Usługa dostępu do systemu generatora wniosków

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa dostępu do systemu generatora wniosków oraz świadczenie usługi asysty technicznej Generator wniosków - opis funkcji systemu Generator wniosków – narzędzie służące do obsługi on-line procesu zlecania przez organ administracji publicznej realizacji zadań publicznych na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 688), zwanej dalej „ustawą” oraz zadań na podstawie uchwały nr 214/XIV/2015 Rady Miasta Rybnika z dnia 22 października 2015 r. w sprawie określenia warunków oraz trybu finansowania rozwoju sportu przez Miasto Rybnik (tekst jednolity Dz. Urz. Woj. Śl. z 25 września 2018 r. poz. 5857). Funkcjonalność: 1) publikacja ogłoszeń o otwartych konkursach ofert, przeprowadzanych zgodnie z ustawą (w tym funkcja przypominania o zbliżającym się terminie złożenia oferty*), 2) publikacja ogłoszeń o konkursach ofert, których przedmiotem jest zlecenie realizacji zadania z zakresu tworzenia warunków, w tym organizacyjnych, sprzyjających rozwojowi sportu (w tym funkcja przypominania o zbliżającym się terminie złożenia oferty*), 3) wypełnianie i składanie ofert oraz sprawozdań z realizacji zadań, zgodnych ze wzorami przyjętymi Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), w tym funkcja przypominania o zbliżającym się terminie złożenia oferty/sprawozdania*, 4) wypełnianie i składanie ofert oraz sprawozdań z realizacji zadań, zgodnych ze wzorami przyjętymi Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2055), w tym funkcja przypominania o zbliżającym się terminie złożenia sprawozdania*, 5) wypełnianie i składanie ofert oraz sprawozdań z realizacji zadania z zakresu tworzenia warunków, w tym organizacyjnych, sprzyjających rozwojowi sportu, zgodnie ze wzorami uzgodnionymi z Zamawiającym, w tym funkcja przypominania o zbliżającym się terminie złożenia oferty/sprawozdania*, 6) możliwość złożenia oferty z własnej inicjatywy, 7) możliwość sporządzania przez oferenta sprawozdań częściowych, 8) blokada uniemożliwiająca dalsze wypełnianie druku oferty lub sprawozdania, w przypadku braku wypełnienia wszystkich wymaganych pól, 9) nadawanie złożonej ofercie/sprawozdaniu numeru z dziennika korespondencji przychodzącej do Urzędu Miasta, 10) brak możliwości wycofania oferty/sprawozdania przez składającego ofertę/sprawozdanie, dalej „oferent” po nadaniu numeru z dziennika korespondencji przychodzącej do Urzędu Miasta, 11) możliwość zwracania oferty do oferenta, celem dokonania zmian (aneksowanie oferty), 12) możliwość zwracania oferty/sprawozdania, zawierającej błędy, do oferenta w celu poprawy, 13) podział ofert ze względu na status: zarejestrowane, ocenione, odrzucone, zwrócone do korekty, skorygowane, realizacja, umowa (czyli wszystkie oferty, dla których podpisano umowę) - podana nomenklatura w opisie przedmiotu zamówienia ma charakter propozycji i może zostać przyjęta inna nomenklatura, stanowiąca odpowiednik oraz poszerzenie proponowanej, 14) informowanie o statusie zleconego zadania (zadanie w trakcie realizacji, złożono sprawozdanie, korekta sprawozdania, rozliczone). Nie chodzi o powiadamianie, a jedynie o możliwość wprowadzenia parametru określającego status zleconego zadania (pole opisowe). Wybór tego statusu z rozwijanej listy (słownik statusów). System powinien dawać możliwość filtrowania zadania wg statusu, 15) brak możliwości wysłania oferty/sprawozdania, zawierającego błędy matematyczne, 16) możliwość edytowania oferty/sprawozdania przez oferenta na każdym etapie, do czasu jej wysłania, 17) możliwość wypełniania druku sprawozdania na podstawie danych zawartych w ofercie („zaciąganie danych” z oferty do sprawozdania), 18) możliwość poglądu oferty przez kilku użytkowników wewnętrznych równocześnie, celem dokonania oceny oferty, 19) generowanie danych statystycznych, dotyczących użytkowników zewnętrznych (organizacji zarejestrowanej w generatorze) zarejestrowanych w systemie, przeprowadzanych konkursów dotyczących zlecenia realizacji zadania na dany rok, składanych ofert (ich liczby, obszarów do których oferty zostały złożone, ofert nierekomendowanych, rekomendowanych, udzielonych dotacji), zawartych umów, składanych sprawozdań (liczba rozliczonych sprawozdań, kwota rozliczonych dotacji), 20) możliwość szybkiego komunikowania się z użytkownikami zewnętrznymi z wykorzystaniem narzędzia (zakładka służąca do wysyłania wiadomości do wszystkich użytkowników zewnętrznych równocześnie oraz podgląd do wszystkich wiadomości wysłanych do użytkowników zewnętrznych), 21) zakładka, w której publikowane będą istotne informacje dla użytkowników zewnętrznych (m.in. obowiązuje przepisy prawne, informacje o prowadzonych konsultacjach społecznych, budżecie obywatelskim), 22) możliwość dodawania nowych użytkowników wewnętrznych systemu przez Zamawiającego, bez angażowania Wykonawcy (przez użytkownika wewnętrznego rozumie się pracownika Urzędu Miasta Rybnika, jednostki organizacyjnej