Organizacja w Warszawie w dniach 19-20 maja 2013 r. dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji - pl-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Zamiast: 

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez instytucję zamawiającą:

Organizacja w Warszawie w dniach 19-20 maja 2013 r. dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 19-20.5.2013 r. dwudniowego II KongresuPolskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szerokorozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywnościedukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się wzałączniku nr 7 do SIWZ.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

79540000 79530000 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 19-20.5.2013 r. dwudniowego II KongresuPolskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szerokorozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywnościedukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się wzałączniku nr7 do SIWZ

Szacunkowa wartość bez VAT: 1 801 626,02 PLN

II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji:

Rozpoczęcie 15.3.2013. Zakończenie 7.6.2013

III.1.1) Wymagane wadia i gwarancje:

I. Wymagania dotyczące wadium

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 50 000 PLN (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) przed upływem terminu składania ofert określonego w niniejszej SIWZ.

2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275)

3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy nr 18 1500 1012 1210 1000 1077 0000 z dopiskiem Kongres Edukacji Polskiej

4. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3, przed upływem terminu składania ofert.

5. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 2 pkt 2-5, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, przy czym:

1) dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy wadialnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i napierwsze żądanie,

2) dokumenty te zostaną złożone w oryginale.

6. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 46 ust. 4a uPzp Zamawiający jest obowiązany zatrzymać wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 uPzp, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 uPzp, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. Przy ustalaniu zaistnienia przesłanek z art. 46ust. 4a uPzp Zamawiający będzie opierał się na opinii Urzędu Zamówień Publicznych, która jest udostępnionapod adresem: http://www.uzp.gov.pl/zagadnienia-merytoryczne/prawo-polskie/opinie-prawne/aktualne/zatrzymanie-wadium

II. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy:

1. Zamawiający będzie wymagał od Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą,wniesienia, najpóźniej w dniu podpisania umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnosciowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego nr : 18 15001012 1210 1000 1077 0000.

4. Skuteczne wniesienie zabezpieczenia w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

6. Jeżeli Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w jednej lub kilku formach,wymienionych w ust. 2 pkt 2)-5) przedstawione dokumenty muszą uwzględniać następujące warunki:

a. w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokumenty te muszą obejmować swym zakresem wszelkie roszczenia Zamawiającego z tytułu związanych z wykonywaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego działań lub zaniechań każdego z nich,

b. dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy gwarancyjnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo ina pierwsze żądanie,

c.dokumenty te zostaną złożone w oryginale.

III.1.2) Główne warunki finansowe i uzgodnienia płatnicze i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów je regulujących:

Wynagrodzenie - art. 4 umowy

4.1 Z tytułu niniejszej Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości nie większej niż …………………. złotych brutto (słownie: …………………………………… ), zgodnie z Ofertą Wykonawcy, stanowiącą Załącznik nr …. do Umowy oraz rzeczywistymi kosztami wydatków poniesionymi zgodnie z wytycznymi opisanymi w OPZ (pkt. 9.19 i 19.20.4.). W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z uprawnienia określonego w 10 OPZ Wynagrodzenie Wykonawcy ulegną odpowiedniemu obniżeniu,

4.2 Kwota wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 4.1. powyżej, obejmuje w szczególności koszty, opłaty i wydatki związane z realizacją Wydarzenia, jego utrwaleniem i koordynacją.

4.3 Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 4.1. powyżej, płatne będzie w ratach według następujących zasad:

a. I rata w formie zaliczki w wysokości 30 % wynagrodzenia określonego w pkt. 4.1. po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego koncepcji organizacji przedsięwzięcia.

b. II rata w wysokości 70 % wynagrodzenia określonego w pkt. 4.1. po zakończeniu Wydarzenia tj. po przekazaniu Zamawiającemu wszystkich produktów i dokonaniu rozliczenia z realizacji Umowy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania faktury VAT, z zastrzeżeniem poniższych zapisów.

4.4 Poszczególne raty płatne będą przez Zamawiającego na podstawie doręczonej przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze VAT.

