Organizacja i obsługa wizyty 50 przedstawicieli społeczności polskiej na Białorusi w dniach 3-6 grudnia 2014 r. w Krakowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa wizyty 50 przedstawicieli społeczności polskiej na Białorusi, w dniach 3-6 grudnia 2014 r. w Krakowie. 2. W ramach zamówienia Wykonawca zrealizuje następujące działania: 1). Zapewni noclegi dla maksymalnie 50 osób w pokojach dwuosobowych ze śniadaniem w dniach 3-6 grudnia (3 doby hotelowe) 2014 roku w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdki (kategoryzacja na dzień składania ofert) w odległości nie większej niż 2 km od adresu Rynek Główny 1, liczonej według najkrótszej trasy pieszej mierzonej w km za pomocą portalu umożliwiającego pomiar odległości www.targeo.pl 2). Zapewni parking strzeżony dla autokaru na 50 osób w odległości nie większej, niż 300 m od hotelu, o którym mowa w pkt. 1, w dniach 3-6 grudnia. 3). Zapewni obiad w dniach 3 grudnia 2014 r., 4 grudnia 2014 r. oraz 5 grudnia 2014 r. dla maksymalnie 55 osób każdy, w 3 różnych restauracjach w centrum Krakowa, w odległości nie większej niż 300 m od adresu Rynek Główny 1, liczonej według najkrótszej trasy pieszej mierzonej w km za pomocą portalu umożliwiającego pomiar odległości www.targeo.pl 4). Zorganizuje kolację w dniach 3 grudnia 2014 r. oraz 4 grudnia 2014 r. dla maksymalnie 55 gości w 2 różnych restauracjach, w tym jednej w odległości nie większej niż 300 m od adresu Rynek Główny 1 i drugiej w odległości nie większej niż 300 m od adresu Plac Nowy 1 liczonej według najkrótszej trasy pieszej mierzonej w km za pomocą portalu umożliwiającego pomiar odległości www.targeo.pl 5). Zapewni zwiedzanie Kopalni Soli w Wieliczce - trasa turystyczna bez zwiedzania Muzeum Żup Krakowskich dla grupy do maksymalnie 50 osób, wraz z obsługą przewodników w języku polskim w dniu 5 grudnia 2014 r. od godziny 16.00. 6). Zapewni kolację w dniu 5 grudnia 2014 roku o godzinie 19.00 dla maksymalnie 50 osób w restauracji podziemnej Kopalni Soli w Wieliczce. Kolacja winna składać się z: zupy; dania głównego z dodatkami; deseru; kawy lub herbaty; wody mineralnej niegazowanej w ilości 0,25 l na osobę; 7). Zapewni zwiedzanie Muzeum Podziemia Rynku - Oddziału Muzeum Historycznego Miasta Krakowa dla grupy maksymalnie 50 osób wraz z obsługą przewodników w języku polskim w dniu 3 grudnia 2014 r. od godziny 18.00. 8). Posiłki wymienione w ustępie 3 i 4 winny być zgodne z poniższym opisem: zupa - 250 g, ciepłe danie główne (mięso lub ryba) - 200 g, dodatki (ziemniaki gotowane, opiekane, frytki lub inne) - 200 g, 3 rodzaje surówek lub warzywa gotowane - w sumie 150 g, 2 rodzaje soków - w sumie 200 ml, woda mineralna - 200 ml /podana w dzbankach, dwóch lampek wina - w sumie 300 ml. Podane wagi dotyczą minimalnych ilości dla 1 osoby. 3. Zamawiający: a) zastrzega możliwość zmniejszenia liczby osób nocujących w hotelu, osób uczestniczących w każdym z organizowanych posiłków w dniu 3-5 grudnia 2014 oraz osób zwiedzających Muzeum Podziemia Rynku i Kopalnię Soli w Wieliczce do 30%, co będzie skutkowało zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o ostatecznej liczbie osób drogą elektroniczną (e-mailem) najpóźniej do dnia 28 listopada 2014 r.; b) powiadomi Wykonawcę drogą elektroniczną (e-mailem) o ostatecznych godzinach posiłków w dniach 3-6 grudnia 2014 r. najpóźniej do dnia 26 listopada 2014 r. 4. Wykonawca: a) przedstawi Zamawiającemu drogą elektroniczną (e-mailem) do dnia 27 listopada 2014 r. propozycje menu dla każdego posiłku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej zmiany poszczególnych propozycji w ciągu 2 dni roboczych, Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić ewentualne uwagi do wskazanych propozycji menu i przedłożyć Zamawiającemu poprawione menu drogą elektroniczną; b) zapewni różnorodny wybór dań; c) zadba o wysoką jakość i estetykę serwowania posiłków; d) gwarantuje, że realizacja usługi żywieniowej będzie miała miejsce zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zbiorowego żywienia, w szczególności zastosowane zostaną przepisy w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych m.in. ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późn. zm.); e) gwarantuje, że serwowane produkty będą świeże; f) gwarantuje, iż w przypadku produktów przetworzonych takich jak kawa, soki, herbata itp., ich data przydatności do spożycia będzie nieprzeterminowana; g) zapewni, iż bielizna gastronomiczna będzie czysta, wyprasowana, nieuszkodzona i wysterylizowana zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie; obrusy powinny być jednolitego koloru i komponować się z aranżacją wnętrza danego pomieszczenia