Dostawa, instalacja i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania procesem dydaktycznym w ramach Programu Informatyzacji Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej we Włocławku. Część I

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Wprowadzenie PWSZ we Włocławku funkcjonuje w 3 lokalizacjach, oddalonych od siebie o około 4 km: - przy ul. 3 Maja 17- 2 budynki - przy ul. Mechaników 3- 1 budynek - przy ul. Obrońców Wisły 1920r. 21 - 25 - 2 budynki. Sieci wewnętrzne każdej lokalizacji połączone są radiowym VPN (wydzielony) 7 Mbps w topologii full-mesh (każdy z każdym) dla 3 wymienionych lokalizacji - przepustowość VPN na każdym węźle niezależnie od ilości kanałów. Zamawiający posiada serwer z systemem Windows Server 2008, R2, Standard, 64 bitowy w lokalizacji na ul. Mechaników 3. Specyfikacja serwera: Model: HP ProLiant DL380G6 Procesor: Intel(R) Xeon CPU, X550, 2.67 GHz, 2 procesory RAM: 12.0 GB -Dysk twardy: 128 GB Podstawowe wymagania Zamawiającego 1. Główny system winien być zainstalowany na serwerze opisanym powyżej. 2. System winien umożliwiać realizację dostępu na stacjach roboczych (swobodną, bez zawieszania się, bez przestojów, w czasie rzeczywistym) z każdej lokalizacji. 3. System winien umożliwiać instalację i poprawną pracę na stacjach roboczych z systemami operacyjnymi Windows Vista, XP, Windows 7 (32 lub 64 bit, w każdej wersji) lub nowsze. 4. Wykonawca w ramach dostawy dostarczy na rzecz Zamawiającego niezbędne licencje wraz z pakietem opieki eksploatacyjnej bazy danych do prawidłowego, legalnego i kompletnego funkcjonowania systemu. Dostawę licencji Wykonawca potwierdzi dokumentem licencyjnym. 5. System winien umożliwiać realizację dostępu (nie we wszystkich obszarach) poprzez różnorodne metody: dostęp poprzez dedykowaną aplikację kliencką, dostęp terminalowy, dostęp poprzez przeglądarkę WWW. 6. System winien umożliwiać tworzenie użytkowników o zróżnicowanych uprawnieniach. Dla każdego z użytkowników system winien umożliwiać ścisłe zdefiniowane uprawnień (np. w ramach uprawnienia muszą być ograniczone do własnych danych np. student winien widzieć tylko swoje dane, nauczyciel tylko dane swoich studentów, pracownik sekretariatu tylko studentów swojego instytutu i kierunku). Zakres uprawnień powinien dopuszczać kombinacje ze zbioru: podgląd, modyfikacja. Przyznawanie uprawnień będzie należeć do Zamawiającego poprzez przejrzysty, nieskomplikowany panel. 7. System winien umożliwiać definiowanie grup użytkowników. 8. System winien umożliwiać nadawanie uprawnień na poziomie grup użytkowników oraz na poziomie pojedynczych użytkowników 9. System winien być wyposażony w zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. Zabezpieczenia muszą funkcjonować na poziomie klienta (aplikacji) i serwera (serwera bazy danych) 10. System winien umożliwiać stosowanie polityki silnego hasła (tj. wymuszania odpowiedniej budowy hasła), wymuszanie zmiany hasła oraz ustawianie daty ważności konta. 11. Menu systemu i pozostała komunikacja odbywać się będzie w języku polskim. 12. Wykonawca dostarczy dokładny opis systemu w języku polskim. 13. Wykonawca wykupi i udostępni bez dodatkowych opłat pakiet min. 8 tyś. SMSów w celu przetestowania przez Zamawiającego bramki SMS. 14. Wykonawca zapewni otwarty dostęp do bazy danych dla informatyków PWSZ (baza danych jest własnością Zamawiającego). 15. Zamawiający wymaga aby licencja systemu: 1) była wieczysta; 2) w ramach dostarczonej licencji system winien obsługiwać min. 3 tyś. aktywnych studentów i nieograniczoną liczbę studentów archiwalnych oraz absolwentów; Uwaga: aktualnie uczelnia posiada między innymi: 2 instytuty w których jest zatrudnionych 6 pracowników w sekretariatach instytutów, 2 dyrektorów instytutów; Dział nauczania: 5 pracowników; Informatycy: 2 pracowników; Biuro karier: 1 pracownik; Dom studenta: 1 pracownik będący kierownikiem domu studenta, 1 pracownik będący administratorem obiektu w którym są pokoje do wynajęcia. Liczba pracowników może w każdej chwili być zmieniona i w związku z tym licencja na system winna pozwalać na nieograniczoną liczbę pracowników administracyjnych i dydaktycznych, którzy mogą korzystać z programu w tym samym czasie, w każdym z jego modułów, bez dodatkowych kosztów ze strony Zamawiającego. 13. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za luki systemu, w tym za utratę lub wyciek danych osobowych spowodowany ewentualnymi lukami. 14. Wykonawca pod koniec okresu 5 letniej bezpłatnej gwarancji przekaże Zamawiającemu aktualne kody źródłowe systemu oraz prawo do ich modyfikacji tylko i wyłącznie na potrzeby Zamawiającego bez prawa do ich dalszej odsprzedaży. 15. Wcześniejsze przekazanie kodów źródłowych nastąpi w przypadku upadłości lub likwidacji Wykonawcy. 16. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia i ochrony danych osobowych w programie zgodnie z przepisami prawa, w tym z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami). Wdrożenie 1. Wykonawca we własnym zakresie zainstaluje a następnie w pełni uruchomi dostarczone oprogramowanie na istniejącym sprzęcie u Zamawiającego. 2. Wykonawca we własnym zakresie skonfiguruje platformę serwerową na której 1 raz na dzień będzie wykonywana pełna kopia zapasowa systemu wraz z bazą danych, kopia będzie automatycznie zgrywała się na dysku serwera i dodatkowo na płycie DVD lub zewnętrznym dysku USB. 3. Po dokonaniu instalacji i konfiguracji ww oprogramowania, Wykonawca wykona i dostarczy następującą dokumentację powykonawczą: dokumentację techniczną, administratora i użytkownika. 4. Wykonawca zapewni przeniesienie lub migrację wszystkich danych z istniejącej bazy danych MySQL obecnie używanego systemu do obsługi studentów w PWSZ we Włocławku oraz modyfikacje lub przystosowanie ww danych do zaproponowanego systemu. Przed złożeniem oferty Zamawiający udostępni we własnej siedzibie wgląd do struktury istniejącej bazy danych. 5. Wykonawca zapewni w siedzibie Zamawiającego szkolenia dla administratorów oraz innych pracowników PWSZ we Włocławku zgłoszonych przez Zamawiającego z całości pakietu oprogramowania, w terminie zaakceptowanym przez Zamawiającego. 6. Wykonawca zapewni oddzielne szczegółowe i dokładne szkolenia z każdego wdrażanego modułu oprogramowania w momencie jego wdrażania dla pracowników PWSZ we Włocławku zgłoszonych przez Zamawiającego, w terminie zaakceptowanym przez Zamawiającego. 7. Wykonawca zapewni dla szkoleń, o których mowa w p-cie 5 i 6 minimum 100 godz. zegarowych ogółem. 8. Wykonawca wystawi uczestnikom szkoleń świadectwa o odbyciu i zaliczeniu szkolenia. 9. Zamawiający wymaga cyklicznego procesu wdrażania modułów zgodnego z procesem dydaktycznym. (Np. w PWSZ we Włocławku proces rekrutacji rozpoczyna się około 1 maja i trwa do końca września. Instalacja, wdrożenie i szkolenia winny odbyć się niezwłocznie po podpisaniu umowy, a całkowity proces wdrożenia ww modułu możemy traktować jako zakończony w październiku). Analogicznie do tego możemy traktować wdrażanie procesów: pensum, planów zajęć, elektronicznej legitymacji, kompleksowej obsługi studentów w sekretariacie, obsługi studentów on-line (wirtualny student), obsługi wykładowców on-line (wirtualny prowadzący), stypendiów, praktyk, biura karier, domu studenta. 10. Zamawiający przewiduje całkowity proces wdrożenia na okres min. 14 miesięcy celem wdrożenia i przetestowania wszystkich modułów oraz funkcjonalności. 11. Wykonawca zapewni podczas wdrażania 96h zmian programistycznych dostosowujących system na życzenie nie przewidzianych w SIWZ. 12. Wykonawca zapewni 5 letni, bezpłatny, liczony od momentu całkowitego zakończenia wdrożenia (potwierdzonego podpisanym protokołem) serwis gwarancyjny obejmujący: 1) bezpłatne dostarczenie i wdrożenie wszystkich nowych wersji i aktualizacji systemu; 2) zgodność każdej wersji z wymogami przepisów prawa; 3) bezpłatne dostosowanie systemu do zmieniających się przepisów, wymogów prawnych i wymagań Ministerstwa (np. zmiana sprawozdania GUS, zwiększenie ilości importowanych lub edytowanych danych w systemie POL-on, itp.); 4) zapewnienie pomocy (tzw. help desk - wsparcie funkcjonalne obsługi aplikacji informatycznych oraz usuwanie problemów informatycznych - aplikacyjnych) telefonicznej oraz przy pomocy innego środka komunikacji np. zdalny pulpit - nieograniczony zakres czasowy; 5) czas reakcji na awarie: 8h (roboczych) - nieograniczona ilość usuwania awarii systemu powstałych z winy Wykonawcy; 6) czas reakcji na zgłoszenie typu błąd: 48h (roboczych) - nieograniczona ilość usuwania błędów powstałych z winy Wykonawcy; 7) zapewnienie 192h na rok w pierwszym roku i 96h na rok w kolejnych 4 latach zmian programistycznych w programie na życzenie (możliwość przeniesienia 60% h na kolejny rok); 8) bezpłatne udzielenie 1 raz w roku w okresie gwarancji wszelkiej pomocy w odtworzeniu całości środowiska pracy wdrożonego oprogramowania w razie awarii z winy sprzętu Zamawiającego; 9) nadzór autorski. Integracja 1. System winien zapewnić pełną integrację z ministerialnym systemem POL-on (min. w zakresie generowania wymaganych przez system POL-on zestawień i sprawozdań w postaci plików importowych). 2. System winien zapewnić pełną integrację z dotychczasowym systemem do obsługi biblioteki uczelnianej Sowa firmy SOKRATES-software Leszek Masadyński ul. Mołdawska 18, 61-614 Poznań. Zamawiający zastrzega, że jeżeli do momentu integracji zakupi nowszą wersję systemu Sowa tj. Sowa 2. Wykonawca również zapewni pełną integrację z tym systemem bez dodatkowych opłat. 3. System winien zostać zintegrowany z systemem finansowo-księgowym istniejącym na uczelni Symfonia Premium. Zamawiający zastrzega, że jeżeli do momentu integracji zakupi nowszą wersję systemu Symfonia, tj. Symfonia Forte wykonawca również zapewni pełną integrację z tym systemem bez dodatkowych opłat. Min.: automatyczne przenoszenie danych o studentach z jednoczesnym założeniem studentów jako kontrahentów do moduły FK Symfonia, możliwość skonfigurowania wzorów dekretacji dla poszczególnych zdarzeń finansowych występujących w oferowanym Systemie, przeprowadzenie automatycznego przesłania z oferowanego Systemu do modułu FK Symfonia zadekretowanych zdarzeń z uwzględnieniem roku obrotowego i typu dokumentu występującego w module FK Symfonia. 4. Integracja z systemem bankowym w którym uczelnia ma konta, min. w zakresie importu przelewów, generowania indywidualnych rachunków. 5. Zakres integracji z ww systemami winien wykorzystywać wszystkie możliwości systemów integrowanych - w zakresie potrzeb Zamawiającego. W ramach systemu wspomagającego obsługę Uczelni Wykonawca zapewni: 1. Edycję i tworzenie szablonów lub raportów dowolnych dokumentów do wydruku (w tym do wydruków korespondencji seryjnej) z poziomu użytkownika. 2. Mechanizm do modyfikacji raportów (w tym wyglądu dokumentów). 3. Mechanizm do załączania własnych dodatkowych raportów bez konieczności modyfikacji aplikacji. 4. Szczegółowe i dokładne przeszkolenie informatyków zatrudnionych w Uczelni (max. 5 informatyków) z tworzenia szablonów lub raportów i ich edycji (min. 12h - szkolenia grupowego). 5. Archiwizację wszelkich zaświadczeń lub innych dokumentów wydawanych studentowi lub wykładowcy, wraz z możliwością ich odtworzenia niezależnie od wersji programu. Archiwalne zaświadczenie winno dawać możliwość zidentyfikowania wystawiającego oraz dokładną datę i godzinę wystawienia. 6. Tworzenie zestawień, raportów czy korespondencji seryjnej na podstawie dowolnych kryteriów (np.: grupa studentów, rok studiów, miejsce urodzenia, data urodzenia, wiek, zaległości płatnicze studentów, grupy studentów, którym przyznano stypendium lub miejsca w akademikach) z poziomu użytkownika. 7. Możliwość automatycznego eksportu wyników zdefiniowanego zestawienia bezpośrednio do dokumentu Excel, do dokumentu Word oraz PDF. 8. Odmianę wyrazów, wykorzystywanych przy definiowaniu szablonów zestawień i wydruków (np. zamieszkały - zamieszkała, urodzony - urodzona, itp.). 9. Definiowanie własnych skryptów wykorzystywanych w wydrukach i zestawieniach systemu. 10. Posiadanie bezpośredniej komunikacji ze studentami i kadrą poprzez automatycznie generowane e-maile, SMS-y, wiadomości do Wirtualnego Studenta (np.: informacja o zmianie planu zajęć dla konkretnej grupy, przypomnienie o zaległościach płatniczych, itp.). 11. Obsługę studiów prowadzonych na wszystkich poziomach (stacjonarne, niestacjonarne, podyplomowe oraz kursy). Szczegółowy opis poszczególnych modułów zawiera Załącznik Nr 1 do SIWZ. Harmonogram wdrażania poszczególnych modułów i integracji: Moduł: REKRUTACJA - termin realizacji czerwiec 2012 r. Moduł: OBSŁUGA ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI STUDENCKIEJ - termin realizacji wrzesień 2012 r. Moduł: PENSUM - termin realizacji lipiec 2012 r. Moduł: PLANY ZAJĘĆ - termin realizacji sierpień 2012 r. Moduł: OBSŁUGA STUDENTÓW W SEKRETARIATACH - termin realizacji wrzesień 2012 r. Moduł: WIRTUALNY STUDENT - termin realizacji styczeń 2013 r. Moduł: WIRTUALNY PROWADZĄCY - termin realizacji styczeń 2013 r. Moduł: DZIAŁ NAUCZANIA - termin realizacji wrzesień 2012 r. Moduł: STYPENDIA - termin realizacji październik 2012 r. Moduł: FINANSE STUDENTA I KSIĘGOWOŚĆ - termin realizacji grudzień 2012 r. Moduł: PRAKTYKI - termin realizacji grudzień 2012 r. Moduł: DOM STUDENTA - termin realizacji marzec 2013 r. Moduł: BIURO KARIER - termin realizacji listopad 2012 r. Moduł: ARCHIWIZATOR PRAC DYPLOMOWYCH - termin realizacji kwiecień 2013 r. IMPORT DANYCH - termin realizacji czerwiec 2012 r. INTEGRACJA Z SYSTEMEM POLON - termin realizacji październik 2012 r. INTEGRACJA Z SYSTEMEM SOWA - termin realizacji październik 2012 r. INTEGRACJA Z SYSTEMEM SYMFONIA - termin realizacji grudzień 2012 r. INTEGRACJA Z SYSTEMEM BANKOWYM- termin realizacji grudzień 2012 r. INFORMACJA W SPRAWIE FINANSOWANIA ZAMÓWIENIA: Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa we Włocławku ubiega się o dofinansowanie projektu PO KL; priorytet IV - Szkolnictwo Wyższe i nauka; działanie 4.1 Wzmocnienie i rozwój potencjału dydaktycznego uczelni oraz zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy; poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni. Nieotrzymanie dofinansowania nie będzie skutkować unieważnieniem niniejszego zamówienia. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Zgodnie z projektem z wykorzystaniem środków Unii Europejskiej, okres realizacji zamówienia trwać będzie w terminie od dnia podpisania umowy, do końca pierwszego kwartału 2014 r. W przypadku nieotrzymania dofinansowania - termin realizacji zamówienia wyniesie pełnych 14 miesięcy od daty podpisania umowy. PŁATNOŚCI: W przypadku otrzymania środków, o których mowa w punkcie XX - termin zapłaty za poszczególne transze wynikać będzie z harmonogramu realizacji projektu na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego podpisanego przez Zamawiającego. W przypadku realizacji zamówienia z własnych środków uczelni płatności będą następować w ratach, po wdrożeniu modułu na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego podpisanego przez upoważnionego pracownika Zamawiającego