usługa hotelowa: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowym

Toruń: usługa hotelowa: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowym


Numer ogłoszenia: 440572 - 2012; data zamieszczenia: 08.11.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja TUMULT, Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 056 6210019, faks 056 6522197.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
usługa hotelowa: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowym.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe: nocleg ze śniadaniem w hotelu 3-gwiazdkowym dla pracowników i współpracowników 20 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Plus Camerimage 2012. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55000000-0 - usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego. Planowane zapotrzebowanie: 1. noclegi ze śniadaniem w hotelu trzygwiazdkowym, w pokojach 1 - i 2 - osobowych; 2. ilość pokoi i typy - 55 pokoi (w tym 35 pokoi 1-osobowych Economy, 10 pokoi 1-osobowych Standard, 10 pokoi 2-osobowych Economy) 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszania lub zwiększania ich liczby) Cena: prosimy o ustalenie jednej cena netto + VAT dla: a) pokoju 1- osobowego Economy ze śniadaniem / 2-osobowego Economy do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem; b) pokoju 1- osobowego Standard ze śniadaniem; c) pokoju 2-osobowego Economy ze śniadaniem Warunki bezkosztowej anulacji miejsc: a)Zamawiający przedstawi ostateczną listę gości na 7 dni przed rozpoczęciem Festiwalu; b)do dnia 12 listopada 2012 każda zmiana zamawianych miejsc noclegowych na mniejszą od pierwotnie planowanej nie będzie pociągała za sobą skutków finansowych, wg zasad, które Zamawiający omówi z Oferentem w trakcie negocjacji. c)po terminie wskazanym w pkt. a) Zamawiający ma możliwość dokonania bezkosztowej korekty w dół zamówionych miejsc do dnia rozpoczęcia Festiwalu mieszczącej się w granicy 15% łącznej ilości miejsc. d)dodatkowo w trakcie trwania Festiwalu dopuszcza się dodatkową korektę w dół miejsc noclegowych do 10% ogólnej puli zamówionych miejsc e)Zamawiający zostanie ostatecznie obciążony za faktycznie zamówione miejsca noclegowe pomniejszone o ewentualne zmiany zgodnie z powyższymi warunkami. Każde zmiany zmniejszające zamówioną ilość miejsc ponad powyższe ustalenia skutkować będą naliczeniem obciążenia za pierwszą niewykorzystaną dobę hotelową pomniejszoną o koszt śniadania..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: MEDIA DESK.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.10.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Przedsiębiorstwo Hotelarsko-Turystyczne BRDA, ul. Dworcowa 94, 85-310 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 83009,26 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  83009,26

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  83009,26
  / Oferta z najwyższą ceną:
  83009,26

