Wykonywanie bieżących konserwacji i napraw pogwarancyjnych Sprzętu biurowego będącego na wyposażeniu Wielkopolskiego Oddziału Regionalnego oraz 31 biur powiatowych ARiMR na terenie województwa wielkopolskiego.

Opis przedmiotu przetargu: Zadanie 1 - świadczenie przez Wykonawcę Usług Sprzętu biurowego będącego na wyposażeniu Wielkopolskiego Oddziału Regionalnego oraz 31 Biur Powiatowych ARiMR na terenie województwa wielkopolskiego (świadczenie Usług w siedzibie Zamawiającego - w Poznaniu przy ul. Strzeszyńskiej 29 lub Strzeszyńskiej 36). Wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji Zamówienia dla Zadania 1: 1.Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie Usług Sprzętu biurowego, którego Wykaz stanowi Załącznik nr 2-1 do SIWZ/umowy. 2.W przypadku wystąpienia Usługi urządzenia niewymienionego w Załączniku nr 2-1 do SIWZ/umowy lub w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr od 1-1a do 1-1c do SIWZ/umowy, wynagrodzenie za wykonanie Usługi zostanie ustalone na podstawie indywidualnych ustaleń z Wykonawcą przeprowadzonych za pomocą poczty elektronicznej lub w formie faksowej, z tym zastrzeżeniem, że cena ustalona w powyższy sposób nie może przekroczyć średniej ceny rynkowej ustalonej analogicznie jak w pkt 5. 3.Minimalny zakres obowiązków Wykonawcy w ramach wykonania Usługi określa Załącznik Nr 3-1 do SIWZ/umowy. 4.Materiały eksploatacyjne niezbędne do wykonania Usługi dostarczane będą przez Zamawiającego. 5.Części montowane podczas wykonania Usługi, które nie będą w posiadaniu Zamawiającego, będą dostarczane przez Wykonawcę, po uzyskaniu zgody jednego z pracowników Zamawiającego, o których mowa w § 4 ust.2 umowy. W przypadku wystąpienia potrzeby zakupu Części, których Zamawiający nie ma w magazynie, ich zakup będzie dokonywany przez Wykonawcę, z tym zastrzeżeniem, że cena tych Części nie może być większa niż średnia cena rynkowa. W przypadku wątpliwości średnia cena rynkowa będzie obliczona w ten sposób, że przedstawiciel Zamawiającego wykona rozpoznanie rynku zbierając dwie oferty od wybranych przedsiębiorców. Jeżeli cena przedstawiona przez Wykonawcę będzie wyższa od średniej ceny rynkowej, wówczas Wykonawca będzie zobowiązany do odpowiedniego jej obniżenia. W tak wyliczonym wynagrodzeniu Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Część zamienną do Zamawiającego bez żadnych dodatkowych kosztów związanych z jej zakupem. Części dostarczane przez Wykonawcę wykorzystywane do napraw będą pełnowartościowe, fabrycznie nowe oraz oryginalne lub równoważne do oryginałów, zalecane przez producentów urządzeń. 6.Przed rozpoczęciem wykonywania Usługi Wykonawca powinien przeprowadzić analizę kosztów opłacalności wykonania Usługi serwisowej dla Zamawiającego. W przypadku, gdy wykonanie Usługi Sprzętu biurowego nie będzie opłacalne dla Zamawiającego, wówczas na wniosek Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie sporządzić pisemny kosztorys (kalkulacje kosztów naprawy) zawierający informacje, z której wynikać będzie stosunek kosztów naprawy do wartości Sprzętu biurowego na dzień sporządzenia kosztorysu. W przypadku wystąpienia sytuacji, o której mowa w niniejszym punkcie, Wykonawca powinien niezwłocznie powiadomić o tym Zamawiającego i nie realizować Usługi. Ponadto Zamawiający może zażądać wykonania kosztorysu napraw, o którym stanowi niniejszy punkt w innych sytuacjach, w szczególności kiedy Zamawiający sam stwierdzi,że Usługa jest nieopłacalna. 7.Usługi będące przedmiotem Zamówienia świadczone będą na każde wezwanie Zamawiającego, zgłoszone zgodnie z jego wyborem w formie korespondencji elektronicznej na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail (forma preferowana) lub faksem na wskazany przez Wykonawcę nr faksu, każdorazowo na Formularzu zgłoszenia serwisowego, którego wzór stanowi Załącznik nr 4-1 do SIWZ/Umowy. Oświadczenie woli w postaci elektronicznej uznaje się za złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych, w taki sposób, że odbiorca mógł zapoznać się z jego treścią. Faks uznaje się za dostarczony z chwilą otrzymania raportu o skutecznym przesłaniu dokumentu. 8.Usługi świadczone będą zgodnie z wyborem Zamawiającego: w Wielkopolskim Oddziale Regionalnym ARiMR w Poznaniu przy ul. Strzeszyńskiej 36 bądź Strzeszyńskiej 29 albo też na żądanie Zamawiającego we wskazanej przez niego jednostce terenowej wymienionej w Załączniku nr 1-1-c do SIWZ/Umowy, na zasadach określonych w pkt 9. 9.Jeżeli Zamawiający stwierdzi potrzebę wykonania Usługi w jednostce terenowej Zamawiającego wymienionej w Załączniku nr 1-1-c do SIWZ/Umowy, Wykonawca zobowiązany jest ją wykonać we wskazanej jednostce. Za dojazd do obiektów Zamawiającego, wymienionych w Załączniku nr 1-1-c do SIWZ/Umowy Wykonawca otrzyma dodatkowe wynagrodzenie zgodne z przedmiotowym Załącznikiem nr 1-1-c do SIWZ/Umowy. Wynagrodzenie za dojazd pracowników Wykonawcy do obiektów Zamawiającego wymienionych w Załączniku nr 1-1-c do SIWZ/umowy nie przekroczy cen przedstawionych w przedmiotowym załączniku niezależnie od długości realizacji zleconej Usługi i liczby dojazdów pracowników Wykonawcy do obiektu Zamawiającego podczas jednego zlecenia. Powyższe kwoty również uwzględniają koszty transportu Sprzętu biurowego do i z serwisu Wykonawcy. W przypadku, gdy Wykonawca podczas wykonywania Usługi, w dowolnej jednostce Zamawiającego określonej w Załączniku nr 1-1-c do SIWZ/umowy stwierdzi potrzebę wykonania Usługi w serwisie Wykonawcy, Wykonawca będzie zobowiązany do przetransportowania urządzenia do i z serwisu na własny koszt i nie będzie on mógł domagać się z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Urządzenie biurowe zabrane przez Wykonawcę z jednostki terenowej do serwisu po wykonaniu Usługi zostanie przez Wykonawcę dostarczone do tej jednostki. 10.Należyte wykonanie Usługi potwierdzone protokołem odbioru winno trwać nie dłużej niż 5 dni roboczych (termin wykonywania Usługi rozpoczyna się w następnym dniu roboczym po dniu zgłoszenia i kończy się z chwilą podpisania przez Zamawiającego formularza zgłoszenia serwisowego podczas odbioru Sprzętu biurowego po wykonaniu Usługi). Soboty, niedziele, oraz dni świąteczne nie są wliczane do czasu wykonywania Usługi. W przypadku risografu i niszczarek termin wykonania Usługi polegającej na naprawie, będzie każdorazowo uzgadniany przez pracowników obu Stron, z zastrzeżeniem, że termin ten nie może być dłuższy niż 14 dni roboczych. Uzgodnienie będzie dokonywane za pomocą poczty elektronicznej, faksem lub w formie pisemnej. 11.W przypadku, gdy w terminie określonym zgodnie z pkt 10 wykonanie Usługi nie będzie możliwe, Wykonawca, na żądanie Zamawiającego dostarczy Zamawiającemu (w miejsce uszkodzonego Sprzętu biurowego), na czas naprawy Sprzęt biurowy zastępczy o nie gorszych parametrach i wydajności. W takim przypadku Zamawiający nie będzie naliczał kar umownych za zwłokę. Naprawa i dostarczenie sprawnego Sprzętu biurowego po wykonaniu Usługi, o której mowa wyżej, nie może przekroczyć 21 dni od momentu zgłoszenia usterki, z zastrzeżeniem zastosowania kar umownych określonych w umowie, jeśli nastąpi to po 21 - dniowym terminie. Koszty odebrania i dostawy Sprzętu biurowego po wykonaniu Usługi, o której mowa powyżej, obciążają Wykonawcę. 12.W ramach odbioru Usługi, Sprzęt biurowy zostanie sprawdzony pod kątem: a.sprawności, b.tożsamości (numer seryjny), c.widocznych uszkodzeń. 13.W przypadku stwierdzenia, że po wykonaniu Usługi Sprzęt biurowy: a.nie jest sprawny lub, b.numer seryjny jest niezgodny z zapisanym w protokole przekazania lub, c.posiada ślady zewnętrznego uszkodzenia lub, d.budzi inne zastrzeżenia niż określone w pkt. a,b,c. Zamawiający odmówi jego odbioru wskazując w protokole wykonania Usługi, którego wzór stanowi Załącznik Nr 5-1 do SIWZ/Umowy, przyczyny odmowy odbioru. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie odpowiednio do ponownego wykonania Usługi lub do dostarczenia Sprzętu biurowego, wolnego od wad, z zastrzeżeniem zastosowania kar umownych określonych w § 7 Umowy, jeśli nastąpi to po terminie wskazanym w pkt 10 lub 11. 14.Wykonawca udzieli Zamawiającemu 6-miesięcznej gwarancji na sprawność działania Sprzętu biurowego po wykonaniu w nim Usługi będącej przedmiotem Zamówienia oraz 6-miesięcznej gwarancji na wymieniane w Sprzęcie biurowym Części dostarczane przez Wykonawcę. 15.Po wykonaniu Usługi Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia szczegółowego Protokołu wykonania usługi (Załącznik nr 5-1 do SIWZ/Umowy) będącego jednocześnie kartą gwarancyjną na wykonaną Usługę. Zadanie 2 - świadczenie przez Wykonawcę Usług Sprzętu biurowego będącego na wyposażeniu Wielkopolskiego Oddziału Regionalnego ARiMR oraz 31 Biur Powiatowych ARiMR na terenie woj. wielkopolskiego (świadczenie Usług w miejscach lokalizacji Sprzętu). Wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji Zamówienia dla Zadania 2: 1.Okresowe przeglądy wraz z konserwacją będą wykonywane po wykonaniu zalecanej przez producenta Sprzętu biurowego liczby wydruków, jedynie za zgodą Zamawiającego. 2.Usługi będące przedmiotem Zamówienia świadczone będą na każde wezwanie Zamawiającego zgłoszone zgodnie z jego wyborem w formie korespondencji elektronicznej na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail (forma preferowana) lub faksem na wskazany przez Wykonawcę nr faksu. Zamawiający wymaga od Wykonawcy niezwłocznego odwrotnego potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Oświadczenie woli w postaci elektronicznej uznaje się za złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych, w taki sposób, że odbiorca mógł zapoznać się z jego treścią. Faks uznaje się za dostarczony z chwilą otrzymania raportu o skutecznym przesłaniu dokumentu. 3.Usługa świadczona będzie w miejscach, w których znajduje się Sprzęt biurowy. Miejsca lokalizacji Sprzętu określone są w Załączniku nr 2-2 do SIWZ/Umowy. 4.W przypadku wystąpienia Usługi urządzenia niewymienionego w Załączniku nr 5-2 do SIWZ/Umowy, wynagrodzenie za wykonanie usługi zostanie ustalone na podstawie indywidualnych negocjacji z Wykonawcą, z tym zastrzeżeniem, że cena ta nie może przekroczyć średniej ceny rynkowej. 5.Minimalny zakres obowiązków Wykonawcy w ramach wykonania Usługi określa Załącznik Nr 3-2 do SIWZ/Umowy. 6.Materiały eksploatacyjne niezbędne do wykonania Usługi dostarczane będą przez Zamawiającego. 7.Części montowane podczas wykonania Usługi, które nie będą w posiadaniu Zamawiającego, będą dostarczane przez Wykonawcę. 8.Części dostarczane przez Wykonawcę wykorzystywane do napraw muszą być pełnowartościowe, fabrycznie nowe oraz oryginalne lub równoważne do oryginałów. 9.W przypadkach, kiedy Części dostarczane będą przez Wykonawcę, przedmiot zamówienia obejmuje również wykonywanie kosztorysów napraw Sprzętu (kalkulacje kosztów naprawy) zawierających informacje, z których wynikać będzie stosunek kosztów naprawy do wartości Sprzętu na dzień sporządzenia kosztorysu. 10.Wykonawca udzieli Zamawiającemu 6-miesięcznej gwarancji na wymieniane w Sprzęcie Części dostarczane przez Wykonawcę. 11.Po wykonaniu Usługi Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia Protokołu wykonania usługi, będącej jednocześnie kartą gwarancyjną na wykonaną Usługę stanowiącego Załącznik nr 4-2 do SIWZ/Umowy. 12.Szczegółowy opis sposobu realizacji zamówienia znajduje się w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 6-2 do SIWZ/Umowy.