Wykonanie usługi w zakresie wynajmu miejsc noclegowych i sali konferencyjnej dla uczestników szkoleń organizowanych w Centrum Szkolenia Oddziału ZUS w Ostrowie Wielkopolskim

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem miejsc noclegowych (ilość osobodni - 1741) i sali konferencyjnej (maksymalnie 30 dni) w obiekcie na terenie Ostrowa Wielkopolskiego dla uczestników szkoleń organizowanych przez Centrum Szkolenia Oddziału ZUS w Ostrowie Wielkopolskim. Zamawiający informuje, że grupy szkoleniowe mogą liczyć standardowo od 20 do 60 osób (w wyjątkowych przypadkach do 90 osób). Zamawiający informuje, że wynajem sal konferencyjnych będzie odbywał się według jego potrzeb, a wynajem miejsc noclegowych nie jest jednoznaczny z koniecznością wynajęcia sali konferencyjnej. W czasie realizacji jednego szkolenia Zamawiający może dokonać rezerwacji maksymalnie 1 sali konferencyjnej. W dniu wynajęcia sali konferencyjnej wymaga się, aby była ona dostępna dla organizatorów szkolenia w godzinach od 7:30 do 21:00. Sala konferencyjna musi być wyposażona w: sprzęt audiowizualny umożliwiający podłączenie laptopa, ekran, na którym będzie prezentowany obraz ze sprzętu audiowizualnego, stoły i krzesła w ilości odpowiadającej podanej przez przedstawiciela Zamawiającego liczby uczestników szkolenia, tablicę typu flipchart umożliwiającą pisanie na niej markerami bądź zamocowanie kartek (Wykonawca zobowiązany jest zapewnić markery oraz kartki w minimalnej ilości 20 szt. /dzień) Wykonawca winien skalkulować cenę wynajmu sali konferencyjnej dla maksymalnej ilości 30 dni oraz wliczyć ją w cenę najmu miejsc noclegowych. 2. Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń ZUS noclegi (bez wyżywienia) w pokojach jedno, dwu i trzyosobowych, z oddzielnymi miejscami do spania, wg potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego. Pokoje będą wyposażone w łazienki z pełnym węzłem sanitarnym i wejściem bezpośrednio z pokoju. W łazienkach dla uczestników szkoleń będą dostępne min. 2-a ręczniki kąpielowe. Pokoje muszą być wyposażone w telewizor, czajnik elektryczny oraz lampki nocne. 3. Na terenie obiektu dla uczestników szkoleń muszą zostać zapewnione bezpłatne miejsca parkingowe. 4. Miejsca noclegowe będą wykorzystywane również podczas niedziel i świąt (w w/w dni w godzinach wieczornych uczestnicy szkoleń będą przyjeżdżać na zajęcia). 5. Wykonawca może zaoferować zapewnienie miejsc noclegowych w kilku obiektach zlokalizowanych na terenie Ostrowa Wielkopolskiego. Możliwe jest zakwaterowanie grupy uczestników szkolenia w kilku zaoferowanych obiektach, z zastrzeżeniem, iż sala konferencyjna musi znajdować się w jednym z obiektów, w którym zakwaterowani będą uczestnicy szkolenia. 6. Rezerwacja miejsc noclegowych oraz sali konferencyjnej będzie następować z wyprzedzeniem tygodniowym. Rezerwacja zostanie złożona za pomocą poczty elektronicznej, na adres wskazany przez Wykonawcę. 7. Wykonawca najpóźniej w terminie 3-ch dni od złożenia rezerwacji musi powiadomić przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w umowie o: - adresach obiektów (jeśli w ofercie zaoferuje świadczenie usługi w więcej niż 1 obiekcie), w których będą zakwaterowani uczestnicy szkolenia, - ilości pokoi w poszczególnych obiektach wraz z podaniem informacji czy jest to pokój 1, 2 czy 3-osobowy, - adresu obiektu, w którym będzie udostępniona sala konferencyjna, jeśli przy danej rezerwacji była taka wymagana. 8. Jeżeli Wykonawca nie będzie w stanie zapewnić miejsc noclegowych lub sali konferencyjnej na terenie wskazanego w ofercie obiektu (obiektów), zobowiązany jest do zakwaterowania uczestników szkolenia i zapewnienia sali konferencyjnej w obiekcie na terenie miasta Ostrowa Wielkopolskiego (obiekcie zastępczym), o równorzędnym standardzie i znajdującym się w odległości nie większej niż najmniejsza odległość od Centrum Szkolenia ZUS w Ostrowie Wielkopolskim zaproponowanego obiektu w ofercie. W razie wystąpienia różnicy kosztów z tym związanych, Wykonawca zobowiązany jest do jej pokrycia i nie może wnosić do Zamawiającego z tego tytułu żadnych roszczeń. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić przedstawiciela Zamawiającego o zakwaterowaniu uczestników szkolenia i zapewnienia sali konferencyjnej w obiekcie zastępczym w terminie 3 dni od złożenia rezerwacji. Zaoferowanie miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w obiekcie zastępczym może odbyć się wyłącznie po uzyskaniu akceptacji przedstawiciela Zamawiającego. Zamawiający może nie wyrazić zgody na umieszczenie uczestników szkolenia w zaproponowanym obiekcie zastępczym szczególnie w przypadku, gdy obiekt ten nie spełnia wymogów postawionych w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. 9. Przedstawiciel Zamawiającego, po podaniu przez Wykonawcę informacji, o których mowa w pkt 7, będzie miał możliwość obejrzenia zaproponowanych obiektów, miejsc noclegowych i sali konferencyjnej. W razie wystąpienia rozbieżności pomiędzy opisem przedmiotu zamówienia i rezerwacją a obiektami zaproponowanymi przez Wykonawcę, Wykonawca będzie zobowiązany do ich usunięcia, bądź jeśli to nie będzie możliwe do zaproponowania nowego obiektu w terminie 1 dnia od otrzymania od przedstawiciela Zamawiającego informacji o nieprawidłowościach. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezpłatnej rezygnacji z wcześniej rezerwowanych miejsc noclegowych oraz sali konferencyjnej z wyprzedzeniem minimum jednej doby. O rezygnacji Wykonawca zostanie powiadomiony za pomocą poczty elektronicznej, na adres przez niego wskazany. 11. Należność za wykonaną usługę rozliczana będzie na podstawie faktury, wystawionej przez Wykonawcę na podstawie faktycznie wykorzystanych miejsc noclegowych. Wykonawca wystawi fakturę także w przypadku, gdy zakwateruje on osoby w innym obiekcie - przy zastrzeżeniu stawek zawartych w umowie. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie wykorzystania pełnej ilości osobodni. 13.Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 14.Zamawiający nie przewiduje rozliczenia z Wykonawcą w walutach obcych. 15.Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej. 16.Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 17.Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. 18. Zamawiający nie przewiduje wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. 19.Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50% pracowników stanowią osoby niepełnosprawne. 20.Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy