Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Łagów i jej jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Łagów i jej jednostek organizacyjnych 2. Zakres przedmiotu obejmuje m.in.: 1) obsługę bankową i doradztwo bankowe wraz z systemem bankowości elektronicznej, 2) udzielanie kredytu w rachunku bieżącym, 3. Informacje ogólne: 1) Budżet Gminy na 2019 rok: a) dochody – 48 075 652,40 zł, b) wydatki – 48 914 966,60 zł, c) przychody – 1 243 622,20zł, d) rozchody – 404 308,00 zł, 4. Wykaz jednostek objętych przedmiotem zamówienia: a) Urząd Miasta i Gminy w Łagowie b) Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łagowie c) Gminny Zespół Szkół w Łagowie d) Szkoła Podstawowa w Piotrowie e) Szkoła Podstawowa w Starej Zbelutce f) Centrum Usług Wspólnych w Łagowie g) Dzienny Dom Pobytu Otwarte Serca w Sędku 5. Zakres zamówienia obsługi bankowej wraz z systemem bankowości elektronicznej dla wszystkich jednostek podległych Gminy Łagów obejmuje w szczególności: a) otwarcie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych bieżących w walucie polskiej (PLN) dla budżetu Gminy: rachunek bankowy podstawowy oraz dla Urzędu Miasta i Gminy Łagów, b) otwarcie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych pomocniczych w walucie polskiej (PLN) lub ewentualnie w walutach wymienialnych, w szczególności rachunek bankowy depozytowy, rachunek bankowy do wadiów, rachunki pomocnicze, w tym rachunki związane z rozliczaniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej i inne rachunki), c) przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych i wpłat gotówkowych obcych w kasach Wykonawcy, oraz dokonywanie wypłat gotówkowych, na wyznaczonym stanowisku kasowym, - przyjmowanie wpłat gotówkowych na rzecz Gminy, Urzędu Miasta i Gminy i wszystkich jednostek organizacyjnych. Za wpłaty własne uważa się wpłaty dokonywane we własnej placówce banku (oddziale, filii), pod pieczęcią Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych oraz wpłaty inkasentów podatków i opłat Zamawiającego. Za wpłaty obce uważa się wpłaty dokonywane we własnej placówce banku (siedzibie, oddziale, filii) od interesantów/podatników na obsługiwane rachunki, - dokonywanie wypłat gotówkowych przez Gminę, Urząd Miasta i Gminy i wszystkie jednostki organizacyjne: Dokonywanie wypłat gotówkowych na podstawie zleceń wypłat elektronicznych lub na podstawie wystawionych czeków gotówkowych (na bezpłatnie wydanych blankietach, jeżeli bank nie posiada odpowiedniego produktu), d) realizacja przelewów w formie elektronicznej i papierowej na rachunki, w tym samym banku i do innych banków oraz księgowanie przelewów w tym samym dniu, e) udostępnienie wyciągów za pomocą systemu bankowości elektronicznej, za każdy dzień, w którym na rachunku bankowym wystąpiły operacje lub udostępnienie na wniosek lub przekazywanie w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej wyciągów bankowych w formie papierowej nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego od daty operacji, f) udostępnienie systemu elektronicznej bankowości wraz z oprogramowaniem elektronicznej bankowości i właściwą konfiguracją, w tym: - objęcie systemem bankowości elektronicznej wszystkie obsługiwane jednostki. System ma obejmować dostawę i instalację urządzeń niezbędnych do obsługi systemu, szkolenie pracowników oraz zapewnienie prawidłowej pracy zainstalowanego systemu. Usługa bankowość elektroniczna winna być zainstalowana w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy. Bank zapewni bezpłatną pomoc techniczną w okresie wdrożeniowym i powdrożeniowym pracownikom Urzędu Miasta i Gminy i jednostek organizacyjnych pracujących w systemie bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej powinien umożliwić Zamawiającemu w szczególności: * uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach, * przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, rachunku kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, * składania poleceń przelewu ze wszystkich rachunków, * monitorowanie operacji i sporządzanie z wybranego okresu obsługi szczegółowych wyciągów dla wszystkich operacji, * import danych z programów księgowych gminy do systemu bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej będzie umożliwiał równoczesną pracę kilku użytkowników, przy czym każdy użytkownik winien posiadać swój indywidualny identyfikator i hasło dostępu do systemu. System bankowości elektronicznej będzie posiadał możliwość sporządzania osobom upoważnionym przez Zamawiającego wyciągów bankowych w następnym dniu roboczym, g) wydawanie blankietów czeków gotówkowych. h) przekazywanie wyciągów bankowych w wersji papierowej na wniosek