Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Sandomierz i jej jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zmówienia są usługi polegające na kompleksowej obsłudze bankowej budżetu Gminy Sandomierz i jej jednostek organizacyjnych. Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Sandomierz i jej jednostek organizacyjnych obejmuje: 1. Bieżącą obsługę bankową: a/ otwarcie i prowadzenie rachunku podstawowego w złotych polskich dla budżetu Gminy b/ otwarcie i prowadzenie podstawowych rachunków w złotych polskich dla gminnych jednostek organizacyjnych, c/ innych rachunków budżetu Gminy Sandomierz i jednostek organizacyjnych zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, m.in. takich jak: rachunek dochodów, rachunek wydatków, rachunki otwarte na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych środkami UE, rachunki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek wadiów, rachunek opłaty skarbowej, rachunek czynszów lokali mieszkalnych , rachunek czynszów lokali użytkowych, rachunek odpadów komunalnych i innych wynikających z przepisów prawa; • Gmina posiada aktualnie otwartych 75 rachunków bankowych. • Średnia ilość przelewów w banku prowadzącym obsługę wynosi 6.760 szt. miesięcznie • Średnia ilość przelewów w miesiącu do innych banków wynosi 5.350 szt. • Średnia łączna wartość wpłat gotówkowych na rachunki wynosi 750.000,00 zł miesięcznie • Średnia łączna wartość wypłat gotówkowych z rachunków wynosi 385.000,00 zł miesięcznie • Średnia ilość realizowanych czeków w miesiącu wynosi 70 szt. W skład jednostek organizacyjnych Gminy Sandomierz wchodzą: 1) - Urząd Miejski w Sandomierzu, 2) - Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Sandomierzu 3) - Miejska Biblioteka Publiczna w Sandomierzu 4) – Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu 5) - Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu 6) - Targowiska Miejskie - Zakład Budżetowy w Sandomierzu 7) - Przedszkole Samorządowe nr 1 8) - Przedszkole Samorządowe nr 3 9) - Przedszkole Samorządowe nr 5 10) - Przedszkole Samorządowe nr 6 11) - Przedszkole Samorządowe nr 7 12) – Szkoła Podstawowa nr 1 im. Mikołaja Kopernika 13) - Szkoła Podstawowa nr 2 im. Króla Kazimierza Wielkiego 14) - Szkoła Podstawowa nr 3 im. Armii Krajowej 15) - Szkoła Podstawowa nr 4 im. Jarosława Iwaszkiewicza 16) – Środowiskowy Dom Samopomocy w Sandomierzu 17) – Sandomierskie Centrum Kultury 18) – Świetlica Środowiskowa w Sandomierzu 19) – Oddział Przedszkola Samorządowego Nr 1 20) – Żłobek przy Przedszkolu Samorządowym nr 5 w Sandomierzu 21) – Placówka Wsparcia Dziennego „Przystanek Błonie” w Sandomierzu d) umożliwienie zamawiającemu podglądu na wszystkie swoje uruchomione rachunki bankowe oraz jednostek organizacyjnych wskazanych przez zamawiającego; e) otwarcie rachunków bankowych Gminy Sandomierz, Urzędu Miejskiego i jednostek organizacyjnych ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków zamawiającego (w tym jednostek organizacyjnych) na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej. f) otwieranie kolejnych rachunków bankowych będzie następowało w terminie nie dłuższym niż do 2 dni roboczych od dnia złożenia przez zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego; g) W przypadku zwiększenia liczby rachunków bankowych Gminy, cena wzrośnie o koszt powadzenia nowego rachunku a obsługa bankowa będzie zgodna ze złożoną ofertą i zawartą umową, h) Zamknięcie rachunków bankowych w trakcie trwania umowy będzie dokonywane przez Wykonawcę na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego i) realizację poleceń przelewu drogą elektroniczną i papierowych, j) przyjmowanie wpłat gotówkowych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego i dokonywanie wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, k) wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi, l) świadczenie usług bankowości elektronicznej, m) tworzenie lokat terminowych na wniosek zamawiającego, w dniu złożenia wniosku n) obsługa kasowa, a w szczególności wypłaty gotówki na podstawie czeku, list wypłat dostarczonych przez Zamawiającego i jednostki organizacyjne. Prowadzenie punktu obsługi kasowej na terenie Gminy Sandomierz lub uruchomienie go Wykonawca zapewni nie później niż od dnia podpisania umowy, o) wykonywanie czynności związanych z obsługą masowych płatności - system wirtualnych rachunków kontrahenckich. p) Dokonanie „wyzerowania” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy. 2. W razie potrzeby Zamawiającego udostępnienie