Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Skarbowego w Chodzieży

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Skarbowego w Chodzieży, w rozumieniu ustawy z dnia 12 czerwca 2003r. - Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2008r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) z podziałem na dwa zadania, w okresie od 1 stycznia 2013 do 31 grudnia 2013r.2.Zamawiający podzielił zamówienia na dwa zadania tj:- Zadanie nr 1 - świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze do 50 g dla Urzędu Skarbowego w Chodzieży oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe. - Zadanie nr 2 - świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wadze powyżej 50 g dla Urzędu Skarbowego w Chodzieży oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe3. Rodzaje i ilości przesyłek pocztowych Zamawiający określił w formularzu cenowym - Załącznik nr 3 do SIWZ. 4. Szczegółowy opis zamówienia dla zadania nr 1. 1.Usługa polega na odbieraniu od Zamawiającego wszystkich przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych o wadze do 50 g , przyjęciu ich do przemieszczenia i doręczenia adresatowi, a w razie niemożności doręczenia adresatowi do zwrotu Zamawiającemu wymaga każdorazowego potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych na kopii rejestru tych przesyłek - pocztowa książka nadawcza. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie - Prawo pocztowe i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 50 g (gabaryt A): a) przesyłki zwykłe - przesyłki listowe nierejestrowane, b) przesyłki zwykłe priorytetowe - przesyłki listowe nierejestrowane najszybszej kategorii, c) przesyłki polecone - przesyłki listowe rejestrowane będące przesyłkami przemieszczanymi i doręczanymi w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem uszkodzeniem, d) przesyłki polecone priorytetowe - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, e) przesyłki polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem odbioru i doręczone za potwierdzeniem odbioru, f) przesyłki polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem odbioru nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru.5. Szczegółowy opis dla zadania nr 2 1.Usługa polega na odbieraniu od Zamawiającego wszystkich przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych o wadze powyżej 50 g , przyjęciu ich do przemieszczenia i doręczenia adresatowi, a w razie niemożności doręczenia adresatowi do zwrotu Zamawiającemu wymaga każdorazowego potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych na kopii rejestru tych przesyłek - pocztowa książka nadawcza. Usługa doręczenia powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie - Prawo pocztowe i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi. 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze powyżej 50 g (gabaryt A i B):a) przesyłki zwykłe - przesyłki listowe nierejestrowane,b) przesyłki zwykłe priorytetowe - przesyłki listowe nierejestrowane najszybszej kategorii, c) przesyłki polecone - przesyłki listowe rejestrowane będące przesyłkami przemieszczanymi i doręczanymi w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem uszkodzeniem, d) przesyłki polecone priorytetowe - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, e) przesyłki polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem odbioru i doręczone za potwierdzeniem odbioru, f) przesyłki polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem odbioru nadania i doręczone za potwierdzeniem odbioru. g) paczki pocztowe rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii lub priorytetowe, rejestrowane najszybszej kategorii. 6. Postanowienia wspólne dla obydwu zadań: 1. Wykonanie powyższych usług w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku. 2. Przez przyjmowanie przesyłek do obrotu pocztowego Zamawiający rozumie świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek. 3.Wykonawca odbiera przygotowaną do ekspedycji korespondencję w każdy dzież roboczy w godzinach od 14:00 - 15:00 z siedziby Zamawiającego przy ul. Ofiar Gór Morzewskich 1, 64-800 Chodzież, kancelaria. 4.Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem, datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) 5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem(podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO). 6. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; b) dla przesyłek nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg. poszczególnych kategorii wagowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenia nadania partii przesyłek. 7. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona). Na kopercie, oprócz danych adresata, zostanie umieszczona pieczęć firmowa Zamawiającego lub nadruk o takiej treści oraz w polu znaczkowym pieczęć o wniesieniu opłaty za usługę z podaniem nazwy Wykonawcy i umowy zawartej pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. 8. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 9. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 10. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych oraz potwierdzeniu faktu nadania przesyłek Wykonawca zobowiązany jest zwracać kopię pocztowej książki nadawczej oraz kopię zestawienia przesyłek nierejestrowanych Zamawiającemu. 11. Wykonawca doręcza przesyłki rejestrowane adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej, wpisując odpowiednią adnotację na druku ZPO lub zestawieniu zbiorczym. 12. Prowadzenie własnego rejestru doręczeń przesyłek ewidencjonowanych, na których adresaci potwierdzać będą odbiór korespondencji i który, w razie zaginięcia przesyłki będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, iż wykonał on daną usługę. 13 W przypadku niedoręczania przesyłki rejestrowanej za pierwszym razem Wykonawca zobowiązany jest do zostawienia adresatowi informacji o próbie doręczenia i możliwości jej odebrania w ciągu 14 dni (pierwsze awizo). Jeśli przesyłka rejestrowana nie zostanie odebrana w ciągu pierwszych 7 dni Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki. , której one dotyczą oraz wypełnia odpowiednie punkty druku ZPO. 14. Przesyłki rejestrowane ostatecznie niedoręczone, Wykonawca zwraca Zamawiającemu po dokonaniu czynności, których mowa w pkt. 12 na podstawie zestawienia zwróconych przesyłek. 15. Wykonawca doręcza przesyłki nierejestrowane adresatowi poprzez umieszczenie ich w oddawczej skrzynce pocztowej lub w inny wskazany przez adresata sposób dla doręczeń przesyłek nierejestrowanych (np. włożenie w drzwi mieszkania). 16.Wykonawca bierze odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do momentu doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich nie doręczenia. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisu w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty, itp.) Wykonawca niezwłocznie wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zmawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego. 17. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian a danych adresowych przesyłek ani otwierania ich. W przypadku wykrycia przez Wykonawcę niezgodności między wpisem w pocztowej książce nadawczej a adresem na przesyłce, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić przesyłkę Zmawiającemu z informacją o przyczynie zwrotu. 18. Wykonawca zobowiązany jest do przekazanie Zamawiającemu regulaminu świadczenia usług pocztowych oraz cennika świadczonych usług, które będą załącznikami do umowy. Ceny podane w cenniku są cenami z oferty. 19. Zamawiający oświadcza, że będzie stosowała się do regulaminów świadczenia usług pocztowych Wykonawcy z wyłączeniem zapisów sprzecznych z zapisami umowy lub niemożliwych do przyjęcia dla Zamawiającego jako instytucji administracji rządowej. 20. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji, a dane osobowe adresatów przetwarzać tylko w związku z rejestracją przesyłek. 21. Postępowanie reklamacyjne przeprowadzane będzie w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, w szczególności przepisy wykonawcze wydane do ustawy Prawo pocztowe. 22. Zamawiający oświadcza, iż jest urzędem administracji publicznej (rządowej) i większość spraw (ok. 70%) prowadzi w trybie przepisów Ordynacji podatkowej, pozostała część (ok. 30%) w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, w związku z czym doręczenia przesyłek rejestrowanych powinny być realizowane z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 23. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania druków potwierdzenia odbioru oraz pocztowej książki nadawczej własnego nakładu sporządzanymi zgodnie z pocztowymi standardami (Załącznik nr 8). 24. Zamawiający oświadcza, że może nie skorzystać ze wszystkich rodzajów przesyłek wyszczególnionych w Formularzu cenowym, a liczba przesyłek rzeczywiście nadanych może być inna od podanej w Formularzu cenowym. 25. Przed podpisaniem umowy Zamawiający wprowadzi do niej niezbędne zmiany dotyczące specyficznego nazewnictwa występującego u Wykonawcy i zapisy dotyczące szczególnych rozwiązań technicznych występujących u Wykonawcy. 26 Jeśli do realizacji obu zadań zostanie wypełniony ten sam Wykonawca, usługa odbioru korespondencji od Zamawiającego dokonywana będzie równocześnie dla obu zadań. 27. Świadczenie powszechnych usług pocztowych winno być zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności ustawą - Prawo pocztowe, a także wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.