Organizacja konferencji promującej projekt pt. Analiza procesów zachodzących na polskim rynku pracy i w obszarze integracji społecznej w kontekście prowadzonej polityki gospodarczej.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie jednej konferencji w Warszawie związanej z inauguracją projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowanego przez Instytut Pracy i Spraw Socjalnych i Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich pn. Analiza procesów zachodzących na polskim rynku pracy i w obszarze integracji społecznej w kontekście prowadzonej polityki gospodarcze. W ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni hotelową salę konferencyjną wraz z obsługą oraz usługę restauracyjną. Obie usługi zostaną zrealizowane w tym samym miejscu (obiekt, budynek, bez konieczności przemieszczania się uczestników po przestrzeniach na wolnym powietrzu). 1) sala konferencyjna a) Organizacja konferencji w dniu 29 listopada 2012 r. w godzinach 8.00- 16.00. b) Wynajęcie sali konferencyjnej, umożliwiającej przeprowadzenie sesji ogólnej dla ok. 100 osób w obiekcie hotelowym (3, 4 lub 5 gwiazdkowym), krzesła ustawione teatralnie, zapewniające swobodne przemieszczanie się uczestników (osoby dochodzące, wychodzące w trakcie konferencji. c) Sala musi być wyposażona w stół prezydialny dla 10 osób, mównicę, projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, 3 mikrofony bezprzewodowe. d) Minimalna wysokość sali 3,5 metra. e) Sala musi być klimatyzowana. f) wyposażenie sali nagłośnienie, projektor multimedialny, ekran, tablica typu flipchart, laptop, zaplecze sanitarne). g) obiekt o standardzie co najmniej hotelu 3-gwiazdkowego, położony w centrum miasta nie dalej niż 1500 metrów od Dworca Centralnego w Warszawie (w linii prostej). h) Konferencja odbędzie się w miejscu podanym przez wykonawcę na potrzeby spełnienia warunku udziału w postępowaniu. 2) Usługa restauracyjna a) Wykonawca zapewni dwie przerwy kawowe w trakcie konferencji dla 100 osób b) Po zakończeniu konferencji wykonawca zapewni zasiadany obiad dla 100 osób. 3) Przerwy kawowe a) W ramach usługi Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dla każdej osoby uczestniczącej w konferencji co najmniej: - 1 filiżanki kawy o pojemności około 150 ml; - 1 filiżanki herbaty o pojemności około 150 ml do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach (o wadze 1,5 - 2 g); - 0,25 l 100 % soku owocowego, zapewnionego w minimum 3 smakach -w tym, co najmniej, sok pomarańczowy, jabłkowy oraz z czarnej porzeczki, podawane w równych ilościach; - 0,25 l wody mineralnej do wyboru spośród wody niegazowanej oraz gazowanej. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej; - Kompozycje owoców, umieszczone w koszach, szklanych wazonach lub innych naczyniach dekoracyjnych, składające się z minimum 7 rodzajów owoców (tj. bana-ny, winogrona zielone, winogrona różowe, jabłka, gruszki, mandarynki, ananasy, pomarańcze) w łącznej ilości minimum 100 g na każdego uczestnika konferencji; - Wybór ciastek (minimum 4 rodzaje, np. rogaliki francuskie, rogaliki nadziewane, babeczki z kremem i owocami, lub inne propozycje z wyłączeniem ciastek drożdżowych) w ilości minimum 4 sztuki na osobę, - Dekoracyjne kanapeczki bankietowe lub tartinki, na pieczywie jasnym i ciemnym, przygotowane z minimum 4 składnikami (np. masło, pasty, ser pleśniowy, ser mozzarella, oliwki czarne lub zielone, wędlina, pieczone mięsa, łosoś, tuńczyk, kawior, sałata dekoracyjna, kiełki warzyw, ogórek kiszony lub konserwowy, pomidorki koktajlowe, dodatki). Minimalna ilość kanapek - 3 sztuki na osobę, waga 1 kanapki - minimum 60 g - Wybór sałatek w ilości co najmniej 100 g na osobę (minimum 5 rodzajów), każda składająca się z minimum 5 składników, w tym dwie sałatki ze świeżych warzyw. - śmietankę do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej niż 300 ml, świeżą cytrynę w plasterkach (plasterki przekrojone na połowę), cukier biały oraz brązowy, słodzik. b) Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych niejednorazowego użytku, napoje zimne serwowane będą w szklankach, do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe. Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. c) Wykonawca zapewni dwie przerwy kawowe - pierwsza trwająca od 9:30 - 10:20 (w trakcie rejestracji), druga od 11:30 - 12:00. d) Przerwy kawowe będą odbywały się formie stojącej. 4) Obiad zasiadany 1. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia: a) Przystawek na zimno (minimum 3 rodzaje) w ilości co najmniej 80 g na osobę; b) Sałatek (minimum 3 rodzaje - w tym dwie surówki) w ilości co najmniej 150 g na osobę, każda składająca się z minimum 5 składników. c) Zupy (minimum dwa rodzaje), w ilości 250 ml na osobę d) Dań głównych na gorąco (minimum 3 rodzajów), w tym: 2 dania mięsne, 1 danie 1 danie jarskie. e) Ciepłych dodatków do dań na gorąco (minimum 4 rodzaje, np. ziemniaki opiekane, makaron, ryż, warzywa gotowane) w ilości co najmniej 250 g na osobę; f) Deseru, składającego się z: minimum 4 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości 50 g na osobę, z wyłączeniem ciast drożdżowych), minimum 5 rodzajów owoców krojonych (w ilości co najmniej 50 g na osobę) oraz minimum 3 rodzajów deserów podawanych w pucharkach (np. musy, galaretki, kremy) w ilości co najmniej 50 g na osobę; g) Napoi gorących (minimum 1 filiżanka kawy o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby - do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 - 2 g); h) Napoi zimnych (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych - pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby. 2. Obiad zostanie zaserwowany w tym samym budynku (bez potrzeby przechodzenia przez przestrzenie na otwartym powietrzu) 3. Obiad będzie podany w godz. 14.00 - 15.00.