Kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego Małopolski na targach World Food, Ałmaty, Kazachstan w dniach 2 – 4 listopada 2016 r. w ramach projektu Power up Your Business in Małopolska współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot obejmuje w szczególności: 1. Opracowanie projektu graficznego stoiska o powierzchni 30 m kw. zgodnie z poniższymi warunkami: a) Projekt przygotowany będzie w oparciu o powszechnie dostępne modułowe systemy wystawiennicze, z uwzględnieniem branżowej tematyki targów. b) Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska, które powinien uwzględniać projekt stoiska: i. zabudowa, elementy wystroju i wyposażenia stoiska zostaną udostępnione Zamawiającemu na czas trwania targów, ii. podstawowa zabudowa obejmie ścianki (z uwzględnieniem bezpośredniego dostępu z dwóch stron do narożnego stoiska), podłogę, szyld, oświetlenie oraz prąd (220/230V do 5 kW), iii. konstrukcja ścian wewnętrznych i zewnętrznych stoiska powinna być ukryta, bez widocznych łączeń, umożliwiająca swobodne i bezproblemowe naniesienie grafik, iv. lada informacyjna zamykana na klucz, spełniająca funkcję punktu informacyjnego, v. 2 hokery (wysoki taboret), vi. 2 stoliki i 8 krzeseł do rozmów b2b, vii. wyodrębnione miejsce do prowadzenia rozmów b2b – wydzielone na stałe lub z użyciem przenośnych elementów, viii. dostęp do elektryczności – 2 gniazda, ix. dostęp do Internetu o prędkości łącza min 2 Mb/s, z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (dostarczonego na czas targów przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy), x. oświetlenie dostosowane do zaprojektowanego wystroju – min. 1 punkt oświetleniowy na 3 mkw powierzchni stoiska, xi. 2 stojaki na materiały promocyjne (broszury o max. formacie A4), xii. monitor LCD lub TV Full HD (min. 50”) z portem USB umożliwiającym bezpośrednią prezentację multimedialną – bez konieczności podłączania komputera (wraz z montażem), xiii. zaplecze techniczne umożliwiające zarówno składowanie materiałów jak i przygotowanie napojów, niedostępne dla zwiedzających, zamykane na klucz, wyposażone min. w wieszak na ubrania dla 5 osób, 1 stolik do przygotowania napojów, 1 gniazdo elektryczne, 1 przedłużacz 220/230V 5-gniazdowy o długości 5 m, 1 czajnik elektryczny, 1 przelewowy ekspres do kawy, 1 kosz na śmieci, zestaw jednorazowych naczyń do serwowania kawy / herbaty i napojów zimnych – po 100 szt.; xiv. inne elementy dekoracyjne, podnoszące estetykę i wchodzące w skład zatwierdzonego przez Zamawiającego projektu stoiska (typu: rośliny ozdobne, owoce, kosze, flakony itp.). c) W projekcie stoiska ujęte zostaną elementy graficzne zaproponowane przez Wykonawcę, dostosowane do konkretnej branży targów z uwzględnieniem logotypów Woj. Małopolskiego oraz Business in Małopolska i oznakowanie projektu UE - projekt i aranżacja stoiska muszą nawiązywać do przyjętej wizualizacji projektu uwzględniającej manual logotypu gospodarczego Województwa Małopolskiego - Business in Małopolska oraz wymaganego oznakowania projektu (zgodnie z aktualnym Podręcznikiem Beneficjenta „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” znajdujący się na stronie http://www.rpo.malopolska.pl/o-programie/zapoznaj-sie-z-prawem-i-dokumentami/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-i-promocji); d) Projekt musi być opisany i zaprezentowany w formie wizualizacji dostarczonych w wydruku i w formie prezentacji możliwych do otwarcia w MS Office, Adobe Reader lub w programie graficznym Photoshop. 2. W ramach zamówienia Wykonawca dokona także montażu multimedialnych materiałów promocyjnych – informujemy, że Zamawiający dostarczy Wykonawcy multimedialne materiały promocyjne w formacie *.pps, *.ppsx, *.mp4 (w tym film informacyjny o długości 3 minut oraz prezentacje o ilości slajdów ok. 15) w celu zmontowania w całość i przystosowania do prezentowania w tzw. pętli. Zadaniem Wykonawcy będzie również dokonanie tłumaczeń na języki miejscowe hasła przewodniego wystawy/ stoiska / krótkich tekstów reklamowych – max. 1800 znaków – i w uzgodnieniu z Zamawiającym wmontowanie ich do ww. prezentacji. Podczas odbioru stoiska, w obecności Zamawiającego, Wykonawcy będzie zobowiązany do dokonania testów technicznych ww. prezentacji na stoisku. 3. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem, obejmującym elementy wymienione w pkt. 1 (wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami Organizatora targów) oraz spełnienie wymagań technicznych i terminowych Organizatora targów, w tym: a) Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z jego wymogami. b) Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych z normą EN 13.501.1 oraz normami wymienionymi w warunkach technicznych dla wystawców określonych przez Organizatora targów. c) Montaż i demontaż stoiska zgodnie z wytycznymi i w godzinach określonych przez Organizatora targów. d) Transport w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska (w tym dokonanie wymaganych odpraw spedycyjnych i celnych, które sfinansuje Wykonawca). e) Magazynowanie elementów ekspozycji na miejscu targów – w uzgodnieniu i zgodnie z wymogami Organizatora targów. f) Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji elektrycznej, oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów. g) Udostępnienie stoiska Zamawiającemu nie później niż o godzinie 17:00 czasu lokalnego w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia targów. h) Zapewnienie energii elektrycznej o mocy stosownej do prawidłowego funkcjonowania stoiska wraz ze sprzętem. i) Zapewnienie dostępu do Internetu o prędkości łącza min 2 Mb/s, z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (dostarczonego przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy). j) Zapewnienie umeblowania i akcesoriów wskazanych w projekcie i specyfikacji, oraz wszelkich elementów dekoracyjnych i sprzętu stanowiącego składowe wyposażenia stoiska. k) Dostarczenie wody mineralnej i soków w ilości: po 12 sztuk x 0,3 l / na każdy dzień targów, kawy i herbaty w ilości: 1 kg kawy i 250 g herbaty na cały okres trwania targów; mleka do kawy 2% w ilości 4l na cały okres trwania targów; cukru w ilości: 1 kg na cały okres trwania targów. l) Dostarczenie słodyczy jako upominkowego wyposażenia stoiska (w formie koszyka na ladzie, przekąsek na stolikach do rozmów) różne rodzaje, uzgodnione wcześniej z Zamawiającym, o łącznej wadze 4 kg na cały okres trwania targów – wraz z transportem i odprawami celnymi (jeżeli konieczne) po stronie Wykonawcy. 4. Zapewnienie obsługi stoiska w trakcie targów, w tym: a) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną stoiska (w przypadku niesprawności, awarii etc), w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich przyłączy i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska. b) Niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego, w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska podczas targów. c) Zapewnienie w wymiarze 8h / na każdy dzień targów, 1 osoby odpowiedzialnej za pierwszy kontakt z klientem targowym oraz przeprowadzenie 100 ankiet (tzw. hostessa). Osoba ta musi posługiwać się biegle językiem miejscowym oraz biegle językiem angielskim. 5. Przestrzeganie wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego. Dodatkowe informacje: Wszelkie czynności obejmujące to zamówienie Wykonawca wykonuje z własnych materiałów i na własny koszt (m.in., podłączenie Internetu do stoiska, transport elementów stoiska i obsługi, wejściówki na targi dla ekipy montującej/demontującej stoisko oraz dla osób zapewniających obsługę techniczną stoiska w trakcie trwania targów, w tym dla tzw. hostessy, przyłącza itp.). Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem Stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem). Wykonawca nie może wykorzystać Stoiska, ani jego elementów do promowania czegokolwiek lub kogokolwiek