącej dokumentacji projektu w oparciu o obowiązujące zapisy; 3.4.2.7 Sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 3.4.2.8 Sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu we współpracy z Koordynatorem projektu w zakresie realizacji zaplanowanych działań w projekcie; 3.4.2.9 Wspieranie działań Koordynatora projektu, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektów; 3.4.2.10 Nadzór nad prowadzeniem dokumentacji merytorycznej projektu; 3.4.2.11 Nadzór nad odpowiednim opisywaniem dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 3.4.2.12 Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; 3.4.2.13 Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe, zależnie od potrzeb projektu; 3.4.2.14 Dokonywanie wspólnie z Koordynatorem kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi; 3.4.2.15 Nadzór nad prawidłowym oznaczeniem i opisywaniem dokumentów przetwarzanych przy realizacji projektu; 3.4.2.16 Przygotowanie raportów o merytorycznym i finansowym postępie w realizacji projektu na wezwanie Koordynatora; 3.4.2.17 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych oraz merytorycznych i raportowanie ich wystąpienia; 3.4.2.18 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 3.4.3 Część III - Specjalista ds. obsługi finansowo - księgowej projektu: 3.4.3.1 Wspieranie działań Koordynatora i Asystenta projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektu; 3.4.3.2 Sporządzenie sprawozdań okresowych; 3.4.3.3 Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym opisywanie faktur; 3.4.3.4 Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności projektu z Referatem Finansowo-Podatkowym Urzędu Miejskiego w Dobrej; 3.4.3.5 Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą; 3.4.3.6 Kontrola poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu; 3.4.3.7 Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 3.4.3.8 Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe projektów, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe (zależnie od potrzeb projektu); 3.4.3.9 Dokonywanie kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi; 3.4.3.10 Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu; 3.4.3.11 Sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 3.4.3.12 Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu; 3.4.3.13 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia; 3.4.3.14 Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania; 3.4.3.15 Nadzór nad płatnościami dla wykonawców; 3.4.3.16 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu; 3.4.3.17 Współpraca z Koordynatorem Projektu i Asystentem Koordynatora w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji; 3.4.3.18 Współpraca z organami kontrolującymi. 3.4.3.19 Rejestracja faktur i rachunków wpływających; 3.5 Wykonywanie zleconych zadań odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego przez czas trwanie umowy we wszystkie dni z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, również w godzinach popołudniowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiada pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. Wykonawcy przyjmujący obowiązki związane z prowadzeniem Projektu będą zatrudnieni przez Zamawiającego na podstawie umowy zlecenia. Wykonawców obowiązuje należyta staranność w wykonywaniu przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawców podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.