w siedzibach jednostek budżetowych Gminy Sandomierz usługi realizowania płatności na rzecz Zamawiającego za pomocą terminala kart płatniczych, w tym: a) zainstalowanie 1 przenośnego terminala w Urzędzie Miejskim, b) zainstalowanie terminali w jednostkach w razie potrzeby Zamawiającego, c) zapewnienie identyfikacji wpłat na wyciągu bankowym z określeniem danych kontrahenta, tytułu wpłaty i kwoty, oraz innych danych niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych operacji, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej jednostkę samorządu terytorialnego, d) zapewnienie serwisu i opieki technicznej, 3. Oprocentowanie środków na rachunkach: Oprocentowanie obejmuje środki zgromadzone na wszystkich prowadzonych rachunkach bankowych. a) Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych będą oprocentowane według zmiennej stawki procentowej WIBID 1M z poprzedniego dnia notowań miesiąca poprzedzającego miesiąc obowiązywania plus marża banku podana w ofercie. b) Odsetki od środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach będą naliczane i dopisywane do salda rachunku na koniec każdego miesiąca, a następnie przekazywane na wskazany rachunek budżetu. 4. Kredyt w rachunku bieżącym 1. Udzielenie kredytu w rachunku bieżących budżetu gminy na wniosek zamawiającego z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych na pokrycie deficytu budżetu występującego w ciągu roku budżetowego określonego uchwałą budżetową odrębnie w każdym roku budżetowym. ( na 2018 rok kwota 6.000.000,00 zł.), 2. Kredyt w następnych latach objętych umową może ulec zmianie w przypadku, gdy uchwała na dany rok budżetowy określać będzie niższą lub wyższą wartość kredytu. 5. Pozostałe usługi bankowe: a) udzielenie poręczeń, b) wydawanie blankietów czeków gotówkowych, ich potwierdzanie, c) nieodpłatne wydawanie na wniosek zamawiającego opinii o wywiązywaniu się zamawiającego z obowiązków wobec banku, oraz innych zaświadczeń, związanych z prowadzoną obsługą bankową, sporządzanie odpisów dokumentów d) potwierdzanie stanu sald na rachunkach e) możliwość generowania wyciągów bankowych z ustaleniem salda i dokładnego opisu dokonanej operacji na każdy dzień roboczy. f) odtwarzanie historii rachunku. 6. Zapewnienie Systemu Identyfikacji Płatności Masowych (Informatyczny System Masowych Płatności) umożliwiającego ich jednoznaczną identyfikację i automatyczne elektroniczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających w systemach księgowych wskazanych przez zamawiającego. Formatem wykorzystywanym do obsługi masowych płatności jest SIMP. Informatyczny System Płatności Masowych dotyczy następujących rodzajów wpłat, w szczególności z tytułu: - gospodarowania odpadami komunalnymi; - podatku od nieruchomości; - podatku od środków transportu; - podatku rolnego; rozpoznawalnych po identyfikatorze konta bankowego oraz identyfikatorze wpłaty i polega na: a) przeprowadzeniu rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji płatniczych na rachunkach wirtualnych zamawiającego (wpłat gotówkowych, poleceń przelewu, w tym dokonywanych przy użyciu systemu bankowości elektronicznej, wpłat otrzymywanych z urzędów pocztowych lub innych banków); b) uznaniu rachunku bieżącego kwotami przetworzonymi płatności masowych w tym samym dniu roboczym, w którym przetwarzane (wpłacone) były płatności masowe; c) zapisywaniu na rachunku bieżącym sumarycznej kwoty zrealizowanych dyspozycji płatniczych w tym samym dniu roboczym banku, w którym były przetwarzane płatności masowe; d) generowaniu i przekazywaniu informacji o masowych płatnościach dokonywanych na rzecz zamawiającego (plik wyjściowy) za pomocą bankowości elektronicznej; plik wyjściowy powinien być udostępniany najpóźniej w następnym dniu roboczym banku do godziny 10 rano następującym po dniu przetwarzania płatności masowych; e) przekazywaniu pełnych informacji w pliku wyjściowym dla zamawiającego o źródle płatności, rodzaju płatności, dacie obciążenia rachunku w innym banku (pod warunkiem korzystania z systemu eliksir i możliwości przekazania takich informacji z banku dłużnika do banku zamawiającego) oraz reklamacjach i dokonanych zwrotach. 