Sukcesywne usługi przygotowywania i dostarczania posiłków na potrzeby jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego

Opis przedmiotu przetargu: 1.Kod Klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55321000-6 usługi przygotowania posiłków, 55520000-1 usługi dostarczania posiłków. 2.Przedmiotem zamówienia są: sukcesywne usługi przygotowywania i dostarczania posiłków na potrzeby jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego. 3.Zamówienie obejmuje przygotowanie i dostawę posiłków wraz z zapewnieniem obsługi kelnerskiej na potrzeby Zamawiającego, w szczególności podczas organizowanych przez Zamawiającego wydarzeń takich jak np.: szkolenia, kursy, zjazdy, konferencje, imprezy okolicznościowe (jednodniowe i wielodniowe), spotkania i inne. 4.Pod pojęciem sukcesywnej usługi należy rozumieć realizację składanych zamówień (pisemnie drogą elektroniczną lub fax-em) sukcesywnie w zależności od potrzeb przez poszczególne jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego. 5.Po złożeniu zamówienia drogą elektroniczną/fax-em przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Gdańskiego, Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie 3 dni roboczych, potwierdzi drogą elektroniczną/fax-em odbiór zamówienia oraz przedstawi wstępną kalkulację kosztów. 6.Wykonanie usługi następuje w miejscu wskazanym w zamówieniu danej jednostki organizacyjnej Zamawiającego. 7.Wykonawca powinien wziąć pod uwagę strukturę organizacyjną Uczelni (dostępną na stronie www.ug.edu.pl w zakładce - O Uniwersytecie) i możliwość zamawiania posiłków na podstawie indywidualnych zapotrzebowań poszczególnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego. 8.Wykonawca zobowiązuje się do: 1)informowania przedstawiciela Zamawiającego (wymienionego w § 12 - załącznika nr 7 do SIWZ projekt umowy) o stanie zrealizowanych i przyjętych do realizacji zamówień, w formie raportu przesyłanego raz w miesiącu (ostatni dzień miesiąca) za pośrednictwem poczty elektronicznej, zgodnie z załącznikiem nr 9 do SIWZ (stanowiącym załącznik nr 2 do umowy), 2)zapewnienia wysokiego standardu świadczonych usług oraz przestrzegania obowiązujących przepisów sanitarnych, porządkowych i higienicznych, a także przeciwpożarowych, 3)terminowego przygotowania i dostarczenia zamówionych posiłków do miejsca ich świadczenia oraz zorganizowania usługi w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, 4)dostarczenia posiłków na własny koszt i ryzyko oraz zorganizowanie usługi w terminie umożliwiającym przygotowanie wskazanego pomieszczenia przed rozpoczęciem szkolenia, kursu, konferencji itp., 5)umożliwienia sprawdzenia przez Zamawiającego ilości i jakości dostarczonych posiłków, a także ich zgodności ze szczegółowym opisem w załączniku nr 2 do SIWZ, umową oraz SIWZ, przed wykonaniem usługi; w razie stwierdzenia niezgodności ze złożonym zamówieniem, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie obniżone o wartość stwierdzonych braków, 6)zapewnienia obsługi kelnerskiej oraz odpowiedniego sprzętu do wykonania zamówienia, tj. m.in.: naczyń z porcelany, obrusów, sztućców, serwetek papierowych itp., a także dostarczenia obsłudze niezbędnych artykułów higienicznych i środków czystości, 7)pozostawienia pomieszczeń po wykonaniu usługi w takim stanie, w jakim zostały mu przekazane. 9.Wykonawca gwarantuje, że usługi świadczone będą na wysokim poziomie, tj.: 1)dostarczone posiłki będą przygotowane ze świeżych produktów i przyrządzane tego samego dnia, w którym mają być dostarczane, 2)zastawa będzie czysta, nieuszkodzona (nie wyszczerbiona itp.) i wysterylizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, 3)obsługa kelnerska będzie świadczona zgodnie z obowiązującymi standardami obsługi kelnerskiej z zachowaniem zasad savoir vivre, 4)kelnerzy będą ubrani w jednakowe stroje z zachowaniem walorów estetycznych oraz wymogów higienicznych, 5)wszyscy pracownicy mający kontakt z przygotowywaniem posiłków będą posiadać aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne. 10.Wykonawca oświadcza, iż posiada wszelkie wymagane prawem uprawnienia i zezwolenia do efektywnego świadczenia usług objętych przedmiotem niniejszej SIWZ. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego o utracie wymaganych uprawnień i zezwoleń niezbędnych do prawidłowej realizacji umowy oraz innych zmian w tym zakresie. 11.Zamawiający oświadcza że: 1)zapewni pomieszczenia z przeznaczeniem dla ulokowania przygotowanych posiłków oraz sprzętu i naczyń potrzebnych do wykonania usługi dla Zamawiającego, 2)zapewni dostęp do prądu i bieżącej wody, 3)w przypadku rezygnacji (całkowitej lub częściowej) lub zmiany terminu zamówionej usługi, zawiadomi Wykonawcę o zaistniałych okolicznościach na co najmniej 7 dni przed terminem jej wykonania, a Wykonawcy w takim przypadku nie będzie przysługiwać roszczenie z tego tytułu. 12.Zamawiający uprawniony będzie do kontroli przestrzegania uzgodnionych warunków świadczonej usługi i udzielania Wykonawcy w razie potrzeby niezbędnych wskazówek. 13.Podstawą wystawienia faktury VAT będzie odbiór ilościowy i jakościowy każdej wykonanej usługi, podpisany przez Zamawiającego. Oryginał faktury Wykonawca przekazuje odbierającemu przedmiot zamówienia. 14.Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie zgodnie z ceną jednostkową oferty wyrażoną w załączniku nr 2 do SIWZ (formularzu cenowym), na podstawie faktur częściowych za każdą należycie wykonaną usługę, w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę na adres Zamawiającego: Uniwersytet Gdański, 80 - 952 Gdańsk, ul. Bażyńskiego 1A, NIP 584-020-32-39. 15.Faktura VAT, poza wymogami księgowymi, musi zawierać: cenę jednostkową posiłku (zgodnie z ofertą Wykonawcy), oraz dodatkowe informacje: nazwę jednostki organizacyjnej Zamawiającego oraz imię i nazwisko osoby dokonującej zamówienia. 16.Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana na wartość brutto jaką Zamawiający przeznacza na realizację zamówienia. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia - rozdział XVI SIWZ. 17.Rzeczywista ilość usług wynikać będzie z bieżących zapotrzebowań złożonych przez Zamawiającego. 18.Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówienia (w ramach prawa opcji), tj. do 20% wartości umowy określonej w § 4 ust. 1 załącznika nr 7 - projekt umowy, a Wykonawcy w takim przypadku nie będzie przysługiwać roszczenie z tego tytułu. Przewidziana w niniejszym punkcie rezygnacja (opcja) spowoduje odpowiednią zmianę ostatecznej ceny zamówienia. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie stanowi zmiany umowy. 19.Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy z terminem realizacji do 31.10.2014r lub do wyczerpania wartości umowy (kwoty przeznaczonej na realizację niniejszego zamówienia) brutto, w zależności od tego, który wariant nastąpi pierwszy. 20.Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z usług podwykonawców - rozdział V pkt. 3 SIWZ. 21.Szczegóły zamówienia opisane w rozdziale II SIWZ, załączniku nr 2 - formularz cenowy, załączniku nr 7 - projekt umowy.