Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji połączonej z galą wręczenia nagród INNOSILESIA

Katowice: Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji połączonej z galą wręczenia nagród INNOSILESIA


Numer ogłoszenia: 78909 - 2015; data zamieszczenia: 29.05.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Śląskie , ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, woj. śląskie, tel. 32 207 85 65, faks 32 207 85 78.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.slaskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji połączonej z galą wręczenia nagród INNOSILESIA.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji połączonej z galą wręczania nagród INNOSILESIA w ramach konkursów: Innowator Śląska 2014, Współpraca sfery przedsiębiorstw i nauki 2014 oraz Usługi publiczne na rzecz przedsiębiorczości 2014 dla maksymalnie 220 osób. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 do siwz/załącznik nr 1 do wzoru umowy. Dodatkowe warunki realizacji zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do siwz. 3. Przedstawione w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia ilości usług cateringu stanowią maksymalny poziom przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników objętych świadczeniem usług cateringu do ilości nie mniejszej niż 150 osób, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Dokładna liczba uczestników konferencji, która będzie wiążąca do wyliczenia należności za usługę cateringu, Zamawiający ustali z Wykonawcą drogą mailową lub faxem najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą świadczenia usługi, z zastrzeżeniem możliwości skrócenia tego okresu za obustronną zgodą. Rozliczanie za świadczenie usług cateringu nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykorzystaniem według ceny jednostkowej brutto określonej przez Wykonawcę w złożonej ofercie przetargowej..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.20.00-2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 18.09.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie co najmniej: 1) 2 usługi, z których każda polegała na zorganizowaniu spotkania/konferencji* z dowolnej tematyki i w ramach każdego spotkania/konferencji* uczestniczyło jednorazowo co najmniej 120 osób, oraz 2) 1 usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania/konferencji* lub cyklu spotkań/konferencji* o wartości minimum 30.000,00 zł brutto**. Przy wykazaniu spełniania w/w warunku Wykonawca może wykazać tę samą usługę w zakresie ppkt 1) i 2) (jeżeli potwierdzają spełnienie warunku). * Przez zorganizowanie spotkania/konferencji Zamawiający rozumie co najmniej: zapewnienie usługi restauracyjnej/cateringu, sali w której odbyło się spotkanie/konferencja i przeprowadzenie naboru uczestników. Przez spotkanie Zamawiający rozumie przykładowo: szkolenia, warsztaty, seminaria, kongresy. ** Niniejsza wartość dotyczy tylko zorganizowania spotkania/konferencji lub cyklu spotkań/konferencji. W przypadku gdy usługa obejmowała więcej elementów niż zorganizowanie spotkania/konferencji lub cyklu spotkań/konferencji, w wykazie o którym mowa w pkt III.4.1), należy wskazać wartość brutto usługi dotyczącą tylko zorganizowania spotkania/konferencji lub cyklu spotkań/konferencji. W przypadku wykonywania i niezakończenia jeszcze usługi, Wykonawca zobowiązany jest podać na jaką wartość usługa została wykonana do dnia wystawienia dowodu, o którym mowa w pkt III.4.1), potwierdzającego czy usługa jest wykonywana należycie. Podana/wskazana wartość będzie brana pod uwagę do oceny spełnienia warunku. Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów wymienionych w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły: spełnia - nie spełnia na podstawie załączonego do oferty oświadczenia wymienionego w pkt III.4.1). Nie wykazanie spełniania ww. warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ww. warunek spełniają łącznie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Jeżeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów na zasadach określonych powyżej, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. 2. W przypadku gdy z dokumentów, o których mowa w pkt III.6) ppkt 1., nie będzie wynikało w wystarczający sposób czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, Zamawiający, w celu dokonania niniejszej oceny, może żądać dokumentów dotyczących w szczególności: a) zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) charakteru stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem, d) zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt III.4.1) składają w taki sposób, aby potwierdzały łączne spełnianie warunków o których mowa w pkt III.3). Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt III.4.2) i III.4.4) składa odrębnie każdy z Wykonawców występujących wspólnie. 4. Jeżeli w kraju miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt III.4.3.1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Dokumenty te powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 5. Jeżeli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej do oferty powinno być dołączone stosowne pełnomocnictwo.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 75
• 2 - Doświadczenie Wykonawcy w organizowaniu spotkań/ konferencji*, w których jednorazowo udział wzięło minimum 120 osób - 25

