Przedłużenie umowy licencyjno serwisowej na oprogramowanie do obsługi dziekanatów na okres 3 lat

nie

Politechnika Lubelska, Krajowy numer identyfikacyjny 000001726, ul. ul. Nadbystrzycka  38D, 20-618  Lublin, woj. lubelskie, państwo Polska, tel. (81)5384103, e-mail bzp@pollub.pl, faks .
Adres strony internetowej (url): www.pollub.pl

Przedłużenie umowy licencyjno serwisowej na oprogramowanie do obsługi dziekanatów na okres 3 lat

WR/13/2017

Przedłużenie umowy licencyjno serwisowej na oprogramowanie do obsługi dziekanatów na okres 3 lat Licencja udzielona zostaje na następujące moduły pakietu HIMS Solution: opis Ilość licencji moduł Obsługa dziekanatów 36 HMS/dsys Wirtualny dziekanat - eHms/dsys Odpłatność za studia 1 HMS/dkas Obsługa kadr 6 HMS/kadr Płace osobowe 6 HMS/plac Obsługa umów zleceń 4 HMS/bfpl Obsługa działu socjalnego 1 HMS/usso limity 5 HMS/limi Obsługa akademików 4 HMS/dees ankietowanie - eHMS/anki - - eHMS/irka - eHms – integracja z plagiat.pl - -

II.5) Główny Kod CPV:
48700000-5

Postępowanie prowadzone jest w trybie  Zamówienia z wolnej reki  na podstawie art. 67 ust1 pkt a l b  ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Art.67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b Dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, oraz związane z ochrona praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych. Zgodnie ze wskazanymi powyżej przepisami Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej reki, jeżeli zachodzą następujące okoliczności: usługi będące przedmiotem postępowania mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. W niniejszym postępowaniu zachodzą obie te przesłanki. System informatyczny zarządzania uczelnią HMS firmy Kalasoft w Politechnice Lubelskiej jest eksploatowany od roku 1998 r. Stworzona od początku i eksploatowana baza danych jest przystosowana do obsługi użytkowanego dotychczas systemu. Niniejsze postępowanie dotyczy przedłużenia licencji oraz serwisu już istniejącego i używanego przez Politechnikę systemu zarządzania uczelnią HMS. Firma Kalasoft jest jedynym dystrybutorem na terytorium RP systemu HMS Solution i posiada wszelkie prawa autorskie do udzielania licencji na ten system oraz jako jedyna dysponuje narzędziami oraz wiedzą do świadczenia opieki serwisowej niniejszego systemu informatycznego. System jest dostosowany do specyfiki uczelni wyższych i aktualnie eksploatowany na kilkunastu uczelniach w Polsce. W Politechnice Lubelskiej wdrożone są następujące moduły: HMS/dsys (obsługa dziekanatów), eHMS/dsys (wirtualny dziekanat i elektroniczna rekrutacja na studia), HMS/dkas (odpłatność za studia), HMS/kadr (obsługa kadr), HMS/plac (płace osobowe), HMS/bfpl (obsługa umów zleceń) HMS/usso (obsługa działu socjalnego), HMS/limi (limity), HMS/dees (obsługa domów studenckich), jHMS/dsys (POL-on studenci i kadry), jHMS/edok (elektroniczne dokumenty), eHMS/anki (moduł ankietowania), eHMS/irka (moduł rekrutacji kandydatów na studia w języku angielskim), integracja eHMS z Internetowym Systemem Antyplagiatowym plagiat.pl System HMS jest cały czas rozwijany i powstają nowe moduły. Firma Kalasoft szybko reaguje na zmiany prawne uwzględniając je w systemie. Dodatkowo został on powiązany z wdrożonym w Politechnice Lubelskiej systemem elektronicznej legitymacji studenckiej firmy Opteam oraz współpracuje z wykorzystywanym przez uczelnię oprogramowaniem finansowo księgowym. Przez wszystkie te lata eksploatacji system spełnia oczekiwania użytkowników jeśli chodzi o funkcjonalność i stabilność. Jakość obsługi serwisowej świadczonej przez firmę KalaSoft jest na wysokim poziomie. Wszelkie uwagi odnośnie wykrytych błędów są bardzo szybko naprawiane. Dodatkową zaleta tego systemu jest to że pracuje on na różnych platformach sprzętowych i programowych. Największa zaletą systemu jest integralność wszystkich jego modułów. Wszystkie działy które powinny być ze sobą powiązane informatycznie są właśnie przez ten system zintegrowane. Dostępne na rynku systemy wymagają dużych nakładów prac wdrożeniowych oraz konfiguracyjnych dostosowujących system do specyfiki i struktury uczelni. Wdrożenie nowego systemu pociągnęło by za sobą konieczność dokupienia nowych elementów do istniejącej infrastruktury technicznej uczelni. Wymiana systemu spowodowała by konieczność wymiany bądź w najlepszym przypadku rozbudowy zaplecza sprzętowego w postaci serwerów obsługujących nowy system. Następnie wdrożenie nowego systemu spowodowało by konieczność zakupu systemów operacyjnych do których przystosowane było by nowe oprogramowanie. Kolejny element to konieczność zakupu bazy danych współpracującej z nowym systemem oraz migracja danych z dotychczasowej bazy danych. Migracja danych była by bardzo problematyczna i kosztowna ponieważ wymagała by dostosowania posiadanych danych do nowego systemu. Ostatnim elementem a zarazem najdłużyszm w realizacji jest konieczność przeszkolenia personelu obsługującego system. W przypadku prac wdrożeniowych należy liczyć się z co najmniej rocznym okresem potrzebnym do uruchomienia nowego systemu, przeniesienia danych, wyeliminowaniem błędów w funkcjonowaniu oraz co najważniejsze szkoleniami dla obsługi. Zakup nowego systemu będzie się więc wiązał z poniesieniem niewspółmiernie większych wydatków w porównaniu do opcji przedłużenia licencji na już istniejący system. Obecna licencja dobiega końca, a uczelnia musi zachować ciągłość pracy. Uczelni nie stać na zakup nowego oprogramowania oraz brakuje czasu na wdrażanie nowego systemu którego dodatkowo należało by uczyć się od podstaw. . W związku z tym, że usługi będące przedmiotem postępowania mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze (postępowanie dotyczy przedłużenia już istniejącej i używanej licencji oprogramowania HMS, przy czym stosowane na Politechnice rozwiązania sprzętowe i programowe dostosowane są do tego konkretnego systemu) oraz z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów (firma Kalasoft ma wyłączne prawa autorskie do udzielania licencji na ten system oraz jego serwisu), Zamawiający udziela niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.