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Powody zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki (podać uzasadnienie faktyczne i prawne): Przedmiotem zamówienia jest zlecenie wykonania kompleksowych usług hotelowych, polegających na zapewnieniu miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem dla osób pracujących przy organizacji Festiwalu Plus Camerimage 2012r. Usługi te wg kodu CPV (55000000-0, zgodnie z treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. nr 12, poz. 68), należą do tej drugiej kategorii. Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy, Zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym wymienione w załączniku 2 do ww. rozporządzenia, może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które zostały wskazane w art. 67 ust. 1 pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: - naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; - naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; - poniesieniem straty w mieniu publicznym; - uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Możliwość skorzystania z uprawnień, jakie przyznaje art. 5 ust. 1a ustawy pzp, została uzależniona od zaistnienia szczególnych przesłanek powodujących, iż skorzystanie z trybów zapewniających konkurencyjność byłoby z jakiś względów mniej korzystne od udzielenia zamówienia w trybie szczególnym bądź w niektórych przypadkach utrudnione. Uprawnienie do zastosowania trybu niekonkurencyjnego uzależniona jest więc od wystąpienia szczególnych przesłanek, indywidualnie ocenianych w każdym przypadku. W ocenie Zamawiającego, w niniejszym postępowaniu zachodzą stosowne okoliczności, uprawniające do udzielania zamówienia na przywołane usługi w trybie z wolnej ręki. Zamawiający, przystępując do analizy potrzeb hotelowych w związku z organizacją Festiwalu Plus Camerimage 2012 ustalił, że do zapewnienia miejsc noclegowych dla pracowników i współpracowników konieczne będzie zorganizowanie bazy hotelowej wg standardu 3-gwiazdkowego. Standard ten jest adekwatny do potrzeb i oczekiwań Zamawiającego. Przed wszczęciem postępowania ustalono, że zapotrzebowanie na pokoje wg tego standardu wynosi ok. 55 pokoi. Festiwal Plus Camerimage 2012 jest złożonym przedsięwzięciem, podczas którego pracuje kilkadziesiąt osób. To od ich sprawności zależy sukces całej imprezy. Kluczowym zagadnieniem z punktu widzenia Organizatora jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz szybkości działania zatrudnionych /zaangażowanych służb. Poza tym Organizator musi mieć możliwość rezerwacji dodatkowych miejsc, jeśliby zaszła taka potrzeba. Hotel BRDA to zapewnia, ponieważ w sumie dysponuje 218 pokojami. Z uwagi na powyższe, jako okoliczności determinujące osiągnięcie zamierzonego efektu ustalono minima, które nie mogą zostać przekroczone. I tak, - konieczne jest, by pracownicy i współpracownicy zostali zakwaterowani w jednym miejscu, - odległość między miejscem zakwaterowania a miejscem organizacji imprezy (Opera NOVA, Wyższa Szkoła Gospodarki, Multikino) musi umożliwić pokonanie trasy pieszo w jedną stronę w ciągu ok. 10 minut, - hotel musi zagwarantować 24 godzinną obsługę hotelową, - hotel musi zapewnić wyżywienie (śniadanie), Festiwal Plus Camerimage 2012 jest wydarzeniem kulturalnym, podczas którego imprezy towarzyszące odbywają się również w nocy. Oczywistym jest, że obsługa Organizatora musi zostać zapewniona również w tym czasie. Z punktu widzenia Zamawiającego bezspornym jest, że kluczowe znaczenie ma zapewnienie szybkiej i sprawnej komunikacji między miejscem wykonywania pracy a miejscem zakwaterowania. W przypadku dużych odległości między tymi miejscami, Zamawiający zobowiązany byłby do zapewnienia transportu dla swoich pracowników. Należy zważyć, że nocna publiczna komunikacja miejska w mieście Bydgoszcz jest znacznie utrudniona. Pokonywanie większych odległości przy użyciu publicznych środków transportu, stanowiłoby istotne utrudnienie dla pracowników, generowałoby dodatkowe koszty po stronie Organizatora. Zagwarantowanie transportu zastępczego w postaci (BUS, TAXI, przewóz osób) również skutkowałoby powstaniem nieuzasadnionych wydatków i kosztów po stronie Organizatora. Ważnym argumentem przemawiającym za tym, aby miejsca noclegowe znajdowały się w bliskiej odległości od miejsca odbywania się festiwalu czyli Opery NOVA, Wyższa Szkoła Gospodarki, Multikino, jest również to, że festiwal odbywa się zimą. Pracownicy i współpracownicy festiwalu będą pokonywać trasę hotel - miejsce imprezy czasami nawet kilka razy dziennie. Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonał analizy bazy hotelowej wg standardu 3*. Ustalono, że jedyna instytucja, która spełnia oczekiwania Zamawiającego to hotel Brda. Pozostałe obiekty nie dysponują wystarczającą ilością pokoi, albo znajdują się w znacznej odległości od miejsca organizacji Festiwalu. Jedynymi hotelami, które dysponują wymaganą bazą noclegową są hotele MARATON i POZYTON, jednakże hotel MARATON dysponuje jedynie 56 pokojami, a 1 pokój dodatkowy to w odczuciu Organizatora zbyt mała rezerwa, poza tym hotel znajduje się w odległości 3,3 km od miejsc organizacji festiwalu; drugi hotel, który mógłby być brany pod uwagę to hotel POZYTON, który dysponuje 58 pokojami, jednak wyklucza go to, że znajduje się w odległości 10 km od OPERY NOVA i innych miejsc festiwalowych. Już z uwagi na odległość wymienione hotele nie mogą być brane pod uwagę, gdyż koszty transportu byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do hipotetycznych oszczędności. Analiza oferty hotelu MARATON czy POZYTON versus oferta hotelu Brda w sposób oczywisty wskazuje na niecelowość stosowania trybu konkurencyjnego, gdyż suma kosztów (hotel plus transport) w sposób oczywisty dowodzi, że byłoby to nieekonomiczne i naruszało zasady celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Z punktu widzenia Zamawiającego niedopuszczalne jest, by pracownicy zakwaterowani byli w różnych miejscach hotelowych, gdyż po zakończeniu swojej służby na Festiwalu wzajemnie uzgadniają szczegóły organizacyjne następnych dni pracy. To powoduje, że organizują mini spotkania, na których zapadają kluczowe decyzje organizacyjne. Ten aspekt również musi zostać wzięty pod uwagę przez Zamawiającego. Istotne znaczenie ma wreszcie możliwość powrotu grupy pracowników, z uwagi na konieczność zapewnienie bezpieczeństwa. Niebagatelną rolę odgrywa również czas, w jakim pracownicy powracają do miejsca zakwaterowania. Pokonywanie znacznych odległości publicznymi środkami transportu w Bydgoszczy w czasie godzin szczytu powoduje znaczące komplikacje. Skutkować to może spóźnieniami pracowników do miejsca pracy, co biorąc pod uwagę rangę Festiwalu, nie może mieć miejsca. Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione wyżej okoliczności, w ocenie Zamawiającego, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest prawidłowe i w pełni uzasadnione.