Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/

Warszawa: Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/


Numer ogłoszenia: 30328 - 2016; data zamieszczenia: 11.02.2016

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Narodowe Centrum Kultury, ul. Płocka 13, 01-231 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 2100100, faks 22 2100101.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Państwowa Instytucja Kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.11.00.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
29.01.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Uniwersytet im. Mikołaja Kopernika, Gagarina 11, 87-100 Toruń, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 4200,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  4536,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  4536,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  4536,00

• 
  Waluta:
  PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W nawiązaniu do akceptacji w dniu 16 grudnia 2015 r. przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wyników konkursu w związku z realizacją Programu Stypendialnego /Gaude Polonia/ Zamawiający (Narodowe Centrum Kultury) dwukrotnie przeprowadził procedurę udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakwaterowanie stypendystów w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Lublinie, Łodzi, Toruniu, Białymstoku oraz Katowicach. W postępowaniu tym Zamawiający przewidział możliwość składania ofert częściowych. W pierwszym przetargu nieograniczonym wpłynęły oferty od trzech Wykonawców na następujące części zamówienia: część I - 3 oferty, część II - 2 oferty, część III - 1 oferta, części IV - IX - po 2 oferty. W ramach tego postępowania rozstrzygnięta została jedynie część I i wyłoniony został Wykonawca na zrealizowanie zakwaterowania uczestników Programu w Warszawie. Wszystkie pozostałe części zostały unieważnione na podstawie art. 93 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. ze względu na fakt, iż cena najkorzystniejszej oferty przewyższyła kwotę, jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w każdej z wymienionych części. Niniejsze postępowanie zostało ogłoszone ponownie w trybie przetargu nieograniczonego i zostało dopuszczone składanie ofert częściowych. W częściach I - VI oraz VIII złożone zostały po dwie oferty, a w części VII - 1 oferta. W toku badania i oceny złożonych ofert Zamawiający dokonał sprawdzenia miejsc zakwaterowania wskazanych przez Wykonawców, jako miejsce realizacji usługi. W trakcie sprawdzenia telefonicznego, dokonanego przez przedstawiciela Zamawiającego, w przypadku ofert jednego z Wykonawców stwierdzono następujące fakty: - w obiekcie wskazanym przez Wykonawcę w ofercie nie są stosowane stawki cenowe, jakie zostały zaoferowane i nie uzgadniano żadnych odstępstw w tym zakresie dokonanych dla Wykonawcy, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu; - w obiekcie wskazanym przez Wykonawcę w ofercie nie są stosowane takie czasowe okresy wynajmu jak wymagał Zamawiający w SIWZ (tj. 6 miesięcy); - nie została dokonana żadna rezerwacja w zakresie zakwaterowania przez Wykonawcę, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu; - w jednej z części, jako miejsce świadczenia usługi został wskazany obiekt, który nie funkcjonuje od 2015 r. Po powzięciu tych informacji Zamawiający wykonał czynności przewidziane ustawą Prawo zamówień publicznych tj. wezwał Wykonawcę, który złożył tą ofertę do złożenia wyjaśnień dotyczących jej treści (art. 87 ust. 1 upzp). Ponadto, zgodnie z przepisami ustawy Wykonawcy zostali wezwani do złożenia wyjaśnień dotyczących treści dokumentów poświadczających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 26 ust. 4 upzp) lub w razie zaistnienia takiej konieczności do złożenia prawidłowych dokumentów poświadczających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 26 ust. 3 upzp). W związku z tym, że żaden z Wykonawców nie złożył żądanych wyjaśnień ani prawidłowych dokumentów Zamawiający w zależności od sytuacji w poszczególnych częściach zamówienia zmuszony był wykluczyć Wykonawcę ze względu na nie spełnianie określonych przez niego warunków udziału w postępowaniu lub odrzucić ofertę ze względu na jej niezgodność z wymogami SIWZ i jednocześnie zaproponowanie w ofercie świadczenia niemożliwego do realizacji ze względu na wystąpienie opisywanych powyżej sytuacji dotyczących zaproponowanego miejsca świadczenia usługi. Sytuacja ta skutkowała ponownie koniecznością unieważnienia wszystkich części niniejszego postępowania, które dokonane zostało w dniu 15.01.2016 r., bezzwłocznie po zakończeniu etapu badania i oceny ofert. Realizacja Programu Stypendialnego /Gaude Polonia/, a tym samym konieczność świadczenia usług będących przedmiotem obu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego rozpoczyna się z dniem 01 lutego 2016 r. Rozpoczęcie programu poprzedzone było składaniem wniosków stypendialnych do 15.10.2015 r., posiedzeniem Komisji Stypendialnej w dniu 08 grudnia 2015 r. oraz akceptacją przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniu 16 grudnia 2015 r. wyników konkursu. Dopiero po uzyskaniu akceptacji, o której mowa powyżej możliwe jest ustalenie szczegółów realizacji stypendiów przez poszczególnych stypendystów Programu, w tym w szczególności wybór opiekuna oraz miejsca realizacji stypendium. Dopiero dokonanie tych ustaleń umożliwia przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia na takim poziomie szczegółowości, który umożliwia później jego prawidłową realizację. W związku z powyższym nie jest możliwe wcześniejsze rozpoczęcie procedury o udzielenie zamówienia publicznego. W nawiązaniu do przedstawionego harmonogramu niemożliwe jest przeprowadzenie kolejnego postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, gdyż nie ma wystarczająco długiego czasu na jego realizację i mogłoby to grozić brakiem możliwości rozpoczęcia programu w terminie lub nawet całkowitym brakiem możliwości jego realizacji. Nawet istnienie potencjalnej możliwości przeprowadzenia kolejnego postępowania w trybie przetargowym budzi poważne wątpliwości, co do możliwości jego rozstrzygnięcia, ze względu na fakt, iż w postępowaniach startują głównie pośrednicy oferujący ceny znacznie przewyższające kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Oferowane przez nich miejsca zakwaterowania są powszechnie dostępnymi hotelami, nie spełniającymi wymogów SIWZ, a zaoferowanie miejsca zakwaterowania w cenie dostępnej dla Zamawiającego, jak to miało miejsce w drugim postępowaniu okazuje się w praktyce świadczeniem niemożliwym do realizacji za wskazaną cenę i wymaganym terminie. Zamawiający dołożył wszelkich starań w celu udzielenia niniejszego zamówienia w trybie konkurencyjnym, dostępnym dla wszystkich Wykonawców mogących spełnić postawione warunki i zaoferować miejsca zakwaterowania zgodne z opisem SIWZ (procedura przeprowadzona dwukrotnie), jednak Zamawiający nie mógł przewidzieć sytuacji, że zaoferowane zostaną świadczenia niemożliwe do realizacji. Istnieje bezwzględna konieczność udzielenia tego zamówienia we wskazanym powyżej terminie a nie ma możliwości zachowania terminów wynikających z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, właściwych dla trybów konkurencyjnych. Ponadto, jak pokazały wyniki dwóch przeprowadzonych postępowań w trybie przetargu nieograniczonego rozstrzygnięcie ich jest mało prawdopodobne. W związku z powyższym, w nawiązaniu do przedstawionych powyżej faktów, Zamawiający zmuszony jest podjąć decyzję o udzieleniu tego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zaproszenia do potencjalnych Wykonawców zamówienia (we wszystkich częściach, które nie zostały rozstrzygnięte w trybie przetargu nieograniczonego) w trybie zamówienia z wolnej ręki zostaną skierowane do uczelni funkcjonujących w miastach, w których realizowane będą programy stypendialne w celu wykorzystania do zakwaterowania uczestników Programu bazy domów studenckich, głównie tzw. pokoi gościnnych lub pokoi w domach studenckich. Pokoje takie, co do zasady, nie są udostępniane innym osobom niż studenci uczelni. W przypadku stypendystów Programu /Gaude Polonia/ może to być możliwe za zgodą władz uczelni, którą może bezpośrednio uzyskać Narodowe Centrum Kultury, jako organizator projektu stypendialnego. Uzyskanie takiej zgody przez jakikolwiek podmiot zewnętrzny tj. pośrednika w procedurze konkurencyjnej jest praktycznie niemożliwe, a skutkuje jak to miało miejsce w tym przypadku, próbą składania /nieprawdziwych/ ofert. Wykorzystanie bazy domów studenckich lub akademickich pokoi gościnnych gwarantuje szczególnie oszczędne wykonanie zamówienia, w szczególności umożliwi realizację w ramach posiadanego na ten cel budżetu tj. kwoty 1850,00 złotych miesięcznie na 1 osobę. Ponadto zakwaterowanie stypendystów w domach akademickich jest także korzystne merytorycznie w związku z realizacją programu stypendialnego, ponieważ gwarantuje odpowiednie warunki oraz codzienny łatwy kontakt z ośrodkami akademickimi i opiekunami stypendium.