Zorganizowanie i przeprowadzenie spotkania Dyrektorów ds. Sportu Państw Unii Europejskiej

Warszawa: Zorganizowanie i przeprowadzenie spotkania Dyrektorów ds. Sportu Państw Unii Europejskiej


Numer ogłoszenia: 414728 - 2011; data zamieszczenia: 07.12.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Sportu i Turystyki, ul. Senatorska 14, 00-082 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 24 42 132, faks 22 24 43 218.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie i przeprowadzenie spotkania Dyrektorów ds. Sportu Państw Unii Europejskiej.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zorganizowanie i przeprowadzenie spotkania Dyrektorów ds. Sportu Państw Unii Europejskiej.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
27.06.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Hotel Rezydent - Gdańsk Sp. z o.o., ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 124322,49 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  106146,33

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  106146,33
  / Oferta z najwyższą ceną:
  106146,33

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Realizującym zadanie będzie Hotel Rezydent - Gdańsk Sp. z o.o.. Podstawą prawną wyboru trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 tekst jednolity). Usługi hotelarskie i restauracyjne należą do usług niepriorytetowych wymienionych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28.01.2010 r. (Dz.U. z 2010 r., Nr 12, poz. 68)wydanego na podstawie art. 2a Pzp, oznaczone numerem kategorii 17-27, zalicza się do nich m.in. usługi hotelarskie i restauracyjne. W świetle art. 5 ust.1a ustawy Pzp, do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są ww. usługi o charakterze niepriorytetowym, można zastosować również tryb zamówienia z wolnej ręki, nawet wówczas, gdy nie występują przesłanki wyboru tego trybu opisane w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp oraz jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: 1) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; 2) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 3) poniesieniem straty w mieniu publicznym; 4) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. W chwili obecnej brak jest komentarzy do zapisów art. 5 ust. 1a ustawy Pzp, w związku z czym zamawiający posiłkuje się komentarzem L. Lipiec do nieobowiązującego już art. 35 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz. 2104). W literaturze podkreśla się, że podstawowe znaczenie dla publicznej gospodarki finansowej mają zasady celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych [A. Pomorska, Zasady ogólne finansów publicznych, Przegląd Ustawodawstwa Gospodarczego 2002, nr 6, s. 13-14]. Pod pojęciem celowości wydatkowania środków publicznych należy rozumieć zapewnienie zgodności działań jednostki w zakresie dokonywania wydatków z jej celami statutowymi, optymalizację zastosowanych metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów oraz przyjętych kryteriów oceny realizacji celów i zadań. Jest to wybór przez dysponenta środków publicznych takiego sposobu finansowania zadań, który prowadzi do najbardziej efektywnego gospodarowania środkami publicznymi [J. Glumińska-Pawic, Wydatki i rozchody budżetowe jednostek samorządu terytorialnego (w:) Finanse samorządowe 2005. 395 pytań i odpowiedzi. Wzory uchwał, deklaracji, decyzji, pod red. C. Kosikowskiego, Warszawa 2005, s. 264]. Celowość oznacza nakaz gromadzenia i wydatkowania publicznych środków pieniężnych jedynie dla osiągnięcia wytyczonego celu społecznego, gospodarczego lub politycznego państwa. Z zasady tej wynika zatem jednocześnie zakaz wprowadzania takich ciężarów publicznych i wydatków publicznych, które nie są związane z powinnościami państwa[C. Kosikowski, Sektor finansów publicznych w Polsce , Warszawa 2006]. Wydatki ze środków publicznych podlegają planowaniu. Planowość wyraża wymóg ujmowania procesów gromadzenia i wydatkowania publicznych środków pieniężnych w ramy planów finansowych o charakterze makro- i mikroekonomicznym. Pierwsze dotyczą całego sektora finansów publicznych lub poszczególnych jego segmentów. Natomiast drugie dotyczą jednostek sektora finansów publicznych [C. Kosikowski, Sektor finansów publicznych...]. W literaturze podkreśla się, że wydatkowanie publicznych środków finansowych powinna cechować skuteczność i efektywność. Skuteczność wydatkowania środków publicznych definiuje się jako uzyskanie optymalnej relacji między wyznaczonymi celami i zadaniami a osiągniętymi efektami ich realizacji [J. Stankiewcz, Prawo zamówień publicznych jak instrument racjonalizacji wydatków (w:) Ekonomiczne i prawne aspekty racjonalizacji wydatków publicznych, t. I, pod red. J. Głuchowskiego, A. Pomorskiej, J. Szołno-Koguc, Lublin 2005, s. 231]. Natomiast badanie efektywności wydatków budżetowych zależy od tego, czy analizie podlegają wyznaczone zadania (racjonalizacja wyborów) czy będące do dyspozycji środki finansowe, czyli tzw. racjonalizacja kosztów [J. Stankiewicz, Zagadnienia racjonalizacji wydatków publicznych (w:) Finanse publiczne..., s. 729-730]. Sformułowane w ustawie o finansach publicznych zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych zapewnić mają racjonalizację kosztów, oznaczającą wydajność i skuteczność wydatkowania środków publicznych w związku z realizacją zamierzonego zadania. Racjonalizacja kosztów oznacza dążenie do uzyskania największych oszczędności w nakładach, przy porównywalnym efekcie. Procedurę prawną postępowania zmierzającego do osiągnięcia tego celu w sposób doskonalszy, niż miało to miejsce dotychczas, określamy racjonalizacją kosztów [J. Stankiewcz, Prawo zamówień publicznych..., s. 232]. Uzasadnienie trybu z wolnej ręki: W związku z udziałem zagranicznych delegacji Ministerstwo przeprowadziło rozeznanie rynku hoteli w pobliżu miejsca organizacji uroczystej kolacji na zaproszenie Prezydenta Miasta Gdańska, tj. Browaru Restauracyjnego Brovarnia w Gdańsku przy ul. Szafarnia 9, celem wygenerowania mniejszych kosztów za transport gości, dokonano analizy rynku na kompleksową obsługę ww. uroczystości poprzez wysłanie zapytań ofertowych do: - Hotel Rezydent - Gdańsk Sp. z o.o.z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długi Targ 19 - dysponuje wolnym terminem tj. 14-16.12.2011 r., odpowiednią liczbą pokoi, salami konferencyjnymi i zapleczem gastronomicznym oraz znajduje się w bliskiej odległości od miejsca uroczystej kolacji; - Hotel Podewils z siedzibą w Gdańsku przy ul. Szafarnia 2 - nie posiada odpowiedniej ilości pokoi dla gości, - Hotel Hilton z siedzibą w Gdańsku przy ul. Targ Rybny 1 - nie posiada dużej sali konferencyjnej dostępnej w terminie 14-16.12.2011; zbyt duża odległość od miejsca uroczystej kolacji. W wyniku rozpoznania rynku w zakresie kompleksowej obsługi konferencji wymaganym zapleczem konferencyjno-hotelowym w tym terminie dysponuje wyłącznie Hotel Rezydent - Gdańsk Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długi Targ 19. Powyższy wykonawca jako jedyny spełnia wymogi zorganizowania tak dużej konferencji, dysponuje wystarczającą liczbą pokoi jednoosobowych, dużymi salami konferencyjnymi usytuowanymi na jednym poziomie piętra, z kompleksowym wyposażeniem w sprzęt konferencyjny i multimedialny. Hotel zapewnia wysoką jakość świadczonych usług zarówno pod względem konferencyjno-hotelowym jak również gastronomicznym. Ponadto usytuowany jest w korzystnym miejscu dla wszystkich uczestników, ze względu na bliskość do miejsca organizacji uroczystej kolacji na zaproszenie Prezydenta Miasta Gdańska, tj. Browaru Restauracyjnego Brovarnia w Gdańsku przy ul. Szafarnia 9. Biorąc powyższe pod uwagę Hotel Rezydent - Gdańsk Sp. z o.o. zaoferował najkorzystniejsze warunki organizacji przy jednocześnie najniższych kosztach finansowania tego przedsięwzięcia. Wybór przez zamawiającego trybu zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a pkt. 1 ustawy Pzp podyktowany jest tym, iż: - Zamawiający posiada pełne rozeznanie stanu bazy hotelowej w pobliżu Browaru Restauracyjnego Brovarnia w Gdańsku przy ul. Szafarnia 9, ze szczególnym uwzględnieniem dokonanych rezerwacji, posiadanych przez hotele sal wystawienniczych, ilości pokoi gościnnych oraz możliwości organizacji uroczystości. - wybór wykonawcy przy zastosowaniu innego niż wolna ręka trybu wiązałby się z poniesieniem przez niego dodatkowych kosztów związanych z jego przygotowaniem, przeprowadzeniem oraz ewentualnym postępowaniem odwoławczym; - przeprowadzenie postępowania np. w trybie przetargu nieograniczonego mogłoby doprowadzić do złożenia ofert przez podmioty, które nie dysponują infrastrukturą w pełni odpowiadającą specyficznym wymaganiom związanym z organizacją tego przedsięwzięcia; - wybór wykonawcy w trybie z wolnej ręki umożliwia zawarcie umowy z wykonawcą sprawdzonym i rzetelnym oraz zdolnym do jego prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia, - zakres zaplanowanych uroczystości, zaproszeni goście w tym delegacje zagraniczne przedstawiciele Rządu, nakładają na zamawiającego konieczność postawienia wysokich wymagań wykonawcy - co w przypadku zastosowania trybu z wolnej ręki umożliwia doprecyzowanie wszystkich szczegółów organizacji i uzyskanie maksymalnych efektów z posiadanych środków finansowych; - przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki pozwala zamawiającemu na wynegocjowanie z wykonawcą możliwie najkorzystniejszych warunków zarówno finansowych i organizacyjnych, zarówno w kwestii finansowania, jaki i samej organizacji. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy zamawiający nie ma ostatecznie potwierdzonej liczby uczestników, którzy wezmą udział w tych uroczystościach; - ponadto specyfika i złożoność tego zamówienia oraz trudność w jednoznacznym oraz dokładnym sformułowaniu kryteriów oraz późniejszej oceny złożonych ofert przemawia za słusznością zastosowania zaproponowanego na wstępie trybu, tj. zamówienia z wolnej ręki. Mając na wadze całość przedmiotu zamówienia nie jest możliwie udzielnie zamówienia publicznego w trybie konkurencyjnym. Wybór wykonawcy w trybie innym niż wolna ręka może doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Wskazane jest zatem przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne w trybie zamówienia z wolnej ręki, którego przedmiotem będą usługi hotelarskie i restauracyjne. Wszystkie przesłanki zastosowania trybu z wolnej ręki na podstawie art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a pkt. 1 ustawy Pzp zostały spełnione.