Wykonanie działań promocyjnych w związku z realizacją projektu pn. „Zakup autobusów niskoemisyjnych, modernizacja zajezdni autobusowej MZK Piła Sp. z o.o. w Pile i rozbudowa infrastruktury dla potrzeb komunikacji miejskiej”

tak

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miejski Zakład Komunikacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Pile, krajowy numer identyfikacyjny 570905018, ul. Łączna  4, 64-920  Piła, woj. wielkopolskie, państwo Polska, tel. 672139701, e-mail przetargi@mzk.pila.pl, faks 672139702.
Adres strony internetowej (URL): www.mzk.pila.pl

Adres strony internetowej pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne www.mzk.pila.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: spółka prawa handlowego

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie działań promocyjnych w związku z realizacją projektu pn. „Zakup autobusów niskoemisyjnych, modernizacja zajezdni autobusowej MZK Piła Sp. z o.o. w Pile i rozbudowa infrastruktury dla potrzeb komunikacji miejskiej”

Numer referencyjny:


Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej promującej projekt, realizowana w okresie od maja 2017 r. do marca 2018 r. wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych. Na kampanię informacyjno-promocyjną składa się w szczególności: zakup i produkcja kampanii w mediach, produkcja zewnętrznych nośników informacyjnych, zakup i produkcja zewnętrznych nośników reklamowych, kampania w Internecie, obsługa kanałów w mediach społecznościowych, produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych oraz wsparcie obsługi PR. II. Główne założenia, które należy uwzględnić w ofercie: 1. Spójność wszystkich elementów. 2. Pozycjonowanie eventów MZK Piła Sp. z o.o. jako wydarzeń miejskich z bogatą ofertą merytoryczną w zakresie ekologii, promocji zdrowego stylu życia. 3. Marka komunikacji miejskiej ma być kojarzona i promowana jako wygodny sposób przemieszczania się w mieście. 4. Kampania swoim zasięgiem powinna obejmować Piłę i okolice. III. Wymagania w zakresie procedury oraz terminu wykonania kampanii informacyjno-promocyjnej promującej projekt wraz z produkcją materiałów informacyjno-promocyjnych: 1. Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy opracuje i dostarczy następujące dokumenty: plan wykonawczy kampanii informacyjno-promocyjnej, media plan, harmonogram działań w ramach przedmiotowej kampanii. Zamawiający jest zobowiązany w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania powyższych dokumentów do przekazania Wykonawcy uwag lub ich akceptacji. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do realizacji zadań określonych w przedmiotowych dokumentach po uzyskaniu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. 2. Wykonawca opracuje szczegółowy plan wykonawczy kampanii informacyjno-promocyjnej, który będzie uwzględniał wszystkie wymagania znajdujące się w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia i wytycznych Zamawiającego. 3. Opracowanie szczegółowego media planu. Media plan ma zawierać listę mediów wraz z harmonogramem publikacji reklam oraz ich formatu. Media plan ma precyzyjnie określić nośniki wybrane do kampanii, formaty reklam (długości spotów, wymiary reklam prasowych), terminy emisji, miejsca zamieszczenia reklam, terminy dostarczenia materiałów do mediów. 4. Wykonawca zobowiązuje się uczestniczyć raz w tygodniu w spotkaniach zespołu wykonawczego, powołanego przez zamawiającego, w celu omawiania bieżącego przebiegu kampanii. Terminy i miejsce spotkań określi zamawiający. 5. Bieżąca produkcja i redakcja informacji prasowych, tekstów na stronę internetową, tekstów informacyjno-promocyjnych. 6. Wykonawca zobowiązany jest do udzielania odpowiedzi na zapytania Zamawiającego, do realizacji kampanii zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem działań i szczegółowym planem wykonawczym oraz do sprawowania kompleksowego nadzoru nad jej realizacją. IV. Wsparcie PR i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej: 1. Wykonawca zapewni przeprowadzenie akcji informacyjnych do pięciu wydarzeń promujących komunikację miejską: a) Otwarcie wystawy w Muzeum Okręgowym „Historia komunikacji miejskiej w Pile” - 11.05.2017 r. b) Zjazd Izby Gospodarczej Komunikacji Miejskiej – Komisja Ekonomiczna - 22-23.06.2017 r. c) Promocja komunikacji miejskiej w ramach organizacji plenerowej gry miejskiej dla mieszkańców – lipiec 2017 r. d) Europejski Tydzień Zrównoważonego Transportu – 16-22.09.2017 r. i Europejski Dzień bez Samochodu 22.09.2017 r. e) Autobus z Mikołajkową opowieścią” – spotkanie z Mikołajem i czytanie książek z pasażerami – grudzień 2017 r. 2. Przygotowanie ekspozycji w Muzeum Okręgowym w Pile pn. „Historia komunikacji miejskiej w Pile” od dnia 11 maja 2017 r. 3. Organizacja i przeprowadzenie gry miejskiej (druga połowa lipca 2017 r.). 4. Przeprowadzenie kampanii edukacyjnej przedszkolnej we wrześniu i październiku 2017 r. w 19 przedszkolach w Pile (ok. 1000 dzieci w wieku 5-6 lat) 5. Założenie i prowadzenie konta na Facebook’u oraz fanpage w sposób zaplanowany, zgodny z przyjętą strategią, 6. Opracowanie i produkcja materiałów promocyjnych i informacyjnych, 7. Organizacja kampanii promocyjnej na nośnikach outdoorowych. 8. Wykonanie 22 sztuk naklejek pamiątkowych informujących o zrealizowaniu projektu. 9. Wykonanie i montaż tablic informacyjnych i pamiątkowych, informujących o realizacji projektu. 10. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię informacyjno-promocyjną w terminie do 15 grudnia 2017 r. Działania, wskazane z załączniku nr 1C do SIWZ składają się z bloków: 1. Poligrafia – Wykonawca zobowiązuje się do opracowania graficznego materiałów w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od otrzymania od Zlecającego zamówienia oraz ich wykonania według specyfikacji technicznej i terminem realizacji liczonym od dnia akceptacji projektu przez Zamawiającego zgodnie z wytycznymi z załącznika nr 1C do SIWZ 2. Reklama i informacja – Wykonawca zobowiązuje się do opracowania graficznego materiałów w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od otrzymania od Zlecającego zamówienia oraz ich emisji według specyfikacji technicznej i terminem realizacji liczonym od dnia akceptacji projektu lub spotu zgodnie z wytycznymi z załącznika nr 1C do SIWZ. 3. Wymagania w zakresie wykonania oraz dostawy materiałów informacyjno-promocyjnych w ramach zamówienia: a) Zamawiający przekaże Wykonawcy projekty graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych. Termin przekazania projektów graficznych zostanie ustalony po podpisaniu umowy. b) Zamawiający wymaga, by dostarczone materiały informacyjno-promocyjne były nowe, pełnowartościowe, dobrej jakości, a także charakteryzowały się estetyką oraz starannością wykonania. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia każdorazowo egzemplarza próbnego materiału informacyjnego, promocyjnego do akceptacji Zamawiającego przed zleceniem produkcji materiałów. c) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów informacyjno-promocyjnych w opakowaniach zbiorczych do wszystkich lokalizacji eventów (teren miasta Piła) według wskazań Zamawiającego i według harmonogramu ustalonego z Zamawiającym, rozładowania w miejscach wskazanych przez Zamawiającego oraz zabezpieczenia niniejszych materiałów do momentu odbioru końcowego przez Zamawiającego, na własny koszt i ryzyko. Sposób transportu oraz opakowanie muszą zapewniać należyte zabezpieczenie materiałów promocyjnych przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe w wyniku nienależytego opakowania oraz/lub transportu winę ponosi Wykonawca. d) na każdym opakowaniu zbiorczym Wykonawca zaznaczy rodzaj i liczbę materiałów promocyjnych w opakowaniu. e) Wykonawca dostarczy i rozładuje materiały promocyjne w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę/osoby do rozładunku materiałów promocyjnych. V. Przygotowanie i organizacja ekspozycji w Muzeum Okręgowym w Pile pn.: „Historia komunikacji miejskiej w Pile” od dnia 11 maja 2017 r. Wykonawca zapewni organizację wydarzenia polegającego na zorganizowaniu wystawy tematycznej w Muzeum Okręgowym w Pile. Wskazane miejsce ekspozycji (Muzeum Okręgowe w Pile) zostanie udostępnione przez Zamawiającego. Zakres działań: Przygotowanie wystawy 1. Wystawa składać się będzie z: kolekcji minimum 200 unikatowych biletów jednorazowych i okresowych z okresu 60-lecia komunikacji miejskiej w Pile, minimum 50 zdjęć dotyczących historii komunikacji miejskiej w Pile z okresu 60-lecia komunikacji miejskiej w Pile z minimum 10 dokumentów lub przedmiotów dotyczących wyposażenia taboru oraz personelu z okresu 60-lecia komunikacji miejskiej w Pile 7 plansz ekspozycyjnych zawierających minimum 50 zdjęć wraz z opisami z kolejnych dziesięcioleci komunikacji miejskiej w latach 1957-2017. Po zakończeniu wystawy Wykonawca przekaże tablice Zamawiającemu Wykonawca zobowiązuje się do zgromadzenia lub wypożyczenia zbiorów, dostarczenia i przygotowania ekspozycji w Muzeum Okręgowym w Pile 2. Wykonawca zobowiązuje się do archiwizacji wszystkich materiałów w wersji elektronicznej oraz dostarczenia jej do dnia 4 maja 2017. Format plików: tiff lub PDF, rozdzielczość minimum 300 dpi. 3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawo do bezpłatnego wykorzystywania dostarczonych materiałów w wersji elektronicznej w materiałach promocyjno-reklamowych bez ograniczeń czasowych i zakresu Zorganizowanie oficjalnego otwarcia wystawy a) Catering dla 100 osób, wraz z obsługą kelnerską oraz wyposażeniem niezbędnym do obsługi zlecenia (kanapki, ciasto, zimne napoje, kawa, herbata). b) Wykonanie minimum 30 zdjęć z otwarcia wystawy c) Dostarczenia wstęgi d) Oddelegowanie w dniu otwarcia wystawy minimum dwóch przedstawicieli odpowiedzialnych za sprawny przebieg wydarzenia Demontaż ekspozycji w dniach 12-17 sierpnia 2017 i dostarczenie do siedziby Zamawiającego 7 plansz ekspozycyjnych Pełna specyfikacja zamówienia znajduje się w załączniku 1A do SIWZ. VI. Organizacja i przeprowadzenie gry miejskiej, planowanej na 15 lipca 2017 r.: Wykonawca zapewni organizację i przebieg wydarzenia polegającego na zorganizowaniu w Pile gry miejskiej dla 100 osób, według scenariusza dostarczonego przez Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do organizację punktów kontrolnych, dostarczenia materiałów z danymi do przygotowania materiałów, regulamin oraz nagrody dla uczestników wydarzenia Zakres działań: a) Przygotowanie i dostarczenie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia gry miejskiej. Materiały zostaną przygotowane na podstawie danych otrzymanych od Zamawiającego, według specyfikacji z załącznika 1B w terminie 10 dni roboczych b) Obsługę wydarzenia w dniu 15 lipca 2017 roku, w godzinach od 10.00 do 16.00, przez 6 pełnoletnich osób. Osoby te zostaną zapoznane z regulaminem przez Zamawiającego i będą odpowiedzialne za obsługę punktów kontrolnych Pełna specyfikacja zamówienia znajduje się w załączniku 1B do SIWZ. VII. Przygotowanie raportu podsumowującego kampanię informacyjno-promocyjną w terminie do 15 grudnia 2017r.: 1. Raport zawierać ma wszystkie materiały z kampanii. VIII. W realizacji przedmiotu umowy Wykonawca powinien zawierać wskazania oraz elementy graficzne zgodne z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, dostępnym na stronach internetowych: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/21172/Podrecznika-wnioskodawcy-i-beneficjenta-info-promo-140616.pdf oraz zasadami promowania projektu realizowanego ze środków Unii Europejskiej, dostępnymi na stronach internetowych http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow/


II.5) Główny kod CPV:
79341000-6

Dodatkowe kody CPV:
79822500-7, 79824000-6, 79800000-2,

II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
tak

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w zakresie terminu i sposobu realizacji Umowy, gdy: a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia; b) nastąpi działanie siły wyższej; c) nastąpi wniesienie uwag Zamawiającego do materiałów promocyjnych, które powodują konieczność zmian sposobu wykonania umowy przez Wykonawcę i skutkują brakiem możliwości dotrzymania przez Wykonawcę terminu realizacji zamówienia. 5. Jeżeli zmiana przepisów prawa w okresie obowiązywania Umowy powodować będzie konieczność zmiany Umowy, Strony dokonają niezwłocznie zmiany Umowy w zakresie wymaganym przepisami prawa.

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 18/04/2017, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> polski

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: