Usprawnienie metod i narzędzi komunikacji wewnętrznej w 11 jednostkach samorządu terytorialnego (JST)

Opis przedmiotu przetargu: A. Przedmiot zamówienia obejmuje usprawnienie metod i narzędzi komunikacji wewnętrznej w jedenastu jednostkach samorządu terytorialnego w ramach projektu /Krok w przyszłość - od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością/ współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Podziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej): I. Analiza istniejącego systemu komunikacji wewnętrznej (usługa doradcza) w 11 JST: 1. Analiza obecnego (przedwdrożeniowego) systemu komunikacji wewnętrznej oraz wykorzystywanych w jego ramach metod i narzędzi. 2. Określenie rozwiązań stosowanych w zakresie komunikacji wewnętrznej funkcjonujących prawidłowo i spełniających wymagania poszczególnych urzędów. 3. Diagnoza potrzeb urzędów w zakresie wprowadzania modyfikacji istniejących rozwiązań w zakresie komunikacji wewnętrznej. 4. Diagnoza potrzeb urzędów w zakresie wprowadzania nowych rozwiązań w zakresie komunikacji wewnętrznej. II. Opracowanie planu komunikacji wewnętrznej (usługa doradcza) w 11 JST: 1. Opracowanie planu komunikacji poziomej i pionowej, jaka będzie efektem wdrożenia systemu wsparcia komunikacji wewnętrznej: a. Określenie działań organizacyjnych koniecznych do rozpoczęcia prac wdrożeniowych. b. Opracowanie zestawienia metod i narzędzi koniecznych do dokonania usprawnień komunikacji wewnętrznej dla każdego z urzędów (plan komunikacji). III. Opracowanie wytycznych dla informatycznego systemu wsparcia komunikacji wewnętrznej w 11 JST: 1. Diagnoza posiadanego zaplecza technicznego w aspekcie wdrożenia usprawnień informatycznego systemu wsparcia komunikacji wewnętrznej, w tym elektronicznego systemu obiegu dokumentów wraz z elektroniczną wersją biura obsługi interesanta. 2. Opracowanie wytycznych dla wdrożenia usprawnień informatycznego systemu wsparcia komunikacji wewnętrznej odrębnie dla każdej JST objętej zamówieniem. Wytyczne winny zawierać m.in. wskazania dotyczące harmonogramu wdrożeń i dostaw w zakresie sprzętu komputerowego oraz niezbędnego oprogramowania. IV. Dostawa i instalacja sprzętu komputerowego związanego z wdrażaniem usprawnień metod i narzędzi komunikacji wewnętrznej w 11 JST wg wskazanej specyfikacji (załącznik nr 10): Dostawa obejmuje: 1. Dostarczenie i podłączenie sprzętu komputerowego dla 11 JST opisanego w załączniku nr 10 tj. specyfikacji technicznej. 2. Wykonawca podłączy serwer (jednostkę komputerową) wraz z dostarczonymi urządzeniami zgodnie z instrukcją ich instalacji i obsługi. 3. Wykonawca uruchomi serwer, na którym będzie pracować elektroniczny system obiegu dokumentów przestrzegając instrukcji obsługi. 4. Wykonawca zainstaluje dołączone do sprzętu sterowniki i upewni się, że podłączony i zainstalowanych sprzęt działa prawidłowo. 5. Wykonawca włączy do sieci serwer i inne urządzenia, jeśli tego wymagają. 6. Wykonawca (we współpracy z administratorem sieci/informatykiem z urzędu) skonfiguruje parametry sieciowe dostosowując ustawienia do działania elektronicznego systemu obiegu dokumentów nie naruszając jednocześnie stabilności i parametrów całej sieci. V. Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów wraz z biurem obsługi interesanta obejmujące instalację, skonfigurowanie, uruchomienie i prace rozwojowe (w zależności od potrzeb danej JST) w 11 JST: 1. Wykonawca dokona uruchomienia elektronicznego systemu obiegu dokumentów oraz biura obsługi interesanta przestrzegając instrukcji obsługi. 2. Wykonawca wykona prace rozwojowe systemu w zależności od potrzeb urzędu w zakresie określonym podczas przeprowadzonej analizy oraz zawartym w opracowanych wytycznych, przestrzegając obowiązujących przepisów prawa. VI. Wykonanie usługi szkoleniowej w wymiarze 330 godzin z zakresu obsługi elektronicznego systemu obiegu dokumentów dla pracowników mających obsługiwać system: 1. Przeszkolenie informatyków/administratorów z urzędów (11 osób). 2. Szkolenie dla ok. 172 pracowników mających obsługiwać elektroniczny system obiegu dokumentów na terenie jednostek samorządu terytorialnego biorących udział w projekcie. B. Jednostki Samorządu Terytorialnego objęte przedmiotem zamówienia: Lp. Jednostka Samorządu Terytorialnego Adres jednostki organizacyjnej 1. Gmina Dębno Urząd Miasta i Gminy Dębno 74-400 Dębno ul. Piłsudskiego 5 2. Gmina Bierzwnik Urząd Gminy Bierzwnik 73-240 Bierzwnik, ul. Kopernika 2 3. Gmina Boleszkowice Urząd Gminy Boleszkowice ul. Świerczewskiego 24 74-407 Boleszkowice 4. Gmina Choszczno Urząd Miejski w Choszcznie 73-200 Choszczno, ul. Wolności 24 5. Gmina Krzęcin Urząd Gminy w Krzęcinie ul. Tylna 7 73-231 Krzęcin 6. Gmina Lubiszyn Urząd Gminy Lubiszyn 66-433 Lubiszyn, Plac Jedności Robotniczej 1 7. Gmina Myślibórz Urząd Miasta i Gminy Myślibórz 74-300 Myślibórz, ul. Rynek im. Jana Pawła II 1 8. Gmina Nowogródek Pomorski Urząd Gminy Nowogródek Pomorski 74-304 Nowogródek Pomorski, ul. Adama Mickiewicza 15 9. Gmina Warnice Urząd Gminy 74-201 Warnice, Warnice 66 10. Powiat Myślibórz Starostwo Powiatowe w Myśliborzu 74-300 Myślibórz, ul. Marcinkowskiego 2 11. Gmina Barlinek Urząd Miejski Barlinek 74-320 Barlinek, ul. Niepodległości 20