Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji i obsługi Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu V edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś.

Warszawa: Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji i obsługi Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu V edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś.


Numer ogłoszenia: 236673 - 2013; data zamieszczenia: 08.11.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA , ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 623 19 23, faks 22 623 19 09.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.fapa.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji i obsługi Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu V edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja oraz realizacja Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu V edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś. Informacje o konkursie na stronie http://ksow.pl/strony-luzne/przyjazna-wies-2013.html Tematem konferencji będzie wsparcie rozwoju infrastruktury na obszarach wiejskich w nowym okresie programowania UE na lata 2014-2020. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni w szczególności: a) opracowanie merytoryczne programu sześciogodzinnej Konferencji, w którym uwzględni w szczególności dofinansowanie projektów infrastrukturalnych na obszarach wiejskich w nowej perspektywie finansowej na lata 2014 -2020, oraz jego realizację. Szczegółowy program Konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 7 dni przed datą wysłania zaproszeń. Zamawiający zaakceptuje program lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. Zaakceptowany przez Zamawiającego Szczegółowy Program Konferencji stanowił będzie integralną część umowy z Wykonawcą. b) wykładowców ze stopniem naukowym co najmniej doktora i dorobkiem naukowym w zakresie rozwoju obszarów wiejskich lub przedstawicieli instytucji zarządzających funduszami UE. Listę wykładowców realizujących program Konferencji, o którym mowa powyżej, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 7 dni przed dniem realizacji Konferencji. Zamawiający zaakceptuje listę wykładowców lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. c) materiały konferencyjne, w tym: - abstrakty wykładów przygotowanych w związku z konferencją. - opracowanie zindywidualizowanych dyplomów dla laureatów etapu centralnego Konkursu Przyjazna Wieś do podpisu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi za zajęcie I, II i III miejsca w dwóch kategoriach konkursowych. Wykonawca przygotuje dyplomy, natomiast Zamawiający przedstawi Ministrowi Rolnictwa i Rozwoju Wsi do podpisu. Zamawiający przekaże listę laureatów etapu centralnego Wykonawcy najpóźniej do dnia 10 grudnia 2013 r. - opracowanie zindywidualizowanych podziękowań dla wszystkich laureatów etapu regionalnego - maksymalnie 29 szt. Parametry techniczne dyplomów oraz podziękowań: - format A4, - papier co najmniej 230 g/m2, - kolor ecru, - tekstura ozdobna kratka. Dyplomy, podziękowania oraz abstrakty wykładów będą opatrzone sloganami i logotypami zgodnie z załącznikiem nr 8 oraz załącznikiem nr 9. Projekt dyplomu i podziękowania, o którym mowa powyżej, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej w terminie 7 dni od daty podpisania umowy. Zamawiający zaakceptuje projekt dyplomu oraz podziękowania lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od daty ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. Wykonawca dostarczy zindywidualizowane dyplomy oraz podziękowania do siedziby Zamawiającego w terminie 5 dni od daty zaakceptowania projektu. d) nabór uczestników Konferencji: - przygotowanie projektu zaproszenia od Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi wraz z rozdzielnikiem i programem konferencji oraz ich doręczenie adresatom wskazanym w rozdzielniku, Do udziału w Konferencji Wykonawca zaprosi w szczególności: - przedstawicieli instytucji wdrażających fundusze unijne i instytucji zarządzających tymi funduszami na szczeblu krajowym i regionalnym, - przedstawicieli instytucji naukowych - z dziedziny socjologii, architektury, sztuk pięknych; - przedstawicieli laureatów etapu regionalnego Konkursu, Zamawiający przekaże listę laureatów najpóźniej w dniu podpisania umowy. - członków komisji konkursowych etapu regionalnego i centralnego, Zamawiający przekaże listę członków komisji najpóźniej w dniu podpisania umowy. W Konferencji weźmie udział maksymalnie 70 osób. Listę uczestników Konferencji, którym Wykonawca planuje doręczyć zaproszenie (rozdzielnik), wraz ze wskazaniem podstawy zaproszenia tych osób Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po jej sporządzeniu, nie później niż w dniu przekazania projektu zaproszenia. Zamawiający zaakceptuje projekt zaproszenia i rozdzielnik lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 7 dni roboczych od daty ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie. e) salę konferencyjną, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: nie później, niż w dniu 20 grudnia 2013 r. - miejsce: w granicach administracyjnych dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy; Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje lokalizacji sali najpóźniej w terminie 4 dni od daty ustalenia terminu Konferencji z Zamawiającym. - minimalne wyposażenie: stół prezydialny, co najmniej 70 miejsc siedzących, nagłośnienie, cztery mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor multimedialny, komputer. f) salę przeznaczoną na realizację obsługi cateringowej, o której mowa w pkt. h), zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: w terminie realizacji Konferencji, - miejsce: w miejscu realizacji Konferencji, g) szatnię dla uczestników konferencji wraz z obsługą, h) pełną obsługę cateringową Konferencji dla wszystkich uczestników konferencji - maksymalnie 70 osób, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - potrawy zostaną podane w formie szwedzkiego stołu, w sali o której mowa w pkt. f), w miejscu, podczas i w związku z realizacją Konferencji, - obiad do wyboru gości co najmniej: dwie zupy z tradycyjnej polskiej kuchni, dwa rodzaje dań mięsnych (mięso białe i czerwone), ryba, danie wegetariańskie, ciepłe warzywa i dodatki do mięs, przystawki zimne: co najmniej dwa rodzaje sałat, deski tradycyjnych polskich serów i wędlin, co najmniej dwie tradycyjne potrawy bożonarodzeniowe - jedną na ciepło, jedną na zimno. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu do wyboru i akceptacji najpóźniej 7 dni przed konferencją. - serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania Konferencji bez ograniczeń: kawa z ekspresu, herbata, ciasta i ciasteczka słodkie i wytrawne, owoce, napoje zimne: woda i soki owocowe (tłoczone na zimno); Wykonawca zapewni odpowiednią temperaturę podawanych posiłków, obsługę oraz serwis składający się z naczyń i sztućców wielokrotnego użytku. i) pełną obsługę administracyjną i techniczną Konferencji, w tym przygotowanie list obecności, zapewnienie imiennych identyfikatorów dla wszystkich uczestników konferencji. Identyfikatory będą opatrzone logotypami zgodnie z załącznikiem nr 8. Na Konferencji Wykonawca umieści w widocznym miejscu banner o wymiarach ok. 2m 40 cm x 4 m zawierający logotypy i slogany, określone w załączniku nr 7, oraz banner o wymiarach ok. 2m 40 cm x 4m zawierający logotyp oraz nazwę Konkursu, określony w załączniku nr 9. Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 55.30.00.00-3, 92.31.22.10-6, 79.82.00.00-8, 79.82.25.00-7, 79.82.40.00-6.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 20.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż 3 lata - w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje, co najmniej 2 (dwie) usługi, o wartości co najmniej 30.000,00 zł brutto każda (słownie: trzydzieści tysięcy złotych 0/100), z których każda polegała na zapewnieniu kompleksowej realizacji konferencji lub innego wydarzenia o oficjalnym charakterze i obejmowała łącznie co najmniej opracowanie programu wydarzenia, zapewnienie pomieszczeń, zapewnienie prelegentów, nabór uczestników. Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy (jednego zamówienia na rzecz jednego Zamawiającego)

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jedną osobą posiadającą wiedzę i co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie kompleksowej organizacji konferencji lub innych wydarzeń o oficjalnym charakterze.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.fapa.com.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
18.11.2013 godzina 10:00, miejsce: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, Sekretariat - pok. 253.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Schemat III Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak