Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Starostwa Powiatowego w Brodnicy.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Brodnicy, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz ewentualnych zwrotów przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. Szacunkowe zestawienie ilościowe przesyłek pocztowych będących przedmiotem zamówienia: 1) Przesyłki listowe (zwykłe) nierejestrowane w obrocie krajowym - 5 084,00 szt, 2)Przesyłki listowe (zwykłe) nierejestrowane (szybszej kategorii- priorytetowe) w obrocie krajowym - 3,00szt, 3)Przesyłki listowe polecone rejestrowane bez potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym - 1 294,00szt, 4)Przesyłki listowe polecone rejestrowane z potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym - 11 328,00szt, 5)Przesyłki listowe rejestrowane (szybszej kategorii - priorytetowe) z potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym- 63,00szt, 6)Przesyłki listowe rejestrowane (szybszej kategorii - priorytetowe) bez potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym - 10,00szt, 7)Paczki polecone z potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym - 10,00szt. 8)Przesyłki listowe polecone rejestrowane z potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie zagranicznym - 40,00szt, 9) Przesyłki listowe (zwykłe) nierejestrowane w obrocie zagranicznym - 1,00szt. Wykonawca będzie świadczył usługi pocztowe z uwzględnieniem przepisów: a) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529); b) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468); c) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545); d) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) zwanym dalej kpa; e) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późn. zm.) zwanym dalej kpc; f) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. z 2014 r. poz. 1182) g) innych obowiązujących aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia; h) SIWZ oraz załączników do niniejszej SIWZ. 2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) przesyłki listowe o wadze do 2000 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe - przesyłka nierejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana, najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone - przesyłka rejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii w obrocie krajowym, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana, najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym (przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem), e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x l40 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm, wysokości 20 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm, wysokość 20 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 2) paczki pocztowe krajowe i zagraniczne o wadze do 20000 g (Gabaryt A i B): a) ekonomiczne - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, Gabaryt A - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm. Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm; Gabaryt B - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 3. Ilość i rodzaj przesyłek/usług określonych w załączniku nr 2 do niniejszej SIWZ mają charakter wyłącznie szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach, a po stronie Wykonawcy podstaw do wysuwania roszczeń w przypadku nadawania przesyłek w ilościach mniejszych niż szacunkowe. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zmiany ilości oraz/lub rodzaju przesyłek nie stanowią podstawy do zmiany treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. 4. Na osobnym formularzu do oferty, należy dołączyć aktualny cennik przesyłek pocztowych niewyszczególnionych przez Zamawiającego w załączniku nr 2 do niniejszej SIWZ. Cennik ten nie będzie podlegał ocenie Zamawiającego. 5. Wykonawca, co najmniej pięć dni w każdym tygodniu miesiąca, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, zobowiązany jest: a) odbierać nadane przesyłki pocztowe Zamawiającego w godzinach 14.30 - 15.00 w placówce Wykonawcy, mieszczącej się na terenie Brodnicy, b) doręczać wszystkie przesyłki pocztowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym w sposób określony w art. 43, 44 § 1-3, art. 45-47 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r. poz. 267 z późn. zm.), c) doręczać wszystkie przesyłki listowe najszybszej kategorii, niebędące usługą dodatkowo płatną, każdemu adresatowi w terminie D+3 (gdzie D jest dniem przekazania przesyłki wychodzącej od Zamawiającego), d) doręczać wszystkie przesyłki listowe niebędące przesyłkami najszybszej kategorii każdemu adresatowi w terminie D+5 (gdzie D jest dniem przekazania przesyłki wychodzącej od Zamawiającego), e) doręczać wszystkie paczki pocztowe będące oraz niebędące paczkami najszybszej kategorii w możliwie najkrótszym terminie, najpóźniej w terminie D+3 (gdzie D jest dniem przekazania paczki wychodzącej od Zamawiającego). f) zwracać do sekretariatu Zamawiającego (pokój nr 9) wszystkie: niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru przesyłek pokwitowane przez adresata (lub inną osobę uprawnioną) niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu 5 dni roboczych liczonych od daty, odpowiednio, ich niedoręczenia/doręczenia. 6. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia przesyłek w książce nadawczej. Przesyłki nierejestrowane i paczki nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego. Zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch identycznych egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Fakt przekazania przesyłek celem ich nadania każdorazowo zostanie potwierdzony w formie pisemnej przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego (lub inną uprawnioną do tego osobę) oraz przez upoważnionego pracownika Wykonawcy (lub inną upoważnioną przez Wykonawcę osobę). Potwierdzenie przekazania przesyłek będzie następowało w formie złożenia podpisu i daty na dokumencie zawierającym m.in. uporządkowany wykaz adresatów. 7. Każda przesyłka pocztowa, w tym przesyłka o której mowa w art. 57 § 5 pkt 2 kpa oraz art. 165 § 2 kpc, musi być nadana przez Wykonawcę z datą jej wpisania w książce nadawczej i przekazania Wykonawcy. 8. Adres placówki operatora pocztowego, w którym dokonywany będzie każdorazowo odbiór przesyłek nadanych przez Zamawiającego jest stały przez cały okres trwania umowy. 9. Zmiana dotychczasowej lokalizacji placówki Wykonawcy każdorazowo wymagać będzie uprzedniej zgody Zamawiającego w formie pisemnej. Zmiana osoby upoważnionej do odbioru przesyłek pocztowych od Zamawiającego wymaga pisemnej informacji przekazanej do Zamawiającego co najmniej na 2 dni przed planowaną zmianą. 10. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę na podany adres do każdego miejsca w kraju i za granicą. 11. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 12. Realizacja przedmiotowego zamówienia odbywać się musi zgodnie z wymogami Ustawy o ochronie danych osobowych. Informacje o adresatach (w tym treść korespondencji) muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby uniemożliwić do nich dostęp osobom niepowołanym. 13. Wykonawca zobowiązany jest do właściwego, czytelnego oznaczania każdej rejestrowanej przesyłki pocztowej na jej stronie adresowej oraz w książce nadawczej (m.in. numerami nadawczymi). 14. Wykonawca musi zapewnić Zamawiającemu bezpłatnie druki zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłek. 15. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca musi udokumentować, w formie papierowej (np. kopia zbiorczego spisu potwierdzenia odbioru, wydruk komputerowy itp.), odbiór przesyłki rejestrowanej ze wskazaniem co najmniej nazwiska osoby odbierającej przesyłkę i datą jej odbioru. Każdorazowo dokument taki zostanie opatrzony datą sporządzenia, podpisem sporządzającego i pieczęcią firmową Wykonawcy. 16. Wykonawca ma obowiązek posiadać co najmniej: jedną stałą placówkę odbiorczą na terenie każdej miejscowości powiatu brodnickiego, wymienionej w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ (zestawienie placówek), oraz co najmniej placówkę zdawczo-odbiorczą na terenie miasta Brodnica. Placówki powinny być czynne co najmniej przez 5 dni w każdym tygodniu miesiąca z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w tym placówka w Brodnicy powinna być czynna co najmniej w godzinach 08.00-16.00, pozostałe placówki czynne nieprzerwanie co najmniej 4 godziny dziennie w godzinach 08.00-17.00. 17. Zabrania się Wykonawcy i innym podmiotom działającym na jego rzecz lub w jego imieniu, które zostały zobowiązane do nadania, przemieszczenia, doręczenia oraz zwrotu przesyłki pocztowej, do umieszczania na przesyłkach pocztowych jakichkolwiek informacji, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym w formie pisemnej. Niedopuszczalne jest zakrywanie częściowe lub całkowite informacji dotyczących m.in.: nadawcy, adresata i opłaty pocztowej umieszczanych przez Zamawiającego na opakowaniach przesyłki/przesyłek. Wyjątek w tym zakresie stanowią informacje operatora wyznaczonego niezbędne do realizacji usługi pocztowej. 18. Nadanie przesyłki pocztowej Wykonawca każdorazowo dokumentuje na przesyłce w formie stempla (nadruku lub naklejki) opatrzonego czytelną datą nadania. Stempel dodatkowo może zawierać nazwę miejscowości nadania oraz nazwę/symbol operatora. 19. Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot niniejszego zamówienia z należytą starannością, poprzez zapewnienie właściwych warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do prawidłowego świadczenia usług pocztowych z zachowaniem bezpieczeństwa obrotu, przestrzegając tajemnicy pocztowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych. 20. Usługi pocztowe będą opłacane przez Zamawiającego w formie opłaty z dołu. 21. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 10-go następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Wykonawca wystawi fakturę VAT zawierającą zestawienie ilościowo - wartościowe poszczególnych przesyłek pocztowych. Faktury będą płatne przelewem, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 22. Faktury będą wystawiane na: Powiat Brodnicki, ul. Kamionka 18, 87-300 Brodnica, Nr NIP: 874-17-39-961. 23.Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wzór (propozycję) umowy na świadczenie usług pocztowych dla Zamawiającego, zawierający istotne postanowienia umowy, określone w Rozdziale IXX do niniejszej SIWZ. Zamawiający zastrzega możliwość nieskorzystania z zapisów przedłożonej propozycji umowy.