Wyłonienie Instytucji Zarządzającej do realizacji projektu: *Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego*

Busko-Zdrój: Wyłonienie Instytucji Zarządzającej do realizacji projektu: *Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego*


Numer ogłoszenia: 81085 - 2016; data zamieszczenia: 10.06.2016

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Burmistrz Miasta i Gminy, ul. Adama Mickiewicza 10, 28-100 Busko-Zdrój, woj. świętokrzyskie, tel. 041 3705200, faks 041 3705290.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wyłonienie Instytucji Zarządzającej do realizacji projektu: *Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego*.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Świadczenia dodatkowych usług administracyjno-rozliczeniowych w wyniku rozszerzenia projektu KIK-46 pn. *Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego*. W ramach rozszerzenia projektu przewidziana jest realizacja następujących kontraktów, które należy uwzględnić w dodatkowym zakresie usług administracyjno-rozliczeniowych (raporty: okresowe, roczny, z zakończenia Projektu, końcowy raport finansowy, wnioski o płatność, tłumaczenia z j.pol./j.ang. lub z j.ang./j.pol.): 1. *Instalacja kolektorów słonecznych na budynkach użyteczności publicznej i domach prywatnych na terenie Gmin Sędziszów, Wiślica, Stopnica, Tuczępy, Nowy Korczyn, Gnojno, Solec - Zdrój, Pacanów, Pińczów, Kije* w trybie *projektuj i wybuduj*, W ramach projektu przewidziane jest zaprojektowanie i wykonanie: - 6 - ciu INSTALACJI SOLARNYCH dla obiektów użyteczności publicznej; - 1719 szt. INSTALACJI SOLARNYCH dla budynków mieszkalnych zlokalizowanych na terenie Gmin Partnerskich tj. Sędziszów, Wiślica, Stopnica, Tuczępy, Nowy Korczyn, Gnojno, Solec - Zdrój, Pacanów, Pińczów, Kije; 2. *Zaprojektowanie i wykonanie ogniw fotowoltaicznych na budynkach użyteczności publicznej* na terenie Gminy Busko-Zdrój, Gmin Sędziszów, Wiślica, Nowy Korczyn, Stopnica, Pińczów, 3. *Wymiana opraw oświetlenia ulicznego na energooszczędne oprawy typu LED na terenie Gminy Sędziszów*, W ramach zadania przewidziana jest wymiana opraw oświetlenia ulicznego na energooszczędne oprawy typu LED w ilości około 870 szt. opraw; 4. *Instalacja kolektorów słonecznych na domach prywatnych na terenie Gminy Busko-Zdrój* w trybie *projektuj i wybuduj* - w przypadku uzyskania dofinansowania w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach dalszych oszczędności. W ramach zadania przewidziane jest zaprojektowanie i wykonanie: - 200 szt. INSTALACJI SOLARNYCH dla budynków mieszkalnych zlokalizowanych na terenie Gminy Busko-Zdrój; 5. Zakup sprzętu z napędem elektrycznym oraz samochodu typu pick-up z zasilaniem akumulatorowym, który wykorzystany będzie do pielęgnacji terenu Parku Zdrojowego w Gminie Busko - Zdrój, 6. Ubezpieczenia instalacji solarnych zamontowanych na domach mieszkalnych, 7. Wykonanie i montaż instalacji modelowych przy Zespole Szkół Technicznych i Informatycznych w Busku-Zdroju jako promocji projektu, 8. Zakup samochodu osobowego do celów monitorowania realizacji projektu w fazie końcowej oraz w okresie trwałości projektu. Samochód będzie odpowiednio oznakowany, stanowiąc jednocześnie mobilny element promocji projektu, 9. Opracowanie audytów finansowych projektu, 10. Sprawowanie funkcji inspektora nadzoru nad realizacją zadań związanych z montażem instalacji solarnych na domach prywatnych, montażem instalacji solarnych na budynkach użyteczności publicznej oraz montażem instalacji fotowoltaicznych zostanie ogłoszony przez Gminę Busko-Zdrój. Poza zakresem rozliczeniowo-administracyjnym, w celu prowadzenia w sposób właściwy usługi administracyjno-rozliczeniowych w ramach zamówienia dodatkowego, następuje konieczność zlecenia Wykonawcy usług administracyjno-technicznych, w zakresie: 1. Doradzania Instytucji Realizującej oraz Partnerom Projektu w odniesieniu do: a) organizacji i zarządzania Projektem; b) sposobu jego funkcjonowania oraz wymogów związanych z wdrożeniem do realizacji; c) identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji Projektu oraz proponowanie środków zaradczych. 2. Wykonywania usług administracyjno - technicznych: a) uzgodnienie z Instytucją Realizującą wzorów wszystkich dokumentów mających być w użyciu w ramach realizacji projektu; b) ocena przekazanych przez wykonawcę na etapie podpisania umowy i w trakcie realizacji zadania harmonogramów (finansowego i rzeczowego) w aspekcie rozliczania Projektu; c) koordynacja działań gmin partnerskich, prowadzonych w ramach realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk i zagrożeń; d) kontrolowanie przepływów finansowych zgodnie z harmonogramem robót; e) dokonanie sprawdzenia poprawności i kompletności dokumentacji powykonawczej, w zakresie ewaluacji Projektu. f) przygotowanie projektu do obowiązkowych audytów zewnętrznych; g) doradztwo w sprawie koniecznych kwestii dotyczących prawa, finansów i doradztwa związanych ściśle z Projektem. h) podejmowania czynności, mających na celu zabezpieczenie praw i interesów Zamawiającego w trakcie procesu realizacji projektu. i) prowadzenie narad koordynacyjnych i innych spotkań; j) udział w spotkaniach organizowanych przez Instytucję Realizującą; k) udzielanie konsultacji i doradztwa technicznego Instytucji Realizującej oraz Partnerom Projektu.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
71.31.00.00-4, 79.42.00.00-4, 71.24.70.00-1, 71.24.80.00-8, 79.00.00.00-4, 72.22.00.00-3, 71.31.34.30-8, 71.31.34.50-4, 90.71.13.00-7, 79.53.00.00-8.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
01.04.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• SAFEGE Societe par Actions Simplifiée (Spółka Akcyjna uproszczona) Oddział w Polsce, Aleje Jerozolimskie 134, 02-305 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.
• TRACTEBEL ENGINEERING S.A., ul. Dulęby 5, 40-833 Katowice, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 388408,68 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  467400,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  467400,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  467400,00

• 
  Waluta:
  PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Konieczność rozszerzenia projektu, a tym samym wykonywania usług administracyjno-rozliczeniowych wystąpiła w trakcie realizacji zadania. Działania związane z rozszerzeniem projektu nie były możliwe do przewidzenia w momencie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Zamawiającego. Budżet projektu KIK-46 został opracowany w roku 2011 (Kompletna Propozycja Projektu), w oparciu o szacowane koszty poszczególnych zadań inwestycyjnych. Przetargi na te zadania zostały rozstrzygnięte w 2014r., przy czym postęp technologiczny związany z rozwojem energetyki odnawialnej wpłynął na znaczne obniżenie kosztów realizacji, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości produktów. W momencie tworzenia budżetu Zamawiający nie przewidział ani opóźnień w zatwierdzeniu wniosków o dofinansowanie, warunkującego ogłoszenie przetargów, ani relatywnego obniżenia kosztów inwestycyjnych. Ponadto kurs CHF w momencie tworzenia wniosku o dofinansowanie wynosił 2,866 PLN (Kompletna Propozycja Projektu), natomiast w momencie faktycznego rozpoczęcia realizacji projektu wzrósł do poziomu 3,5 PLN (IV kwartał 2014r.), czego Zamawiający nie był w stanie przewidzieć. Zarówno oszczędności związane z rozstrzygnięciem przetargów, jak i oszczędności wynikające z różnic kursowych dały Zamawiającemu możliwość znacznego rozszerzenia zakresu projektu, z której to możliwości Zamawiający skorzystał, otwierając się na potrzeby społeczne i środowiskowe oraz kierując się zasadą dbałości o finanse publiczne. Zakres rozszerzonego projektu został zaakceptowany podpisaniem Aneksu nr 4 do Umowy o dofinansowanie. Zamawiający podnosi, że zostały wypełnione wszystkie przesłanki umowne oraz ustawowe, warunkujące możliwości udzielenia zamówienia dodatkowego: 1) wykonawcą zamówienia dodatkowego będzie dotychczasowy wykonawca usług objętych zamówieniem podstawowym; 2) zamówienie dodatkowe nie zostało objęte zamówieniem podstawowym; 3) zamówienie dodatkowe nie przekracza łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego; 4) zamówienie dodatkowe jest niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego; 5) wykonanie zamówienia dodatkowego stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, a z przyczyn gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów przez Zamawiającego. Należy podkreślić, że Wykonawca w ramach zamówienia podstawowego organizuje i zarządza projektem, w tym wykonuje usługi administracyjno-rozliczeniowe. Zakres obowiązków Wykonawcy został zakreślony bardzo szeroko po to by umożliwić kompleksową realizację projektu odznaczającego się wysokim stopniem innowacyjności. Wykonawca, sprawując funkcję Instytucji Zarządzającej w projekcie, na podstawie doświadczeń oraz wiedzy nabytej w trakcie trwania i realizacji projektu winien być odpowiedzialny za zmiany (zwiększony zakres) wprowadzone do projektu, a tym samym, za projekt traktowany jako całość. Nie jest zalecane, aby inny podmiot zarządzał projektem, inny zmianami w projekcie, jeszcze inny dokonywał rozliczenia projektu, jako całości z uwzględnieniem dokonanych zmian. Przekazanie do realizacji usług administracyjno-rozliczeniowych innemu podmiotowi, aniżeli SAFEGE, doprowadziłoby w zasadzie do sytuacji, w której Zamawiający zapłaci podwójnie za ten sam zakres czynności, gdyż nowy podmiot musiałby zapoznawać się z dokumentacją całego projektu w celu jego rozliczenia. W okolicznościach niniejszej sprawy, tylko SAFEGE jako podmiot posiadający pełną, kompleksową wiedzę oraz doświadczenie odnośnie organizacji i zarządzania przedmiotowym Projektem, jest w stanie rozliczyć cały projekt, bez narażania Zamawiającego na jakikolwiek uszczerbek, w tym konieczność ponoszenia dodatkowych, niepotrzebnych kosztów. Każdy projekt ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia (co nie oznacza jednak, że daty te nie mogą się zmieniać - w praktyce często tak się dzieje). Bardzo istotną rolę odgrywa sprawa doświadczenia podmiotu zarządzającego projektem. Podmiot ten również na podstawie doświadczeń oraz wiedzy nabytej w trakcie trwania i realizacji projektu jest odpowiedzialny za projekt, jak również za zmiany wprowadzone do projektu. Trudno wyobrazić sobie, aby inny podmiot zarządzał projektem, a inny zmianami w projekcie, który to projekt w istocie po zmianach jest tym samym projektem w obszarze wszelkich uwarunkowań. W dalszym ciągu wszelka odpowiedzialność za realizację projektu po zmianach spoczywa na Instytucji Zarządzającej. Limit kwotowy zamówienia dodatkowego W tym miejscu należy podkreślić, że łączna wartość zamówienia dodatkowego nie przekroczy 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego. Zamówienie podstawowe opiewało (koszt całkowity dla wszystkich gmin partnerskich) na kwotę 1.499.000 złotych netto. Zatem graniczną wartością udzielanych zamówień dodatkowych jest kwota 749.500 złotych (minimalnie), ewentualnie kwota 921.885 złotych (maksymalnie) przy przyjęciu wartości brutto realizowanego zamówienia (1.843.770,00 złotych) do ustalaniu limitu zamówienia. Należy bowiem wskazać, a co znajduje jednoznaczne potwierdzenie w nauce oraz praktyce zamówień publicznych, że próg 50% wartości zamówienia odnosi się do wartości zamówienia podstawowego jako całości, a nie części zamówienia i ich poszczególnych wartości. Próg ten nie odnosi się każdorazowo do technicznych podziałów wartości realizowanego zamówienia dla celów rozliczeniowych wynagrodzenia wykonawcy (w ramach którego uszczegóławia się warunki płatności za poszczególne etapy realizacji). Przytaczamy poniżej jednoznaczne stanowisko komentatorów prawa, dotyczące limitu kwotowego zamówień dodatkowych oraz sposobu obliczania tego limitu. *Zamówienia dodatkowe są udzielane na rzecz tego samego wykonawcy, któremu zamawiający udzielił wcześniej zamówienia podstawowego. Stanowiąc o zamówieniach, a nie o zamówieniu dodatkowym, ustawa dopuszcza wielokrotne ich udzielanie, pod warunkiem zachowania limitu kwotowego. Wartość zamówień dodatkowych nie może przekraczać 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego.* (Dzierżanowski Włodzimierz, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. VI, 2014). *Wartość zamówienia. Przez pojęcie wartości realizowanego zamówienia należy rozumieć cenę wynikającą z oferty wykonawcy realizującego zamówienie i zawartą w umowie, nie zaś wartość szacunkową zamówienia (tak też J. Jerzykowski, w: Stachowiak, Komentarz, s. 317; T. Kwieciński, w: Czajkowski , Komentarz, s. 263). Ponadto, zdaniem T. Kwiecińskiego, wartość zamówienia ustalona na podstawie umowy obejmuje także podatek VAT. Obliczając 50% tej wartości, należy zatem brać pod uwagę kwotę wynagrodzenia powiększoną o VAT i tak ustalona kwota jest wartością zamówienia dodatkowego, przy czym - zgodnie z przepisem art. 32 ust. 1 - jest to wartość netto, czyli bez podatku VAT.* (Pieróg Jerzy, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. 13, 2015). Nie ulega zatem wątpliwości, że wartością realizowanego zamówienia będzie na gruncie niniejszej sprawy cena zawarta w ofercie wykonawcy, tj. kwota 1.843.770,00 złotych brutto (1.499.000 złotych netto), i od tej kwoty należy obliczać limit kwotowy udzielanych zamówień dodatkowych. Limit kwotowy w przypadku zamówienia dodatkowego w niniejszej sprawie nie zostanie przekroczony. Tytułem wyjaśnienia należy wskazać, że podział wynagrodzenia Wykonawcy wedle zamówienia podstawowego na 3 części, tj.: a) pozycja 1: Przygotowanie dokumentacji przetargowych, b) pozycja 2: Sprawowanie funkcji inspektora nadzoru, c) pozycja 3: Wykonywanie usług administracyjno-rozliczeniowych (w języku polskim i angielskim) w zakresie monitorowania, raportowania i rozliczania projektu, ma charakter wyłącznie techniczno-rozliczeniowy. Wynika to wprost z postanowień § 5 ust. 2 Umowy. Sposób rozliczenia wynagrodzenia, nie determinuje i nie wpływa w żaden sposób na wartości realizowanego zamówienia w rozumieniu art. 67 ust. 1 pkt 5 PZP, od którego należy obliczać limit kwotowy dla zamówienia dodatkowego. Wartość realizowanego zamówienia wynosi 1.843.770,00 złotych brutto - 1.499.000 złotych netto i wyłącznie od tej kwoty należy obliczać limit kwotowy dla zamówienia dodatkowego (50 % wartości zamówienia). Zasadnym jest z przyczyn technicznych i ekonomicznych wykonanie przedmiotowych prac przez Wykonawcę robót podstawowych - od nich uzależnione jest wykonanie zakresu podstawowego