Dostarczenie i dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych celem obsługi wydruków korespondencji seryjnej, ksero, fax, skan wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych, wdrożeniem systemu rozliczania kosztów, systemem wydruku podążającego i systemu monitoringu stanu urządzeń, wdrożeniem sytemu rozpoznawania tekstu z dokumentów skanowanych na urządzeniach wielofunkcyjnych oraz serwis urządzeń i wdrożonych systemów dla potrzeb Zarządu Lokali Miejskich w 2017 r.

nie

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Lokali Miejskich, krajowy numer identyfikacyjny 36375254600000, ul. Al. Tadeusza Kościuszki  47, 90514   Łódź, woj. łódzkie, państwo Polska, tel. 42 652 96 70, e-mail zlm@zlm.lodz.pl, faks 42 652 77 24.
Adres strony internetowej (URL): www.zlm.lodz.pl

Adres strony internetowej pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne www.zlm.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostarczenie i dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych celem obsługi wydruków korespondencji seryjnej, ksero, fax, skan wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych, wdrożeniem systemu rozliczania kosztów, systemem wydruku podążającego i systemu monitoringu stanu urządzeń, wdrożeniem sytemu rozpoznawania tekstu z dokumentów skanowanych na urządzeniach wielofunkcyjnych oraz serwis urządzeń i wdrożonych systemów dla potrzeb Zarządu Lokali Miejskich w 2017 r.

Numer referencyjny:
270/2016

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
I. Na przedmiot zamówienia składają się: 1. dzierżawa laserowych urządzeń wielofunkcyjnych w ilości opisanej w pkt. II ppkt.2 niniejszego Załącznika wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych i serwisem, 2. system realizujący wydruk centralny, rozliczanie kosztów oraz monitoring stanu urządzeń (opcja), 3. system do zarządzania sieciowymi urządzeniami drukującymi (opcja), 4. system rozpoznawania tekstu z dokumentów skanowanych na urządzeniach wielofunkcyjnych (OCR) (opcja). II. Wymagania dotyczące urządzeń wielofunkcyjnych: 1. Zamawiający wymaga dostarczenia do siedzib Zamawiającego urządzeń wielofunkcyjnych fabrycznie nowych lub używanych w bardzo dobrym stanie technicznym wyprodukowanych nie wcześniej niż w 2012r. Urządzenia muszą zapewniać pracownikom niezawodną pracę oraz bezproblemowe korzystanie. 2. Zamawiający wymaga dostarczenia do siedzib Zamawiającego następującej ilości urządzeń wielofunkcyjnych: Siedziba Zamawiającego Monochromatyczne urządzenie wielofunkcyjne Kolorowe urządzenie wielofunkcyjne Łódź, Pl. Barlickiego 11 3 3 Łódź, Piotrkowska 17 4 Łódź, Piotrkowska 86 5 2 Łódź, Piotrkowska 153 4 Łódź, Piotrkowska 238 2 Łódź, Lubelska 9/11 3 Łódź, Wielkopolska 53 2 1 Łódź, Sędziowska 16 3 Łódź, Przemysłowa 7 2 Łódź, Paderewskiego 47 2 Łódź, Ciasna 19a 1 Łódź, Wapienna 15 1 Łódź, Radwańska 31 1 Łódź, Pomorska 115B 1 Łódź, Wilcza 6 1 Łódź, Wilcza 7 2 Łódź, Dębowskiego 8 1 Suma: 38 6   3. Zamawiający wymaga, aby urządzenie wielofunkcyjne monochromatyczne w standardzie spełniało następujące wymagania techniczne: Nazwa parametru Wymagania minimalne Metoda kopiowania Laserowy system nanoszenia elektrostatycznego Format kopii A5R - A3 Szybkość kopiowania/ drukowania 25 A4/minutę, 12 A3/minutę Zmniejszanie / powiększanie Zoom 25-400% Rozdzielczość kopiowania 2400 x 600 dpi Pamięć RAM 1GB Pojemność dysku twardego 60 GB HDD Panel sterowania Panel dotykowy LCD z komunikatami w języku polskim Moduł drukowania dwustronnego Automatyczny dupleks Podawanie papieru 2 kasety (każda na min. 550 arkuszy o gramaturze 80 g/m2 ) Podajnik dokumentów Dwustronny automatyczny podajnik dokumentów (RADF) o pojemności 100 arkuszy (przy gramaturze 80 g/m2) Podajnik ręczny Pojemność 100 arkuszy (podajnik boczny) Skanowanie Kolorowy skaner sieciowy - prędkość skanowania min. 50mono/40kolor skanów na minutę, możliwość skanowania pliku dokumentów z podajnika, skanowanie dwustronne, skanowanie do: pamięci USB, e-mail, do pliku (do katalogu udostępnionego na sieci lub na dysk urządzenia), możliwość wyboru formatu skanowanych plików: TIFF, XPS, PDF, JPG oraz edytowalne pliki DOC, XLS, RTF, TXT przy zastosowaniu OCR Kody dostępu Min 700 kodów departamentów Kopiowanie wielokrotne 1-999 kopii Interfejsy High Speed USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 BaseT Druk sieciowy Drukarka sieciowa, język opisu strony PCL6/PS3-emulacja, XPS obsługiwane systemy operacyjne: Windows XP (32/64) Windows VISTA (32/64) Windows 7 (32/64) Windows 8 (32/64) Windows 10 (32/64) Windows Server 2003 (32/64) Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 (32/64) Windows Server 2012 (64) drukowanie dwustronne, drukowanie bezpośrednio z pamięci USB, wydruk próbny, wydruk poufny Rozdzielczość drukowania 2400 x 600dpi Tryb przerwania Tak Zarządzanie urządzeniem i kodami dostępu Zdalne zarządzanie urządzeniem przez sieć komputerową przez stronę WWW Zarządzanie danymi użytkowników, powiadamianie o statusie urządzenia, informacje o logach przebiegu wykonywanych zadań Gramatura papieru 52 – 209g/m2 Czas otrzymania pierwszej kopii Poniżej 5 sekund Czas nagrzewania Poniżej 20 sekund Skanowanie TWAIN Tak Indywidualna skrzynka do archiwizacji dokumentów Tak Podstawa pod urządzenie Oryginalna podstawa producenta urządzenia z kółkami Moduł faksu (opcja) Możliwość wysyłania i odbierania faksów, możliwość przekierowania odebranych faksów na e-mail 4. Zamawiający wymaga aby kolorowe urządzenie wielofunkcyjne w standardzie spełniało następujące wymagania techniczne: Nazwa parametru Wymagania minimalne Metoda kopiowania Laserowy system nanoszenia elektrostatycznego Format kopii A5R - A3+ Szybkość kopiowania/ drukowania kolor, B&W 20 A4/minutę, 10 A3/minutę Zmniejszanie / powiększanie Zoom 25-400% Rozdzielczość kopiowania 2400 x 600 dpi Pamięć RAM 1GB Pojemność dysku twardego 60 GB HDD Panel sterowania Panel dotykowy LCD z komunikatami w języku polskim Moduł drukowania dwustronnego Automatyczny dupleks Podawanie papieru 2 kasety (każda na min. 550 arkuszy o gramaturze 80 g/m2 ) Podajnik dokumentów Dwustronny automatyczny podajnik dokumentów (RADF) o pojemności 100 arkuszy (przy gramaturze 80 g/m2) Podajnik ręczny Pojemność 100 arkuszy (podajnik boczny) Skanowanie Kolorowy skaner sieciowy - prędkość skanowania min. 50mono/40kolor skanów na minutę, możliwość skanowania pliku dokumentów z podajnika, skanowanie dwustronne, skanowanie do: pamięci USB, e-mail, do pliku, (do katalogu udostępnionego na sieci lub na dysk urządzenia), możliwość wyboru formatu skanowanych plików: TIFF, XPS, PDF, JPG oraz edytowalne pliki DOC, XLS, RTF, TXT przy zastosowaniu OCR Kody dostępu Min 700 kodów departamentów Kopiowanie wielokrotne 1-999 kopii Interfejsy High Speed USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 BaseT, Druk sieciowy Drukarka sieciowa, język opisu strony PCL6/PS3-emulacja, XPS obsługiwane systemy operacyjne: Windows XP (32/64) Windows VISTA (32/64) Windows 7 (32/64) Windows 8 (32/64) Windows 10 (32/64) Windows Server 2003 (32/64) Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 (64) Windows Server 2012 (64) drukowanie dwustronne, drukowanie bezpośrednio z pamięci USB, wydruk próbny, wydruk poufny Rozdzielczość drukowania 2400 x 600dpi Tryb przerwania Tak Zarządzanie urządzeniem i kodami dostępu Zdalne zarządzanie