7. Realizowanie przelewów krajowych i zagranicznych: a) dokonywanie przelewów wewnątrz banku, za które wykonawca nie będzie pobierał opłat. b) dokonywanie przelewów poza bank wykonawcy, za które wykonawca nie będzie pobierał opłat Realizacja zlecenia płatności wewnątrz banku wykonawcy umowy i poza bank wykonawcy nastąpi w dniu złożenia zlecenia, łącznie z przekazaniem środków do banku beneficjenta. Nie dopuszcza się możliwości przetrzymywania zlecenia w banku, u beneficjenta muszą one zostać uznane w pierwszym możliwym do przeprowadzenia przez bank przelewie. Zamawiający wymaga aby przelewy dotyczące wynagrodzeń na rachunki osobiste pracowników jednostek organizacyjnych Gminy wewnątrz banku i poza bank realizowane były w dniu złożenia zlecenia, łącznie z przekazaniem środków na rachunek osobisty (wewnątrz banku) lub z przekazaniem środków do banku beneficjenta. Nie dopuszcza się możliwości przetrzymywania zlecenia w banku, u beneficjenta muszą one zostać uznane w pierwszym możliwym do przeprowadzenia przez bank przelewie; c) w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej zamawiający celem realizacji przelewu w formie papierowej w dniu jego złożenia, dostarczy przelew do banku do godz. 15.00. d) w przypadku dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych z winy wykonawcy, na wykonawcy ciąży obowiązek pokrycia strat z tytułu dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych. e) Postawienie (udostępnienie) zamawiającemu środków do dyspozycji w dniu, w którym wpłynęły na jego rachunek . 8. Umowy na obsługę bankową będą sporządzane i zawierane odrębnie z każdą jednostką organizacyjną po rozstrzygnięciu przetargu. Jednostki organizacyjne Gminy jako strony umowy pokrywają samodzielnie koszty wynikające z prowadzenia dla nich rachunków bankowych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ – istotne warunki umowy. Wymagania Zmawiającego: a) Wykonawca musi dysponować siedzibą centrali, oddziałem, filią w Sandomierzu, lub utworzyć oddział, filię, punktu kasowego z możliwością obsługi kasowej, w tym realizowania wypłat gotówkowych na zlecenie Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, nie późnej niż z dniem podpisania umowy. b) Wykonawca utworzy punkt kasowy w budynku Urzędu Miejskiego Sandomierzu Pl. Poniatowskiego 3 nie później niż od dnia podpisania umowy. Wymagania Zamawiającego dotyczące zatrudnienia osób na umowę o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę: Zamawiający zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 2164 z późn. zm.) wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia (jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy Dz. U. z 2014r. poz. 1502 z poźn. zm.): - wykonujących bezpośrednią obsługę bankową Zamawiającego w siedzibie centrali/ oddziału/ filii/ punktu kasowego prowadzonego w Sandomierzu. W trakcie realizacji przedmiotu umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności obsługi. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: - żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny; - żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów; - przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. Wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, szczegółowo określa załącznik nr 1 do SIWZ – istotne warunki umowy. Wymagania Zamawiającego dotyczące podwykonawstwa: - Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. - Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia tj. uruchomienie i obsługę rachunków bankowych. - Zgodnie z art. 36 b Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców. - Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia innej firmie (podwykonawcy) jest zobowiązany do określenia w złożonej ofercie (na formularzu oferty – zał. nr 2 do SIWZ) informacji dot. wartości lub procentowej części zamówienia jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom z podaniem nazwy firm podwykonawców. - Stosownie do treści art. 36b ust. 2 ustawy Pzp, Zamawiający informuje, iż jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 upzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. - Jeżeli powierzenie podwykonawcy wykonania części zamówienia na usługi następuje w trakcie jego realizacji, Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawia oświadczenie, o którym mowa w art. 25 a ust 1 upzp, lub oświadczenia lub dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia wobec tego podwykonawcy. - Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą podstawy wykluczenia, Wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować z powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy. - Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia. - Wymagania Zamawiającego w zakresie ewentualnego podwykonawstwa określają postanowienia zawarte w załączniku nr 1 do niniejszej SIWZ – istotne warunki umowy.