Usługa sprzątania i utrzymania czystości w obiektach należących do Urzędu Miejskiego w Ostrowie Wielkopolskim w okresie od 1 stycznia 2014 roku do 30 czerwca 2015 roku.

Ostrów Wielkopolski: Usługa sprzątania i utrzymania czystości w obiektach należących do Urzędu Miejskiego w Ostrowie Wielkopolskim w okresie od 1 stycznia 2014 roku do 30 czerwca 2015 roku.


Numer ogłoszenia: 542214 - 2013; data zamieszczenia: 31.12.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasto Ostrów Wielkopolski, Aleja Powstańców Wielkopolskich 18, 63-400 Ostrów Wielkopolski, woj. wielkopolskie, tel. 062 5822400, 7366241, faks 062 5918206.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa sprzątania i utrzymania czystości w obiektach należących do Urzędu Miejskiego w Ostrowie Wielkopolskim w okresie od 1 stycznia 2014 roku do 30 czerwca 2015 roku..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Usługa sprzątania i utrzymania czystości w obiektach należących do Urzędu Miejskiego w Ostrowie Wielkopolskim w okresie od 1 stycznia 2014 roku do 30 czerwca 2015 roku. I. Obiekty objęte przedmiotową usługą:1. Urząd Miejski, al. Powstańców Wielkopolskich 18, Ostrów Wielkopolski, 2.Sala Sesyjna, al. Powstańców Wielkopolskich 14, Ostrów Wielkopolski, 3.Wydział Zarządzania Kryzysowego i Straż Miejska, ul. Kościuszki 12a, Ostrów Wielkopolski, 4. Pomieszczenia Urzędu Miejskiego w budynku Ratusza, Rynek 1, Ostrów Wielkopolski, 5. Domki letniskowe w Antoninie, ul. Wrocławska 6, Antonin. II. Zakres usługi: 1. Wykonywanie usługi przez cały okres trwania umowy, bez jakichkolwiek przerw (dot. budynków: Urzędu Miejskiego, Sali Sesyjnej, Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Straży Miejskiej oraz pomieszczeń Urzędu Miejskiego znajdujących się w budynku Ratusza). Ogólna powierzchnia obiektów - 3.984,62 m2, w tym: a) ciągi komunikacyjne (korytarze, klatki schodowe): -płytki gresowe - 919,71 m2, -sanitariaty - 180,68 m2, w tym 9,40 m2 z marmuru, -marmur - 49,80 m2, -lastriko - 100,00 m2 b)pomieszczenia o podłożu: - pcv - 1.907,19 m2, - panele podłogowe - 153,33 m2, -parkiet - 206,45 m2, -płytki gresowe - 125,76 m2, -marmur - 341,70 m2. 2. Wykonywanie usługi sprzątania w budynku Urzędu Miejskiego: gabinetów Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miejskiego w wymiarze minimalnie 36 dni a maksymalnie 105 dni w zastępstwie podczas nieobecności osoby zatrudnionej w Urzędzie Miejskim na etacie (w wymiarze 7 godzin dziennie od godz. 14.00 do godz. 21.00) Ogólna powierzchnia pomieszczeń - 207,70 m2, w tym: -pcv - 107,70 m2, -wykładzina dywanowa - 100 m2. Zamawiający gwarantuje zlecenie usługi w wymiarze 36 dni, a wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację pozostałego wymiaru usługi. 3. Wykonywanie pozostałych usług sprzątania, tj.: w domkach letniskowych, parterowych w Antoninie. Wykonywanie usługi sprzątania nastąpi dwukrotnie (jedna w 2014 roku, druga w 2015 roku) w ciągu 14 dni kalendarzowych. Ilość domków objętych wykonaniem usługi sprzątania - 6. Zamawiający poinformuje wykonawcę o konieczności wykonania prac 14 dni przed zamierzonym wykonaniem sprzątania. Uwaga: Zamawiający zastrzega, że w przypadku zbycia lub udostępnienia osobom trzecim domków, zakres usługi zostanie zmniejszony, o czym zamawiający pisemnie poinformuje wykonawcę. Ogólna powierzchnia: jednego domku - 40,01 m2 w tym: a) ciągi komunikacyjne (taras, sanitariaty): - płytki gresowe - 7,77 m2, - sanitariaty - 13,32 m2, b) pomieszczenia o podłożu z pcv - 18,92 m2. 4.Wykonywanie pozostałych usług sprzątania, tj.: mycie okien i powierzchni przeszklonych w pomieszczeniach Urzędu Miejskiego na parterze w budynku Ratusza. Wykonanie tej usługi nastąpi co najmniej 2 razy w 2014 roku i co najmniej 1 raz w 2015 roku. Zamawiający poinformuje wykonawcę o konieczności wykonania prac 14 dni przed zamierzonym wykonaniem sprzątania. Uwaga: Zamawiający zastrzega, że w przypadku udostępnienia osobom trzecim pomieszczeń, usługa nie będzie wykonywana, o czym zamawiający pisemnie poinformuje wykonawcę. Wykaz wszystkich okien: a) sala główna: 5 okien, 1 okno balkonowe, b) pomieszczenia zaplecza 1: 1 okno, c)pomieszczenia zaplecza 2: 1 okno, d)pomieszczenia zaplecza 3, ciągi komunikacyjne: brak okien, e) pomieszczenia zaplecza 4: 2 okna, f) pomieszczenia zaplecza 5: 1 okno, g) toalety i sanitariaty przyległe dla personelu: 1 okno, h) toalety i sanitariaty ogólnodostępne: - damskie i męskie: 1 okno, i) salka wewnętrzna: 1 drzwi przeszklone i ściana przeszklona; wymiary okna w ramie drewnianej: 1,89m x 2,23m (lewe), wymiary okna w ramie drewnianej: 1,79m x 2,23m (prawe), wymiary środkowych drzwi przeszklonych: 1,72m x 2,23m. III. Zakres prac w poszczególnych obiektach:1. Budynek Urzędu Miejskiego (al. Powstańców Wielkopolskich 18, Ostrów Wielkopolski). Sprzątanie budynku Urzędu Miejskiego odbywać się będzie przez 42 godziny codziennie (od poniedziałku do piątku): 1) w godz. od 15.00 do 21.00: pomieszczeń biurowych (w tym pomieszczeń nr: 28, 34, 37, 101, 102, 105, 106, 122, 125, 126, 312 w godzinach pracy urzędu), sali obsługi interesanta, sanitariatów, kuchni podręcznych, ciągów komunikacyjnych, przeszklonych ciągów komunikacyjnych szybu windowego i kabiny dźwigu osobowego, 2) mycie okien, pozostałych powierzchni przeszklonych oraz innych powierzchni zewnętrznych, 3) utrzymanie czystości schodów przed wejściami: głównym i dwoma wejściami bocznymi do budynku oraz podjazdu dla osób niepełnosprawnych i daszka przed głównym wejściem do Urzędu Miejskiego, 4) dyżurne sprzątanie budynku w godzinach pracy urzędu: w poniedziałek w godz. od 7.00 do 14.00, od wtorku do piątku w godz. od 7.30 do 14.30, 5) stałe zaopatrywanie sanitariatów i kuchni podręcznych w środki higieny osobistej i czystości (papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie, środki zapachowe i dezynfekujące), 6) utrzymanie porządku w gabinetach: Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miejskiego w wymiarze i powierzchni wskazanej w punkcie 3.2.2. (podczas nieobecności osoby zatrudnionej w Urzędzie Miejskim na etacie), 7) realizując usługę sprzątania wskazaną w punkcie 3.2.2., w przypadku 32 dni o zamiarze zlecenia dodatkowego sprzątania zamawiający informuje wykonawcę z 10-cio dniowym wyprzedzeniem, natomiast w pozostałym wymiarze dni zamawiający zawiadomi wykonawcę najpóźniej w dniu następnym od uzyskania informacji o nieobecności osoby zatrudnionej w Urzędzie Miejskim na etacie (sprzątaczki). Ogólna powierzchnia budynku Urzędu Miejskiego wynosi 2.701,44 m2. 2. Sala Sesyjna (al. Powstańców Wielkopolskich 14, Ostrów Wielkopolski). Sprzątanie Sali Sesyjnej odbywać się będzie przez 1 godzinę codziennie (od poniedziałku do piątku): 1) utrzymanie czystości w sali narad, szatni, dwóch sanitariatach, klatce schodowej wraz z wejściem do budynku, 2) mycie okien, drzwi wejściowych i pozostałych powierzchni przeszklonych oraz innych powierzchni zewnętrznych, 3)stałe zaopatrywanie sanitariatów w środki higieny osobistej i czystości (papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie, środki zapachowe i dezynfekujące). Schody wykonane z lastriko, posadzka z PCV. Ogólna powierzchnia budynku Sali Sesyjnej wynosi 402,94 m2. 3. Budynek Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Straży Miejskiej (Ostrów Wielkopolski, ul. Kościuszki 12a). Sprzątanie budynku Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Straży Miejskiej odbywać się będzie przez 6 godzin codziennie (od poniedziałku do piątku) w godz. od 8.00 do 14.00: 1) sprzątanie pomieszczeń biurowych, dyspozytorni Centrum Zarządzania Kryzysowego, korytarzy i klatki schodowej, 2) mycie okien, drzwi wejściowych i pozostałych powierzchni przeszklonych oraz pozostałych drzwi, 3) utrzymanie czystości w przedsionkach umywalkowych, aneksach: kuchennym i socjalnym, sanitariatach oraz stałe zaopatrywanie ich w środki higieny osobistej i czystości (papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie, środki zapachowe i dezynfekujące), 4) utrzymanie czystości w pomieszczeniach piwnicznych, tj. w pomieszczeniach gospodarczych, technicznych, magazynowych, salach operacyjnych, przedsionkach, korytarzu i klatce schodowej. Wejście główne do budynku jest przeszklone. Schody przed wejściem głównym wraz z podjazdem dla niepełnosprawnych oraz w ciągach komunikacyjnych wykonane są z płytek gresowych. W pomieszczeniach biurowych są wykładziny PCV oraz parkiet. Ogólna powierzchnia budynku Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Straży Miejskiej wynosi 351,64 m2. 4. Pomieszczenia Urzędu Miejskiego w budynku Ratusza (Rynek 1, Ostrów Wielkopolski). Sprzątanie tych pomieszczeń odbywać się będzie przez 3 godziny codziennie (od poniedziałku do piątku w godzinach: od godz. 8.oo - 11.00, w sytuacjach wyjątkowych możliwość przesunięcia godzin). 1)utrzymanie czystości w pomieszczeniach Urzędu Miejskiego, sanitariatach, klatce schodowej do I piętra wraz z holem, wejściem do budynku oraz tarasem balkonowym o powierzchni 21,50 m2, 2) mycie okien, pozostałych powierzchni przeszklonych oraz innych powierzchni zewnętrznych, 3) stałe zaopatrywanie sanitariatów w środki higieny osobistej i czystości (papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie, środki zapachowe i dezynfekujące), 4) codzienne polerowanie powierzchni przeszklonych w pomieszczeniach Urzędu Miejskiego, w tym drzwi, 5) codzienne mycie kabiny windy metalowej, przeszklonej o wymiarach 140 x 150 x 215 cm, przeszklonych ciągów komunikacyjnych szybu windowego i kabiny dźwigu osobowego od parteru do II piętra, 6) codzienne mycie lustra w głównej toalecie na I piętrze o wymiarach 100 x 60 cm, 7) do bieżącej pielęgnacji posadzek, parapetów i okładzin kamiennych wykonanych z marmuru należy używać produktów firmy AKEMI lub równoważnych. Schody i posadzki w ciągach komunikacyjnych, czyli klatce schodowej i sanitariatach są wykonane z marmuru i ich powierzchnia wynosi 59,20 m2. Część pomieszczeń również jest wyłożona marmurem o powierzchni 341,70 m2. W pozostałych częściach pomieszczeń posadzka wykonana jest z parkietu i jej powierzchnia wynosi 127,70 m2. Ogólna powierzchnia pomieszczeń Urzędu Miejskiego w budynku Ratusza wynosi 528,60 m2. 