Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów. 1. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki wyszczególnione w WYKAZIE PRZESYŁEK w tabeli zawartej w SIWZ. 2. Realizacja przedmiotowych usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz sporządzenie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych na wzór pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych. 3. Zestawienia ilościowe na wzór pocztowej książki nadawczej sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty. 4. Miejscem dostawy i odbioru przesyłek wyznacza się siedzibę Zamawiającego: Zakład Karny w Czarnem, ul. Pomorska 1, 77-330 Czarne (sekretariat). 5. Dostawa i odbiór przesyłek ma się odbywać 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni świątecznych i ustawowo wolnych od pracy w godzinach od 10:00 do 12:00. 6. Zamawiający odbiera od Wykonawcy przesyłki uporządkowane zgodnie z przekazanym przez Wykonawcę spisem bądź rejestrem. 7. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzenia, określając jednocześnie rodzaj przesyłki i znak opłaty. 8. Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca doręczał przesyłki do każdego miejsca za granicą, w przypadku doręczania paczek Wykonawca zobowiązany będzie realizować paczki do każdego miejsca w kraju, natomiast paczki kierowane zagranicę do krajów wykazanych w cenniku usług zagranicznych, zgodnie z treścią porozumień zawartych ze Światowym Związkiem Pocztowym. 10. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata (potwierdzenie odbioru) niezwłocznie po dokonaniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 11. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. 12. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeśli doręczenie przesyłki rejestrowej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 13. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak ni 12 miesięcy od ich nadania. 14. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamacje nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 15. Czas doręczenia przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych powinien być zgodny z normami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych. 16. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 17. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotacje z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 18. Uiszczanie przez Zamawiającego opłat za nadane przesyłki pocztowe, paczki pocztowe oraz ich ewentualne zwroty określone w SIWZ odbywać się będzie w formie opłaty /z dołu/. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 19. Wykonawca zobowiązany jest na własny koszt udostępnić Zamawiającemu pieczęcie bądź gumki do automatycznej pieczątki, służące do oznaczenia znaku opłaty pocztowej na przesyłkach nadawanych przez Zamawiającego lub inne urządzenie, które umożliwi oznakowanie opłaty przesyłek. W przypadku gdy Wykonawca dopuszcza stosowanie jako znaku opłaty napisu/nadruku, zamawiający akceptuje również takie rozwiązanie. 20. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od wystawienia i dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca naliczać będzie odsetki ustawowe. 21. Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym mają charakter szacunkowy, stanowią element niezbędny służący wyborowi najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. 22. Zamawiający nie dopuszcza nadania przez inny podmiot przesyłek i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. 23. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalenia lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, i zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, 24. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ofercie wycenił także następujące zwroty: a) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie do 50g w ilości szacunkowej 20 szt., b) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie ponad 50g do 100g w ilości szacunkowej 10 szt., c) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie ponad 100g do 350g w ilości szacunkowej 10 szt., d) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie ponad 350g do 500g w ilości szacunkowej 5 szt., e) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie ponad 500g do 1000g w ilości szacunkowej 1 szt., f) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt B, w obrocie krajowym, o masie ponad 500g do 1000g w ilości szacunkowej 1 szt., g) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie ponad 1000g do 2000g w ilości szacunkowej 1 szt., h) zwroty listów poleconych (przesyłka ekonomiczna), gabaryt B, w obrocie krajowym, o masie ponad 1000g do 2000g w ilości szacunkowej 1 szt., i) zwroty listów poleconych (przesyłka priorytetowa), gabaryt A, w obrocie krajowym, o masie do 50g w ilości szacunkowej 1 szt., na stworzonym przez siebie dokumencie będącym załącznikiem do udostępnionego przez Zamawiającego formularza cenowego (załącznik nr 6). Ceny obliczonych zwrotów muszą zostać przez Wykonawcę dodane do wartości brutto obliczonego formularza cenowego (załącznik nr 6), a następnie ogólną wartość brutto Wykonawca musi zamieścić w formularzu ofertowym (załącznik nr 1).