Przygotowanie środowiska IT Urzędu Gminy Kobierzyce na wdrożenie e-usług w roku 2018 z podziałem na dwa zadania: 1.Przygotowanie środowiska IT na uruchomienie i stabilne świadczenie e-usług 2. Wykonanie modernizacji systemu zarządzającego obiegiem dokumentów

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia będzie modernizacja środowiska IT oraz wykonanie modernizacji eksploatowanego systemu do zarządzania obiegiem dokumentów dla Urzędu Gminy Kobierzyce w podziale na 2 zadania, dla których dopuszczone zostanie składanie ofert częściowych. W efekcie postępowania powinny zostać zawarte maksymalnie 2 umowy z Wykonawcami, którzy dla poszczególnych zadań złożą najkorzystniejsze oferty. 1. Zadanie 1. Przygotowanie środowiska IT na uruchomienie i stabilne świadczenie e-usług W związku z: • wzrostem zatrudnienia w Urzędzie, • zestarzeniem, się części eksploatowanego sprzętu IT i oprogramowania • potrzebą zwiększenia niezawodności nowo utworzonego środowiska wirtualizacji serwerów i kanałów komunikacji z siecią publiczną 1.1 Dostarczenie macierzy dyskowej, dedykowanej do pełnienia roli centralnego zasobu dyskowego dla środowiska wirtualizacyjnego vSphre 6.5 1.2. Dostarczenie 20 sztuk stacji roboczych 1.3.Dostarczenie urządzenia klasy UTM i zasilacz rezerwowy 1.4. Dostarczenie i wymiana kaset akumulatorowych zasilacza bezprzerwowego (UPSa) podtrzymującego pracę serwerów i sprzętu telekomunikacyjnego w serwerowni 1.5. Dostarczenie - zapasowy przełącznik LAN oraz 2 zapasowe moduły zasilające dla stosu przełączników eksploatowanych przez Zamawiającego 1.6. Dostarczenie punktu dostępowego sieci bezprzewodowej (WiFi) Zadanie 2 – Wykonanie modernizacji systemu zarządzającego obiegiem dokumentów Cele modernizacji 1. Zapewnienie pełnej zgodności systemu z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej (Dz.U.2011.14.67 z dnia 2011.01.20) dla jednostek samorządu terytorialnego w zakresie: • Numerowania dokumentów i spraw • Rejestracji dokumentów i opisywania ich metadanymi • Dodawania załączników do dokumentów • Tworzenia metryczek spraw • Pełnienia roli systemu wspierającego pracę urzędu w systemie tradycyjnym – opartym o dokumenty papierowe • Pełnienia roli EZD dla części lub całości struktury organizacyjnej zamawiającego 2. Spełnienie wymagań zapisanych w tzw. Krajowych Ramach Interoperacyjności (Dz.U.2017.2247 t.j. z dnia 2017.12.05) 3. Szersze, niż w eksploatowanym systemie, zintegrowanie EZD z ePUAP (elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej) 4. Zintegrowanie EZD z systemem Ratusz firmy Rekord Systemy Informatyczne sp. z o.o. w zakresie wymaganych przepływów dokumentów pomiędzy tymi rozwiązaniami 5. Zwiększenie elastyczności narzędzi do zarządzania EZD 6. Uzupełnienie puli posiadanych licencji do ilości gwarantującej wdrożenie EZD na wszystkich stacjach roboczych i uzyskanie większej wydajności publikowania wybranych treści pochodzących z EZD 7. Przeniesienie dokumentów z obecnie eksploatowanego systemu MIS Partner 21/Urzędy do nowego lub rozbudowanego rozwiązania 8. Zachowanie możliwości dalszego użytkowania dodatkowych funkcjonalności dodanych samodzielnie przez Zamawiającego do eksploatowanego rozwiązania - po ich adaptacji do nowego EZD. Dopuszczamy również zastąpienie części tych dodatkowych funkcjonalności rozwiązaniami Wykonawcy w przypadku uznania ich, przez Zamawiającego, za równorzędne 9. Zachowanie prawa do rozbudowy EZD we własnym zakresie bez utraty wsparcia Wykonawcy dla dostarczonego rozwiązania 10. Osiągnięcie powyższych celów bez porzucania zakupionej i wdrożonej wcześniej platformy IBM Notes/Domino, za czym przemawiają: • Koszty poniesione na licencje klienckie IBM Notes i zawarty w tych licencjach tytuł do skalowania serwerów stosownie do rosnących potrzeb organizacji • Koszty poniesione na rozwój środowiska obejmujące licencje serwera w wersji Enterprise, licencje ochrony antywirusowej poczty IBM Domino, koszty aplikacji Extrafax z dedykowanym sprzętem, koszt aplikacji OCR • Istniejące powiązanie aplikacji Extrafax z EZD zapewniające automatyczne rejestrowanie, w formie elektronicznej, przychodzących do Urzędu faksów • Stworzone samodzielnie dodatkowe rozszerzenia dla eksploatowanego środowiska np. o System rozpraszający załączniki rejestrowanych dokumentów EZD na pomocnicze bazy-kontenery (zasada zbliżona do mechanizmu DAOS) powiązany dodatkowo z automatycznym (nie obciążającym pracowników) wykonywaniem OCR rozpraszanych załączników – w efekcie skuteczność wyszukiwania dokumentów skanowanych znacznie wyższa niż skuteczność szukania opartego tylko na metadanych opisujących dokument o Prosty CMS (content Management System) wbudowany w określone typy dokumentów tworzonych w EZD zapewniający możliwość publikowania takich dokumentów w Internecie i zarządzania takimi publikacjami z poziomu EZD (ich zmianiania, usuwania, weryfikacji dostępności w Internecie, śledzenia ilości odwiedzin. o Dwukierunkowa integracja interfejsów EZD i programu Dysponent (część systemu Ratusz wykorzystywana na niemal wszystkich stanowiskach pracy) zapewniająca błyskawiczną nawigację pomiędzy reprezentacjami umów, zleceń i faktur w tych dwóch środowiskach, eliminująca konieczność dwukrotnego wpisywania tych samych danych, pozwalająca na wykorzystanie mechanizmów EZD do przekazywania pracy w obu systemach o Usługa newsletter (również zrealizowana jako aplikacja środowiska IBM Domino) powiązana z EZD w taki sposób, że dla okreslonych typów publikacji tworzonych w EZD automatycznie tworzony jest i wysyłany newsletter do zarejestrowanych na stronie WWW subskrybentów danego typu dokumentów • Zdobyte w trakcie 13 letniej eksploatacji obecnego rozwiązania doświadczenie użytkowników w korzystaniu z charakterystycznych cech środowiska IBM (lotus) Notes / Domino