Usługa udostępnienia systemu do zamówienia, korekty oraz rozliczania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały ćwiczeniowe oraz edukacyjne

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia systemu do zamówienia, korekty oraz rozliczania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały ćwiczeniowe oraz edukacyjne. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na: 1) Udostępnieniu systemu do zamówienia, korekty oraz rozliczania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały ćwiczeniowe oraz edukacyjne, 2) przygotowaniu bazy danych jednostek oświatowych oraz użytkowników systemu na podstawie otrzymanej od Zamawiającego dokumentacji, 3) przeszkoleniu użytkowników systemu (wyznaczonych przedstawicieli dotowanych jednostek oświatowych i pracowników Zamawiającego), 4) przygotowanie instrukcji obsługi systemu dla jednostek oświatowych, 5) świadczeniu asysty technicznej przez cały okres udostępniania systemu. Wymagania ustawowe: Udostępniony system musi być zgodny z obowiązującym w momencie zamówienia, korekty oraz rozliczania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały ćwiczeniowe oraz edukacyjne systemem prawnym we wszystkich dziedzinach jego funkcjonowania. Podstawowymi aktami prawnymi są: 1. Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2203 t.j.). 2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe. 3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół podstawowych w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych 4. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych w 2018 r. i 2019 r. 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247 j.t.). 6. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). System powinien posiadać następujące cechy: 1. Przeglądarkowy dostęp do systemu zarówno dla jednostek oświatowych prowadzonych jak i nieprowadzonych przez Zamawiającego. 2. Dostęp do systemu przez Zamawiającego (dla co najmniej 2 użytkowników Zamawiającego, który zarządza pozostałymi użytkownikami – po 2 pracowników szkół). Obecnie do pobierania dotacji jest uprawnionych 38 szkół (w tym 4, których organem prowadzącym nie jest Miasto Rybnik). W trakcie realizacji zamówienia liczba ta może ulec zmianie. 3. Możliwość wypełnienia przez jednostki oświatowe prowadzone przez Zamawiającego elektronicznych formularzy informacji niezbędnych do ustalenia wysokości dotacji celowej, zgodnych z wymogami Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych i wydanych na jej podstawie rozporządzeń. 4. Możliwość wypełnienia przez jednostki oświatowe nieprowadzone przez Zamawiającego elektronicznych formularzy informacji niezbędnych do ustalenia wysokości dotacji celowej, zgodnych z wymogami Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych i wydanych na jej podstawie rozporządzeń oraz możliwość wygenerowania na podstawie informacji wniosków o udzielenie dotacji zgodnych z wzorem określonym w rozporządzeniach. 5. Możliwość zablokowania/odblokowania przez Zamawiającego możliwości dokonywania zmian w formularzach, które wprowadziły jednostki oświatowe prowadzone i nieprowadzone przez Zamawiającego. 6. Możliwość wygenerowania przez Zamawiającego zbiorczego wniosku o dotacje celowe na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe, na podstawie wprowadzonych przez jednostki oświatowe danych dla wszystkich szkół, a także w podziale na szkoły gminne i szkoły powiatowe. 7. Możliwość wypełniania przez jednostki oświatowe prowadzone i nieprowadzone przez Zamawiającego kilku aktualizacji informacji niezbędnych do ustalenia wysokości dotacji celowej, stanowiących nowy formularz. 8. Możliwość zablokowania/odblokowania przez Zamawiającego możliwości dokonywania zmian w aktualizacjach do formularzy informacji niezbędnej do ustalenia wysokości dotacji celowej i wniosków, które wprowadziły jednostki oświatowe prowadzone i nieprowadzone przez Zamawiającego. 9. Możliwość wygenerowania przez Zamawiającego zbiorczej aktualizacji wniosku o dotacje celowe, na podstawie wprowadzonych przez jednostki oświatowe danych dla wszystkich szkół, a także w podziale na szkoły gminne i szkoły powiatowe. 10. Możliwość przygotowania rozliczeń wykorzystania dotacji celowej przez jednostki oświatowe prowadzone i nieprowadzone przez Zamawiającego. 