Opracowanie i realizację autorskiego programu imprezy Letnia Scena Eski - Dni Elbląga 2012 w terminie od 03.08. - 05.08.2012 roku na placu PWSZ w Elblągu przy Al. Grunwaldzkiej

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia: Opracowanie i realizacja autorskiego programu imprezy Letnia Scena Eski - Dni Elbląga 2012 w terminie od 03.08. - 05.08.2012 roku na placu PWSZ w Elblągu przy Al. Grunwaldzkiej Przedmiot główny: CPV: 92.31.20.00 - 1 Nazewnictwo wg CPV: Usługi artystyczne 2. Przedmiot i zakres zamówienia: A. Informacje ogólne Przedmiotem zamówienia jest wykonanie na rzecz Zamawiającego określonych poniżej usług polegających na organizacji i realizacji Imprezy artystycznej o charakterze plenerowym (zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych - Dz. U. 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami) z cyklu Letnia Scena Eski - Dni Elbląga 2012 mającej być przeprowadzoną na terenie zapewnionym zgodnie z umową przez Zamawiającego i która będzie zrealizowana w dniach 3, 4, 5 sierpnia 2012 r. zgodnie z ogólną koncepcją autorską cyklu imprez Letnia Scena Eski (zwanej dalej Imprezą), wykonaniu promocji Zamawiającego w ramach i w związku z Imprezą w zakresie opisanym w pkt I. ppkt 2. lit. B. ZdN. B. Opis zamówienia: 1. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia : - zapewni występ zespołów: Kayah, Piasek, Afromental, Blue Cafe, Wet Fingers i Feel podczas Imprezy oraz dodatkowo zapewni występ artystów na część klubową: Nycer, Robert M, Dj Puoteck, Artento Divini - umożliwi zrealizowanie Zamawiającemu uzgodnionego pokazu sztucznych ogni lub pokazu laserowego na zakończenie Imprezy /około godz.22.00/, - umożliwi Zamawiającemu na terenie Imprezy realizację działań promocyjnych. 2. W ramach organizacji i realizacji Imprezy Wykonawca zapewni: 1) infrastrukturę Imprezy, a w szczególności ustawienie i przygotowanie sceny o następujących parametrach: 12 m długości, 10 m szerokości z zadaszeniem wraz z garderobami dla artystów wskazanych powyżej w pkt B.1. w wyznaczonym miejscu na terenie Imprezy, 2) nagłośnienie i oświetlenie wystarczające do realizacji Imprezy w uzgodnionym Umową miejscu na scenie w dniach 3, 4, 5 sierpnia 2012 roku, co obejmuje: dostarczenie odpowiedniego sprzętu nagłaśniającego i oświetlającego, zgodnie z wymaganiami zespołów i Artystów - wykonawców wskazanych powyżej w pkt B.1., jego zainstalowanie oraz obsługę podczas prób tych artystów i Imprezy, 3) co najmniej 1 telebim, 4) wybraną/e przez siebie osobę/osoby prowadzącą/e Imprezę - konferansjerka, 5) ochronę sceny i terenu Imprezy, Artystów wskazanych powyżej w pkt I. ppkt 2. lit. B. poz. 1. ZdN oraz Imprezy zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych - Dz. U. 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami - podczas Imprezy, 6) służby zabezpieczające Imprezę zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych - Dz. U. 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami, 7) zabezpieczenie warunków sanitarnych na terenie Imprezy podczas Imprezy - w tym kabiny wc, 8) odpowiednie zabezpieczenie energetyczne sceny i zaplecza wraz z obsługą, gwarantujące przygotowanie, próby oraz pełną realizację Imprezy w dniach 3-5 sierpnia 2012 r., 9) uprzątnięcie terenu Imprezy z wszystkich elementów zapewnionych na jej potrzeby zgodnie z umową przez Wykonawcę - do dnia 07 sierpnia 2012 r., 10) noclegi dla Artystów wskazanych w powyżej w pkt B. 1. oraz zapewnianej przez Wykonawcę obsługi technicznej Imprezy, 11) polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej z tytułu organizacji Imprezy. 3. Wykonawca w ramach wykonania promocji Zamawiającego, pod warunkiem wywiązania się Zamawiającego z jego zobowiązań, zlokalizuje Imprezę w Elblągu na określonym terenie przez Zamawiającego oraz we własnym zakresie i na własny koszt będzie prowadził działania reklamowe i promocyjne Imprezy, w których ramach zobowiązuje się do następujących usług promocyjnych na rzecz Zamawiającego: a) posługiwania się odniesieniem do powyższej lokalizacji Imprezy w materiałach dotyczących Imprezy (w tym na antenie Radia Eska, Eska TV, Eska.pl); b) umieszczenia nazwy Letnia Scena Eski - Dni Elbląga 2012, herbu Miasta Elbląg, haseł-sloganów Zamawiającego. Zarówno Wykonawca jak i Zamawiający mają prawo do posługiwania się tymi logotypami w celu promocji i ewaluacji Imprezy. 4. Materiały promocyjne dotyczące Imprezy muszą być zaakceptowane przez obie strony przed ich publikacją. 3. Przedmiot zamówienia musi być zrealizowany w następujących etapach: I etap wykonywany do dnia 31 maja 2012 r. i obejmujący: - rezerwację artystów, - produkcję scenografii Imprezy, - rezerwację sceno techniki na Imprezę, - rezerwację ochrony, organizację zaplecza technicznego, rezerwację zaplecza sanitarnego na Imprezę, - opracowanie wstępnej koncepcji promocji Imprezy. II etap wykonywany do dnia 07 sierpnia 2012 r. i obejmujący: - wykonanie promocji Imprezy, - realizację Imprezy i innych usług w z nią związanych Realizacja zamówienia polegać będzie na wykonaniu wszystkich elementów określonych w opisie przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiający nie zastrzega w Zaproszeniu do Negocjacji, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 5. Informacja o przewidywanych zmianach postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy i warunkach ich dokonania: Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do oferty, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach: Zmiana może dotyczyć wykonawców, artystów ujętych w programie pn. Letnia Scena Eski - Dni Elbląga 2012 w następujących przypadkach: - zdarzenia losowe (wypadek, udokumentowana choroba artysty, śmierć wykonawcy, klęski żywiołowe, nieprzewidziane sytuacje losowe - siła wyższa).