Kompleksowa organizacja konferencji Forum Samorządowego Partnerstwa Wschodniego 19-20.09.2013 r

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: 1. Kompleksowa organizacja konferencji Forum Samorządowego Partnerstwa Wschodniego. 1.1. Przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 200 osób. 1.2.Termin wydarzenia: 19- 20 września 2013 r. 2. Do zadań Wykonawcy należała będzie koordynacja przygotowań i realizacji konferencji, a w szczególności: 2.1. Wykonawca jest zobowiązany do konsultacji z Zamawiającym procesu realizacji całości usługi oraz sprawowania nadzoru nad całością przebiegu wydarzeń. W tym celu Wykonawca zapewni koordynatora (lub koordynatorów), który będzie zobowiązany do: - koordynacji całości usługi oraz kontaktu z Zamawiającym, - współpracy przez cały okres realizacji zamówienia z przedstawicielami: 1) obiektu, w którym odbywa się konferencja (m.in. w zakresie koordynacji prac montażowych), 2) hoteli, 3) firmy cateringowej, 4) firmy odpowiedzialnej za obsługę techniczną, 5) firmy transportowej; - osobistej obecności w trakcie każdego z wydarzeń objętego przedmiotem zamówienia oraz reagowania w przypadku spostrzeżenia nienależytego wykonywania zamówienia. Osobista obecność nie dotyczy realizacji usługi transportowej. 2.2. Wykonawca zapewni stałą obecność personelu technicznego (co najmniej dwóch osób) o kwalifikacjach niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. 2.3. Osoby wymienione powyżej będą ubrane stosownie do rangi spotkań i swojej roli. 2.4. Po zakończeniu realizacji każdej z części zamówienia, Wykonawca zapewni sprzątnięcie przestrzeni, w której będą się one odbywać oraz pomieszczeń pomocniczych. 3. Do zadań Wykonawcy należeć będzie również rezerwacja pokoi hotelowych, a w szczególności: 3.1. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji miejsc noclegowych dla uczestników konferencji 3.2. Wykonawca na podstawie wstępnej rezerwacji, dokona osobiście rezerwacji pokoi dla maksymalnie 70 wskazanych uczestników konferencji. 3.3. Wykonawca na podstawie wstępnej rezerwacji, zapewni możliwość dokonania indywidualnej rezerwacji przez pozostałych maksymalnie 130 uczestników konferencji. 3.4. Wykonawca opłaca noclegi uczestników, o których mowa w pkt. 3.2., w ilości zgodnej z realnie wykorzystaną liczbą pokoi. 4. Opis zadań z zakresu transportu. 4.1. Wykonawca w dniach 18- 21 września 2013 r. zaplanuje oraz zapewni odbiór z hali przylotów i dowóz do hali odlotów lotniska Warszawa - Okęcie dla maksymalnie 70 osób oraz wszystkie przejazdy na trasie Warszawa- Białystok, Białystok- Warszawa dla maksymalnie 70 osób. Na hali przylotów lotniska Wykonawca zorganizuje oznakowany, dobrze widoczny punkt informacyjny, do którego będą zgłaszać się przylatujące osoby. Osoba/osoby aktywnie obsługujące punkt informacyjny muszą posługiwać się językiem rosyjskim oraz angielskim w stopniu podstawowym-komunikatywnym. 4.2. Wykonawca zapewni w dniu 20 września 2013 r. transport w czasie wizyt studyjnych na terenie miasta i okolic (maksymalnie 5 busów - 20 osobowych). 5. Wymogi dotyczące materiałów konferencyjnych: 5.1. Na podstawie wytycznych i materiałów przekazanych przez Zamawiającego Wykonawca opracuje projekty graficzne, wykona oraz dostarczy do wskazanych miejsc materiały informacyjne tj: 500 szt. zaproszeń, 3 szt. roll-upów, 3 szt. bannerów (Wykonawca umieści jeden banner stojący na ramie o wymiarach 4x10 m przed wejściem do budynku konferencji oraz dwa na sali konferencyjnej o wymiarach 3x6 m każdy, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego), oraz dla maksymalnie 200 osób: - materiały w formie książeczki zawierającej informacje nt. konferencji i jej program, - imienne identyfikatory dla uczestników spotkań: badge + smycz. 6. Tłumaczenie symultaniczne w dniu 19 września 2013 r. Tłumaczenie symultaniczne kabinowe trzech języków: polskiego, rosyjskiego, angielskiego. Do realizacji zamówienia skierowanych zostanie po 2 tłumaczy z każdego języka obcego. Wykonawca zapewnia cały sprzęt techniczny potrzebny do realizacji tłumaczenia oraz jego nagrywania 7. Wyposażenie i obsługa techniczna w dniu 19 września 2013 r. 7.1. Konferencja odbędzie się w obiekcie: Centrum Nowoczesnego Kształcenia Politechniki Białostockiej. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany obiektu na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem konferencji o czym powiadomi Wykonawcę. Zamawiający wynajmie i opłaci koszty wynajmu obiektu. 7.2. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia konferencji w ww. miejscu w tym: a)meble konferencyjne, b) wyposażenie sekretariatu konferencji umiejscowionego przy sali konferencyjnej, c) wyposażenie recepcji konferencji, d) techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji, e) aranżacja wnętrz, f) środki audiowizualne, g) technika sceniczna, h) odpowiednie oznakowanie pomieszczeń obiektu, ułatwiające poruszanie się w trakcie konferencji. 8. Catering Świadczenie usługi cateringowej, w dniach 19-20.09.2013 w zakresie przerw kawowych i lunchów Wymagania dotyczące obsługi: - 20 kelnerów (10 obsługujących na sali oraz 10 obsługujących bufety) posiadających minimum 2 letnie doświadczenie w zawodzie, ze znajomością języków obcych (język angielski i rosyjski w stopniu podstawowym - komunikatywnym, ze względu na dużą ilość osób z zagranicy), - Zapewnienie niezbędnego wyposażenia do obsługi cateringu.