ORGANIZACJA WYJAZDU NA MIĘDZYNARODOWE TARGI TURYSTYKI WIEJSKIEJ I AGROTURYSTYKI AGROTRAVEL 2015 W KIELCACH, W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU OD WIZJI DO NOWOCZESNEGO ZARZĄDZANIA PODREGIONEM GOTANIA

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja wyjazdu na Międzynarodowe Targi Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL 2015, które odbędą się w dniach 10-12 kwietnia 2015 r. w Kielcach w ramach realizacji Projektu Od wizji do nowoczesnego zarządzania podregionem Gotania Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Transport 11 osób/uczestników targów z Hrubieszowa do Kielc. Wyjazd z Hrubieszowa w dniu 09.04.2015 r. w godz. ustalonej z Zamawiającym, wyjazd powrotny do Hrubieszowa w dniu 12.04.2015 r. w godz. ustalonej z Zamawiającym. Samochód zapewniony przez Wykonawcę powinien posiadać m.in.: min. 18 miejsc siedzących, rozkładane fotele, klimatyzację, odpowiednią ilość miejsca do przewozu bagaży 2. Wykonawca zapewni transport stoiska targowego będącego własnością Zamawiającego przed terminem rozpoczęcia się targów oraz po zakończeniu targów na przyczepie będącej własnością Zamawiającego, użyczonej Wykonawcy o parametrach: długość 350 cm, szerokość 150 cm, wysokość burty 35 cm, wysokość plandeki 140 cm, koła 175/14C, dopuszczalna masa całkowita (DMC) 3000 kg, układ hamujący 2600 kg. Wraz ze stoiskiem wykonawca zapewni transport wyposażenia stoiska niemieszczącego się na przyczepce (m.in. szafki, stołek, stół z krzesłami, kotara, obrazy, rękodzieło, ekspres do kawy, lodówka o wymiarach 123 cm x 55 cm, telewizor 37 cali, urządzenie wielofunkcyjne, notebook, lodówki turystyczne z potrawami/produktami regionalnymi, naczynia). Usługa transportu na trasie Hrubieszów-Kielce oraz na trasie powrotnej Kielce -Hrubieszów. Wykonawca pokryje koszt parkingów oraz wszelkich opłat drogowych. Osoby prowadzące bus/autokar muszą posiadać wszystkie niezbędne i aktualne uprawnienia wynikające z przepisów. Przewidywana ilość kilometrów: 700 km. Miejsce wyjazdu i powrotu: Hrubieszów Wykonawca zapewni na dzień przed wyjazdem (w dniu 08.04.2015 r.) załadunek stoiska wraz z wyposażeniem, w godz. ustalonych z Zamawiającym z miejsc wskazanych przez Zamawiającego (w obrębie powiatu hrubieszowskiego). Przewidywana ilość kilometrów: 100 km. Wykonawca zapewni w następnym dniu po powrocie z targów (w dniu 13.04.2015 r.) rozładunek stoiska wraz z wyposażeniem w godz. ustalonych z Zamawiającym, do miejsc wskazanych przez Zamawiającego (w obrębie powiatu hrubieszowskiego). Przewidywana ilość kilometrów: 100 km. 3. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla 11 osób/uczestników targów w hotelu min. trzygwiazdkowym, w jednoosobowych pokojach z łazienką, o europejskim standardzie. Hotel powinien być położony w odległości maksymalnie do 5 km od miejsca odbywania się targów (Targi Kielce, Zakładowa 1, 25-672 Kielce). Wykonawca zobowiązany jest do transportu uczestników targów z hotelu do miejsca odbywania się targów i z miejsca odbywania się targów do hotelu, min. 2 razy dziennie (w dniach 9-12.04.2015 r.). Kierowca powinien być do dyspozycji Zamawiającego w terminie odbywania się targów i zapewnić transport w obrębie miasta Kielce w zależności od potrzeb Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewnieni wyżywienie dla 11 osób (śniadania, obiady, kolacje, nielimitowany dostęp do napojów zimnych i gorących): - 09.04.2015 r. obiad i kolacja dla 11 osób/uczestników targów wraz z zapewnieniem napojów zimnych i gorących do każdego posiłku - 10.04.2015 r. śniadanie (szwedzki stół), obiad, kolacja wraz z zapewnieniem napojów zimnych i gorących do każdego posiłku - 11.04.2015 r. śniadanie (szwedzki stół), obiad, kolacja wraz z zapewnieniem napojów zimnych i gorących do każdego posiłku - 12.04.2015 r. śniadanie (szwedzki stół), obiad, kolacja wraz z zapewnieniem napojów zimnych i gorących do każdego posiłku 5. Wykonawca w ramach umowy zapewni montaż i demontaż stoiska (zgodnie z projektem stoiska stanowiącym załącznik nr 8 do SIWZ). Montażu