Bankowa obsługa budżetu Gminy Nadarzyn i jednostek organizacyjnych gminy w latach 2019 -2022

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Nadarzyn oraz jej jednostek organizacyjnych, zgodnie z załączonym zestawieniem zawartym w załączniku nr 5 do SIWZ, obejmująca następujące usługi: 1) otwarcie, prowadzenie i zamknięcie na wniosek Zamawiającego rachunku bieżącego budżetu Gminy Nadarzyn, w którym Zamawiający będzie uprawniony do zaciągania kredytu w rachunku bieżącym, przeznaczonego na finansowanie występującego w trakcie roku deficytu budżetowego; 2) otwarcie, prowadzenie i zamknięcie na wniosek Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych; rachunków podstawowych i pomocniczych, rachunków tworzonych do obsługi projektów współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym wszystkich rachunków bankowych jednostek organizacyjnych (nie wyłączając nowo otwieranych rachunków w trakcie trwania umowy), w oparciu o odrębne dyspozycje z uwzględnieniem warunków przedstawionych w niniejszej SIWZ, ofercie Wykonawcy i w warunkach umowy na bankową obsługę budżetu Gminy Nadarzyn i jednostek organizacyjnych, zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania. (Uwaga: jednostki organizacyjne Gminy Nadarzyn podpisują indywidualnie umowy z bankiem, ale na zasadach i warunkach ustalonych w postępowaniu); 3) otwarcie i prowadzenie rachunków walutowych; 4) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; 5) zapewnienie odbioru wpłat i umożliwienie wypłat gotówkowych na terenie powiatu pruszkowskiego. W ramach umowy Wykonawca zapewni indywidualną (bezkolejkową) obsługę pracowników Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w godzinach pracy Urzędu: pon. 9.00 – 18.00, wt-piątek 8.00 - 16.00, a w wyjątkowych sytuacjach przy wcześniejszym uprzedzeniu przez Zamawiającego, Wykonawca zapewni obsługę do godz. 18.00. W ramach usługi Wykonawca winien umożliwić dokonywanie wpłat osób fizycznych na rzecz budżetu Gminy Nadarzyn i jednostek podległych bez wypełniania dokumentów wpłat, wskazując wyłącznie numer rachunku i tytuł wpłaty; 6) wydawanie blankietów czekowych; 7) możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości tj. na banknoty jak i na bilon. Za ww. usługę Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji ani opłat; 8) udzielenie Gminie Nadarzyn na jej wniosek kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetowego do wysokości zapisanej w Uchwale budżetowej na dany rok, o zmiennym oprocentowaniu, którego zabezpieczeniem, będzie weksel własny „in blanco”. W roku 2019 limit kredytu w rachunku bankowym wynosi 5 000 000,00 złotych. Kredyt oprocentowany wg. zmiennej stopy procentowej obowiązującej w dniach, za które naliczane są odsetki i równy jest WIBOR 1 M powiększony o marżę w stosunku rocznym. Oprocentowanie kredytu w bieżącym miesiącu liczone jest jako średnia arytmetyczna wszystkich wartości WIBOR 1 M z miesiąca kalendarzowego poprzedzającego miesiąc naliczania odsetek powiększoną o stałą marżę banku. Marża banku jest stała w okresie obowiązywania umowy. Bank nie będzie pobierał opłat za gotowość środków (Bank nie będzie pobierał opłat od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym). Odsetki od kredytu naliczane są miesięcznie i pobierane ostatniego dnia każdego miesiąca; 9) realizacja przelewów złożonych w formie elektronicznej na zewnątrz w tym samym dniu, jeśli zostaną złożone przed ostatnią sesją wychodzącą ELIXIR w Banku, natomiast przelewów złożonych w formie elektronicznej wewnętrznych w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej z winy banku, umożliwi on realizację przelewów w formie papierowej bez ponoszenia z tego tytułu opłat czy prowizji przez Zamawiającego. Takie sytuacje mogą mieć jedynie charakter wyjątkowy i Wykonawca winien wcześniej zawiadomić Zamawiającego o takim przypadku; 10) realizacja dyspozycji podpisanych wyłącznie przez osoby upoważnione przez posiadacza rachunku, wymienione w karcie wzorów podpisów, przygotowanie karty wzorów podpisów, przygotowanie zmiany karty wzorów podpisów; 11) wdrożenie elektronicznego systemu obsługi bankowej (np. Home banking) we wszystkich obsługiwanych jednostkach organizacyjnych Gminy, na wskazanych przez