Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Urzędu Miasta Katowice

Katowice: Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Urzędu Miasta Katowice


Numer ogłoszenia: 137885 - 2013; data zamieszczenia: 09.07.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Katowice , ul. Młyńska 4, 40-098 Katowice, woj. śląskie, tel. 32 2593302, faks 32 2593303.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.katowice.eu

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie analizy, wykonanie koncepcji systemu ERP dla Urzędu Miasta Katowice.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do: a. Wykonania, a następnie dostarczenia dokumentu Koncepcja wdrożenia systemu ERP w Urzędzie Miasta (dalej UM) Katowice i jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice (zwanego dalej dokumentem koncepcji). Dokument koncepcji powinien definiować podstawowe założenia i rekomendacje związane z wdrożeniem systemu ERP w UM Katowice oraz jednostkach organizacyjnych. W szczególności, dokument koncepcji powinien opisywać następujące obszary: 1. Inwentaryzacja stanu bieżącego zasobów IT UM Katowice i jednostek organizacyjnych miasta Katowice 2. Analiza wymagań biznesowych 3. Koncepcja rozwiązań technicznych 4. Koncepcja wdrożenia systemu 5. Oszacowanie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu ERP 6. Oszacowanie korzyści finansowych wynikających z wdrożenia systemu ERP w ujęciu rocznym i 3-letnim. Przedstawiony dokument koncepcji powinien zawierać wszystkie zestawienia oraz rekomendacje opisane w załączniku nr 8 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Wymagane formaty elementów dokumentu koncepcji: - Dokument koncepcji - dokument MS Word - Tabele - arkusze MS Excel lub MS Project - Harmonogramy - pliki MS Project - Diagramy (procesów, struktur, UML, BPMN, itp.) - pliki MS Visio b. Wykonania w okresie 12 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru końcowego zakresu określonego w § 1 ust. 2.a., na żądanie Zamawiającego jednokrotnej, ponownej inwentaryzacji stanu bieżącego zasobów IT oraz aktualizacji koncepcji wdrożenia systemu ERP w UM Katowice i jednostkach organizacyjnych miasta Katowice wybranych do wdrożenia w I etapie. c. Przygotowywania - na żądanie Zamawiającego - propozycji odpowiedzi na pytania do SIWZ opracowanej przez Zamawiającego na podstawie dokumentu koncepcji. 3) Szczegółowy zakres prac określa: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 8 do SIWZ) 2. Projekt umowy (załącznik nr 7 do SIWZ).

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
71.24.10.00-9, 48.92.00.00-3, 48.00.00.00-8.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 36.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Wykonawca powinien zgodnie z art. 45 ust. 3 ustawy przed upływem terminu składania ofert wnieść wadium przetargowe w wysokości 16 000,00 zł.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczególnego warunku w tym zakresie, ponieważ przepisy prawa nie nakładają obowiązku posiadania uprawnień do wykonania usług będących przedmiotem zamówienia.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert: a. min jedną usługę przeprowadzenia audytu infrastruktury IT organizacji, dla którego liczba użytkowników infrastruktury IT wynosiła powyżej 100, b. min dwie koncepcje wdrożenia systemu ERP, w co najmniej 5 obszarach spośród wymienionych: finanse, księgowość, kadry, płace, budżet, podatki, plany finansowe jednostek organizacyjnych, gospodarowanie majątkiem, dla których liczba użytkowników (w przypadku każdego z systemów) wynosiła powyżej 100, Sposób oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców będzie dokonywany na podstawie przedłożonych w ofercie dokumentów wymienionych w pkt 15 części IV oraz będzie zgodny z formułą SPEŁNIA/ NIE SPEŁNIA