4.5 W przypadku braku środków z Projektu na rachunku bankowym Zamawiającego terminy płatności, o których mowa w pkt. 4.3 b , ulega wydłużeniu maksymalnie do 1 miesiąca bez prawa do naliczania odsetek przez Wykonawcę. Dodatkowo termin płatności, o którym mowa w zdaniu poprzednim ulega wydłużeniu do momentu udokumentowania przez Wykonawcę rozliczenia się z wynagrodzenia należnego prelegentom i moderatorom. W przypadku nie udokumentowania rozliczenia powyższych należności, Zamawiajacy uprawniony jest do ich potrącenia z wynagrodzenia Wykonawcy.

4.6 Faktura VAT zostanie wystawiona przez Wykonawcę zgodnie z przepisami prawa, na podstawie poniższych danych:

Instytut Badań Edukacyjnych z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 8, 01-180 Warszawa, NIP: 525-000-86-95.

4.7 Podstawą wystawienia faktury VAT jest protokół zatwierdzający wykonanie danego etapu, zgodnie z podziałem, o którym mowa w pkt. 4.3. W imieniu Zamawiającego zatwierdzenia dokonuje Aneta Ganeczko. Zatwierdzenie lub odmowa zatwierdzenia realizacji etapu nastąpi niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 4 dni roboczych od dnia otrzymania odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej zakończenie realizacji etapu, przy czym brak informacji ze strony Zamawiającego we wskazanym terminie będzie uznany za zatwierdzenie realizacji bez zastrzeżeń. Odmowa zatwierdzenia, pod rygorem jej nieważności, winna być dokonana wyłącznie w formie pisemnej i musi obejmować szczegółowe wskazanie, w jakim zakresie kwestionowane jest przez Zamawiającego wykonanie danego etapu oraz jakie czynności w świetle Umowy winny być podjęte przez Wykonawcę dla uznania, iż dany etap wykonano prawidłowo.

4.8 Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego, pod warunkiem przyjęcia zlecenia przez bank Zamawiającego oraz posiadania na rachunku środków wystarczających na realizację zlecenia.

4.9 Zamawiającemu przysługuje od Wykonawcy kara umowna:

a. w wysokości 20% Wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.1 Umowy w przypadku nie zorganizowania przez Wykonawcę, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie WykonawcY, Wydarzenia lub w przypadku rozwiązania przez Zamawiającego Umowy zgodnie z postanowieniami art. 7 Umowy. Dodatkowo w przypadku nie zrealizowania przedmiotu umowy, Wykonawca dokonuje zwrotu wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.3 a,

b. w wysokości 0,1% Wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.1 Umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy, realizacji zadań w stosunku do terminów, o których mowa w OPZ.

c. w wysokości 5% Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy w przypadku dwukrotnego nie uwzględnienia uwag Zamawiającego dotyczących zadań realizowanych przez Wykonawcę, a wymagających akceptacji Zamawiającego.

d. 0,5% wysokości Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy za każdorazowy przypadek nie wykonania któregokolwiek obowiązku, o którym mowa w OPZ,

e. 3% wysokości Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy w przypadku nie osiągnięcia 70% poziomu response rate z ankiet.

4.10 Zamawiający może dochodzić od wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

4.11 Zamawiający uprawniony jest do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy bez odrębnego go wzywania do zapłaty. Ewentualnie naliczone kary umowne co do zasady zmniejszają wysokości należnego Wykonawcy wynagrodzenia.

4.12 Kara umowna staje się wymagalna z chwilą złożenia Wykonawcy oświadczenia o jej naliczeniu.

III.2.3) Kwalifikacje techniczne – Informacje i formalności konieczne do dokonania oceny spełniania wymogów:

W celu potwierdzenia spełniania warunków, dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia, oraz w celu potwierdzenia, iż w trakcie realizacji zamówienia będzie dysponował odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty:

1) wypełnione i podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten mogą złożyć łącznie;

2) 4) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie minimum…… usług, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, sporządzony według wzoru, który stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich.

3) 9) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi osobami, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich.

Minimalny poziom ewentualnie wymaganych standardów:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

I. posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie niezbędnym do wykonania zamówienia tzn. wykażą należyte wykonanie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywanie w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 4 usług polegających na organizacji konferencji o charakterze ogólnokrajowym (tj. adresowanych co najmniej do uczestników ze wszystkich województw (NUTS2) w Polsce <lub wszystkich obszarów NUTS2 kraju> oraz gdy liczba uczestników spoza miasta, w którym była organizowana była większa niż 20%, ), które łącznie spełniają następujące warunki:

a) co najmniej jedna miała wartość co najmniej 700 000 zł brutto;

b) co najmniej jedna miała minimum 700 uczestników z wyżywieniem;

c) co najmniej dwie miały ok. 500 uczestników każda;

d) co najmniej dwie z nich trwały minimum 2 dni i Wykonawca zapewniał nocleg dla ok. 100 osób w odniesieniu do każdej konferencji;

e) co najmniej dwie z nich obejmowały tłumaczenie symultaniczne dla ok. 300 os.

f) co najmniej dwie z nich obejmowały organizację od 4 do 6 sesji panelowych trwających podczas jednej konferencji;

g) w odniesieniu do co najmniej dwóch z nich prowadzona była rejestracja uczestników on-line w całości i dostępna szerokiej publiczności poprzez stronę internetową;

h) co najmniej dla 2 z nich Wykonawca przygotowywał projekty i produkował materiały konferencyjne o wartości min. 50 000 zł brutto

i) co najmniej w ramach dwóch z nich Wykonawca dokonywał opracowania (m.in. redakcję, korektę, skład i łamanie) i drukowania materiałów informacyjnych publikacji o objętości min. 20 stron;

II. Dysponują lub będą dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:

a) koordynatorem organizacyjnym – osobą, która odpowiadała za realizację co najmniej 3 konferencji, z których organizacja każdej konferencji obejmowała:

i. rezerwację powierzchni konferencyjnych,

ii. nadzór nad przygotowaniem sali konferencyjnej dla co najmniej 600 osób ,

iii. organizację recepcji podczas trwania konferencji,

iv. zapewnienie wyposażenia technicznego związanego z nagłośnieniem i oświetleniem konferencji dla co najmniej 600 osób w kilku salach jednocześnie,

v. zapewnienie całodziennego wyżywienia (w tym przerw kawowych, obiadów, kolacji) dla 600 osób łącznie,

vi. zapewnienie noclegu dla co najmniej 300 osób wraz z logistyką transportu gości do hoteli oraz na miejsce wydarzenia,

vii. opracowanie projektu, wykonanie i administracja strony internetowej oraz tworzenie formularzy rejestracyjnych on-line i nadzorowanie przebiegu rekrutacji uczestników w związku z organizacją konferencji,

viii. zapewnienie całości sprzętu do tłumaczenia symultanicznego (w tym kabiny, odbiorniki, słuchawki, baterie oraz wszelkie niezbędne podłączenia) oraz organizacji tłumaczenia symultanicznego dla co najmniej 250 osób w jednej sali ,

- w toku każdej z konferencji osoba ta kierowała zespołem nie mniejszym niż 6 osób.

Oraz posiada:

- bardzo dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

- dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.

b) specjalista ds. organizacji i realizacji koncertu – osobą, która była odpowiedzialna za organizację minimum 3 występów artystycznych dla grup minimum 400 osób, która obejmowała:

i. przygotowanie propozycji występów dla określonej grupy odbiorców,

ii. organizację i realizację aranżacji miejsc na występ koncertowy.

iii. zapewnienie wyposażenia technicznego dotyczącego nagłośnienia i oświetlenia miejsc na występy artystyczne dla co najmniej 400 osób,

iv. zapewnienie cateringu dla co najmniej 400 osób,

Oraz posiada:

- bardzo dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie.

c) specjalista ds. przygotowania i produkcji materiałów konferencyjnych - osobą, która była odpowiedzialna za nadzór nad zaprojektowaniem i produkcją materiałów konferencyjnych/promocyjnych/reklamowych o wartości minimum 50 000 zł brutto

Oraz posiada:

bardzo dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie.

d) specjalista ds. logistyki transportu – osobą odpowiedzialną za koordynację rekrutacji, zakwaterowania oraz transportu, która posiada doświadczenie obejmujące:

i. zarządzanie organizacją procesu rekrutacji dla co najmniej 700 osób podczas co najmniej 3 konferencji (każda z osobna 700 osób);

ii. zarządzanie procesem zakwaterowania dla co najmniej 700 osób łącznie podczas co najmniej 3 imprez

iii. koordynację transportu dla co najmniej 700 osób łącznie podczas co najmniej 3 imprez.

VI.3) Informacje dodatkowe:

Data rozpoczęcia realizacji zamówienia podana w pkt II.3 ogłoszenia jest jedynie orientacyjna i wybór oferty najkorzystniejszej oraz zawarcie umowy przed lub po jej upływie nie wpływa na terminy realizacji zamówienia i zakres przedmiotu zamówienia.

IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

28.02.2013 (10:00)

IV.3.8) Warunki otwarcia ofert:

28.02.2013 (10:30)

Powinno być: 

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez instytucję zamawiającą:

Organizacja w Warszawie dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 19-20 maja 2013 r. dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szeroko rozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr7 do SIWZ. Możliwe terminy organizacji kongresu:

25-26 maja 2013 r.

26-27 maja 2013 r.

7-8 czerwca 2013 r.

8-9 czerwca 2013 r.

9-10 czerwca 2013 r.

14-15 czerwca 2013 r.

15-16 czerwca 2013 r.

16-17 czerwca 2013 r.

21-22 czerwca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

—.

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 19-20 maja 2013 r. dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szeroko rozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr7 do SIWZ. Możliwe terminy organizacji kongresu:

25-26 maja 2013 r.

26-27 maja 2013 r.

7-8 czerwca 2013 r.

8-9 czerwca 2013 r.

9-10 czerwca 2013 r.

14-15 czerwca 2013 r.

15-16 czerwca 2013 r.

16-17 czerwca 2013 r.

21-22 czerwca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r.

Szacunkowa wartość bez VAT: 1 801 626,02 PLN

II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji:

Rozpoczęcie 15.4.2013. Zakończenie 12.7.2013

III.1.1) Wymagane wadia i gwarancje:

I. Wymagania dotyczące wadium

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 50 000 PLN (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) przed upływem terminu składania ofert określonego w SIWZ.

2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275)

3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy nr 18 1500 1012 1210 1000 1077 0000 z dopiskiem Kongres Edukacji Polskiej

4. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3, przed upływem terminu składania ofert.

5. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 2 pkt 2-5, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, przy czym:

1) dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy wadialnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i na pierwsze żądanie,

2) dokumenty te zostaną złożone w oryginale.

II. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy:

1. Zamawiający będzie wymagał od Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, wniesienia, najpóźniej w dniu podpisania umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnosciowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego nr : 18 1500 1012 1210 1000 1077 0000.

4. Skuteczne wniesienie zabezpieczenia w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

6. Jeżeli Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w jednej lub kilku formach, wymienionych w ust. 2 pkt 2)-5) przedstawione dokumenty muszą uwzględniać następujące warunki:

a. w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokumenty te muszą obejmować swym zakresem wszelkie roszczenia Zamawiającego z tytułu związanych z wykonywaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego działań lub zaniechań każdego z nich,

b. dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy gwarancyjnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i na pierwsze żądanie,

c. dokumenty te zostaną złożone w oryginale.

III.1.2) Główne warunki finansowe i uzgodnienia płatnicze i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów je regulujących:

ART. 4 wzoru umowy

4.1 Z tytułu niniejszej Umowy ZAMAWIAJĄCY zapłaci WYKONAWCY wynagrodzenie w wysokości nie większej niż …………………. złotych brutto (słownie: …………………………………… ), zgodnie z Ofertą WYKONAWCY, stanowiącą Załącznik nr …. do Umowy oraz rzeczywistymi kosztami wydatków poniesionymi zgodnie z wytycznymi opisanymi w OPZ (pkt. 9.19 i 9.20.4.). W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z uprawnienia określonego w 10 OPZ Wynagrodzenie Wykonawcy ulegną odpowiedniemu obniżeniu,

4.2 Kwota wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 4.1. powyżej, obejmuje w szczególności koszty, opłaty i wydatki związane z realizacją Wydarzenia, jego utrwaleniem i koordynacją.

4.3 Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 4.1. powyżej, płatne będzie w ratach według następujących zasad:

a. I rata w formie zaliczki w wysokości 30 % wynagrodzenia określonego w pkt. 4.1. po uzyskaniu akceptacji ZAMAWIAJĄCEGO koncepcji organizacji przedsięwzięcia.

b. II rata w wysokości 70 % wynagrodzenia określonego w pkt. 4.1. po zakończeniu Wydarzenia tj. po przekazaniu ZAMAWIAJĄCEMU wszystkich produktów i dokonaniu rozliczenia z realizacji Umowy, w terminie 21 dni od dnia otrzymania faktury VAT, z zastrzeżeniem poniższych zapisów.

