Przeprowadzenie kampanii promocyjnej w ramach projektu Dębowy Świat dla aktywnych - promocja potencjału turystycznego Dąbrowy Górniczej, obejmującej kampanie: outdoorową, radiową, internetową i prasową oraz zorganizowanie minieventów.

Opis przedmiotu przetargu: I. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami) o wartości zamówienia poniżej 193.000,00 EUR. II. Opis przedmiotu zamówienia: W ramach realizacji zamówienia wyodrębnić należy następujące zadania: I. Zorganizowanie kampanii outdoorowej II. Zorganizowanie kampanii radiowej III. Zorganizowanie kampanii internetowej IV. Zorganizowanie kampanii prasowej V. Zorganizowanie minieventów I. Zorganizowanie kampanii outdoorowej: 1. Dwa różne projekty graficzne plakatów (z uwagi na dwie edycje kampanii), które powinny zawierać: a. elementy graficzne i logo projektu zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Projektu Dębowy Świat dla aktywnych-promocja potencjału turystycznego Dąbrowy Górniczej - załącznik nr 1 do SIWZ (w szczególności rozdział 1 i 3) b. logo i herb miasta zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miasta w Dąbrowie Górniczej - załącznik nr 2 do SIWZ c. adres strony internetowej www.debowyswiat.pl d. zestaw znaków graficznych: Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (NSS), Województwa Śląskiego oraz Unii Europejskiej (w kolejności tutaj podanej) oraz opis w postaci Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 - zgodnie z Zasadami Promocji Projektu - załącznik nr 3 do SIWZ e. hasło programu : Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego - realna odpowiedź na realne potrzeby f. przekaz projektów - Dąbrowa Górnicza miejscem atrakcyjnym pod kątem spędzania czasu wolnego w sposób aktywny. 2. Ekspozycja reklamy na nośniku typu billboard wg następujących założeń: a. RODZAJ NOŚNIKA - billboard w formacie 12 m. kw. tj. 5,04 m x 2,38 m lub 4 m x 3 m b. ILOŚĆ - dwie edycje, każda z edycji - 60 nośników (łącznie 120 nośników) c. CZAS EKSPOZYCJI - I edycja - 2 tygodnie (nie później niż od 21 czerwca 2010r)- jest to data wyklejenia billboardu, od której, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 111 paragraf 1 Kodeksu cywilnego liczony będzie czas ekspozycji. - II edycja - 2 tygodnie (nie później niż od 3 września 2010r )- jest to data wyklejenia billboardu, od której, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 111 paragraf 1 Kodeksu cywilnego liczony będzie czas ekspozycji. d. LOKALIZACJA - na terenie woj. śląskiego: Dąbrowa Górnicza, Katowice, Sosnowiec, Chorzów, Zabrze, Bytom, Siemianowice Śląskie, Gliwice, Tychy, Jaworzno (2 nośniki w Dąbrowie Górniczej, po 8 nośników w Sosnowcu i Katowicach, po 6 nośników w pozostałych miastach) w miejscach umożliwiających dotarcie do jak najszerszego grona osób e.Wykonawca gwarantuje zachowanie bardzo dobrej jakości plakatów w czasie trwania ekspozycji, poprzez dokonywanie bieżącej kontroli jakości wyklejonych billboardów oraz w razie uszkodzenia plakatów nieodpłatne ponowne wyklejenie Wymiana uszkodzonych plakatów nastąpi w terminie 48 godzin od momentu ich zauważenia przez Wykonawcę lub zgłoszenia przez Zamawiającego. Terminy realizacji zadania I: Edycja I Termin wykonania projektu plakatu na billboardy i uzyskania jego akceptacji - nie później niż do 16 czerwca 2010r. Termin umieszczenia reklamy na billboardach - nie później niż do 21 czerwca 2010r. Czas ekspozycji billboardów - 2 tygodnie (nie później niż od 21 czerwca 2010r) -jest to data wyklejenia billboardu, od której, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 111 paragraf 1 Kodeksu cywilnego liczony będzie czas ekspozycji. Edycja II Termin wykonania projektu plakatu na billboardy i uzyskania jego akceptacji - nie później niż do 23 sierpnia 2010 r. Termin umieszczenia reklamy na billboardach - nie później niż do 3 września 2010r. Czas ekspozycji billboardów- 2 tygodnie (nie później niż od 3 września 2010r.)- jest to data wyklejenia billboardu, od której, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 111 paragraf 1 Kodeksu cywilnego liczony będzie czas ekspozycji. II . Zorganizowanie kampanii radiowej 1. Produkcja dwóch różnych spotów reklamowych (z uwagi na dwie edycje kampanii), które powinny zawierać: a. zdanie: Dębowy Świat dla aktywnych, b. Informacje dotyczącą współfinansowania projektu przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 c.przekaz dotyczący możliwości i atrakcyjności spędzania czasu wolnego w Dąbrowie Górniczej w sposób aktywny. 2. Emisja spotu reklamowego wg następujących założeń: a. CZAS TRWANIA - 30 sekund b. ILOŚĆ -100 emisji w I edycji i 130 emisji w II edycji c. EMISJA - emisja na antenie radia o zasięgu regionalnym, którego słuchaczami są ludzie młodzi - głównie 15-39 lat np. Radio Eska lub równoważne (w zakresie zasięgu, targetu słuchaczy, formatu radia) d. CZĘSTOTLIWOŚĆ EMISJI : -I edycja: emisja od poniedziałku do piątku po 10 spotów w każdym paśmie tj od godz. 6 do 10, od godz. 10 do 16, od godz. 16 do 20, od godz. 20 do 23. Sobota 10 spotów od godz. 10 do 16, przez dwa tygodnie /z wyłączeniem niedziel/ - II edycja: emisja od poniedziałku do piątku po 13 spotów w każdym paśmie tj od godz. 6 do 10, od godz. 10 do 16, od godz. 16 do 20, od godz. 20 do 23. Sobota 13 spotów od godz. 10 do 16, przez dwa tygodnie /z wyłączeniem niedziel/. Terminy realizacji zadania II: Edycja I Termin wykonania spotu reklamowego i uzyskania jego akceptacji - nie później niż do 17 czerwca 2010r. Czas emisji - 2 tygodnie (nie później niż od 21 czerwca 2010r). Edycja II Termin wykonania spotu reklamowego i uzyskania jego akceptacji- nie później niż do 23 sierpnia 2010r. Czas emisji - 2 tygodnie (od 3 września 2010r.) III. Zorganizowanie kampanii internetowej 1. Dwa różne projekty graficzne billboardu i mailingu (z uwagi na dwie edycje kampanii), które powinny zawierać: a. elementy graficzne i logo projektu zgodne z załącznikiem nr 1 do SIWZ (w szczególności rozdział 1 i 3) b. logo i herb miasta zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miasta w Dąbrowie Górniczej - załącznik nr 2 do SIWZ c. adres strony internetowej : www.debowyswiat.pl, d. zestaw znaków graficznych: Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (NSS), Województwa Śląskiego oraz Unii Europejskiej (w kolejności tutaj podanej) oraz opis w postaci : Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007- 2013 - zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ e. przekaz projektów - Dąbrowa Górnicza miastem atrakcyjnym pod kątem spędzania czasu wolnego w sposób aktywny, f. przekierowanie z billboardu i mailingu na stronę www.debowyswiat.pl g. emisje reklamy - billbordów i mailingu na tym samym portalu 2. W zakresie mailingu - określenie treści tytułu e-maila, nadawcy oraz stopki. 3. Emisja reklamy typu billboard wg następujących założeń: a. RODZAJ NOŚNIKA - billboard, od 28 kB do 30 kB, rozmiar 750 x 100 px b. ILOŚĆ - dwie edycje, każda z edycji - 200 tys. emisji , capping 2 dla każdej edycji c. CZAS EKSPOZYCJI - I edycja - 2 tygodnie (nie później niż od 21 czerwca 2010r.) - II edycja - 2 tygodnie (od 3 września 2010r.) d.ODBIORCY - użytkownicy portalu w województwie śląskim, serwis poświęcony podróżom e.Dodatkowe wymagania: portal o zasięgu ogólnopolskim, serwis poświęcony podróżom i turystyce np. onet.pl - podróże lub równoważny (w zakresie użytkowników - real users i ilości odsłon serwisu poświęconego podróżom w woj. śląskim) 4. Emisja reklamy w postaci mailingu wg następujących założeń: a. RODZAJ NOŚNIKA - mailing, od 46 kB do 50 kB, b. ILOŚĆ - dwie edycje, każda z edycji - 120 tys. wysyłek c. CZAS EKSPOZYCJI - I edycja - 2 tygodnie (nie później niż od 21 czerwca 2010r.) - II edycja - 2 tygodnie (od 3 września 2010r.) d.ODBIORCY - osoby, które mają zarejestrowane konta mailowe w województwie śląskim, e.Dodatkowe wymagania: grupa docelowa - województwo śląskie, mailing skierowany do kont aktywnych (tj. kont, które w okresie ostatnich 30 dni były aktywne przynajmniej 1 raz), do osób, które w swych zainteresowaniach deklarowały turystykę, sport, rekreację, podróże. Terminy realizacji zadania III: Edycja I Termin wykonania projektu billboardu i mailingu i uzyskania ich akceptacji - nie później niż do 17 czerwca 2010r. Czas emisji billboardów i mailingu - 2 tygodnie (nie później niż od 21 czerwca 2010r.) Edycja II Termin wykonania projektu billboardu i mailingu i uzyskania ich akceptacji - nie później niż do 23 sierpnia 2010r. Czas emisji billboardów i mailingu - 2 tygodnie (od 3 września 2010r.) IV. Zorganizowanie kampanii prasowej: 1. Cztery różne projekty reklam (z uwagi na dwie edycje i dwie publikacje w każdej edycji) powinny zawierać : a.element graficzny i logo projektu zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ ( w szczególności rozdział 1 i 3) b.logo i herb miasta zgodne z Systemem Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miasta w Dąbrowie Górniczej - załącznik nr 2 do SIWZ c. adres strony internetowej : www.debowyswiat.pl, d.zestaw znaków graficznych: Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (NSS), Województwa Śląskiego oraz Unii Europejskiej (w kolejności tutaj podanej) oraz opis w postaci Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 - zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ e.hasło programu: Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego - realna odpowiedź na realne potrzeby f.przekaz projektów - Dąbrowa Górnicza miejscem atrakcyjnym pod kątem spędzania czasu wolnego w sposób aktywny, 2. Publikacja wg następujących założeń: a. RODZAJ NOŚNIKA - dwie różne gazety - oba dzienniki, wydania piątkowe, wydania regionalne posiadające dodatek poświęcony regionalnym wydarzeniom rekreacyjnym, rozrywkowym i kulturalnym, b.W ramach każdej edycji : 1 reklama zamieszczona w dodatku, o którym mowa powyżej oraz 1 na stronach redakcyjnych gazety, o której mowa powyżej -np. Dziennik Zachodni, Gazeta Wyborcza lub równoważne (w zakresie zasięgu, dodatków, charakteru gazety) c. ILOŚĆ - dwie edycje, w ramach każdej z edycji dwie różne publikacje w dwóch różnych gazetach, o objętości pół strony każda z publikacji d.CZAS publikacji - wydanie piątkowe e. ZASIĘG - wydanie regionalne f.cztery różne projekty tj. różne dla każdej edycji i dla każdej publikacji Terminy realizacji zadania IV: Edycja I Termin wykonania projektów dwóch reklam i uzyskania ich akceptacji - nie później niż do 16 czerwca 2010r. Termin umieszczenia reklam - nie później niż do 25 czerwca 2010r. Edycja II Termin wykonania projektów dwóch reklam i uzyskania ich akceptacji - nie później niż do 31 sierpnia 2010 r. Termin umieszczenia reklam - nie wcześniej niż od 3 września i nie później niż do 17 września 2010r. V. Zorganizowanie minieventów 1. Zorganizowanie i pełna obsługa minieventów rolkowo-rowerowych: a.w dziesięciu różnych miejscach: w centrach miast lub innych miejscach o szczególnym natężeniu ruchu pieszego lub sieciowych sklepach sportowych - po jednym w Dąbrowie Górniczej, Sosnowcu, Katowicach, Chorzowie, Częstochowie, Gliwicach, Bielsku Białej, Krakowie, Jaworznie i Zabrzu b. eventy jednodniowe, trwające 5 godzin, z udziałem 5 osób jako liderów spotkania tj. 2 rowerzystów i 3 rolkarzy, ubranych w obrandowaną odzież tj. koszulkę, spodnie krótkie, czapeczkę, zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ (w szczególności rozdział 1). c.wykonanie stojaka z mapą atrakcji Dębowego Świata i opisem projektu Dębowy Świat dla aktywnych. d.podczas mini-eventów Wykonawca zobowiązany jest do rozdawania uczestnikom Map dla aktywnych dostarczonych przez Zamawiającego. Terminy realizacji zadania V: Termin organizacji minieventów - nie później niż od 17 czerwca 2010r. do 30 czerwca 2010r. Uwagi do przedmiotu zamówienia: 1.Zamawiający wyraża każdorazowo niezwłocznie akceptację treści i wzoru wykonywanych projektów - które w pełni odpowiadają jego wymaganiom, w formie elektronicznej. 2. W razie braku akceptacji projektu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w terminie 1 dnia nowego projektu. 3. Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzania zmian w projektach zgodnie z sugestiami Zamawiającego do momentu ich zaakceptowania przez Zamawiającego. 4.W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do dostawy zamawianych materiałów promocyjnych na własny koszt, własnym środkiem transportu i na własne ryzyko do siedziby Zamawiającego. 5. Gdyby z przyczyn niezależnych od Zamawiającego obniżyła się wysokość środków przewidzianych przez Zamawiającego na realizację poszczególnych części umowy lub wystąpiła inna ważna przyczyna uzasadniająca zmniejszenie ilości szacowanych nakładów, nie może to stanowić podstawy do rozwiązania umowy przez Wykonawcę z winy Zamawiającego, ani do żądania kary umownej czy odszkodowania. 6. Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcy wszystkie dostępne mu materiały o charakterze informacyjnym, niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.