11. Możliwość wygenerowania przez Zamawiającego zbiorczego rozliczenia wykorzystania dotacji celowej dla wszystkich szkół, a także w podziale na szkoły gminne i szkoły powiatowe. 12. Automatyczne sygnalizowanie przez system wykrytych możliwych nieprawidłowości i braków we wprowadzonych przez jednostki oświatowe danych. 13. Zgodność wzorów dokumentów generowanych przez system z Ustawą o finansowaniu zadań oświatowych oraz z rozporządzeniami Ministra Edukacji Narodowej w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe, a także w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych. 14. W czasie obowiązywania umowy, w terminie do 3 dni roboczych od dnia zmian ogłoszonych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej (MEN), Wykonawca aktualizuje zmiany stawek dotacji celowej. 15. Eksportowanie formularzy informacji, korekt i rozliczeń dotacji celowej jednostek oświatowych prowadzonych i nieprowadzonych przez Zamawiającego do formatu „*.xls” lub „*.xlsx”, według obowiązujących wzorów MEN. 16. Eksportowanie w module dla Zamawiającego zbiorczego wniosku, korekty i rozliczeń dotacji celowej do formatu „*.xls” lub „*.xlsx”, według obowiązujących wzorów MEN. 17. Możliwość wygenerowania w formacie „*.xls” lub „*.xlsx” raportu pokazującego podział dotacji celowej na podręczniki/materiały edukacyjne, ćwiczenia i refundacje kosztów (w podziale na podręczniki/materiały edukacyjne i ćwiczenia) odnośnie każdej szkoły. 18. Podgląd aktualnych kwot dotacji dla użytkowników Zamawiającego i szkół. 19. Moduł zarządzania użytkownikami ma realizować funkcję uwierzytelniania użytkowników do systemu. System pozwoli Zamawiającemu definiować użytkowników, ich hasła i loginy oraz przypisywać im role określające ich uprawnienia. System ma archiwizować dane dotyczące uprawnień użytkowników a także gromadzić dane dotyczące wykonywanych przez użytkownika operacji. Moduł ten musi umożliwić wygenerowanie raportu z wykonanych operacji (logów) dla wybranego użytkownika (wskazanie daty, godziny oraz rodzaju wykonywanej operacji w systemie). 20. Opis placówki oświatowej w zakresie typów musi być zgodny ze standardami wyznaczonymi przez System Informacji Oświatowej (sio.men.gov.pl). W zespołach szkół muszą być wyróżnianie ich poszczególne składowe. 21. Określenie dla każdej placówki czy jest szkołą gminną czy powiatową. 22. Możliwość tworzenia przez pracownika Zamawiającego kont użytkowników oraz nadawania im odpowiednich uprawnień tzn. przypisanie do placówki oraz określenie dostępu do danych, możliwości blokowania konta/dezaktywacji konta, zmiany/odzyskania hasła. 23. Możliwość dodawania przez pracownika Zamawiającego nowych placówek oświatowych, które mają być objęte dotacją. Minimalne wymagania techniczne i technologiczne systemu 1. Ergonomia pracy 1) możliwość uruchomienia w najpopularniejszych przeglądarkach WWW (m. in. Internet Explorer 8 i wyższej, Firefox 37.0.2 i wyższej, Chrome 49 i wyższej), 2) przyjazny interfejs użytkownika w pełni polskojęzyczny, charakteryzujący się intuicyjnością obsługi, 3) dopuszcza się wyłącznie wykorzystanie powszechnie używanych aplikacji Adobe, oraz aplikacji dowolnego pakietu biurowego do odbioru zestawień tworzonych w systemie, 4) wielodostępność pozwalająca na równoczesne korzystanie z Systemu przez wielu użytkowników bez limitu użytkowników. 2. Bezpieczeństwo i ochrona 1) Zarządzanie kontami i uprawnieniami, blokowanie i odblokowywanie kont użytkowników, definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła, definiowanie złożoności hasła, 2) Odnotowywanie transakcji krytycznych wykonywanych przez użytkownika (wprowadzanie, modyfikacja, usuwanie): kto, kiedy, co, jaka operacja, wartość przed i po modyfikacji, 3) Raportowanie działań użytkowników, 4) Raportowanie zdarzeń zachodzących w Systemie, 5) Narzędzia do automatycznego tworzenia i odtwarzania kopii baz danych (definiowanie harmonogramu wykonywania kopii, powiadamianie o zaistniałych błędach i awariach wykonania kopii na adres e-mail) 6) Transakcyjność operacji, z ochroną transakcji i możliwością zapisywania transakcji do logów systemowych bazy, 7) Ograniczenie dostępu do danych i funkcji Systemu przez nieuprawnionych użytkowników, 8) System musi zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia złośliwego kodu. 9) Archiwizowanie gromadzonych danych, oraz usunięcia danych ze swoich serwerów po zakończeniu umowy. 10) Należyte zabezpieczenie danych, w tym należytą ochronę danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. 11) Zgodność z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności w zakresie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Przeszkolenia ok. 100 osób (przedstawicieli placówek oświatowych oraz Zamawiającego) w grupach liczących do 20 osób. Szkolenia mają się odbyć na terenie Miasta Rybnika. Sale na szkolenie zapewnia Zamawiający. 2. Przygotowania bazy danych placówek zgodnie z przekazanym Wykonawcy wykazem. 3. Założenia kont użytkowników oraz nadanie uprawnień zgodnie z przekazanym Wykonawcy wykazem. 4. Dostarczenia materiałów szkoleniowych (w formie elektronicznej lub w wersji papierowej). 5. Świadczenia usługi asysty technicznej obejmującej: a) udzielanie pomocy technicznej i merytorycznej w dni robocze w godzinach od 09:00 do 15:00 w zakresie funkcjonowania Systemu, czas udzielenie konsultacji nie będzie przekraczał 24 godzin od momentu zgłoszenia. Do czasu tego nie włącza się dni wolnych ustawowo od pracy, b) usuwanie awarii i usterek systemu, w tym naprawa baz danych, jeżeli powstały one w wyniku awarii lub usterki systemu, c) bieżące dostosowywanie Systemu do obowiązujących przepisów prawa poprzez dostarczanie nowych wersji Systemu na 7 dni przed terminem obowiązywania nowych przepisów, (Zamawiający nie ma obowiązku informowania Wykonawcy o tych zmianach przepisów) oraz dostosowanie systemu do zmian w zakresie zgodności wzorów dokumentów generowanych przez system z Ustawą o finansowaniu zadań oświatowych i wydanych na podstawie Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe oraz Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych w terminie do 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzeń. d) zapewnienie stałego zdalnego nadzoru technicznego nad funkcjonowaniem systemu: e) diagnozowanie i usuwanie wszelkich wad, usterek i awarii w funkcjonowaniu Systemu, które zostaną ujawnione w okresie obowiązywania umowy, utrudniających lub uniemożliwiających pracę zgodnie z założeniami lub przepisami prawa przy zachowaniu następujących terminów: - czas reakcji na zgłoszoną awarię – do 8 godzin roboczych, - czas usunięcia awarii lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na systemie – max 2 dni robocze, - czas reakcji na zgłoszoną usterkę – max 2 dni robocze, przy czym awaria rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które uniemożliwia eksploatację systemu, natomiast usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy Stronami, jak i w przypadku kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu. Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 7.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, f) informowanie o sposobie rozwiązywania problemów zgłaszanych przez Zamawiającego, g) dostosowywanie Systemu do nowych wersji przeglądarek internetowych, h) wskazywanie i usuwanie problemów wydajnościowych działania Systemu. 6. Wszelkie koszty usuwania wad, usterek i awarii, których przyczyna nie leży po stronie Zamawiającego, ponosi Wykonawca. 7. Koszty usuwania usterek i awarii, będących skutkiem działania Zamawiającego niezgodnego z dostarczoną instrukcją wdrożonego Systemu, ponosi Zamawiający. Utrzymania serwera w okresie świadczenia usługi. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy PZP, Zamawiający poniżej określa czynności w zakresie realizacji zamówienia przez osoby zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę: - szkolenia, - udostępnienie, - asysta techniczna. W odniesieniu do Wykonawców mających siedzibę poza granicami Polski Zamawiający dopuszcza zatrudnienie pracowników na podstawie równoważnych regulacji prawnych kraju macierzystego. Stosownie do treści art. 30 ust. 9 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, że wymagane cechy niniejszego zamówienia są dostosowane do potrzeb wszystkich użytkowników oraz w żaden sposób nie ograniczają dostępności dla osób niepełnosprawnych.