Zamawiającego nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego od daty operacji, do godz. 12:00, i) realizację wypłat gotówkowych na podstawie czeków gotówkowych j) wydawanie zaświadczeń i opinii bankowych, k) możliwość zagospodarowania i lokowania wolnych środków na lokacie krótkoterminowej, przyjmowanie na wniosek Zamawiającego lokaty typu Overnight (O/N) z rachunku bieżącego budżetu gminy. l) Wykonawca zapewni otwarcie i prowadzenie płatności masowych poprzez system bezpłatnych wirtualnych rachunków klienta podpiętych do ewidencji w zakresie podatków i opłat oraz innych należności Zamawiającego. Otwarcie takich rachunków będzie dokonywane na wniosek Zamawiającego, m) Dla innych ewentualnych czynności, nieprzewidzianych w Siwz będących przedmiotem doraźnego zlecenia Zamawiającego, Wykonawca będzie stosował opłaty i prowizje w wysokości nie wyższej niż określone w obowiązującej w banku oficjalnej tabeli. 6. Udzielanie kredytu w rachunku bieżącym: 4.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru wysokości i terminu zaciągania kredytu w rachunku bieżącym a) w okresie obowiązywania umowy na wniosek Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do udzielania kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminie Łagów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy (bez wymogu innych zabezpieczeń poza wekslem). Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym nastąpi w terminie 3 dni od daty dostarczenia wniosku o uruchomienie kredytu. Bank nie będzie pobierał prowizji za udzielenie kredytu krótkoterminowego oraz innych opłat i prowizji związanych z jego uruchomieniem, a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od rzeczywiście wykorzystanego kredytu, b) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny i będzie wynikał z Uchwały Rady Miejskiej w Łagowie na poszczególne lata budżetowe, c) oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym – zmienne, d) oprocentowanie stanowi sumę stawki WIBOR 1M (średni WIBOR z ostatniego dnia miesiąca) z ostatniego dnia roboczego miesiąca kalendarzowego, poprzedzającego okres obrachunkowy i stałej w trakcie trwania umowy marży banku, e) odsetki od wykorzystanego kredytu płatne będą z dołu, a naliczane będą w okresach miesięcznych zwanych okresami odsetkowymi za każdy dzień i będą należne Wykonawcy w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca kalendarzowego, a w przypadku wygaśnięcia umowy w ostatnim dniu jej obowiązywania i pobierane będą przez Wykonawcę ze wskazanego przez Zamawiającego rachunku, f) spłata kredytu następować będzie z wpływów na rachunek bieżący budżetu Gminy Łagów, g) Zamawiający zobowiązuje się do całkowitej spłaty salda debetowego najpóźniej w ostatnim dniu roku budżetowego, który jest tożsamy z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Termin całkowitej spłaty kredytu przypada w ostatnim dniu obowiązywania umowy, h) szczegółowe warunki dotyczące udzielenia kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Łagów uregulowane będą umową, i) do oceny zdolności kredytowej przyjęte będą sprawozdania budżetowe z wykonania budżetu (Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-N, Rb-Z) sporządzone na ostatni dzień kwartału poprzedzającego miesiąc udzielenia kredytu w rachunku bieżącym oraz inne dokumenty wymagane regulaminem Wykonawcy. Dla potrzeb określenia oprocentowania w ofercie przyjmuje się sprawozdania z wykonania budżetu (Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-N, Rb-Z) sporządzone na dzień 30.09.2018 rok. 7. Oprocentowanie środków na rachunkach Gminy Łagów jako jednostki samorządu terytorialnego: a) oprocentowanie obejmuje środki gromadzone na rachunku bankowym budżetu gminy, będą oprocentowane wg zmiennej stawki procentowej WIBOR 1M i stałej w trakcie trwania umowy marży banku określonej w ofercie. Oprocentowanie ulega zmianie w okresach miesięcznych, oprocentowanie ustalone jest w oparciu o stawkę bazową WIBOR 1 M obowiązującą w przedostatnim dniu kalendarzowym poprzedniego miesiąca. b) odsetki od środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach będą naliczane i dopisywane do salda rachunku na koniec każdego miesiąca. c) zamawiający zastrzega sobie prawo prowadzenia wskazanych rachunków jako nieoprocentowanych 8. Pozostałe postanowienia w zakresie przedmiotu zamówienia: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość następujących zmian w przedmiocie zamówienia w czasie trwania umowy: a) zmiany ilości jednostek wyszczególnionych w pkt. 4, które Wykonawca zobowiązany będzie w okresie trwania umowy objąć obsługą bankową na zasadach i warunkach niniejszego zamówienia. Zamawiający zastrzega, iż liczba jednostek podległych może się zmienić w trakcie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem, że całkowita wartość umowy nie zostanie przekroczona; b) zmiany ilości otwartych i prowadzonych rachunków na podstawie pisemnej dyspozycji otwarcia rachunku oraz ilości przelewów nie powodujących przekroczenia całkowitej wartości umowy; 2) Zamawiający zastrzega sobie swobodę w lokowaniu wolnych środków budżetowych na rachunkach w innych bankach, 9. Wykonawca podejmuje następujące zobowiązania w przedmiocie zamówienia w czasie trwania umowy: - ze względu na charakter zamówienia Wykonawca będzie świadczył usługi obsługi bankowej budżetu Gminy Łagów oraz jednostek podległych przez własną placówkę przez co rozumie się posiadanie na terenie gminy Łagów oddziału lub filii, lub otworzyć swoją placówkę w terminie 3 miesięcy od daty zawarcia umowy, - w przypadku braku możliwości otworzenia placówki bankowej na terenie gminy Łagów: a) w ramach usługi zapewni usługę w postaci bankomatu w miejscowości Łagów, umożliwiającego wypłaty gotówki przy użyciu karty. - wykonywanie czynności związanych z przedmiotem umowy w dni robocze w godzinach co najmniej od 7:30 do 14:00, - zapewnienie dokonywania operacji bankowych do ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego, - zapewnienie realizacji - w przypadku braku możliwości np.: z przyczyn technicznych dokonania przelewów w systemie elektronicznej obsługi rachunków bankowych - przelewów w formie papierowej, e) wykonywania innych usług nie określonych w opisie przedmiotu zamówienia lub zmiany standardów obsługi bankowej niezbędnych dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, - stworzenie możliwości lokowania wolnych środków znajdujących się na rachunku podstawowym Zamawiającego w postaci lokat terminowych, - umożliwienie wglądu do salda rachunków jednostek podległych Gminie Łagów w systemie bankowości elektronicznej bez możliwości składania dyspozycji płatniczych, - otwarcie i prowadzenie nieodpłatnie rachunku bankowego Pracowniczych Kas Zapomogowo Pożyczkowych działających w jednostkach. 10. Zamawiający zastrzega, iż wszystkie koszty osprzętu konieczne do przesyłania środków finansowych drogą elektroniczną, jego dostarczenie, zamontowanie, skonfigurowanie oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ponosić będzie oferent. 11. Wymagania dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonywujących czynności związane z realizacja zamówienia: a) Zamawiający w oparciu o art. 29 ust. 3a ustawy Pzp wymaga, aby przez cały okres realizacji umowy Wykonawca zatrudniał na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2018r. poz. 917 z późn. zm.) osoby wykonujące bezpośrednią obsługę bankową Zamawiającego w siedzibie centrali/filii/oddziału/punktu kasowego prowadzonego w Łagowie. b) Wykonawca gwarantuje, że osoby, o których mowa w pkt. 11 lit. a) wykonujące czynności we wskazanym powyżej zakresie będą zatrudnione na umowę o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 – Kodeks Pracy (t.j. z 2018r. poz. 917 z późn. zm.). c) Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: - żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, - żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, - przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. d) W terminie 7 dni kalendarzowych liczonych od dnia podpisania umowy Wykonawca przedłoży oświadczenie w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt. 11 lit. a) czynności w trakcie realizacji zamówienia. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy. e) W przypadku zmiany osoby, o której mowa w pkt. 11 lit. a) Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o tym fakcie przed rozpoczęciem wykonywania przez nowa osobę czynności w ramach świadczonej usługi, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt. 11 lit. d) f) Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt. 11 lit. a) czynności, Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w pkt. 19.10. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 10 lit. a) czynności. g) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. h) Zamawiający ma prawo do zapoznania się z przebiegiem prac na każdym etapie realizacji przedmiotu umowy, w tym zakresie Wykonawca ma obowiązek udzielania wyczerpujących informacji w przedmiocie sprawy oraz okazania wszelkich dokumentów na każde żądanie Zamawiającego. i) Zamawiający nie określa w opisie przedmiotu zamówienia na wykonanie przedmiotu zamówienia wymagań związanych z realizacją zamówienia, które mogą obejmować aspekty gospodarcze, społeczne, związane z innowacyjnością lub zatrudnieniem osób wymienionych w art. 29 ust. 4 pkt. 1-4 ustawy Pzp.