stoiska należy dokonać przed rozpoczęciem się targów (w dniu 9.04.2015 r.), zgodnie z regulaminem organizatora targów w terminie wskazanym przez organizatora targów oraz zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i ochroną p. poż. Demontażu stoiska należy dokonać po zakończeniu targów (w dniu 12.04.2015 r.), zgodnie z regulaminem targów w terminie wskazanym przez organizatora targów oraz zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i ochroną p. poż. Wykonawca (zgodnie z doświadczeniem Zamawiającego) powinien zapewnić min. 5 osób zdolnych do montażu i demontażu stoiska, które zostaną przeszkolone w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (teren miasta Hrubieszów) w terminie min. tydzień przed wyjazdem na targi. 6. Wykonawca zapewni ubezpieczenie NW uczestników wyjazdu na targi podczas podróży, w czasie targów oraz ubezpieczenie OC imprez masowych dla odwiedzających stoisko targowe Gminy Miejskiej Hrubieszów. 7. Wykonawca dostarczy/zapewni uczestnikom targów następujące wyposażenie/gadżety: - T-shirt damski i męski z logo Gotania i Swiss Contribution o gramaturze min. 185g/m2 w kolorach i rozmiarach uzgodnionych z Zamawiającym - w łącznej ilości 33 szt. - bawełniana czapka z daszkiem 6-panelowa, regulowana za pomocą metalowego zapięcia z naszytym logo Gotania i Swiss Contribution w kolorach uzgodnionych z Zamawiającym - 11 szt. - Smycz o wymiarze 20 mm, wykończona metalową klamerką i plastikowym zaczepem do telefonu komórkowego z zamieszczonym logo Gotanii i Swiss Contribution, w kolorach do uzgodnienia z Zamawiającym - 10 szt. - bluza rozsuwana (całościowo) polar damski i męski o gramaturze min. 360g/m2 z nadrukowanym logo Gotania i Swiss Contribution w kolorach i rozmiarach uzgodnionych z Zamawiającym - w łącznej ilości 11 szt. Sposób i forma oznakowania wyposażenia/gadżetów wymienionych w p. 7 - zgodnie z wytycznymi dla beneficjentów w zakresie Informacji i Promocji w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Kolory do uzgodnienia z Zamawiającym. 8. Wykonawca zapewni i dostarczy świeże regionalne produkty i potrawy z terenu Gotanii) na stoisko targowe do poczęstunku podczas targów w następującej ilości: - placki z soczewicy (500 szt.) - pierogi z soczewicą (500 szt.) - paszteciki z soczewicą (500 szt.) - ciasto staropolskie (10 blach) - napój tradycyjny na bazie owoców lub miodu (20 litrów) - ser żółty z ziołami (10 kg) - powidła domowe (2 l) - miód naturalny (3 l) - kiełbasa swojska (10 kg) - cebularze małe (200 szt.) - chleb swojski (5 dużych blach) - smalec wiejski z mięsem i cebulką (5 l) - ogórki kiszone (10 l) - podpłomyki (100 szt.) - woda mineralna niegazowana 1,5 l (18 szt.) - woda mineralna gazowana 1,5 l (18 szt.) - woda źródlana niegazowana 5l. (5 szt.) - kawa rozpuszczalna arabica 200 g (2 op.) - kawa ziarnista arabica do ekspresu (2 kg) - kawa mielona arabica 200 g (2 op.) - cukier trzcinowy 2 kg - herbata czarna ekspresowa earl grey 200 torebek ( 1 op.) Powyższe produkty i potrawy powinny być dostarczane na stoisko targowe w ustalonej z Zamawiającym ilości, w każdym dniu targów do godz. 10:00. Wykonawca powinien zapewnić lodówki turystyczne do przewozu produktów i potraw i zapewnić ich świeżość. Oprócz potraw wykonawca dostarczy/zapewni naczynia: 3 ceramiczne naczynia w kolorze brązowym o poj. 2l, 3l i 5l, beczka o pojemności min. 5l. z kranem do nalewania napoju tradycyjnego, jednorazowe naczynia do napojów gorących i zimnych /kubeczki (1000 szt.) oraz potraw/talerzyki (1000 szt.), wykałaczki (10 op.), jednorazowe sztućce (1000 szt. łyżeczek, 1000 szt. widelców, 1000 szt. noży), serwetki papierowe (10 opakowań), ręczniki papierowe (10 szt.), worki na śmieci 50 l (1 op.), worki na śmieci 100 l. (1 op.). 9. W przypadku zniszczeń jakiegokolwiek elementu stoiska (np. ubytki, dziury w wypełnieniach - ściankach) bądź zabrudzenia ich (np. klejem) mogących wystąpić np. podczas transportu, montażu lub demontażu stoiska - Wykonawca zostanie obciążony finansowo do wysokości kosztów naprawy uszkodzonego elementu stoiska.