4.4 Poszczególne raty płatne będą przez ZAMAWIAJĄCEGO na podstawie doręczonej przez WYKONAWCĘ prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez WYKONAWCĘ na fakturze VAT.

4.5 W przypadku braku środków z Projektu na rachunku bankowym ZAMAWIAJĄCEGO terminy płatności, o których mowa w pkt. 4.3 b , ulega wydłużeniu maksymalnie do 1 miesiąca bez prawa do naliczania odsetek przez WYKONAWCĘ. Dodatkowo termin płatności, o którym mowa w zdaniu poprzednim ulega wydłużeniu do momentu udokumentowania przez WYKONAWCĘ rozliczenia się z wynagrodzenia należnego prelegentom i moderatorom. W przypadku nie udokumentowania rozliczenia powyższych należności, ZAMAWIAJACY uprawniony jest do ich potrącenia z wynagrodzenia WYKONAWCY.

4.6 Faktura VAT zostanie wystawiona przez WYKONAWCĘ zgodnie z przepisami prawa, na podstawie poniższych danych:

Instytut Badań Edukacyjnych z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 8, 01-180 Warszawa, NIP: 525-000-86-95.

4.7 Podstawą wystawienia faktury VAT jest protokół zatwierdzający wykonanie danego etapu, zgodnie z podziałem, o którym mowa w pkt. 4.3. W imieniu ZAMAWIAJĄCEGO zatwierdzenia dokonuje Aneta Ganeczko. Zatwierdzenie lub odmowa zatwierdzenia realizacji etapu nastąpi niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 4 dni roboczych od dnia otrzymania odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej zakończenie realizacji etapu, przy czym brak informacji ze strony ZAMAWIAJĄCEGO we wskazanym terminie będzie uznany za zatwierdzenie realizacji bez zastrzeżeń. Odmowa zatwierdzenia, pod rygorem jej nieważności, winna być dokonana wyłącznie w formie pisemnej i musi obejmować szczegółowe wskazanie, w jakim zakresie kwestionowane jest przez ZAMAWIAJĄCEGO wykonanie danego etapu oraz jakie czynności w świetle Umowy winny być podjęte przez WYKONAWCĘ dla uznania, iż dany etap wykonano prawidłowo.

4.8 Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO, pod warunkiem przyjęcia zlecenia przez bank ZAMAWIAJĄCEGO oraz posiadania na rachunku środków wystarczających na realizację zlecenia.

4.9 ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje od WYKONAWCY kara umowna:

a. w wysokości 20% Wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.1 Umowy w przypadku nie zorganizowania przez WYKONAWCĘ, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie WYKONAWCY, Wydarzenia lub w przypadku rozwiązania przez ZAMAWIAJĄCEGO Umowy zgodnie z postanowieniami art. 7 Umowy. Dodatkowo w przypadku nie zrealizowania przedmiotu umowy, WYKONAWCA dokonuje zwrotu wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.3 a,

b. w wysokości 0,1% Wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.1 Umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie WYKONAWCY, realizacji zadań w stosunku do terminów, o których mowa w OPZ.

c. w wysokości 5% Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy w przypadku dwukrotnego nie uwzględnienia uwag ZAMAWIAJĄCEGO dotyczących zadań realizowanych przez WYKONAWCĘ, a wymagających akceptacji ZAMAWIAJĄCEGO.

d. 0,5% wysokości Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy za każdorazowy przypadek nie wykonania któregokolwiek obowiązku, o którym mowa w OPZ,

e. 3% wysokości Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy w przypadku nie osiągnięcia 70% poziomu response rate z ankiet.

4.10 ZAMAWIAJĄCY może dochodzić od WYKONAWCY odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

4.11 ZAMAWIAJĄCY uprawniony jest do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego WYKONAWCY bez odrębnego go wzywania do zapłaty. Ewentualnie naliczone kary umowne co do zasady zmniejszają wysokości należnego WYKONAWCY wynagrodzenia.

4.12 Kara umowna staje się wymagalna z chwilą złożenia WYKONAWCY oświadczenia o jej naliczeniu.

III.2.3) Kwalifikacje techniczne – Informacje i formalności konieczne do dokonania oceny spełniania wymogów:

W celu potwierdzenia spełniania warunków, dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia, oraz w celu potwierdzenia, iż w trakcie realizacji zamówienia będzie dysponował odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty:

1) wypełnione i podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten mogą złożyć łącznie;

2) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie minimum 4 usług, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, sporządzony według wzoru, który stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich.

3) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi osobami, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich.

Minimalny poziom ewentualnie wymaganych standardów:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

I. posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie niezbędnym do wykonania zamówienia tzn. wykażą należyte wykonanie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywanie w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 4 usług polegających na organizacji konferencji o charakterze ogólnokrajowym (tj. adresowanych co najmniej do uczestników ze wszystkich województw (NUTS2) w Polsce oraz gdy liczba uczestników spoza miasta, w którym była organizowana była większa niż 20%, ), które łącznie spełniają następujące warunki:

a) co najmniej jedna miała wartość co najmniej 700 000 zł brutto;

b) co najmniej jedna miała minimum 700 uczestników z wyżywieniem;

c) co najmniej dwie miały ok. 500 uczestników każda;

d) co najmniej dwie z nich trwały minimum 2 dni i Wykonawca zapewniał nocleg dla ok. 100 osób w odniesieniu do każdej konferencji;

e) co najmniej dwie z nich obejmowały organizację od 4 do 6 sesji panelowych trwających podczas jednej konferencji;

f) w odniesieniu do co najmniej dwóch z nich prowadzona była rejestracja uczestników on-line w całości i dostępna szerokiej publiczności poprzez stronę internetową;

g) co najmniej dla 2 z nich Wykonawca przygotowywał projekty i produkował materiały konferencyjne o wartości min. 50 000 zł brutto

h) co najmniej w ramach dwóch z nich Wykonawca dokonywał opracowania (m.in. redakcję, korektę, skład i łamanie) i drukowania materiałów informacyjnych publikacji o objętości min. 20 stron;

II. Dysponują lub będą dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:

a) koordynatorem organizacyjnym – osobą, która odpowiadała za realizację co najmniej 3 konferencji, z których organizacja każdej konferencji obejmowała:

i. rezerwację powierzchni konferencyjnych,

ii. nadzór nad przygotowaniem sali konferencyjnej dla co najmniej 600 osób ,

iii. organizację recepcji podczas trwania konferencji,

iv. zapewnienie wyposażenia technicznego związanego z nagłośnieniem i oświetleniem konferencji dla co najmniej 600 osób w kilku salach jednocześnie,

v. zapewnienie całodziennego wyżywienia (w tym przerw kawowych, obiadów, kolacji) dla 600 osób łącznie,

vi. zapewnienie noclegu dla co najmniej 300 osób wraz z logistyką transportu gości do hoteli oraz na miejsce wydarzenia,

vii. opracowanie projektu, wykonanie i administracja strony internetowej oraz tworzenie formularzy rejestracyjnych on-line i nadzorowanie przebiegu rekrutacji uczestników w związku z organizacją konferencji,

- w toku każdej z konferencji osoba ta kierowała zespołem nie mniejszym niż 6 osób.

Oraz posiada:

- bardzo dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

- dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.

b) specjalista ds. organizacji i realizacji koncertu – osobą, która była odpowiedzialna za organizację minimum 3 występów artystycznych dla grup minimum 400 osób, która obejmowała:

i. przygotowanie propozycji występów dla określonej grupy odbiorców,

ii. organizację i realizację aranżacji miejsc na występ koncertowy.

iii. zapewnienie wyposażenia technicznego dotyczącego nagłośnienia i oświetlenia miejsc na występy artystyczne dla co najmniej 400 osób,

iv. zapewnienie cateringu dla co najmniej 400 osób,

Oraz posiada:

- bardzo dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie.

c) specjalista ds. przygotowania i produkcji materiałów konferencyjnych - osobą, która była odpowiedzialna za nadzór nad zaprojektowaniem i produkcją materiałów konferencyjnych/promocyjnych/reklamowych o wartości minimum 50 000 zł brutto

Oraz posiada:

bardzo dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie.

d) specjalista ds. logistyki transportu – osobą odpowiedzialną za koordynację rekrutacji, zakwaterowania oraz transportu, która posiada doświadczenie obejmujące:

i. zarządzanie organizacją procesu rekrutacji dla co najmniej 700 osób podczas co najmniej 3 konferencji (każda z osobna 700 osób);

ii. zarządzanie procesem zakwaterowania dla co najmniej 700 osób łącznie podczas co najmniej 3 imprez

iii. koordynację transportu dla co najmniej 700 osób łącznie podczas co najmniej 3 imprez.

VI.3) Informacje dodatkowe:

I. Data rozpoczęcia realizacji zamówienia podana w pkt II.3 ogłoszenia jest jedynie orientacyjna i wybór oferty najkorzystniejszej oraz zawarcie umowy przed lub po jej upływie nie wpływa na terminy realizacji zamówienia i zakres przedmiotu zamówienia.

II. Podany w pkt II.3 zmienionego ogłoszenia o zamówieniu termin zakończenia realizacji zamówienia 12.7.2013 odnosi się do wariantu zorganizowania kongresu w dniach 22-23 czerwca 2013r. (najpóźniejszego z możliwych określonych w SIWZ). Nie mniej jednak, jak wskazano w SIWZ ostateczny termin wykonania zamówienia obejmujący przekazanie wszelkich wymaganych w opisie przedmiotu zamówienia dokumentów, rozliczeń i zakończenia świadczenia usług pokongresowych to 15 dni roboczych po zakończeniu kongresu, a zatem jeśli kongres zostanie zorganizowany w dniach:

25-26 maja 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 14 czerwca 2013r.

26-27 maja 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 17 czerwca 2013r.

7-8 czerwca 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 28 czerwca 2013r.

8-9 czerwca 2013 r.- ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 28 czerwca 2013r.

9-10 czerwca 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 1 lipiec 2013r.

14-15 czerwca 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 5 lipiec 2013r.

15-16 czerwca 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 5 lipiec 2013r.

16-17 czerwca 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 8 lipiec 2013r.

21-22 czerwca 2013 r. – ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 12 lipca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r. - ostatecznym terminem realizacji zamówienia jest 12 lipca 2013 r.

IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

11.03.2013 (10:00)

IV.3.8) Warunki otwarcia ofert:

11.03.2013 (10:30)

Inne dodatkowe informacje

Informacje do poprawienia lub dodania w odpowiedniej dokumentacji przetargowej.

Więcej informacji w odpowiedniej dokumentacji przetargowej.

Zamiast: 

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 19-20 maja 2013 r. dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szeroko rozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr 7 do SIWZ. Możliwe terminy organizacji kongresu:

25-26 maja 2013 r.

26-27 maja 2013 r.

7-8 czerwca 2013 r.

8-9 czerwca 2013 r.

9-10 czerwca 2013 r.

14-15 czerwca 2013 r.

15-16 czerwca 2013 r.

16-17 czerwca 2013 r.

21-22 czerwca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r.

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 19-20 maja 2013 r. dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szeroko rozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr 7 do SIWZ. Możliwe terminy organizacji kongresu:

25-26 maja 2013 r.

26-27 maja 2013 r.

7-8 czerwca 2013 r.

8-9 czerwca 2013 r.

9-10 czerwca 2013 r.

14-15 czerwca 2013 r.

15-16 czerwca 2013 r.

16-17 czerwca 2013 r.

21-22 czerwca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r.

Szacunkowa wartość bez VAT: 1 801 626,02 PLN

Powinno być: 

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szeroko rozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr 7 do SIWZ. Możliwe terminy organizacji kongresu:

25-26 maja 2013 r.

26-27 maja 2013 r.

7-8 czerwca 2013 r.

8-9 czerwca 2013 r.

9-10 czerwca 2013 r.

14-15 czerwca 2013 r.

15-16 czerwca 2013 r.

16-17 czerwca 2013 r.

21-22 czerwca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r.

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie dwudniowego II Kongresu Polskiej Edukacji dla maksymalnie 1500 uczestników. Kongres Polskiej Edukacji jest adresowany do szeroko rozumianych środowisk oświatowych. Realizowany jest w ramach projektu „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego”. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr 7 do SIWZ. Możliwe terminy organizacji kongresu:

25-26 maja 2013 r.

26-27 maja 2013 r.

7-8 czerwca 2013 r.

8-9 czerwca 2013 r.

9-10 czerwca 2013 r.

14-15 czerwca 2013 r.

15-16 czerwca 2013 r.

16-17 czerwca 2013 r.

21-22 czerwca 2013 r.

22-23 czerwca 2013 r.

Szacunkowa wartość bez VAT: 1 801 626,02 PLN

Dyrektywa 2004/18/WE