Miasta lub członka komisji konkursowej oceniającej oferty), 23) możliwość nadawania przez Zamawiającego, bez angażowania Wykonawcy, uprawnień użytkownikom wewnętrznym systemu, 24) możliwość podglądu zmian dokonanych w ofercie oraz sprawozdaniach, 25) możliwość decydowania przez Zamawiającego o upublicznieniu karty oceny oferty, 26) uniemożliwienie wielokrotnego zakładania konta przez tego samego użytkownika zewnętrznego (przez użytkowania zewnętrznego rozumie się organizacje pozarządowe i inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego, a także kluby sportowe działające na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie), 27) możliwość wysyłania wiadomości tekstowej do wybranego użytkownika zewnętrznego oraz podgląd wszystkich wiadomości wysłanych do wybranego użytkownika zewnętrznego, 28) w przypadku wystąpienia tzw. przerwy technicznej informowanie użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych (komunikat) o braku możliwości pracy w systemie, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem 29) przypominanie o konieczności dołączenia załączników do oferty, 30) zapewnienie ciągłości działania/dostępności aplikacji przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, z dopuszczalną przerwą 24 godzin łącznie w miesiącu. *Funkcja przypominania o zbliżającym się terminie (…) – wyświetlanie komunikatu na stronie głównej informującego o czasie, który pozostał na złożenie oferty do konkursu/sprawozdania (początkowo dni, a później, tj. gdy pozostało 12 godziny – wyświetlanie godzin). Dodatkowe wymagania: 1) Bezpłatny dostęp do systemu dla użytkowników zewnętrznych. 2) Zamawiający musi mieć możliwość swobodnego określania kryteriów oceny ofert, bez angażowania Wykonawcy. Generator powinien posiadać zaprogramowane kryteria oceny ofert wynikające z ustawy. 3) Generator powinien mieć wbudowane następujące możliwości dokonywania oceny merytorycznej oferty: indywidualna ocena merytoryczna oferty przez członka komisji/osobę oceniającą (indywidualna karta oceny oferty), uśredniona karta oceny oferty (średnia ocen członków komisji), jedna karta oceny oferty. 4) Aktualizacja wzorów ofert i sprawozdań po stronie Wykonawcy. 5) Implementacja zmian w systemie wynikających z aktualizacji przepisów prawa powinna być bezpłatna, zgodnie z kalendarzem wprowadzania regulacji prawnych. 6) Czas zmiany wzorów ofert/sprawozdań będzie zależał od stopnia ich skomplikowania i wynosić powinien od 7 do 14 dni. 7) Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia innych zmian wzorów ofert/sprawozdań/umów lub dodatkowych funkcjonalności w ramach opłaconego abonamentu (nie więcej niż 5 godzin rocznie). 8) Minimalne wymagania techniczne: a) Ergonomia: - możliwość uruchomienia w najpopularniejszych przeglądarkach WWW (m. in. Internet Explorer 8 i wyższej, Firefox 37.0.2 i wyższej, Chrome 49 i wyższej) - przyjazny interfejs użytkownika w pełni polskojęzyczny, charakteryzujący się intuicyjnością obsługi, - wielodostępność pozwalająca na równoczesne korzystanie z Systemu przez wielu użytkowników bez limitu użytkowników b) Ochrona i bezpieczeństwo System (serwer) powinien być zabezpieczony przed działaniem niebezpiecznego oprogramowania za pomocą min. następujących środków (programowe i sprzętowe): - systemu antywirusowego, aktualizowanego na bieżąco zgodnie z przyjętym cyklem producenta oprogramowania; - sprzętowej zapory ogniowej; - szyfrowania danych na poziomie łączenia się z platformami internetowymi zawierającymi dane osobowe przy wykorzystaniu protokołu HTTPS; - zarządzania kontami i uprawnieniami, blokowanie i odblokowywanie kont użytkowników, definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła, definiowanie złożoności hasła; - odnotowywania transakcji krytycznych wykonywanych przez użytkownika (wprowadzanie, modyfikacja, usuwanie): kto, kiedy, co, jaka operacja, wartość przed i po modyfikacji; - raportowania działań użytkowników; - raportowania zdarzeń zachodzących w Systemie; - tworzenia i odtwarzania kopii bezpieczeństwa baz danych; - system musi zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia złośliwego kodu; - transmisja pomiędzy użytkownikami (klientami) a systemem (serwerem) musi być szyfrowana w oparciu o protokół SSL\TLS. Wykonawca zapewni niezbędne certyfikaty wydane przez kwalifikowane centrum certyfikacji. c) utworzenie zakładki zawierającej klauzulę informacyjną (zgodnie z dołączonym wzorem), o której mowa w pkt 8 lit. d), dostępnej dla użytkownika zewnętrznego po zalogowaniu się do systemu generatora wniosków; d) w momencie rejestracji konta użytkownika zewnętrznego, pojawienie się komunikatu z obowiązkiem wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych o następującej treści: Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27kwietnia 201w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informuję, że uzyskano zgody na przetwarzanie przez Urząd Miasta Rybnika, z siedzibą przy ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik, danych osobowych na potrzeby przeprowadzenia procedury związanej ze zleceniem realizacji zadania. Zobowiązania Wykonawcy: 1) Przygotowanie instrukcji obsługi Systemu. 