Świadczenie usług hotelarskich wraz z obsługą konferencji przedstawicieli wymiaru sprawiedliwości państw członkowskich Unii Europejskiej

Warszawa: Świadczenie usług hotelarskich wraz z obsługą konferencji przedstawicieli wymiaru sprawiedliwości państw członkowskich Unii Europejskiej


Numer ogłoszenia: 209755 - 2012; data zamieszczenia: 02.10.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 197819 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Sąd Apelacyjny w Warszawie, pl. Krasińskich 2/4/6, 00-207 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5308881, faks 022 5309114.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarskich wraz z obsługą konferencji przedstawicieli wymiaru sprawiedliwości państw członkowskich Unii Europejskiej.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej wraz z obsługą konferencji przedstawicieli wymiaru sprawiedliwości państw członkowskich Unii Europejskiej. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 1) noclegi ze śniadaniem i lunchem w pokojach dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania z łazienką, telewizorem oraz dostępem do bezpłatnego przewodowego lub bezprzewodowego (Wi-Fi) internetu, 2) obsługę organizowanej przez Zamawiającego konferencji, tj. w szczególności: - zapewnienie klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 60 osób wraz z pełnym wyposażeniem oraz kabinami i niezbędnym, kompletnym wyposażeniem technicznym do tłumaczeń symultanicznych w dwóch językach , - zapewnienie obsługi przerw kawowych, w tym w szczególności kawa, herbata, soki, ciastka, etc. - w pierwszym dniu konferencji (planowane pierwsze przyjazdy gości od godz. 14°°) zapewnienie osobnej sali oraz obsługi od 2 do 4 osobowej (np. hostessy) w celu umożliwienia przekazania uczestnikom kart identyfikacyjnych oraz materiałów na konferencję, a także powitania uczestników konferencji wraz z drobnym poczęstunkiem ustalonym z Zamawiającym o godz. 17°°. 3. Zamawiający przewiduje świadczenie usługi hotelarskiej w zakresie do 50 pokoi oraz organizację konferencji (lunche, przerwy kawowe, sala konferencyjna, etc.) dla około 60 osób. 4. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: od 24.10.2012 (od godz. 14°°) do 26.10.2012 r. (godz. ok. 14°°). 5. Warunki lokalowe: 1) ilość miejsc noclegowych na minimum 100 osób (w tym 50 pokoi dwuosobowych, - wyłącznie w budynku hotelowym), 2) sala konferencyjna na 60 osób - w dniu 25.10.2012 w godzinach 9°° -15°°, w dniu 26.10.2012 w godzinach 9°° - 13°°, 3) pomieszczenie do przerw kawowych - możliwe jest zorganizowanie przerw na sali konferencyjnej w sposób nie wpływający na przeprowadzenie konferencji, 6. Warunki organizacyjne: 1) rozliczenie za całą usługę wg faktycznie wykorzystanych miejsc noclegowych i posiłków - bezkosztowa rezygnacja przez Zamawiającego z pokoi hotelowych i wyżywienia w terminie na 7 dni przed rozpoczęciem realizacji zamówienia, 2) możliwość korzystania ze sprzętu audiowizualnego, 3) wyposażenie sali konferencyjnej w kabiny do tłumaczeń symultanicznych wraz z osprzętem technicznym - tłumaczenie na 2 języki, 4) umożliwienie Zamawiającemu zorganizowania ochrony uczestników przez podmiot zewnętrzny podczas trwania konferencji, 5) baza żywieniowa na miejscu w formie bufetu szwedzkiego - śniadania i lunche w dniach 25.10.2012 r. i 26.10.2012 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.10.00.00-1, 55.12.00.00-7.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
01.10.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ORBIS S.A. Oddział Sofitel Warsaw Victoria, {Dane ukryte}, 00-065 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 99250,23 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  93778,20

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  93778,20
  / Oferta z najwyższą ceną:
  93778,20

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwaną dalej ustawą Pzp, Zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym wymienione w załączniku 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. Nr 12, poz. 68), może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które wskazane zostały w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: - naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; - naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; - poniesieniem straty w mieniu publicznym; - uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Możliwość skorzystania z uprawnień jakie przyznaje art. 5 ust. 1a ustawy Pzp, została zatem uzależniona od zaistnienia szczególnych przesłanek powodujących, iż skorzystanie z trybów zapewniających konkurencyjność byłoby z jakiś względów mniej korzystne od udzielenia zamówienia w trybie szczególnym, bądź w niektórych przypadkach utrudnione. Przesłanki te mają charakter norm generalnych, a zatem wymagają interpretacji w okolicznościach danego przypadku. Zamawiający zatem przed wszczęciem postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki, obowiązany jest wykazać okoliczności uzasadniające dokonany wybór. Postawą do nabycia przedmiotowych usług w trybie z wolnej ręki mogą być zarówno okoliczności bezpośrednio wskazane w tym przepisie, jak również inne uzasadnione przesłanki. W przedmiotowym zamówieniu będziemy mieli do czynienia z następującymi usługami: - 55100000-1 Usługi hotelarskie - 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Wszystkie wymienione usługi są ujęte w kategorii 17 i należą do usług niepriorytetowych. Sąd Apelacyjny w Warszawie jest organizatorem konferencji przedstawicieli wymiaru sprawiedliwości państw Unii Europejskiej, która odbędzie się w dniach 24.10.2012 do 26.12.2012 roku. Konferencje te odbywają się corocznie, a każdego roku za ich organizację jest odpowiedzialny kolejny wytypowany sąd apelacyjny lub prokuratura mający siedzibę w stolicy państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Konieczne jest zatem utrzymanie nie tylko standardów jakościowych zakwaterowania, jak również organizacji konferencji. Biorąc pod uwagę postanowienia art. 10 ust. 1 ustawy Pzp, wskazujące że podstawowymi trybami udzielenia zamówienia są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony Zamawiający podjął próbę udzielenia zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego. Dnia 10.08.2012 wszczęto w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 173261-2012 przetarg nieograniczony na świadczenie przedmiotowej usługi. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 28.08.2012 roku. W wyznaczonym terminie do Zamawiającego nie wpłynęła żadna oferta. Konferencja przedstawicieli wymiaru sprawiedliwości państw Unii Europejskiej ma charakter zamknięty, a udział w niej mają zagwarantowane osoby reprezentujące poszczególne sądy i prokuratury państw członkowskich. Liczba uczestników jest trudna do przewidzenia, a sytuacja w tym zakresie zmienia się w sposób dynamiczny wraz z upływem czasu i zbliżaniem się terminu konferencji. W związku z powyższym Zamawiający wiedząc, iż w przetargu nieograniczonym nie uzyskał żadnej oferty przeprowadził telefoniczne rozpoznanie rynku wśród hoteli spełniających wymagania określone w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Sprawdzono, czy hotele te są w stanie w wyznaczonym terminie zapewnić możliwość organizacji konferencji, w szczególności pod względem posiadania odpowiedniej ilości wolnych pokoi oraz stosownej sali konferencyjnej i wyposażenia. Z rozpoznania wynikało, że jedynie jeden hotel może spełnić wszystkie wymagane warunki, z zastrzeżeniem, że musi podjąć jeszcze kroki sprawdzające wstępne i nie potwierdzone rezerwacje. W związku z powyższym Zamawiający, chcąc prowadzić kolejne postępowanie skutkujące podpisaniem umowy w trybie konkurencyjnym (np. przetargu nieograniczonego) zmuszony byłby przynajmniej do obniżenia wymaganego standardu hotelu do czterech gwiazdek. Standard ten nie zapewniałby jednak w przypadku części hoteli odpowiednich warunków zakwaterowania i przeprowadzenia konferencji. Z uwagi na kwestie bezpieczeństwa, oszczędną realizację zamówienia, terminarz i specyfikę konferencji Zamawiający nie może brać również pod uwagę możliwości zakwaterowania gości w kilku hotelach. Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp Zamawiający w przypadku przeprowadzenia kolejnego postępowania w trybie konkurencyjnym mógłby obligatoryjnie zastosować tryb zamówienia z wolnej ręki, pod warunkiem, że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w sposób istotny zmienione. Przeprowadzenie kolejnego postępowania przetargowego, bez istotnej zmiany warunków byłoby naruszeniem zasad określenia przedmiotu zamówienia, gdyż Zamawiający w czasie od dnia 10.08.2012 roku otrzymał dodatkowe informacje, dotyczące w szczególności spodziewanej liczby uczestników, która jest niższa, niż przewidywana w pierwszym postępowaniu. Ponadto, przeprowadzenie kolejnego postępowania, mimo małej wartości zamówienia i usług niepriorytetowych, w przypadku jego unieważnienia uniemożliwiłoby Zamawiającemu terminową realizację konferencji. Pomimo ograniczenia ilości zamawianych pokoi, zgodnie z rozpoznaniem rynku zakwaterowanie i obsługę konferencji w terminie 24.10.2012 do 26.12.2012 roku może zapewnić tylko jeden hotel. Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy Pzp, zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki jest możliwe w przypadku, jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Jak wcześniej wykazano jedynie bezzwłoczne wszczęcie postępowania w trybie zamówienia z wolej ręki, zaproszenie Wykonawcy i podjęcie negocjacji może dać Zamawiającemu gwarancję zapewnienia miejsc hotelowych oraz sali konferencyjnej w terminie 24.10.2012 do 26.12.2012 roku. Nie stosowanie przesłanek do zamówienia z wolej ręki określonych w art. 67 ust. 1 na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy Pzp jest również możliwe, gdy zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Celowość wydatkowania środków w przedmiotowym postępowaniu na świadczenie usługi hotelowej i obsługę konferencji nie może budzić wątpliwości, gdyż są to główne usługi, bez których zorganizowanie konferencji nie byłoby możliwe. Podobnie efektywność nie może być podważana, gdyż działania Zamawiającego dążą do zachowania odpowiedniego standardu organizowanej konferencji, stosownie do konferencji organizowanych w ubiegłych latach przez sądy i prokuratury innych krajów członkowskich Unii Europejskiej. Warunek oszczędności wydatkowania środków publicznych będzie spełniony poprzez organizację konferencji w jednym hotelu. Koszty zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom przez stosowne służby, wliczając koszty konwojowania będą znacznie mniejsze w takim przypadku, niż gdyby podzielono zamówienie - z konieczności realizacji konferencji - i zdecydowano się na rozmieszczenie uczestników w kilku hotelach. Pamiętać należy, że przesłanki określone w art. 5 ust. 1a do zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki nie są katalogiem zamkniętym. Przy realizacji przedmiotowego zamówienia hotele spełniające wymagania Zamawiającego (pięć gwiazdek w centrum m.st. Warszawy) nie były zainteresowane złożeniem oferty w przetargu nieograniczonym, co wykazało przeprowadzone postępowanie. W okresie, w którym realizowana jest konferencja hotele pięciogwiazdkowe w centrum Warszawy posiadają prawie pełną rezerwację pokoi hotelowych i sal konferencyjnych, bez potrzeby udziału w postępowaniach przetargowych. W takich warunkach jedynie niezwłoczne przystąpienie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki pozwoliło Zamawiającemu na prawidłową organizację konferencji w terminie 24.10.2012 do 26.12.2012 roku.