Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji i obsługi Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu V edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja oraz realizacja Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu V edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś. Informacje o konkursie na stronie http://ksow.pl/strony-luzne/przyjazna-wies-2013.html Tematem konferencji będzie wsparcie rozwoju infrastruktury na obszarach wiejskich w nowym okresie programowania UE na lata 2014-2020. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni w szczególności: a) opracowanie merytoryczne programu sześciogodzinnej Konferencji, w którym uwzględni w szczególności dofinansowanie projektów infrastrukturalnych na obszarach wiejskich w nowej perspektywie finansowej na lata 2014 -2020, oraz jego realizację. Szczegółowy program Konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 7 dni przed datą wysłania zaproszeń. Zamawiający zaakceptuje program lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. Zaakceptowany przez Zamawiającego Szczegółowy Program Konferencji stanowił będzie integralną część umowy z Wykonawcą. b) wykładowców ze stopniem naukowym co najmniej doktora i dorobkiem naukowym w zakresie rozwoju obszarów wiejskich lub przedstawicieli instytucji zarządzających funduszami UE. Listę wykładowców realizujących program Konferencji, o którym mowa powyżej, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 7 dni przed dniem realizacji Konferencji. Zamawiający zaakceptuje listę wykładowców lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. c) materiały konferencyjne, w tym: - abstrakty wykładów przygotowanych w związku z konferencją. - opracowanie zindywidualizowanych dyplomów dla laureatów etapu centralnego Konkursu Przyjazna Wieś do podpisu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi za zajęcie I, II i III miejsca w dwóch kategoriach konkursowych. Wykonawca przygotuje dyplomy, natomiast Zamawiający przedstawi Ministrowi Rolnictwa i Rozwoju Wsi do podpisu. Zamawiający przekaże listę laureatów etapu centralnego Wykonawcy najpóźniej do dnia 10 grudnia 2013 r. - opracowanie zindywidualizowanych podziękowań dla wszystkich laureatów etapu regionalnego - maksymalnie 29 szt. Parametry techniczne dyplomów oraz podziękowań: - format A4, - papier co najmniej 230 g/m², - kolor ecru, - tekstura ozdobna kratka. Dyplomy, podziękowania oraz abstrakty wykładów będą opatrzone sloganami i logotypami zgodnie z załącznikiem nr 8 oraz załącznikiem nr 9. Projekt dyplomu i podziękowania, o którym mowa powyżej, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej w terminie 7 dni od daty podpisania umowy. Zamawiający zaakceptuje projekt dyplomu oraz podziękowania lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od daty ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. Wykonawca dostarczy zindywidualizowane dyplomy oraz podziękowania do siedziby Zamawiającego w terminie 5 dni od daty zaakceptowania projektu. d) nabór uczestników Konferencji: - przygotowanie projektu zaproszenia od Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi wraz z rozdzielnikiem i programem konferencji oraz ich doręczenie adresatom wskazanym w rozdzielniku, Do udziału w Konferencji Wykonawca zaprosi w szczególności: - przedstawicieli instytucji wdrażających fundusze unijne i instytucji zarządzających tymi funduszami na szczeblu krajowym i regionalnym, - przedstawicieli instytucji naukowych - z dziedziny socjologii, architektury, sztuk pięknych; - przedstawicieli laureatów etapu regionalnego Konkursu, Zamawiający przekaże listę laureatów najpóźniej w dniu podpisania umowy. - członków komisji konkursowych etapu regionalnego i centralnego, Zamawiający przekaże listę członków komisji najpóźniej w dniu podpisania umowy. W Konferencji weźmie udział maksymalnie 70 osób. Listę uczestników Konferencji, którym Wykonawca planuje doręczyć zaproszenie (rozdzielnik), wraz ze wskazaniem podstawy zaproszenia tych osób Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po jej sporządzeniu, nie później niż w dniu przekazania projektu zaproszenia. Zamawiający zaakceptuje projekt zaproszenia i rozdzielnik lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 7 dni roboczych od daty ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. e) salę konferencyjną, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: nie później, niż w dniu 20 grudnia 2013 r. - miejsce: w granicach administracyjnych dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy; Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje lokalizacji sali najpóźniej w terminie 4 dni od daty ustalenia terminu Konferencji z Zamawiającym. - minimalne wyposażenie: stół prezydialny, co najmniej 70 miejsc siedzących, nagłośnienie, cztery mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor multimedialny, komputer. f) salę przeznaczoną na realizację obsługi cateringowej, o której mowa w pkt. h), zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: w terminie realizacji Konferencji, - miejsce: w miejscu realizacji Konferencji, g) szatnię dla uczestników konferencji wraz z obsługą, h) pełną obsługę cateringową Konferencji dla wszystkich uczestników konferencji - maksymalnie 70 osób, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - potrawy zostaną podane w formie szwedzkiego stołu, w sali o której mowa w pkt. f), w miejscu, podczas i w związku z realizacją Konferencji, - obiad do wyboru gości co najmniej: dwie zupy z tradycyjnej polskiej kuchni, dwa rodzaje dań mięsnych (mięso białe i czerwone), ryba, danie wegetariańskie, ciepłe warzywa i dodatki do mięs, przystawki zimne: co najmniej dwa rodzaje sałat, deski tradycyjnych polskich serów i wędlin, co najmniej dwie tradycyjne potrawy bożonarodzeniowe - jedną na ciepło, jedną na zimno. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu do wyboru i akceptacji najpóźniej 7 dni przed konferencją. - serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania Konferencji bez ograniczeń: kawa z ekspresu, herbata, ciasta i ciasteczka słodkie i wytrawne, owoce, napoje zimne: woda i soki owocowe (tłoczone na zimno); Wykonawca zapewni odpowiednią temperaturę podawanych posiłków, obsługę oraz serwis składający się z naczyń i sztućców wielokrotnego użytku. i) pełną obsługę administracyjną i techniczną Konferencji, w tym przygotowanie list obecności, zapewnienie imiennych identyfikatorów dla wszystkich uczestników konferencji. Identyfikatory będą opatrzone logotypami zgodnie z załącznikiem nr 8. Na Konferencji Wykonawca umieści w widocznym miejscu banner o wymiarach ok. 2m 40 cm x 4 m zawierający logotypy i slogany, określone w załączniku nr 7, oraz banner o wymiarach ok. 2m 40 cm x 4m zawierający logotyp oraz nazwę Konkursu, określony w załączniku nr 9. Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ.