Prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Zwierzyniec oraz jednostek organizacyjnych Gminy Zwierzyniec.

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Zwierzyniec oraz jednostek organizacyjnych Gminy Zwierzyniec. Liczba jednostek może ulec zmianie w następstwie zmian organizacyjnych w trakcie trwania umowy. W przypadku powołania nowych jednostek bądź wyodrębnienia nowych rachunków bankowych tych jednostek, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z SIWZ. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości prowadzonych w poszczególnych jednostkach rachunków bankowych, bez konieczności zmiany umowy na obsługę bankową Gminy. Miesięczna obsługa bankowa obejmująca : 1) otwieranie i prowadzenie rachunków bieżących, rachunków pomocniczych dla: a) budżetu gminy, b) jednostek organizacyjnych. Zamawiający , w okresie obowiązywania umowy , zastrzega sobie prawo ( na pisemny wniosek) do : - otwarcia innych rachunków bankowych, w tym rachunków prowadzonych w walutach obcych na warunkach określonych w ofercie, - likwidacji rachunków bankowych, - potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych. 2) wykonywanie operacji gotówkowych: a) przyjmowanie wpłat gotówkowych w kasach banku: - przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, - przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki zamawiającego, Zamawiający wymaga by Wykonawca nie obciążał wpłacających (podatników, płatników) prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Zwierzyniec i jednostek organizacyjnych. b) dokonywanie wypłat gotówkowych w kasach banku: - przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków za pomocą czeków oraz za pomocą zlecenia wypłaty gotówkowej, - na rzecz osób fizycznych, wskazanych przez posiadacza rachunku w zleceniach wypłaty gotówkowej. Usługą tą mogą być objęte w szczególności wypłaty zasiłków i świadczeń społecznych, świadczeń rodzinnych, oraz inne wypłaty na zlecenie Zamawiającego. 3) wykonanie operacji bezgotówkowych - realizowanie przelewów wewnętrznych i do innych banków w wersji elektronicznej i papierowej; - realizowanie w czasie rzeczywistym przelewów dokonywanych przy pomocy systemu bankowości elektronicznej, - realizowanie zbiorczych dyspozycji płatniczych (przelewów) przygotowanych na elektronicznym nośniku informacji w celu złożenia ich w Oddziale Banku, - realizowanie przelewów złożonych w formie papierowej w dniu ich złożenia lub w dniu wskazanym na dyspozycji jako data realizacji. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej, bank umożliwi realizacje przelewów w formie papierowej. 4) zapewnienie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Zamawiającego - usługi bankowości elektronicznej w formie bankowości Internetowej lub homebanking System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i system winien umożliwiać w szczególności: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach bankowych, b) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych zawartych w przelewie i wynikających z Prawa Bankowego. Tworzenie zbiorów ma na celu umożliwienie by raz wprowadzone dane do systemu bankowości elektronicznej można było wielokrotnie wykorzystywać przy realizacji przelewów, c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów w zbiorze operacji; przy czym w okresie obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania zbiorów danych oraz prowadzić w tym okresie archiwum, d) składanie poleceń przelewu, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych, e) składanie wielu przelewów w formie paczki, umożliwiającej jednorazowe zatwierdzenie zbioru zleceń przez uprawnione osoby, f) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku, g) monitorowanie operacji i sporządzanie z wybranego okresu obsługi szczegółowych wyciągów dla wszystkich operacji, h) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie ( wymóg systemu wielostanowiskowego), i) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem Bankowości elektronicznej (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank). Bank zobowiązany jest do wdrożenia systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych (w jednostkach, które zdecydowały o korzystaniu z tego systemu) - niezwłocznie od daty podpisania umowy na realizację zamówienia. Na dzień podpisania umowy Zamawiający przewiduje instalacje- dwie w siedzibie Gminy Zwierzyniec oraz jedną dla każdej z jednostek organizacyjnych z możliwością korzystania wielostanowiskowego w ramach każdej z nich. Zamawiający zastrzega sobie też możliwość wdrożenia w nowopowstałych jednostkach organizacyjnych w późniejszym terminie, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Bank zapewni bieżące doradztwo i pomoc z zakresu obsługi systemu oraz stałe świadczenie usług serwisowych. Bank zobowiązany jest zapewnić także szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi Systemu. Szkolenia pracowników jednostek muszą odbywać się w ich siedzibach. Po zakończeniu realizacji umowy Bank zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki kontrahentów i dane adresowe), w formacie uzgodnionym z zamawiającym. 5) sporządzanie i przekazywanie wyciągów bankowych, przedstawiających obroty za okres jednodniowy na poszczególnych rachunkach bankowych. Bank zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie papierowej wraz z kompletem dokumentów źródłowych, będących podstawą zapisu w wyciągach bankowych oraz udostępnić je w formie elektronicznej (poprzez system elektronicznej obsługi bankowej) w następnym dniu roboczym po dokonaniu operacji do godz.11:00 , gdy przypada dzień wolny, w pierwszym dniu roboczym po dokonaniu operacji; a) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, numer rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku; b) wyciąg bankowy musi zawierać informacje o wszystkich operacjach pieniężnych uznających i obciążających rachunek z dyspozycji właściciela konta lub dyspozycji różnych kontrahentów, księgowania odsetek i prowizji, a także informację o saldzie początkowym i końcowym rachunku. c) wyciąg bankowy musi zapewnić możliwość identyfikacji źródeł przychodów, poprzez określenie nazwy kontrahenta, tytułu płatności (wszystkie informacje jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności), daty obciążenia rachunku kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty przez kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłaty, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. Zakres informacji nie będzie wykraczał poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych; d ) przekazane przez bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie bankowości elektronicznej; 6) prowadzenie przez Bank , na rzecz obsługi Zamawiającego obsługi płatności masowych ( wpłaconych w pieniądzu i przelewem), kierowanych na rachunek rozliczeniowy klienta, poprzez tzw. Rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności. Usługa ta polega na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych(codziennie), wpływających na rachunki wirtualne i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym zamawiającego, zbiorczymi kwotami przyjętych wpłat oraz przekazywaniu Zamawiającemu raportu( pliku analitycznego), zawierającego szczegółowe dane, dotyczące przyjętych wpłat. Wpłaty na rachunki wirtualne są rejestrowane w systemie transakcyjnym banku i księgowane w godzinach sesji przychodzących. Środki wpływające na rachunki wirtualne, do momentu przekazania na rachunek Gminy nie są oprocentowane. Na dzień umowy Zamawiający przewiduje 1 rachunek pomocniczy z przypisaną maska płatności masowych. Zamawiający zastrzega sobie zwiększenie ilości rachunków pomocniczych w razie potrzeby. 7) pośrednictwo Banku, jeśli jest wymagane, w przypadku dochodzenia roszczeń z gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i innych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień Publicznych. 8) Wykonywanie innych czynności bankowych, których potrzeba wynika ze specyfiki przedmiotu zamówienia, niezbędne do kompleksowej realizacji świadczenia w kształcie wynikającym ze stosunku zobowiązanego. 9) przechowywanie depozytów, 10) wydawanie książeczek czekowych, 11) zapewnienie dostępu do informacji telefonicznej o saldzie lub operacjach dnia na rachunku, 12) wydawanie zaświadczeń, potwierdzeń, opinii bankowych, 13) zapewnienie doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym: a) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp., b) kontakt z doradca będzie się odbywał w sposób osobisty, telefonicznie lub mailowo, c) Bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym w zakresie bankowości elektronicznej. 14) Zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych (wskazanych przez Zamawiającego), polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach na rachunek bieżący budżetu Gminy. 15) Zapewnienie możliwości otwarcia, na wniosek Zamawiającego, nieoprocentowanego rachunku bankowego i jednocześnie zwolnionego z opłaty miesięcznej za jego prowadzenie. 16) Zapewnienie możliwości dysponowania środkami pieniężnymi w dniu ich wpływy na rachunek bankowy. 17) Realizację przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie, w przypadku łączenia, przekształcania lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego. Kredyt w rachunku podstawowym budżetu Gminy: 1) udostępnienie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy. a) Bank zobowiązany jest udzielić zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu Gminy. b) Kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał z Uchwały Rady Miejskiej w Zwierzyńcu; każdorazowo uruchamiany będzie na podstawie wniosku o udzielenie kredytu krótkoterminowego po przekazaniu do Banku stosownej uchwały oraz podpisaniu umowy o kredyt krótkoterminowy. c) w pierwszym roku obowiązywania umowy (2016) Bank zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego do wysokości 1.800.000,00 zł ( słownie: Jeden milion osiemset tysięcy 00/100 złotych); w kolejnych latach wysokość kredytu wynikać będzie z określonego przez Radę Miejską w Zwierzyńcu w uchwale upoważnienia do zaciągania kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu., d) przeznaczeniem kredytu krótkoterminowego będzie pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu Gminy. Oznacza to, że będzie on spłacony najpóźniej ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy - ostatniego dnia obowiązywania umowy, e) pułap kredytu krótkoterminowego będzie w dyspozycji Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy; faktycznie kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia, f) koszty kredytu stanowią : - zmienne oprocentowanie kredytu, które wyrażone będzie jako: suma średniej stawki WIBOR 1M z miesiąca poprzedzającego okres obrachunkowy i stałej w trakcie trwania umowy marży banku, g) średnie prognozowane zadłużenie w ramach kredytu w rachunku bieżącym założono na poziomie 1.800.000,00 zł w okresie 90 dni w każdym roku obowiązywania, h) Bank będzie naliczał odsetki za okres od dnia powstania zadłużenia z tytułu udzielonego kredytu do dnia poprzedzającego jego spłatę włącznie. i) w okresie kredytowania odsetki będą naliczane za miesięczne okresy obrachunkowe. Za niepełne okresy obrachunkowe odsetki będą naliczane za okres faktycznego korzystania przez zamawiającego z kredytu. j) odsetki będą pobierane od faktycznego zadłużenia , a miesięczny okres obrachunkowy równy będzie miesiącowi kalendarzowemu, k) spłata odsetek następować będzie automatycznie w każdym ostatnim dniu miesiąca za dany miesiąc. W przypadku gdy ostatni dzień danego miesiąca jest dniem wolnym od pracy, spłat odsetek nastąpi w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca. l) Zamawiający nie dopuszcza pobierania prowizji od udzielonego kredytu krótkoterminowego. Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych: a) oprocentowanie środków na rachunkach bankowych będzie ustalane dla każdego miesięcznego okresu odsetkowego w oparciu o stawkę procentową WIBID 1 M według ostatniego notowania w miesiącu poprzedzającym i stałą w trakcie trwania umowy ( dodatnią) marżę Banku; b) przy naliczaniu odsetek przyjmuje się rzeczywista liczbę dni w okresie odsetkowym i liczbę dni w danym roku - 365; c) odsetki naliczane od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych dopisywane będą do kapitału w okresach miesięcznych, na koniec każdego miesiąca; d) odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego będą przekazywane na rachunek budżetu Gminy na dzień kończący miesiąc. Możliwość lokowania wolnych środków na lokatach terminowych negocjowanych: a) lokowaniu podlegają środki pozostające na rachunkach bieżących i pomocniczych b) waluta poszczególnych rodzajów rachunków lokat terminowych, okres lokaty, kwota oraz wysokość ich oprocentowania, określana jest każdorazowo w dokumencie potwierdzającym otwarcie rachunku lokaty terminowej; c) możliwość lokowania środków zgromadzonych na rachunku bieżącym budżetu na lokatach typu Overnight i weekendowych (obejmujących godziny popołudniowe i nocne oraz dni ustawowo wolne od pracy) d) środki z lokat overnight i lokat weekendowych muszą być dostępne na rachunku Zamawiającego od godz. 730 następnego dnia roboczego. Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków w innych bankach. Wykonawca zobowiązany jest do : 1) posiadania , na dzień rozpoczęcia realizacji zamówienia , na ternie miasta Zwierzyniec , oddziału, placówki lub filii banku , gwarantujące wykonanie wszystkich czynności związanych z obsługa bankową Zamawiającego. 2) nie pobierania opłat: a) od wpłat gotówkowych , dokonywanych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego przez osoby fizyczne i prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej, w siedzibie, oddziałach i filiach Banku. b) od wydania nośników pieniądza elektronicznego, c) wydawania na pisemne, ustne lub telefoniczne zlecenie zaświadczeń i opinii bankowych, d) za objecie systemem bankowości elektronicznej wszystkich rachunków bankowych Gminy i jej jednostek poprzez wyposażenie w oprogramowanie wraz z instalacją na sprzęcie komputerowym stanowiącym własność Zamawiającego, przeszkolenie pracowników Zamawiającego oraz zapewnienie prawidłowej pracy zainstalowanych urządzeń i oprogramowania e) od przechowywanych depozytów, f) od salda od niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym. 3) zapewnienia wykonywania czynności związanych z obsługą kasową realizacja wpłat i wypłat gotówkowych) budżetu Gminy oraz jednostek organizacyjnych w dni robocze , tj. poniedziałek - piątek w godz. Od 7.30 do 14.30 Koszty obsługi bankowej budżetu stanowić będą: 1) następujące opłaty: a) opłaty za otwarcie rachunków bieżących; b) opłaty za otwarcie rachunków pomocniczych; c) opłaty za otwarcie rachunków pomocniczych z przypisaną maską płatności masowych; d) opłaty za prowadzenie rachunków bieżących ( uwzględniające koszty sporządzania wyciągów); e) opłaty za prowadzenie rachunków pomocniczych (uwzględniające koszty sporządzania wyciągów); f) opłaty za prowadzenie rachunków pomocniczych z przypisaną maską płatności masowych (uwzględniające koszty sporządzania wyciągów); g) opłaty od wpłat gotówkowych od osób upoważnionych, dokonujących wpłat w imieniu posiadacza rachunku; h) opłaty od wpłat od osób trzecich na rachunki zamawiającego; i) opłaty od wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków na podstawie czeku lub w innej formie; j) opłaty od wypłat gotówkowych na rzecz osób fizycznych, wskazanych przez posiadacza rachunku w zleceniach wypłaty gotówkowej; k) opłaty od wypłat gotówkowych na rzecz osób fizycznych, wskazanych przez posiadacza rachunku w zbiorczych zleceniach wypłaty gotówkowej ( np. wypłaty zasiłków i świadczeń rodzinnych ); l) opłata za realizację przelewu w wersji papierowej na rachunki prowadzone w banku prowadzącym obsługę; m) opłata za realizację przelewu w wersji papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach; n) opłata za realizację zbiorczych dyspozycji płatniczych (przelewów), na rachunki w banku prowadzącym obsługę, przygotowanych na elektronicznym nośniku informacji w celu złożenia ich w oddziale Banku; o) opłata za realizację zbiorczych dyspozycji płatniczych (przelewów), na rachunki prowadzone w innych bankach, przygotowanych na elektronicznym nośniku informacji w celu złożenia ich w oddziale Banku; p) opłata abonamentowa za system elektronicznej obsługi bankowej; q) opłata za realizację przelewu w formie elektronicznej na rachunki w banku prowadzącym obsługę; r) opłata za realizację przelewu w formie elektronicznej na rachunki prowadzone w innych bankach; s) opłata za blankiety czekowe; t) koszt kredytu w rachunku bieżącym, na który składają się zmienne oprocentowanie kredytu, które wyrażone będzie jako: suma średniej stawki WIBOR 1M z miesiąca poprzedzającego okres obrachunkowy i stałej w trakcie trwania umowy marży banku W umowie na obsługę bankową za obowiązujące uznaje się wyłącznie koszty wymienione powyżej. Bank nie może naliczyć innych opłat ani obciążyć Zamawianego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi. Do wyliczenia ceny (dla potrzeb oferty) Wykonawcy muszą przyjąć założenia: a) ilość rachunków bieżących - 8; b) ilość rachunków pomocniczych - 17; c) ilość rachunków pomocniczych z przypisaną maską płatności masowych - 1; d) ilość rachunków wirtualnych przypisanych do rachunku rozliczeniowego obsługującego płatności masowe - 2.000; e) wartość wpłat gotówkowych w ciągu roku - 2.346.940,36 zł; f) wartość wypłat gotówkowych na podstawie czeku lub w innej formie w ciągu roku - 416.317,42 zł; g) ilość dyspozycji wypłat gotówkowych na rzecz osób fizycznych, wskazanych przez posiadacza rachunku w zbiorczych zleceniach wypłaty gotówkowej w ciągu roku - 185 po 70 pozycji; h) ilość przelewów w wersji papierowej na rachunki prowadzone w banku prowadzącym obsługę w ciągu roku - 150; i) ilość przelewów w wersji papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach w ciągu roku - 173; j) ilość przelewów elektronicznych na rachunki prowadzone w banku prowadzącym obsługę w ciągu roku - 2.943; k) ilość przelewów elektronicznych na rachunki prowadzone w innych bankach w ciągu roku - 11.453; l) ilość zbiorczych dyspozycji płatniczych (przelewów), na rachunki w banku prowadzącym obsługę, przygotowanych na elektronicznym nośniku informacji w celu złożenia ich w oddziale Banku w ciągu roku - 2 po 100 pozycji każda; m) ilość zbiorczych dyspozycji płatniczych (przelewów), na rachunki w innych bankach, przygotowanych na elektronicznym nośniku informacji w celu złożenia ich w oddziale Banku w ciągu roku - 2 po 100 pozycji każda; n) ilość jednostek w których ma być wdrożona bankowość elektroniczna - 8 w tym: Urząd Miejski w Zwierzyńcu - 2 stanowiska, Zespół Szkół w Zwierzyńcu - 1 stanowisko, Zakład Gospodarki Komunalnej w Zwierzyńcu - 1 stanowisko, Przedszkole Samorządowe w Zwierzyńcu - 1 stanowisko, Środowiskowy Dom Samopomocy w Sochach - 1 stanowisko, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zwierzyńcu - 1 stanowisko, Centrum Kultury i Biblioteka Publiczna- 1 stanowisko, Warsztat Terapii Zajęciowej - 1 stanowisko. o) ilość wydanych blankietów czekowych - 176; p) przyznany pułap kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu, będącego w dyspozycji Zamawiającego, w każdym roku obowiązywania umowy, wyniesie 1.800.000 zł. r) zadłużenie z tytułu kredytu w rachunku bieżącym będzie utrzymywało się na poziomie 1.800.000,00 zł w okresie 90 dni w każdym roku obowiązywania umowy, w tym w roku 2016 również. s) do obliczenia ceny ofertowej kredytu w rachunku bieżącym Wykonawcy przyjmą stawkę WIBOR 1 M według stanu na dzień 29 stycznia 2016 roku, która wyniosła 1,60 %