2) Dostarczenie materiałów szkoleniowych (w formie elektronicznej lub w wersji papierowej). 3) Opracowanie i dostarczenie, w terminie do 7 dni od dnia zawarcia umowy, Polityki Bezpieczeństwa Systemu zawierającej co najmniej: a) opis struktury zbioru danych osobowych, b) sposoby ochrony, zastosowane techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, c) informację, kto jest administratorem systemu, d) procedurę nadawania i odbierania uprawnień, e) sposoby i częstotliwość wykonywania kopii zapasowych, f) procedurę zgłaszania nieprawidłowości działania systemu, Jeżeli dane są szyfrowane, Wykonawca dostarczy algorytm deszyfracji danych (nie dotyczy haseł do danych, dla których była wykonana anonimizacja). 4) Zaimportowania danych z bazy danych posiadanej przez Zamawiającego za okres z ostatnich 5 lat Baza i struktura zostanie przekazana niezwłocznie po podpisaniu umowy. 5) Po zakończeniu obowiązywania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu dane dotyczące zadań o statusie innym niż rozliczone w pliku (xls, csv) lub w bazie SQL wraz z opisem struktury. 6) Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy powierzenia danych zgodnie z załącznikiem. 7) Świadczenie usługi asysty technicznej, przez cały okres obowiązywania umowy, obejmującej: a) udzielanie Zamawiającemu oraz użytkownikowi zewnętrznemu pomocy technicznej i merytorycznej poprzez: telefon/mail w dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00 w zakresie funkcjonowania Systemu, czas udzielenia pomocy technicznej i merytorycznej nie będzie przekraczał 24 godzin od momentu zgłoszenia. Do czasu tego nie włącza się dni wolnych ustawowo od pracy, b) usuwanie awarii i usterek systemu, w tym naprawa baz danych, jeżeli powstały one w wyniku awarii lub usterki systemu, c) bieżące dostosowywanie Systemu do obowiązujących przepisów prawa poprzez dostarczanie nowych wersji Systemu na 7 dni przed terminem obowiązywania nowych przepisów, w szczególności dotyczących ochrony danych osobowych, ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań oraz Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Zamawiający nie ma obowiązku informowania Wykonawcy o tych zmianach przepisów), d) zapewnienie stałego nadzoru technicznego nad funkcjonowaniem systemu: 1) diagnozowanie i usuwanie wszelkich usterek i awarii w funkcjonowaniu Systemu, które zostaną ujawnione w okresie obowiązywania umowy, utrudniających lub uniemożliwiających pracę zgodnie z założeniami lub przepisami prawa przy zachowaniu następujących terminów: - czas usunięcia awarii lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na systemie – max 12 godzin od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia danej awarii, - czas usunięcia usterki – max 24 godziny od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego wystąpienia danej usterki, przy czym awaria rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które uniemożliwia eksploatację systemu, natomiast usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, brak właściwej weryfikacji wprowadzanych danych, skutkującej zapisem do bazy danych niekompletnych, niespójnych bądź nielogicznych, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy Stronami, jak i w przypadku kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu. Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, 2) informowanie o sposobie rozwiązania problemów zgłaszanych przez Zamawiającego, 3) dostosowywanie Systemu do nowych wersji przeglądarek internetowych, 4) wskazywanie i usuwanie problemów wydajnościowych działania Systemu. 7. Wszelkie koszty usuwania usterek i awarii, których przyczyna nie leży po stronie Zamawiającego, ponosi Wykonawca. 8. Koszty usuwania usterek i awarii, będących skutkiem działania Zamawiającego niezgodnego z dostarczoną instrukcją udostępnionego Systemu, ponosi Zamawiający. 9. Zgłoszenie awarii i usterek odbywa się telefonicznie oraz pocztą. Dokonując wyceny Wykonawca uwzględni szkolenie w siedzibie Zamawiającego lub miejscu przez niego wskazanym, do 5 godzin w dni robocze. Zamawiający zakłada złożenie do 500 ofert rocznie. Stosownie do treści art. 30 ust. 9 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, że przedmiot zamówienia jest dostępny dla wszystkich użytkowników, w tym dla osób niepełnosprawnych. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy PZP, Zamawiający poniżej określa czynności w zakresie realizacji zamówienia przez osoby zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę: - świadczenie usługi asysty technicznej i utrzymania systemu, - usługa wdrożenia systemu. W odniesieniu do Wykonawców mających siedzibę poza granicami Polski Zamawiający dopuszcza zatrudnienie pracowników na podstawie równoważnych regulacji prawnych kraju macierzystego.