Zamawiającego stanowiskach jak również przeszkolenie pracowników, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowania w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. Zamawiający wymaga niezwłocznej reakcji Wykonawcy na zgłoszenie problemu telefonicznie, faxem lub pocztą elektroniczną. System ten winien umożliwiać w szczególności: uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym, na jego subkontach, na rachunkach pomocniczych i na subkontach tych rachunków, jednostek budżetowych Gminy Nadarzyn, - dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową -przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji we wszystkich rachunkach, - składanie poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów do ZUS i US ze wszystkich wyżej wymienionych rachunków w ramach dostępnych środków, - tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, - uzyskanie raportów o zrealizowanych operacjach, - informacja o odrzuceniu transakcji z podaniem komunikatu o przyczynie, - generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, - podawanie w wyciągu bankowym pełnych informacji o źródle płatności, adresu, rodzaju płatności, kwoty, tytułu prawnego operacji, dacie dokonania płatności gotówkowej przez dłużnika. Za dostarczenie w formie elektronicznej wyciągu do każdego rachunku Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji czy opłat, - generowanie (wydruk) potwierdzenia zrealizowanego przelewu, - możliwość wykonywania operacji w tym samym czasie na różnych rachunkach bankowych jednostki przez jednego bądź kilku użytkowników systemu, - umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym; 12) wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych; 13) oprocentowanie środków na rachunkach. Naliczanie i dopisywanie odsetek następować będzie raz na miesiąc. Wysokość oprocentowania będzie ustalana na podstawie stawki WIBID 1 M, stanowiącego średnią wartość WIBID-u z poprzedniego miesiąca plus, minus marża określona w złożonej przez Bank ofercie. Marża jest stała w całym okresie trwania umowy z zastrzeżeniem opisu dopuszczonych zmian umowy; 14) tworzenie na wniosek Zamawiającego lokat terminowych oraz lokat typu overnight automatycznie lub na wniosek Zamawiającego; 15) Zamawiający będzie miał prawo umieszczania wolnych środków pieniężnych na rachunkach i lokatach w innych bankach niż bank Wykonawcy; 16) zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami (Zamawiający określi konta, dla których ta usługa winna być wykonana), polegające na przekazaniu na koniec każdego dnia roboczego oraz z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący budżetu Gminy. Za wymienioną usługę bank nie będzie pobierał żadnych opłat ani prowizji; 17) przekazywanie odsetek ze wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych w dniu kapitalizacji na rachunek dochodów jednostki; 18) umożliwienie Zamawiającemu pobierania opłat z tytułu kosztów związanych z funkcjonowaniem określonych przez Zamawiającego rachunków bankowych z innych wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych bez ponoszenia przez Zamawiającego dodatkowych opłat i prowizji; 19) wykonywanie innych czynności bankowych, których potrzeba wykonania wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia, niezbędnych do kompleksowej realizacji świadczenia w kształcie wynikającym ze stosunku zobowiązaniowego; 20) realizacja dyspozycji pisemnych złożonych w banku do godz. 14.00 w dniu złożenia, a złożone później mogą być przekazane do rozrachunku w następnym dniu roboczym; 21) pośrednictwo banku, jeśli jest wymagane, w przypadku dochodzenia roszczeń z gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i innych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych; 22) zapewnienie dostępu Zamawiającemu do elektronicznych wyciągów bankowych w każdym kolejnym dniu roboczym, w którym były dokonane operacje na rachunkach; 23) sporządzanie na wniosek Zamawiającego historii każdego rachunku bankowego otwieranego do obsługi konkretnego projektu realizowanego przez Zamawiającego; 24) prowadzenie przez bank, na rzecz obsługi Zamawiającego obsługi płatności masowych (wpłaconych w pieniądzu i przelewem), kierowanych na rachunek rozliczeniowy klienta, poprzez tzw. rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności. Usługa ta polega na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych (codziennie), wpływających na rachunki wirtualne i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego, zbiorczymi kwotami przyjętych wpłat oraz przekazywaniu Zamawiającemu raportu (pliku analitycznego), zawierającego szczegółowe dane, dotyczące przyjętych wpłat. Wpływy na rachunki wirtualne są rejestrowane w systemie transakcyjnym banku i księgowane w godzinach sesji przychodzących. Środki pieniężne wpływające na rachunki wirtualne, do momentu przekazania ich na konto Zamawiającego nie są oprocentowane. Zamawiający zamierza kontynuować tę usługę w zakresie wpłat podatków. Szczegóły korzystania z usługi określi umowa. Uwaga: Zamawiający pracuje na systemie Budżet firmy Info-system, Podatki i opłaty lokalne firmy Info-system, księgowość zobowiązań firmy Info-system (generują pliki w formacie xml). Wykonawca winien zapewnić pełną kompatybilność systemów: własnego i Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości w dostępie do świadczonych przez siebie usług bankowych. Wykonawca pokryje wszelkie koszty niezbędne do poniesienia w celu zapewnienia kompatybilności systemów: banku i Zamawiającego, jeżeli wystąpi taka okoliczność. Bank nie będzie pobierał od Gminy Nadarzyn i jej jednostek, innych niż zaproponowane w ofercie, opłat i prowizji za wykonywanie czynności wymienionych w zamówieniu, w szczególności nie będzie pobierał: -prowizji ani opłat za wpłaty gotówkowe osób fizycznych na konto Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, - prowizji ani opłat za realizację polecenia przelewu wydanego przez Zamawiającego na rachunek prowadzony przez Bank Wykonawcy, - prowizji ani opłat od kwoty przelewu, w związku z poleceniem wydanym przez Zamawiającego na rachunek prowadzony przez Bank Wykonawcy, - opłat i prowizji za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym oraz za gotowość środków w ramach wysokości określonej odrębną umową. Realne zapotrzebowanie w roku w granicach dopuszczonych uchwałą Zamawiający określi poprzez złożenie stosownego wniosku, - prowizji ani opłat z tytułu otwarcia rachunków bieżących, - prowizji ani opłat z tytułu obsługi lokat terminowych, - prowizji ani opłat z tytułu potwierdzenia stanu salda na rachunkach bankowych, wydawania historii prowadzonych rachunków, - opłat za druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia transakcji gotówkowych i bezgotówkowych, - opłat i prowizji za wydawanie zaświadczeń i opinii bankowych, - opłat i prowizji z tytułu wypłat gotówkowych. Jeżeli w trakcie trwania umowy powstaną lub zostaną przekazane gminie inne jednostki organizacyjne zostaną one włączone do tej usługi bez ponoszenia dodatkowych opłat. Zmiana stanu rachunków bankowych oraz form organizacyjnych jednostek powiązanych z budżetem gminy nie spowoduje zmiany opłaty zaproponowanej w ofercie. Dopuszcza się możliwość zwiększenia ilości rachunków podstawowych i pomocniczych wynikającą ze zmian w strukturze organizacyjnej gminy lub zmiany zasad polityki rachunkowości dotyczących Gminy i jej jednostek organizacyjnych. 25) Wykonawca na dzień podpisania umowy będzie posiadał oddział banku bądź placówkę na terenie powiatu pruszkowskiego, który/a będzie zdolny/a do realizacji wszelkich czynności bankowych określonych w SIWZ przez okres trwania umowy. 26) Wykonawca wskaże imiennie pracownika do obsługi Zamawiającego w okresie realizacji przedmiotowego zamówienia. 2. W załączniku nr 5 do niniejszej SIWZ „Dokumenty finansowe” - Zamawiający załącza dokumenty i uchwały pomocne do sporządzenia oferty. 3. Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp Zamawiający określa wymagania zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę min. 1 osobę (wykonującą wskazane czynności w zakresie realizacji zamówienia, tj. wykonujących bezpośrednią obsługę bankową Zamawiającego w siedzibie centrali/oddziału/filii/placówki). Składając ofertę Wykonawca złoży oświadczenie w zakresie zatrudnienia w/w osoby, zawarte w formularzu oferty (załącznik nr 1 do SIWZ). Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli zatrudnienia w/w osoby w trakcie realizacji zamówienia.