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczególnego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Dysonuje zespołem osób który będzie zaangażowany w przygotowanie dokumentu koncepcji i który spełnia następujące wymagania: Kierownik projektu: - Wykształcenie wyższe, co najmniej magisterskie - Certyfikat PRINCE2 Practitioner lub równoważny Konsultant ds. obszaru finansowego: - Wykształcenie wyższe ekonomiczne, co najmniej magisterskie - Wykonanie co najmniej 2 koncepcji wdrożenia systemu ERP w obszarze finansowym Konsultant ds. obszaru kadrowego i płacowego: - Wykształcenie wyższe ekonomiczne, co najmniej magisterskie - Wykonanie co najmniej 2 koncepcji wdrożenia systemu ERP w obszarze kadrowym i płacowym Konsultant ds. zagadnień podatkowych: - Wykształcenie wyższe ekonomiczne, co najmniej magisterskie Funkcje konsultanta ds. obszaru finansowego, konsultanta ds. obszaru kadrowego i płacowego oraz konsultanta ds. zagadnień podatkowych może pełnić jedna osoba. Architekt systemów informatycznych: - Wykształcenie wyższe, co najmniej magisterskie, - Wykonanie co najmniej 2 projektów architektury dla systemów klasy ERP wysokiej dostępności, obsługujących co najmniej 100 użytkowników. Sposób oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców będzie dokonywany na podstawie przedłożonych w ofercie dokumentów wymienionych w pkt 15 części IV oraz będzie zgodny z formułą SPEŁNIA/ NIE SPEŁNIA.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczególnego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• określenie dostaw lub usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie
  Co najmniej jedna usługa (lub dostawa) wykonana, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywana w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie potwierdzająca doświadczenie wykonawcy w zakresie wykonania: - min jedną usługę przeprowadzenia audytu infrastruktury IT organizacji, dla którego liczba użytkowników infrastruktury IT wynosiła powyżej 100, - min dwie koncepcje wdrożenia systemu ERP, w co najmniej 5 obszarach spośród wymienionych: finanse, księgowość, kadry, płace, budżet, podatki, plany finansowe jednostek organizacyjnych, gospodarowanie majątkiem, dla których liczba użytkowników (w przypadku każdego z systemów) wynosiła powyżej 100, wraz z załączeniem dowodów, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W wykazie należy podać wartość usługi (dostawy), przedmiot, datę wykonania i podmiot na rzecz których dostawa lub usługa została wykonana, należy również załączyć dowody, że usługa (dostawa) została wykonana lub jest są wykonywana należycie;;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1)Ofertę na formularzu oferty, o treści zgodnej z określoną we wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ wraz z oświadczeniem o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.2) Oferty wspólne: 1)W przypadku, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja) - wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Fakt ustanowienia pełnomocnika należy udokumentować dołączeniem pełnomocnictwa podpisanego przez wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Pełnomocnictwo winno być w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii. 2)Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 3)W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania dokumenty wymienione w części IV punkt 15 ppkt 5 a- b, a także punkt 15 ppkt 6 - jeśli dotyczy - należy przedstawić j.n.: a. spółki cywilne - dla każdego ze wspólników spółki osobno, b. konsorcja - dla każdego z partnerów konsorcjum osobno. 4) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów na zasobach których wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub te podmioty. 5)Dokumenty, dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej określone w punkcie 15.6 wraz z ofertą winien przedłożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia w szczególności, przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Ponadto jeżeli wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, zamawiający, w celu oceny, czy wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów wymaga załączenia do oferty niżej wymienionych dokumentów dotyczących w szczególności: - zakresu dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu; - sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę przy wykonaniu zamówienia - charakteru stosunku jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem; - zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1.Zmiana postanowień umowy może nastąpić wyłącznie na warunkach określonych poniżej: a. Zamawiający z ważnych przyczyn nie dających się przewidzieć w chwili zawarcia umowy wstrzyma wykonanie prac. b. Nastąpi zmiana obowiązującej stawki VAT. c. W przypadku zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jeśli zmiana ta wpływa na zakres lub warunki wykonania przez strony świadczeń wynikających z umowy, a zmiana ta polega na dostosowaniu jej postanowień do zmienionych przepisów i realizacji celu umowy. d. Zmiana terminu wykonania umowy - jeżeli niedochowanie tego terminu jest następstwem wystąpienia czynników obiektywnych lub niezależnych od stron, w tym siły wyższej - o okres przez który niemożliwa była realizacja umowy wynikający z zaistnienia w/w przesłanek 2. Strona występująca o istotną zmianę postanowień zawartej umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu. Wniosek o zmianę postanowień zawartej umowy musi być wyrażony na piśmie. 3. Za siłę wyższą, o której mowa w ust. 5) powyżej, uznaje się wystąpienie zdarzeń, na zaistnienie których żadna ze Stron nie miała wpływu, ani nie mogła ich przewidzieć lub im zapobiec. 4. Strona, która nie wykonała zobowiązań z przyczyny zaistnienia siły wyższej, o ile będzie to możliwe, niezwłocznie po zaistnieniu siły wyższej oraz po powzięciu wiadomości o jej wpływie na wykonanie Umowy, powiadomi drugą Stronę o powyższym wydarzeniu i jego wpływie na jej zdolność do realizacji Umowy, a także ma obowiązek zawiadomić o ustaniu przyczyny opóźnienia. 5. Zmiana umowy może nastąpić za zgodą obu Stron wyrażoną na piśmie, pod rygorem nieważności.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://bip.um.katowice.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miasta Katowice Wydział Informatyki, ul. Młyńska 4 40-098 Katowice pok. 316 III piętro.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
29.07.2013 godzina 09:00, miejsce: Urząd Miasta Katowice Wydział Informatyki ul. Młyńska 4 40-098 Katowice pokój 316 (IIIp.).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie