Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Skarbowego w Kędzierzynie-Koźlu, ul. Piotra Skargi 19

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Skarbowego w Kędzierzynie-Koźlu w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów, przekazów pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w przypadku ich nie doręczenia - w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). Kwoty przekazów dotyczą nadpłat podatków na gruncie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2013 r. poz. 749 ze zm.). 2. Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało poprzez opłatę z dołu należy przez to rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego, bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłce listowej oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 3. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania zwrotnego potwierdzenia odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi dostarczania przesyłek w Polsce i poza granicami kraju. 5. Wykonawca będzie odbierać przedmiot zamówienia bezpośrednio z siedziby Zamawiającego, w wyznaczonych przez Zamawiającego godzinach. 6. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Na przesyłki listowe rejestrowane, Zamawiający naklejać będzie naklejki z numerem R (numer nadawczy) dostarczone przez Wykonawcę, zaś obowiązek uzupełnienia na zwrotnym potwierdzeniu odbioru numeru R leży po stronie Wykonawcy. 7. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 8. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłki listowej stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 9. Zamawiający wymaga od Wykonawców realizacji przedmiotu zamówienia, z zachowaniem wymogów, wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) oraz obowiązujących aktów wykonawczych. 10. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów. Zestawienie dla poszczególnych rodzajów przesyłek będzie sporządzane w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 11. Wykonawca zobowiązany jest dostarczać przesyłki zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz.749, z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267). Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań (m.in. prowadzenie postępowań podatkowych, egzekucyjnych, karnych skarbowych, także składanie różnego rodzaju pism procesowych w trybie postępowania cywilnego, czy sądowoadministracyjnego), Zamawiający informuje, iż ok. 90% generowanych przesyłek listowych obejmuje doręczanie pism urzędowych - zgodnie z wymogami dot. doręczeń zawartymi w Ordynacji podatkowej i Kodeksie postępowania administracyjnego. 12. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i Zamawiającego. 13. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795, ze zm.). 14. Zamawiający będzie korzystał ze wzorów druków ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru), określonych w załączniku nr 3a i 3b do SIWZ oraz innych zwrotnych potwierdzeń odbioru, dostarczonych przez Wykonawcę, które powinny zawierać: a) krajowe potwierdzenie odbioru - adresata przesyłki, numer nadawczy, datownik placówki nadawczej, odbiorcę przesyłki, miejsce na potwierdzenie własnoręcznym podpisem odbioru przesyłki oraz datę odbioru przesyłki przez odbiorcę, datownik placówki oddawczej, miejsce na dodatkowe informacje nadawcy przesyłki, b) zagraniczne potwierdzenie odbioru - adresata przesyłki, numer nadawczy, datownik placówki nadawczej, odbiorcę przesyłki, miejsce na potwierdzenie własnoręcznym podpisem odbioru przesyłki oraz datę odbioru przesyłki przez odbiorcę, datownik urzędu zwracającego potwierdzenie. 15. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu, pokwitowane przez adresata, potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 16. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w załączniku nr 2 do SIWZ mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega, że ilość przesyłek może ulec zmniejszeniu i będzie wynikać z bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian ilości poszczególnych rodzajów przesyłek, przy zachowaniu cen jednostkowych podanych w ofercie Wykonawcy z zastrzeżeniem, iż wartość tych przesyłek nie przekroczy łącznej ceny brutto za wykonanie zamówienia podanej w ofercie Wykonawcy. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia, a Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie obliczone na podstawie faktycznie zrealizowanych usług. 17. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz wymaga, aby punkty odbioru awizowanych, a niedoręczonych pod adres przesyłek oraz przekazów pocztowych znajdowały się na terenie każdej gminy. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki oraz przekazu pocztowego ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę oraz przekaz pocztowy. Termin odbioru przesyłki oraz przekazu pocztowego przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo. W tym terminie przesyłka oraz przekaz pocztowy są awizowane dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka oraz przekaz pocztowy zwracane będą Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Placówka nadawcza oraz punkt odbioru awizowanych a niedoręczonych pod adres przesyłek oraz przekazów pocztowych powinny być czynne we wszystkie dni robocze z wyjątkiem sobót, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa. 18. Usługa realizacji przekazów pocztowych: 1) Usługa realizacji przekazów pocztowych obejmuje: a) przyjmowanie nadawanych przez Zamawiającego przekazów pocztowych, b) doręczenie/wypłatę adresatowi (lub innym uprawnionym osobom) kwot przekazów pocztowych, c) zwrot kwot przekazów pocztowych w przypadku braku możliwości ich doręczenia/wypłaty. 2) Kwoty przekazów obejmują nadpłaty podatków zwracane przez Zamawiającego zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). 3) Usługa musi być realizowana zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie. 4) Przekazy pocztowe będą nadawane na blankietach wg załączonego do SIWZ wzoru - załącznik nr 7 - nakładu Zamawiającego. 5) Przekazy pocztowe będą przyjmowane w dni robocze, od poniedziałku do piątku. 6) Zamawiający będzie nadawał przekazy pocztowe w stanie uporządkowanym, na podstawie wykazu sporządzonego w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, opatrzonych pieczęcią Zamawiającego oraz podpisem upoważnionej osoby. Jeden egzemplarz wykazu zostanie zwrócony Zamawiającemu z potwierdzeniem przyjęcia przez Wykonawcę przekazów do realizacji. 7) Nadawanie przekazów pocztowych będzie realizowane w formie bezgotówkowej (przelewem na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy). Zamawiający dokona wpłaty środków pieniężnych w wysokości wynikającej z wartości nadanych przekazów pocztowych. 8) Przyjęcie przekazów pocztowych nastąpi najpóźniej następnego dnia roboczego po potwierdzonym wpływie kwoty określonej w pkt 7. 9) W przypadku nadpłaty kwot, o których mowa w pkt 7, Wykonawca dokona zwrotu na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy w terminie do 7 dni, liczonym od dnia wystąpienia nadpłaty. 10) W przypadku zwrotu przekazów pocztowych z powodu niemożności ich doręczenia Wykonawca dokona zwrotu kwot na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym upłynął termin przeznaczony na doręczenie przekazu pocztowego. Zwracane kwoty będą pomniejszane o należną Wykonawcy opłatę za zwrot. W przypadku, gdy zwracana kwota nie pokryje należnej Wykonawcy opłaty za zwrot, pozostała kwota zostanie uregulowana przez Zamawiającego, w terminie określonym w wystawionej przez Wykonawcę fakturze VAT. 11) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówkami pocztowymi jak określono w pkt 3.2.17 SIWZ, w celu umożliwienia odbioru awizowanego przekazu. 12) Do odpowiedzialności Wykonawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe. 13) Postępowanie reklamacyjne określają przepisy ustawy Prawo pocztowe i akty wykonawcze.