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień umowy w zakresie obowiązków informacyjnych i promocyjnych w przypadkach gdy: a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, b) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a innym niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie, c) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń dotyczących Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w szczególności w zakresie sprawozdawczości. W przypadku zawarcia umowy w terminie uniemożliwiającym dochowanie 37 - dniowego terminu o którym mowa w § 2 umowy i pkt. III ppkt 1.3. SOPZ - Harmonogram realizacji zamówienia, Zamawiający przewiduje możliwość skrócenia niniejszego 37-dniowego terminu z zastrzeżeniem, że konferencja połączona z galą odbędzie się nie później niż do dnia 18 września 2015 r.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://bip.slaskie.pl/index.php?grupa=2&id_menu=90

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Pomocy Prawnej i Zamówień Publicznych ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
09.06.2015 godzina 12:00, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice Kancelaria Ogólna pok. 164.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1. Konferencja jest organizowana w ramach projektu systemowego Sieć Regionalnych Obserwatoriów Specjalistycznych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytetu VIII, Działania 8.1, Poddziałania 8.1.2. 2. Termin wykonania zamówienia: od daty zawarcia umowy do dnia 18 września 2015 r., z uwzględnieniem poniższych terminów: - konferencja połączona z galą zostanie zrealizowana nie później niż do dnia 18 września 2015 r. Zamawiający przewiduje termin wrześniowy jednodniowej konferencji połączonej z galą, w jednym z roboczych dni tygodnia tj. od poniedziałku do piątku, w przedziale czasowym od 9:00 do 16:00; Planowany czas trwania wydarzenia - do 6 godzin, w tym: - konferencja - do 4 godzin - gala - do 2 godzin. Ostateczny termin konferencji będzie ustalony z Zamawiającym minimum na 37 dni kalendarzowych przed konferencją. - zamówienie zostanie zrealizowane zgodnie z harmonogramem określonym w pkt. III załącznika nr 3 do siwz/ załącznika nr 1 do wzoru umowy. 3. Dot. pkt III.4.1): Zamawiający precyzuje odnośnie przedmiotowego zamówienia: w zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: wykaz wykonanych, a przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (załącznik nr 2 do formularza ofertowego), oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie - dot. warunku, o którym mowa w pkt III.3.2), Uwaga: Pod pojęciem głównych usług Zamawiający rozumie usługi wykazane w wykazie, niezbędne do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia opisanego w pkt III.3.2). 4. Dowodami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, o których mowa w pkt III.4.1) są: a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, b) oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt IV.4.16) ppkt 4 a). 5. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa w pkt IV.4.16) ppkt 3, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt IV.4.16) ppkt 4. 6. Punkty za kryterium Doświadczenie Wykonawcy w organizowaniu spotkań/ konferencji* w których jednorazowo udział wzięło minimum 120 osób zostaną przyznane na podstawie informacji zawartych w Dodatkowym wykazie usług wykonanych przez Wykonawcę (załącznik nr 5 do formularza ofertowego) jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania i/lub konferencji* i w ramach każdego spotkania i/lub konferencji* uczestniczyło jednorazowo minimum 120 osób, Wykonawca otrzyma 5 punktów za każdą usługę. * Przez zorganizowanie spotkania/konferencji Zamawiający rozumie co najmniej: zapewnienie usługi restauracyjnej/cateringu, sali w której odbyło się spotkanie/konferencja i przeprowadzenie naboru uczestników. Przez spotkanie Zamawiający rozumie przykładowo: szkolenia, warsztaty, seminaria, kongresy. W przypadku, gdy Wykonawca nie wypełni bądź nie załączy do oferty Dodatkowego wykazu usług wykonanych przez Wykonawcę (Załącznik nr 5 do formularza ofertowego) lub gdy z informacji podanych w wykazie nie będzie jednoznacznie wynikało, że dana usługa spełnia wymagania, o których mowa na wstępie opisu sposobu oceny (w szczególności brak określenia zakresu usługi, ilości uczestników), lub w przypadku gdy Wykonawca do wykazu dołączy dodatkowe dokumenty (np. referencje) z których będzie wynikało, że dana usługa nie spełnia ww. wymagań, wówczas Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 punktów w tym kryterium. Zamawiający oceni maksymalnie 5 usług. Zamawiający zastrzega, że art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, zgodnie z którym Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, znajduje zastosowanie wyłącznie w celu spełnienia warunku udziału w postępowaniu o którym mowa w pkt III.3.2). Nie może natomiast służyć podwyższeniu punktacji w kryterium oceny Doświadczenie Wykonawcy w organizowaniu spotkań/konferencji*, w których jednorazowo udział wzięło minimum 120 osób. Zamawiający informuje również, iż odnośnie usług wykazanych w Dodatkowym wykazie usług wykonanych przez Wykonawcę (załącznik nr 5 do formularza ofertowego), dyspozycja art. 26 ust. 3 oraz 4 ustawy Pzp, dotycząca wzywania Wykonawców do uzupełniania lub wyjaśniania oświadczeń i dokumentów, która powodowałaby podwyższenie punktacji, nie ma zastosowania..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie