Administrowanie i utrzymanie trzech cmentarzy komunalnych zlokalizowanych w

Knurów: Administrowanie i utrzymanie trzech cmentarzy komunalnych zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, Słonecznej oraz 1 Maja - Plebiscytowej - zamówienie uzupełniające


Numer ogłoszenia: 528120 - 2012; data zamieszczenia: 27.12.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Knurów, ul. dr. Floriana Ogana 5, 44-190 Knurów, woj. śląskie, tel. 32 3392308, faks 32 2351521, 3392292.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Administrowanie i utrzymanie trzech cmentarzy komunalnych zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, Słonecznej oraz 1 Maja - Plebiscytowej - zamówienie uzupełniające.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1.Do obowiązków Wykonawcy w zakresie czynności związanych z administrowaniem i utrzymaniem cmentarzy należy wykonywanie niżej wymienionych prac, przez cały okres trwania umowy : 1.1. W zakresie administrowania cmentarzami komunalnymi : a)prowadzenie prawidłowej i racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania cmentarzy, b)zabezpieczenie obsługi ludności w celu załatwienia spraw związanych z pochówkiem oraz przebywającej na terenie cmentarzy w godzinach podanych w Regulaminie korzystania z cmentarzy komunalnych w Knurowie, c)pobieranie opłat za korzystanie z cmentarzy i urządzeń cmentarnych według cen ustalonych przez Zamawiającego oraz wpłacanie pobranych za każdy miesiąc opłat do kasy Urzędu Miasta Knurów w ostatnim dniu miesiąca. Na pobierane opłaty Wykonawca wystawiał będzie stronom faktury VAT. d)przekazanie Zamawiającemu w ostatnim dniu każdego miesiąca protokołu odbioru prac objętych umową wraz z wykazem wystawionych zainteresowanym stronom faktur VAT z ich kopiami, e)ustalanie terminów i warunków pogrzebów, f)umożliwienie bliskim osób pochowanych urządzenia grobu zgodnie z ich życzeniem przez wybranego usługodawcę z zachowaniem zasad zagospodarowania cmentarza, g)całodobowe przyjmowanie zwłok do chłodni na cmentarzu przy ul. Rakoniewskiego, h)otwieranie i zamykanie bram cmentarzy zgodnie z informacją podaną na tablicach informacyjnych, i)prowadzenie dokumentacji cmentarnej, o której mowa w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. z 2001 r, Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.). W przypadku wystąpienia braku możliwości dokonywania w nich kolejnych wpisów, nowe księgi zostaną zakupione przez Wykonawcę na jego koszt. Po zakończeniu realizacji umowy, dokumentacja przekazana zostanie Zamawiającemu nieodpłatnie. j)prowadzenie dokumentacji pomocniczej niezbędnej przy administrowaniu i utrzymaniu cmentarza: - rejestru kart zgonów, - rejestru miejsc rezerwowych, - ksiąg obiektów budowlanych ,w tym wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów, aktualizacji planu zagospodarowania i wykorzystania miejsc na cmentarzu. Po zakończeniu realizacji umowy, w/w dokumentacja przekazana zostanie Zamawiającemu nieodpłatnie, k)prowadzenie na bieżąco bazy danych programu komputerowego CMENTARZ przy ul. Rakoniewskiego - system ewidencji grobów i zmarłych oraz jego bieżąca obsługa i aktualizacja. Program zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego nieodpłatnie. Wykonawca uprawniony jest do korzystania z programu komputerowego oraz bazy danych w nim zawartej wyłącznie dla celów realizacji niniejszej umowy, l)przedstawianie sprawozdania o stopniu wykorzystania miejsc grzebalnych każdorazowo na żądanie Zamawiającego, m)egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych utrzymania porządku oraz usuwania nadmiaru ziemi w przypadku wykonywania grobu murowanego, n)pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe, o)przyjmowanie oraz rejestrowanie zgłoszeń, interwencji i wniosków od mieszkańców, udzielanie im niezwłocznie odpowiedzi o sposobie załatwienia sprawy oraz przygotowywanie odpowiedzi na skargi, interwencje i wnioski złożone u Zamawiającego, p)dokonanie ubezpieczenia, obejmującego cały okres obowiązywania umowy, obiektów znajdujących się na terenie cmentarzy, w szczególności : dla cmentarza przy ul. Rakoniewskiego : - budynku od ognia i innych zdarzeń losowych z rozszerzeniem o dewastację, - wyposażenia od ognia i innych zdarzeń losowych, - wyposażenia od kradzieży z włamaniem i rabunku, - dla cmentarzy przy ul. Słonecznej i ul. 1 Maja - Plebiscytowej : - budynków od ognia i innych zdarzeń losowych, - nagrobków od ognia i innych zdarzeń losowych z rozszerzeniem o upadek drzew oraz okazanie polis ubezpieczenia na wezwanie Zamawiającego. 1.2.W zakresie utrzymania trzech cmentarzy komunalnych : a)systematyczne koszenie i wygrabianie trawników oraz terenów przeznaczonych pod miejsca grzebalne, b)wykaszanie mogił zaniedbanych, c)wykaszanie pasa zieleni izolacyjnej o szer. do 3 m bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarza, d)pielęgnacja zieleni znajdującej się na cmentarzach w tym : bieżące uzupełnianie ubytków, przycinanie oraz zabezpieczanie na okres zimowy, a w okresie letnim systematyczne podlewanie, e)odchwaszczanie na bieżąco alejek i terenów wokół drzew i nasadzeń w przypadku zarastania trawą lub chwastami w ciągu całego okresu konserwacyjnego, f)wykonywanie prac korekcyjno - pielęgnacyjnych drzew, krzewów i bylin, g)bieżąca naprawa sieci wodociągowej, h)czyszczenie basenów na wodę oraz zabezpieczenie ich na okres zimowy, i)bieżące utrzymywanie w czystości alejek cmentarnych, j)bieżąca konserwacja i dokonywanie napraw (w tym z powodu wandalizmu) w celu utrzymania cmentarzy, obiektów i urządzeń cmentarnych w stanie nie pogorszonym oraz wykonywanie innych czynności przewidzianych przepisami ustawy z dnia 31 stycznia 1959r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity z 2011r. Dz.U. Nr 118, poz. 687 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi, k)w czasie opadów śniegu odśnieżanie i posypywanie piaskiem alejek cmentarnych i chodników przyległych do cmentarza (posypywanie należy wykonać do godz. 9 rano, odśnieżanie w przypadku ciągłych opadów na bieżąco w miarę potrzeb) l)egzekwowanie od osób opiekujących się mogiłami zachowania porządku na cmentarzu, nadzór nad zachowaniem się osób i wjeżdżających na teren cmentarza pojazdów w celu nie dopuszczenia do dewastacji grobów, alejek lub urządzeń cmentarnych, m)kopanie grobów i grzebanie zwłok z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, n)nadzór nad kopaniem grobów i grzebaniem zwłok w przypadku wykonywania tych czynności przez inną firmę, o)utrzymywanie tablic ogłoszeniowych i regulaminowych przy wejściach na cmentarze w stanie zdatnym do użytku, p)wyposażenie cmentarzy w niezbędną liczbę kontenerów na odpady oraz bieżące ich opróżnianie, q)zawarcie umów na dostawę mediów, niezbędnych do funkcjonowania cmentarzy, oraz wywóz nieczystości ciekłych i ponoszenie kosztów z tym związanych. r)zawarcie umowy na odbiór odpadów z Przedsiębiorcą wpisanym do Rejestru Działalności Regulowanej na okres od dnia 01.01.2013r do 30.06.2013r., s)inne niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania cmentarza prace zalecone przez Zamawiającego, 1.3.W zakresie utrzymania cmentarza komunalnego przy ul. Rakoniewskiego : a)bieżące utrzymanie czystości cmentarza, domu przedpogrzebowego (sali eksportacyjnej ,przechowalni zwłok, szatni żałobników, korytarzy, pomieszczeń biurowych, poczekalni, magazynu, schowków porządkowych, pomieszczeń grabarza, poczekalni, wc personelu i zewnętrznych, oraz wyposażenie pomieszczeń wc w niezbędne środki higieniczne), chodników wewnątrz i wzdłuż cmentarza, placu przy domu przedpogrzebowym, parkingu przed cmentarzem, miejsca pamięci z krzyżem, b)wykaszanie terenu bezpośrednio przyległego ( o szer. 1,5 m) do parkingu i zatoczki autobusowej przy cmentarzu, c)obsługa węzła dezynfekcyjnego polegająca na : kontroli wielkości dopływu wód drenażowych i odpowiedniego dozowania neutralizatora podchlorynu sodowego, -zakup podchlorynu sodowego i jego uzupełnianie w zbiorniku, dokonywanie zapisów ruchowych w specjalnie prowadzonej Karcie parametrów ruchowych węzła dezynfekcyjnego zgodnie z instrukcją obsługi węzła dezynfekcyjnego z częstotliwością: *pora sucha - 1 raz na miesiąc *pora deszczowa -1 raz na tydzień - kontroli szczelności instalacji, - ocenie stanu technicznego węzła na podstawie oględzin zewnętrznych, - konserwacji i regulacji obiektu w tym: *zabezpieczenie obiektu i urządzeń przed nadmiernym zużyciem i zepsuciem, *zabezpieczenie eksploatowanego obiektu i urządzeń przed korozyjnym wpływem środowiska, w którym pracują, *wykonywanie prac przewidzianych w dokumentacjach techniczno-ruchowych urządzeń i elementów, bezzwłoczne powiadamianie Urzędu Miasta - Wydziału GKRiOŚ o wystąpieniu awarii, przeszkolenie pracowników obsługi w zakresie: *bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych odnośnie manipulacji substancjami żrącymi i trującymi, *przepisów o transporcie materiałów niebezpiecznych. d)odśnieżanie, i posypywanie piaskiem chodnika i dojazdu do cmentarza, a także parkingu i zatoczki autobusowej przy cmentarzu w miarę potrzeb, (posypywanie należy wykonać do godz. 9 rano, odśnieżanie w przypadku ciągłych opadów na bieżąco w miarę potrzeb)każdorazowe przygotowanie kaplicy do ceremonii w zależności od jej charakteru wyznaniowa/świecka, e)bieżąca konserwacja nagłośnienia kaplicy, f)zapewnienie całodobowego dozoru na cmentarzu, 1.4.W zakresie utrzymania cmentarza komunalnego przy ul. 1 Maja-Plebiscytowej : a)bieżące utrzymanie czystości cmentarza, utrzymanie w czystości i konserwacja budynku gospodarczego, utrzymanie szaletu i jego wyposażenie w niezbędne środki higieniczne, konserwacja sieci drenarskiej w miarę potrzeb, b)bieżąca konserwacja i utrzymanie w czystości mogił poległych żołnierzy i pomnika Powstańców Śląskich, 1.5. W zakresie utrzymania cmentarza komunalnego przy ul. Słonecznej : a)bieżące utrzymanie czystości cmentarza, w tym : utrzymanie w czystości i konserwacja budynku gospodarczego, utrzymanie szaletu i jego wyposażenie w niezbędne środki higieniczne, konserwacja sieci drenarskiej w miarę potrzeb, b)obsługa węzła dezynfekcyjnego w zakresie określonym w pkt-cie 1.3 p.pkt c : c)urządzanie nowych terenów do pochówku na podstawie planu zagospodarowania kwatery, 2.Wykonawca zrealizuje wszystkie obowiązki wyszczególnione w § 2 ust. 1 przy ścisłym przestrzeganiu wymogów wynikających z obowiązujących przepisów, a w szczególności : - ustawy z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity z 2011r. Dz.U. Nr 118, poz. 687 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków , (Dz.U. z 2008 Nr 48 poz. 284) - rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 1 sierpnia 2001 roku w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. z 2001r. Nr 90,poz. 1013 z póź. zm.), - rozporządzenia Ministra Zdrowia z 7 grudnia 2001 roku w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1783 z późn. zm.). 3.Wykonawca wybrany na administratora cmentarza zobowiązany jest nie nadużywać pozycji dominującej w zakresie świadczenia usług pogrzebowych. W związku z tym Wykonawca wybrany na administratora cmentarza : 1.nie będzie w żaden sposób ograniczał przedsiębiorcom pogrzebowym dostępu do świadczenia ww. usług, 2.nie będzie ustalał zasad korzystania z cmentarzy, budynków i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowej, które prowadziłyby do ograniczenia bądź wykluczenia konkurencji na rynku przedsiębiorców pogrzebowych..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
98.37.11.11-5, 98.37.11.10-8.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.12.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Konsorcjum firm: Usługowy Zakład Gospodarczy Elżbieta Marquardt - Lider Stolarstwo Ogólne Usługi Pogrzebowe Grabarstwo,, ul. Lotników 14 B/10,, 44-196 Knurów, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 151200,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  114000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  114000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  114000,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zamówienie zostało przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu, opublikowanym w dniu 09.10.2009 r. pod nr 2009/S 195-280404 w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, dotyczącym postępowania p.n.: Administrowanie i utrzymanie trzech cmentarzy komunalnych zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, Słonecznej oraz 1 Maja - Plebiscytowej w okresie od 01.01.2010 - 31.12.2012 r. Jest to pierwsze zamówienie uzupełniające dotyczące przedmiotowego postępowania. Ponieważ w 2012 r. wszczęto również postępowanie o udzielenie zamówienia p.n. Administrowanie i utrzymanie trzech cmentarzy komunalnych, zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, Słonecznej oraz 1 Maja - Plebiscytowej, czas trwania zamówienia: 36 miesięcy (DUUE nr 2012/S 192-316159 z dn. 05.10.2012 r.), niniejsze zamówienie uzupełniające należy potraktować - zgodnie z art. 32 ust. 4 pzp jako część zamówienia dot. administrowania cmentarzami komunalnymi zlokalizowanymi w Knurowie. Wartością zamówienia udzielanego w częściach jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Wartość szacunkowa całego zadania wynosi 1.086.640,00 zł. Natomiast wartość szacunkowa udzielonego zamówienia uzupełniającego, ustalona w dn. 12.12.2012 r. wynosi 151.200,00 zł (37.615,68 euro) i nie przekracza założonych 20 % wartości zamówienia podstawowego, udzielonego w 2009 r. tj. kwoty 166.553,20 zł. Zamawiający skorzystał z przesłanek określonych w art. 6 a pzp i do udzielenia niniejszego zamówienia uzupełniającego zastosował przepisy właściwe dla wartości tej części (próg krajowy), albowiem jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80.000 euro, oraz wynosi mniej niż 20 % wartości zamówienia. Zamówienie uzupełniające polega na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień tj. usług polegających na administrowaniu i utrzymaniu trzech cmentarzy komunalnych zlokalizowanych w Knurowie przy ulicach: Rakoniewskiego, Słonecznej oraz 1 Maja - Plebiscytowej i udzielone zostało w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego (umowa o udzielenia zamówienia podstawowego nr ZP.34211-49/2009 zawarta została w dn. 22.12.2009 r.), dotychczasowemu wykonawcy: Konsorcjum firm: Elżbieta Marquardt, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą: Usługowy Zakład Gospodarczy Elżbieta Marquardt, ul. Lotników 14 B/10,44-196 Knurów, Bronisław Botor, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą: Stolarstwo Ogólne Usługi Pogrzebowe Grabarstwo, ul. Kokota 186 41-711 Ruda Śląska (ogłoszenie o udzieleniu zamówienia 2009/S 251-361178 z dn. 30.12.2012). Przedmiotem negocjacji było w szczególności wynagrodzenie wykonawcy - cena niezmiennego ryczałtu miesięcznego brutto za czynności określone szczegółowo w § 2 projektu umowy, związane z administrowaniem i utrzymaniem cmentarzy komunalnych w Knurowie j,. Ze względu na mniejszy, niż w zawartej z wykonawcą umowie dot. zamówienia podstawowego zakres czynności związanych z utrzymaniem cmentarzy w Knurowie zaproponowano aby do negocjacji przyjąć wartość ryczałtu miesięcznego brutto w wysokości 16.000,00 zł. Konsorcjum zaproponowało stawkę 20.000 zł brutto za miesiąc realizacji umowy tłumacząc, że mimo zmniejszonego zakresu, koszty realizacji umowy, szczególnie w miesiącach zimowych są większe (szczególnie koszty prądu na cmentarzu przy ul. Rakoniewskiego, koszty dodatkowego ubezpieczenia cmentarzy, itp.). Ostatecznie strony zgodziły się na kwotę ryczałtu miesięcznego brutto w wysokości 19.000,00 zł. Wykonawcy bez uwag zaakceptowali wszystkie zapisy zaproponowanego projektu umowy.