urządzeniem przez sieć komputerową przez stronę WWW Zarządzanie danymi użytkowników, możliwość ograniczania praw użytkownika do druku w kolorze, powiadamianie o statusie urządzenia, informacje o logach przebiegu wykonywanych zadań Gramatura papieru 64 – 256g/m2 Czas otrzymania pierwszej kopii Poniżej 10 sekund Czas nagrzewania Poniżej 30 sekund Skanowanie TWAIN Tak Indywidualna skrzynka do archiwizacji dokumentów Tak Podstawa pod urządzenie Oryginalna podstawa producenta urządzenia z kółkami Moduł faksu (opcja) Możliwość wysyłania i odbierania faksów, możliwość przekierowania odebranych faksów na e-mail III. Minimalne parametry dla systemu realizującego wydruk centralny: 1. Licencjonowanie : a. System nie może posiadać ograniczeń licencyjnych na liczbę urządzeń MFP oraz liczbę użytkowników korzystających z systemu w jednym czasie. b. Licencja powinna uwzględniać działanie systemu w obrębie jednej domeny. c. Zamawiający wymaga dostarczenia systemu, którego wdrożenie nie może generować dodatkowych kosztów związanych z licencjonowaniem (np. baza danych). 2. Architektura Systemu : a. System powinien być dostarczany przez Wykonawcę na własnym serwerze sprzętowym z preinstalowanym specjalizowanym systemem operacyjnym oraz aplikacjami stanowiącymi kompletne rozwiązanie systemu rozliczającego oraz wydruku centralnego. b. System powinien korzystać z funkcji bezpośredniej autoryzacji pomiędzy MFP, a usługą katalogową (bez baz czy aplikacji pośredniczących) w związku z czym nawet awaria serwera systemu nie może doprowadzić do zatrzymania pracy na MFP. W każdym przypadku użytkownik może wykonać kopię, skan czy wydruk w tym bezpośredni do portu urządzenia lub też z klucza USB. c. System powinien zliczać tylko realnie wykonane kopie/wydruki i skany. Naliczanie wykonanych nakładów niezależnie od sposobu realizacji wydruku (wydruk centralny, kolejka serwera, wydruk bezpośredni do portu maszyny, wydruk z klucza USB). d. System rozliczeniowy powinien zapewnić pełną funkcjonalność dla wszystkich oferowanych urządzeń MFP A3 i A4 nie ograniczając przewidzianej przez producenta funkcjonalności. e. System wydruku centralnego powinien zapewniać pełną funkcjonalność na wszystkich oferowanych urządzeniach MFP oraz powinien posiadać zabezpieczenie na wypadek próby odbioru pracy A3 na urządzeniu A4 f. System nie powinien wymagać wgrywania żadnych dodatkowych aplikacji zarówno na maszyny MFP, jak i stacje robocze Klienta. g. Awaria systemu rozliczającego nie może zablokować pracy w zakresie możliwości wykonywania kopii/ wydruku czy skanu. 3. Autoryzacja użytkownika przy urządzeniach MFP A3/A4 : a. System powinien zapewniać indywidualną autoryzację użytkownika przy maszynie kartą zbliżeniową (standardu Unique 125 KHz ) oraz niezależnie loginem i hasłem lub PIN kodem (na wypadek braku karty) b. Autoryzacja użytkownika powinna odbywać się w komunikacji bezpośredniej pomiędzy MFP, a usługą katalogową Klienta skąd pobierane są automatycznie dane użytkownika (login, numer karty zbliżeniowej). c. Podczas autoryzacji pobierane muszą być z usługi katalogowej indywidualne dla logującego się użytkownika prawa dostępu do poszczególnych funkcji danego urządzenia MFP. d. System powinien zapewnić czas autoryzacji poniżej 5 sekund dla komfortu obsługi oraz oszczędności czasu pracowników. 4. Niezawodność i bezpieczeństwo : a. System powinien być przygotowany do zdalnego wsparcia (VPN) oraz pełnej diagnostyki przez uprawnione wsparcie techniczne. b. Wszystkie dane na dyskach systemu powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych za pomocą algorytmu AES 256bit. Wyjęcie dysków z serwera systemowego nie może umożliwić ich odczytania. c. System powinien umożliwiać automatyczne logowanie oraz powiadamianie o zdarzeniach, które mogą mieć wpływ na jego pracę do zdefiniowanych osób przez pocztę email. d. System powinien posiadać interfejs administracyjny dostępny przez przeglądarkę internetową, z opcją wymuszenia zabezpieczenia SSL dla wszystkich połączeń. e. Dostarczony serwer musi być wyposażony w minimum dwa fizyczne dyski twarde pracujące w trybie RAID. 5. Integracja z usługą katalogową : a. Urządzenia MFP dostarczone wraz z systemem powinny umożliwić nadawanie użytkownikom indywidualnych uprawnień do wykonywania wydruków/kopii/skanów bezpośrednio na MFP. Uprawnienia muszą być pobierane automatycznie z usługi katalogowej, w której będą definiowane. Uprawnienia są ładowane za każdym logowaniem użytkownika. b. System powinien zapewniać automatyczne dodawanie użytkowników do maszyn przy pierwszym korzystaniu z MFP (autoryzacja kartą lub loginem domenowym). System nie może wymagać ręcznego dodawania użytkowników na urządzeniach przez Zamawiającego. Możliwe jest dodanie użytkownika tylko uprzednio zdefiniowanego w usłudze katalogowej. c. System powinien zapewniać synchronizację danych użytkownika (imienia i nazwiska, przynależności do struktur organizacyjnych) bezpośrednio z usługą katalogową. 6. Rozliczanie i kontroling : a. System powinien umożliwić użytkownikom korzystanie z dowolnej metody wydruku/kopiowania/skanowania obsługiwanej przez urządzenia MFP w szczególności korzystanie niezależnie: z kolejek serwerowych, z wydruku bezpośredniego, z klucza USB tym samym nie ograniczając specyfikacji maszyn. b. System powinien zapewniać rozliczenie na użytkownika z dokładnością maszyn MFP wydruków przychodzących do urządzeń z kolejki wydruku, wydruku bezpośredniego do portu urządzeń MFP oraz klucza USB. c. System powinien naliczać tylko wykonane przez maszynę MFP wydruki/kopie/skany w formatach A4 i A3 na poziomie użytkownika. Wydruki wysłane do kolejki, ale nie wydrukowane (np. usunięte z poziomu kolejki lub maszyny), nie są zliczane. d. System powinien umożliwiać rozliczenie na użytkownika skanów do zasobów sieciowych, e-maila oraz na klucz USB. e. System powinien korzystać z wewnętrznych liczników urządzeń dzięki czemu zliczanie jest dokładnie takie jak na urządzeniach (np. kopie/wydruki prac ze stronami mieszanymi monochromatyczne i kolor) zapewniając zgodność naliczenia na poziomie użytkownika. f. System powinien rejestrować nazwy wszystkich prac drukowanych przez użytkowników na urządzeniach MFP, niezależnie od źródła wydruku. g. System powinien umożliwić archiwizację przynajmniej pierwszej strony dokumentu drukowanego poprzez kolejkę wydruku centralnego. h. System powinien naliczać strony drukowane w czerni jako mono oraz w kolorze jako kolor. Niedopuszczalne jest naliczanie stron czarno-białych występujących w dokumentach zawierających również strony kolorowe jako kolor. i. System powinien umożliwiać oprócz zliczania wydrukowanych stron, zliczanie wydrukowanych kartek z podziałem na użytkowników wraz z rozbiciem na format A3/A4. 7. Rejestracja logowań oraz zdarzeń serwisowych: a. System powinien umożliwiać rejestrowanie oraz raportowanie logowania użytkowników do urządzeń MFP. b. System powinien umożliwiać rejestrowanie oraz raportowanie zdarzeń serwisowych z urządzeń MFP. 8. Raporty : a. System musi posiadać możliwość automatycznego wysyłania zdefiniowanych raportów za ostatni miesiąc według zdefiniowanego harmonogramu. b. System musi posiadać możliwość raportowania w dwóch zasadniczych grupach:  Raporty po maszynach i strukturach organizacyjnych  Raporty finansowe (dokładne rozliczenie kosztów z podziałem urządzeń) 9. Wydruk