Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów dla potrzeb Starostwa Powiatowego w Zakopanem

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem przetargu jest wybór wykonawcy, który będzie świadczył na rzecz Zamawiającego usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Zakopanem w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek oraz ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa w tym w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 roku, poz. 1529) oraz zgodnie z warunkami szczegółowo określonymi w przedmiotowej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g (gabaryt A i B): 1) Zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; 2) Zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; 3) Polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym; 4) Polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; 5) Polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; 6) Polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym. 3. Wymiary przesyłek listowych: Gabaryt A - przesyłki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B - przesyłki o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm; - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przyjmuje się tolerancje wszystkich wymiarów ± 2 mm. 4. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 15.000 g (gabaryt A i B): 1) Zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym; 2) Priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym. 5. Wymiary paczek pocztowych: Gabaryt A - przesyłki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B - przesyłki o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm; - maksimum: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Przyjmuje się tolerancje wszystkich wymiarów ± 5 mm. 6. Przedmiot niniejszego zamówienia, tj. świadczenie usług pocztowych realizowana będzie codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku, na rzecz Zamawiającego, tj. Starostwa Powiatowego w Zakopanem, ul. Chramcówki 15, 34-500 Zakopane. 7. Zamawiający informuje, że część przesyłek będących przedmiotem niniejszego postępowania będzie nadawana z zastosowaniem trybów określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego, Kodeksie Postępowania Cywilnego oraz Ordynacji Podatkowej. 8. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: 1) skutków nadania pisma (moc doręczenia) - m.in. zobacz: - art. 57 § 5 pkt 2 ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego - termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego; - art. 165 § 2 Kodeks Postępowania Cywilnego - oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu; - art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacja Podatkowa - termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego; - art. 198b ust. 2 zdanie drugie ustawy Prawo Zamówień Publicznych - złożenie skarg w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jego wniesieniem, 2) skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) - zob. art. 17 ustawy - Prawo pocztowe potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego. 9. Wykonawca winien zapewnić możliwość dokonywania ewentualnych zwrotów oraz nadawania wszystkich przesyłek objętych przedmiotem niniejszego zamówienia, w placówkach nadawczych Wykonawcy czynnych od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 8:00 do 15:30 usytuowanych na terenie Miasta Zakopane - wówczas Zamawiający będzie osobiście dostarczał i odbierał ewentualne zwroty przesyłek do z placówki Wykonawcy. W przypadku braku placówki nadawczej na terenie Miasta Zakopane Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru przesyłek i dokonywania ewentualnych zwrotów bezpośrednio w siedzibie Zamawiającego, co najmniej dwa razy dziennie po raz pierwszy w godzinach 8:30 - 11:00 oraz po raz drugi w godzinach 13:00 - 15:00. 10. Nadanie przesyłek do adresatów następować będzie nie później niż w dniu następnym. Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczania przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy, pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Miejsce odbioru przesyłek musi znajdować się w placówce Wykonawcy znajdującej sięna terenie Mista Zakopane. Wykonawca którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usług zobowiązany jest pisemnie poinformować Zamawiającego o adresie placówki Wykonawcy znajdującej się na terenie Miasta Zakopane, w której będą przechowywane i odbierane przesyłki awizowane. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórnie zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 11. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę musi mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce jednostkę organizacyjną Wykonawcy. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym dla przesyłek nierejestrowanych. 12. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę. 13. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 2) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo - wartościowego zostaną uzgodnione z Wykonawcą. 14. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi przekazywania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych Zamawiającemu, przez 5 dni w tygodniu, tj.: od poniedziałku do piątku. 15. Przesyłki pocztowe będą opłacane w formie opłat skredytowanych z dołu. 16. Wykonawca wystawi fakturę VAT zawierającą specyfikację wykonanych usług, płatną przelewem na wskazane konto bankowe Wykonawcy, w terminie 21 dni od daty jej otrzymania. 17. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. 18. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowaną usługę zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi przez Wykonawcę w ofercie przetargowej. Zamawiający zastrzega, że całkowita wartość zrealizowanego zamówienia może być niższa od łącznej ceny ofertowej brutto, to w takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za niezrealizowaną część usługi. 19. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 roku, poz. 1529). 20. Do przesyłek wychodzących ze Starostwa Powiatowego w Zakopanem używane będą koperty i opakowania własne Zamawiającego. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 21. Waga przesyłki określona będzie przez Wykonawcę w momencie jej otrzymania od Zamawiającego. 22. Wykonawca wskaże numery telefonów kontaktowych i numery faks oraz inne ustalenia niezbędne dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia w tym wskaże przedstawiciela Wykonawcy, który będzie pełnił rolę Opiekuna klienta w stosunku do Zamawiającego. 23. Bieżące ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia (za wyjątkiem ustaleń finansowych) uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy - Opiekunem klienta. 24. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 25. Obowiązujące przepisy prawa, których stosowanie przez Wykonawców jest obowiązkowe w trakcie realizacji niniejszego zamówienia publicznego, w szczególności: - Ustawa z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 roku, poz. 1529); - Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (j.t. Dz. U. z dnia 03 lipca 2012 roku, poz. 749 ze zm.); - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks Postępowania Administracyjnego (j.t. Dz. U. z dnia 27 lutego 2013 roku, poz. 267); - Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z dnia 09 maja 2013 roku, poz. 545); - Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z dnia 06 grudnia 2013 roku, poz. 1468); - Umowa Międzynarodowa - Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Bukareszcie dnia 05 października 2004 roku (Dz. U. z dnia 08 listopada 2007 roku, Nr 206, poz. 1494); - Umowa Międzynarodowa - Regulamin Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 roku (Dz. U. z dnia 21 czerwca 2007 roiku, Nr 108, poz. 744); - Umowa Międzynarodowa - Regulamin Dotyczący Paczek Pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 roku (Dz. U. z dnia 21 czerwca 2007 roiku, Nr 108, poz. 745); - oraz wewnętrznymi regulaminami Wykonawcy, wydanymi na podstawie obowiązujących przepisów prawa, o ile regulaminy te nie pozostają w sprzeczności z postanowieniami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 26. Zamawiający zastrzega, że w przypadku zmiany wyżej cytowanych przepisów prawnych w trakcie realizacji usług objętych przedmiotem niniejszego postępowania będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące, bez konieczności aneksowania umowy.