5. Domki letniskowe w Antoninie, ul. Wrocławska 6. Wykonanie usługi sprzątania obejmuje w szczególności: 1) mycie okien i żaluzji, 2) mycie podłóg wraz z wypastowaniem, 3) mycie tarasu, 4) mycie kuchni i wyposażenia kuchennego, 5)mycie łazienki wraz z kabiną prysznicową, 6) odkurzanie mebli i tapczanów, 7) mycie lamp (6 szt: pokój x 2 (plafony), przedpokój x 1 (lampa), kuchnia x 1 (plafon), taras x 1 (lampa), łazienka x 1 (lampa), 8) usunięcie pajęczyn i nieczystości z dachu (strona wewnętrzna) od strony tarasu i z boku, jednego domku o ogólnej powierzchni 9,30 m2, 9) mycie lustra w łazience o powierzchni 0,5 x 0,5m, 10) mycie drzwi drewnianych do łazienki o powierzchni 1,70 m2, 11) mycie poręczy metalowej na tarasie o powierzchni 6,49 m2, 12) mycie drzwi przesuwnych, drewnianych o powierzchni 8,18 m2. Wyżej wymieniony zakres prac dotyczy wykonania usługi w jednym domku letniskowym. Ogólna powierzchnia jednego domku letniskowego wynosi 40,01 m2. UWAGA: Szczegółowy zakres i częstotliwość wykonywanych czynności we wszystkich obiektach wymienionych w punkcie 3.3. określają załączniki nr od 10 do 17. IV. Pozostałe uwarunkowania dotyczące realizacji zamówienia.1. Każdy wykonawca ubiegających się o zamówienie musi spełniać przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011r., Nr 127, poz. 721 ze zmianami), które uprawniają zamawiającego do skorzystania z ulg we wpłatach na PFRON. Zatrudnione osoby powinny posiadać jednak ogólną sprawność taką, aby przedmiot zamówienia wykonywać w sposób należyty. W skład zespołu musi wchodzić jedna osoba posiadająca badania lekarskie uprawniające do pracy na wysokości powyżej 3 metrów w rozumieniu przepisów rozdziału 6/E Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r Nr 169 poz. 1650 ze zmianami), która posiada odpowiednią sprawność ogólną do wykonywania prac na wysokości. Osoba ta odpowiadać będzie za mycie okien, opraw oświetleniowych, ścierania kurzu z szaf itp. 2. Czas pracy osób wymienionych w pkt. 3.4.1. powinien odpowiadać przepisom w sprawie rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jednak nie krótszy niż wyszczególniony w pkt 3.3. 3.Pracownicy wykonawcy są zobowiązani wpisywać się codziennie na listę obecności (przyjście i wyjście) przygotowaną przez zamawiającego. Lista obecności będzie się znajdować na parterze budynku Urzędu Miejskiego, w przypadku budynku Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Straży Miejskiej - w dyżurce, a w przypadku budynku Ratusza - u kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo skontrolowania ilości osób faktycznie wykonujących przedmiot zamówienia w obiektach Urzędu Miejskiego w dowolnie wybranym dniu roboczym przez osoby sprawujące nadzór nad wykonaniem usługi, tj. Głównego Specjalistę Służby BHP lub jego zastępców oraz bezpośrednich przełożonych. 5. Wykonawca do wykonania usługi dopuści wyłącznie osoby przeszkolone w zakresie przepisów BHP i ppoż. oraz zapewni nadzór nad ich przestrzeganiem. 6. Wykonawca odpowiada za działania własne i podległych mu pracowników, które powinny być zgodne z przepisami prawa zewnętrznego i wewnętrznego. 7.Wykonawca zobowiązany jest do przedkładania wraz z fakturą VAT/rachunku rejestrów czynności wykonywanych raz w tygodniu, raz w miesiącu oraz raz w kwartale, którego wzór zostanie przekazany w dniu podpisania umowy. 8. Wykonawca będzie realizował przedmiot zamówienia wyłącznie przy udziale pracowników wymienionych w wykazie osób (załącznik nr 8), który przedłoży wraz z zakresami obowiązków w ofercie. 9. Po podpisaniu umowy w uzasadnionych przypadkach wykonawca może dokonać zmian personalnych osób wykonujących przedmiot zamówienia. Jest on wtedy zobowiązany zawiadomić o powyższym zamawiającego, uzasadniając to w formie pisemnej z 7- dniowym wyprzedzeniem (nie dotyczy zdarzeń losowych i nagłych chorób). Zdarzenia losowe i nagłe choroby można zgłaszać telefonicznie. 10. Wykonawca musi zapewnić zastępstwo dla osób wykonujących przedmiot zamówienia w okresie urlopowym. 11.W sytuacjach, o których mowa w punkcie 3.4.9. i 3.4.10. SIWZ wskazanie do wykonania zamówienia innych pracowników niż wymienieni w wykazie, o którym mowa w pkt 3.4.8. SIWZ jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik ten posiada doświadczenie wymagane w niniejszym postępowaniu a wykonawca spełnia warunek, o którym mowa w punkcie 6.1.3.b SIWZ. 12. Osoby wykonujące przedmiot umowy zobowiązane są do zgłaszania pracownikom Referatu Administracyjno-Gospodarczego wszystkich zauważonych usterek (np. niesprawne zamki, naderwane listwy, przecieki wody, itp.). 13. Mycie okien w pomieszczeniach reprezentacyjnych (gabinetach prezydentów, sekretarza i skarbnika miejskiego - pokoje 114, 115, 127, 128, 129, 130, 131, 217) będzie się odbywać w obecności pracownika zamawiającego. 14. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usługi sprzątania po ewentualnych awariach lub remontach bieżących. 15.Zamawiający udostępni nieodpłatnie wykonawcy źródło wody, prądu oraz pobieranie ww. mediów do realizacji przedmiotu umowy, a także pomieszczenie na szatnię i magazyn podręczny w miejscu wykonywania umowy. 16. Zamawiający udostępni wykonawcy telefon stacjonarny z przeznaczeniem do wykorzystania dla celów służbowych. 17. Fakt przekazania obiektów wraz wyposażeniem do realizacji przedmiotu zamówienia oraz ich odbioru po zakończeniu zostaną potwierdzone protokołami podpisanymi przez wykonawcę i zamawiającego. Wszelkie powstałe różnice co do ilości i jakości (braki oraz uszkodzenia) obciążą wykonawcę jeśli nie powiadomił zamawiającego zgodnie z punktem 3.4.12. SIWZ. 18. Wszelkie środki higieny osobistej i czystości niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia zapewnia wykonawca. 19. Wykonawca do realizacji przedmiotu zamówienia użyje wyłącznie środków higieny osobistej i czystości dopuszczonych do obrotu, które ponadto nie będą wydzielać przykrego zapachu. 20.Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji zamówienia możliwość pobierania próbek środków higieny osobistej i czystości używanych do realizacji zamówienia oraz żądanie przedłożenia zamawiającemu dokumentów potwierdzających ich dopuszczenie do obrotu. 21. W terminie 7 dni od daty uregulowania należności przez zamawiającego zobowiązuje się wykonawcę do przedłożenia informacji o kwocie obniżenia wpłaty na PFRON. Za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego zamawiającego na podstawie polecenia przelewu..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
90.91.92.00-4, 90.91.13.00-9.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zapytanie o cenę

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
30.12.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
5.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Biuro Ochrony Przedsiębiorstw MERPOL Sp. z o.o., ul. Dąbrowskiego 164a, 60-594 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 173109,76 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  169995,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  164631,18
  / Oferta z najwyższą ceną:
  342215,34

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytanie o cenę na podstawie art. 70 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia są usługi powszechnie dostępne, o ustalonych standardach jakościowych. Przedmiot zamówienia stanowią usługi o małym stopniu złożoności, a o ich powszechnej dostępności świadczy duża liczba wykonawców zajmujących się wykonywaniem tych usług. Wartość zamówienia jest mniejsza niż 200.000 euro, tj. 43.066 euro. Podstawa prawna: art. 70. Zamówienie jest zgodne z przepisami, ponieważ spełnione zostały przesłanki pozwalające na wybór trybu