Centralny : a. System powinien umożliwiać odbiór prac po zalogowaniu na dowolną maszynę A3/A4. b. System powinien zapewniać pełną swobodę odbioru prac we flocie np. wydruk dokumentu kolorowego wyprowadzony na maszynę czarno-białą zostanie wydrukowany jako monochromatyczny, wydruk z ustawioną opcją zszywania/dziurkowania, dla której realizacji konieczny będzie finiszer, zostanie wydrukowany na każdej maszynie. W przypadku jeśli dana maszyna nie posiada opcji finiszera (zszywania/dziurkowania), wydruk zostanie wykonany bez zszycia/dziurkowania c. System powinien posiadać zaimplementowane zabezpieczenie na wypadek próby odbioru pracy zawierającej strony A3 na maszynie A4 - użytkownik otrzyma stosowny komunikat na panelu maszyny. d. System powinien zapewniać możliwość wydruku centralnego uproszczonego, tj. wydruku, w którym prace oczekujące na wydruku centralnym drukowane są natychmiast po zalogowaniu użytkownika. e. System powinien zapewniać możliwość delegacji prac z wydruku centralnego z przeglądarki internetowej na stacji roboczej danego użytkownika po zalogowaniu. Użytkownik ma możliwość przekazania wydruku innej osobie lub udostępnienia wydruku. Delegowany wydruk zostaje naliczony przez system rozliczania osobie, która wydrukowała go fizycznie na urządzeniu. f. System powinien umożliwiać zwolnienie wszystkich lub wybranych prac z kolejki wydruku. g. System powinien zapewniać podgląd kolejki oczekujących prac po zalogowaniu przy danym urządzeniu MFP / do panelu www. h. System powinien umożliwiać podgląd pierwszej strony wybranej pracy na danym urządzeniu MFP / przez panel www. (opcja) i. System powinien posiadać możliwość wydruku plików w formatach doc, xls, ods, odt, ppt, pdf przez stronę www bez konieczności instalacji sterownika urządzenia. IV. Minimalne parametry systemu służącego do zarządzania sieciowymi urządzeniami drukującymi 1. System nie może posiadać ograniczeń licencyjnych na liczbę monitorowanych urządzeń oraz liczbę użytkowników. 2. Licencja powinna uwzględniać działanie systemu w obrębie jednej domeny. 3. System powinien umożliwiać pogrupowanie monitorowanych urządzeń według: producenta urządzenia, typu urządzenia, modelu urządzenia, lokalizacji, działu 4. System powinien umożliwiać analizę parametrów urządzeń takich jak: a. dostępność urządzeń w sieci, b. wystąpienia błędów (w tym zacięć), c. poziom danego rodzaju papieru lub jego brak, d. stan tonerów, e. maszyna zgłasza błąd i wymaga ingerencji operatora lub autoryzowanego serwisu. 5. System powinien umożliwiać generowanie raportów i wykresów ad hoc a także w oparciu o zdefiniowany harmonogram. 6. System powinien umożliwiać sczytywanie liczników urządzeń i podglądanie ich ad hoc poprzez wejście na wybrane urządzenie. 7. System powinien umożliwiać eksport listy błędów i alertów oraz stanów liczników monitorowanych urządzeń do pliku PDF i CSV. V. Minimalne parametry systemu OCR 1. Rozwiązanie OCR przetwarzające dokumenty papierowe do formy edytowalnej, gotowej do dalszej edycji (konwersja do przeszukiwalnego PDF, docx, xlsx, pptx, odt). 2. Aplikacja serwerowa bazująca na pojedynczej licencji, oferująca integrację poprzez panel urządzenia wielofunkcyjnego 3. Brak ograniczeń co do ilości użytkowników oraz obsługiwanych urządzeń wielofunkcyjnych 4. Rozwiązanie przetwarzające pliki przesłane za pośrednictwem poczty e-mail do formy edytowalnej, gotowej do dalszej edycji. Plik wynikowy przesyłany zwrotnie na adres, z którego został wysłany plik do przetworzenia. Konwersja plików z formatu jpg, tiff i pdf. VI. Wymagania dotyczące serwisu urządzeń wielofunkcyjnych będących przedmiotem zamówienia: 1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał własne centra serwisowe lub ich oddziały/filie w Łodzi lub okolicach zapewniające szybką reakcję na zgłoszenia Zamawiającego. 2. Zamawiający wymaga, aby przyjazd serwisu do uszkodzonego urządzania nastąpił maksymalnie w ciągu 8 godzin w dni robocze od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego problemów z eksploatacją urządzeń. 3. Zamawiający informuje, że przyjazd serwisu możliwy jest w godzinach pracy Zamawiającego, tj. poniedziałek, środa, czwartek, piątek w godzinach 8.00-16.00, wtorek w godzinach 9.00-17.00. Czas przyjazdu serwisu do uszkodzonego urządzenia liczony jest w w/w godzinach i przechodzi proporcjonalnie na następny dzień roboczy. 4. Zamawiający wymaga, aby naprawa urządzenia nastąpiła najpóźniej w następnym dniu roboczym po zgłoszeniu awarii. 5. W przypadku, gdy naprawa urządzenia nie jest możliwa najpóźniej w następnym dniu roboczym po zgłoszeniu awarii, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył w terminie dwóch dni roboczych od momentu zgłoszenia na koszt Wykonawcy urządzenie zastępcze o takich samych parametrach lub lepszych oraz dokonał konfiguracji urządzenia zastępczego zgodnie z konfiguracją urządzenia, które uległo uszkodzeniu lub wymienił uszkodzone urządzenie na nowe o takich samych parametrach lub lepszych oraz dokonał konfiguracji nowego urządzenia zgodnie z konfiguracją urządzenia, które podlega wymianie. 6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wymienił urządzenie, które uległo kolejno po sobie 3 takim samym awariom lub które uległo kolejno po sobie 5 jakichkolwiek awariom w okresie trzech miesięcy, na urządzenie nowe o takich samych parametrach lub lepszych zapewniające niezawodną pracę oraz dokonał konfiguracji nowego urządzenia zgodnie z konfiguracją urządzenia, które podlega wymianie. VII. Wymagania dotyczące serwisu oprogramowania/systemów wdrożonych przez Wykonawcę w celu realizacji niniejszego zamówienia: 1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługi serwisowe na wdrożone u Zamawiającego oprogramowanie/systemy w celu prawidłowego wykonania zamówienia. 2. Usługa serwisowa musi być świadczona przez cały okres obowiązywania umowy. 3. Usługa serwisowa musi być świadczona w godzinach pracy Zamawiającego, tj. poniedziałek, środa, czwartek, piątek w godzinach 8.00-16.00, wtorek w godzinach 9.00-17.00. Zamawiający wymaga, aby usługa serwisowa świadczona była telefonicznie, mailowo oraz na miejscu w siedzibie Zamawiającego. 4. Usługa serwisowa musi uwzględniać m.in.: a. telefoniczną i mailową pomoc techniczną w rozwiązywaniu problemów z wdrożonym oprogramowaniem/systemem, b. telefoniczną, mailową i na miejscu pomoc w konfiguracji i rekonfiguracji oprogramowania/systemów pod wymagania Zamawiającego, c. usuwanie wszelkich problemów związanych z prawidłowym funkcjonowaniem oprogramowania/systemów, d. dostarczanie poprawek i aktualizacji oprogramowania/systemów wraz z ich implementacją, e. czas odpowiedzi serwisu na zgłoszony problem nie krytyczny, tj. problem który nie ma wpływu na prawidłowe działanie oprogramowania/systemów, nie dłuższy niż 4 godziny w dni robocze, f. czas odpowiedzi serwisu na zgłoszony problem krytyczny, tj. problem który ma wpływ na prawidłowe działanie oprogramowania/systemów, nie dłuższy niż 1 godzina w dni robocze, g. czas naprawy oprogramowania/systemów w wyniku wystąpienia problemu krytycznego od zgłoszenia nie dłuższy niż 2 godziny w dni robocze. VIII. Wymagania dodatkowe: 1. Zamawiający wymaga, aby instalacja urządzeń wielofunkcyjnych do lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego nastąpiła po podpisaniu umowy w terminie wzajemnie uzgodnionym, jednak nie później niż 2 stycznia 2017r. 2. Zamawiający wymaga bezpłatnego przeszkolenia na miejscu użytkowników z obsługi urządzenia wielofunkcyjnego w terminie najpóźniej następnego dnia roboczego po dostarczeniu urządzenia do lokalizacji wskazanej przez Zamawiającego. Przeszkolenie może być powtarzane w trakcie trwania umowy, o ile Zamawiający zgłosi taką potrzebę. 3. Zamawiający wymaga bezpłatnego przeszkolenia na miejscu administratora lokalnego (ok. 5 osób) z obsługi oprogramowania/systemu wdrożonego u Zamawiającego w celu prawidłowego wykonania zamówienia w terminie najpóźniej następnego dnia roboczego po wdrożeniu. 4. Zamawiający wymaga, aby usługa wdrożenia systemu do monitoringu, rozliczania kosztów i wydruku podążającego, łącznie z instalacją oprogramowania i konfiguracją wg wymagań Zamawiającego nastąpiła w terminie 7 dni od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego takiej potrzeby. IX. Informacje dotyczące sposobu rozliczania się i płatności: 1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dokonał dostawy i instalacji, a po upływie okresu najmu odbioru urządzeń z miejsca instalacji na własny koszt. 2. Zamawiający wymaga, aby w okresie trwania umowy Wykonawca zapewnił bezpłatny serwis, konserwacje, naprawy oraz dostawę tonerów oraz części zamiennych zużytych w czasie trwania umowy, we własnym zakresie. 3. Zamawiający ponosi jedynie koszty związane z faktyczną ilością wykonanych wydruków/kopii. 4. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę dodatkowych kosztów związanych z realizacją zamówienia oprócz stałych opłat za wykonane wydruki i kopie na urządzeniach wielofunkcyjnych 5. Wszelkie stałe koszty związane z realizacją zamówienia zawierają się w opłatach za wydruk/kopię na urządzeniach objętych niniejszym zamówieniem. 6. W przypadku urządzenia wielofunkcyjnego kolorowego, kopia/wydruk zawierający strony monochromatyczne i kolorowe rozliczanie kosztu wydruku monochromatycznego i kolorowego musi nastąpić oddzielnie. X. Informacje dodatkowe: 1. Wg kalkulacji sporządzonej na podstawie faktycznej liczby wykonanych w 2016r kopii na urządzeniach dzierżawionych oraz planowanym zmniejszeniu ilości urządzeń własnych szacujemy, że w 2017r miesięcznie będziemy wykonywać ok. 472 000 kopii mono oraz 1 800 kopii kolorowych. 2. Zamawiający informuje, że wszystkie powyższe wymagania wskazane jako „opcja” mogą być wykorzystane przez Zamawiającego w terminie późniejszym niż w momencie instalacji w/w urządzeń zgodnie z zamówieniem. 3. Moduł faksu może być wykorzystany przez Zamawiającego tylko na kilku urządzeniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z zapotrzebowaniem. Na chwilę obecną moduł faksu mamy na 4 urządzeniach wielofunkcyjnych. Analizujemy wykorzystywanie faksów w lokalizacjach i na tej podstawie przedstawimy zapotrzebowanie, najpóźniej w dniu podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia instalacji modułu faksu na kolejnych urządzeniach w terminie późniejszym niż w momencie instalacji w/w urządzeń zgodnie z zamówieniem. Instalacja modułu faksu wykonana będzie przez Wykonawcę bez dodatkowych opłat. 4. Zamawiający nie dopuszcza instalacji jakiegokolwiek oprogramowania na komputerach klienckich w celu monitorowania wydruków. System musi działać na serwerze wydruku wdrożonym u Zamawiającego. 5. Aktualne lokalizacje Zamawiającego: Łódź, Pl. Barlickiego 11 Łódź, Piotrkowska 17 Łódź, Piotrkowska 86 Łódź, Piotrkowska 153 Łódź, Piotrkowska 238 Łódź, Lubelska 9/11 Łódź, Wielkopolska 53 Łódź, Sędziowska 16 Łódź, Przemysłowa 7 Łódź, Paderewskiego 47 Łódź, Ciasna 19a Łódź, Wapienna 15 Łódź, Radwańska 31 Łódź, Pomorska 115B Łódź, Wilcza 6 Łódź, Wilcza 7 Łódź, Dębowskiego 8 6. Zamawiający informuje, że w przypadku likwidacji którejkolwiek lokalizacji Zamawiającego lub stwierdzenia, że urządzenia nie są wykorzystywane przez pracowników, Zamawiający ma prawo zaprzestać użytkowania urządzenia lub urządzeń znajdujących się w takiej lokalizacji i zwrócić je do Wykonawcy, bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów z tym związanych, a Wykonawca w takim przypadku nie będzie dochodził swoich jakichkolwiek roszczeń czy to polubownie czy to na drodze sądowej. 7. Zamawiający zastrzega możliwość zlecenia Wykonawcy przewiezienie urządzenia do innej lokalizacji niż pierwotnie ustalonej. Wszelkie koszty transportu, instalacji i ponownej konfiguracji ponosi Wykonawca. Zmiana miejsca użytkowania będzie wynikała z aktualnych potrzeb Zamawiającego. 8. Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia ilości urządzeń dzierżawionych, zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem. Koszty instalacji urządzenia ponosi Wykonawca. Kolejne urządzenia będą rozliczane zgodnie z obowiązującą umową tzn. Zamawiający ponosi jedynie koszty związane z faktyczną ilością wykonanych wydruków/kopii. 9. Zamawiający informuje, iż 4 urządzenia wielofunkcyjne w naszych siedzibach (Piotrkowska 86-3szt, Pl. Barlickiego 11-1szt) objęte są umową dzierżawy do dnia 28.02.2017r. Zamawiający wymaga, aby w/w urządzenia były użytkowane do końca obowiązywania umowy na dzierżawę tych urządzeń, a po jej wygaśnięciu Wykonawca dostarczył do dnia 1.03.2017r. urządzenia wielofunkcyjne przewidziane dla tej siedziby Zamawiającego – chyba, że Zamawiający zdecyduje inaczej. 10. Zamawiający wymaga, aby zużyte materiały eksploatacyjne wykorzystywane w dzierżawionych urządzeniach były odbierane od Zamawiającego bezpośrednio przez Wykonawcę lub firmę kurierską na koszt Wykonawcy w terminie 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia w/w zużytych materiałów eksploatacyjnych przez Zamawiającego do odbioru. 11. Zamawiający na etapie oceny oferty może żądać przeprowadzenia testów zaoferowanego rozwiązania w siedzibie zamawiającego, celem potwierdzenia spełniania wymagań zapisanych w specyfikacji. W celu przeprowadzenia testów Oferent/Wykonawca dostarczy niezbędną infrastrukturę sprzętowo-programową wystarczająca do przeprowadzenia testów oferowanego rozwiązania, w tym m.in. dwa modele oferowanych urządzeń wielofunkcyjnych formatu A3 wyposażone w czytnik kart oraz zaoferowane rozwiązanie programowe. Termin przeprowadzenia testów będzie nie krótszy niż 5 dni roboczych od pisemnego wezwania przesłanego przez Zamawiającego. W ramach przeprowadzonych testów Zamawiający może żądać prezentacji wszystkich wymaganych funkcjonalności oferowanego rozwiązania.


II.5) Główny kod CPV:
30190000-7

Dodatkowe kody CPV:
30125110-5

II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
tak
Określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu oraz warunków na jakich zostaną udzielone zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp: Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt.6 ustawy Pzp. w wysokości 100 000 zł. netto. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu usług będących przedmiotem niniejszego postępowania. Warunkiem udzielenia w/w zamówień będzie zaakceptowanie przez Zamawiającego cennika

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
tak

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
dopuszczalne zmiany umowy określa projekt umowy oraz art. 144 ustawy Pzp

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 19/12/2016, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> Polski

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: