Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze przy ul. Podgórnej 5 oraz Delegatury w Sulechowie przy Pl. Ratuszowym 8 w okresie od 01.01.2013r. do 31.12.2013r.

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze przy ul. Podgórnej 5 oraz Delegatury w Sulechowie przy Pl. Ratuszowym 8 w okresie od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przez Wykonawcę w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrot do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, wg niżej podanego szczegółowego opisu: 1.1.Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: - przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne tj. przesyłki nadane i doręczone bez pokwitowania; - przesyłki listowe rejestrowane (polecone) tj. przesyłki nadane i doręczane za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru krajowe i zagraniczne, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz. 34 z późn.zm.). 1.2. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczenia przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami. 1.3. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek na warunkach i w terminach określonych w aktach prawnych regulujących świadczenie usług pocztowych. 1.4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych i/lub priorytetowych- ekspresowych, które będą stosowane przy oznakowaniu przesyłek listowych (dopuszcza się przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego w/w oznaczenia). 1.5. Pieczęć wykonana wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę zastąpi znaczek opłaty pocztowej. 1.6. Przedmiot zamówienia obejmuje również codzienny odbiór (dni robocze od pon. do pt. w godz. 13.45 do 14.35) uporządkowanych przesyłek z lokalizacji Zamawiającego do punktu pocztowego. 1.7. Lokalizacja punktów odbioru w siedzibach Zamawiającego: - Starostwo Powiatowe w Zielonej Górze, ul. Podgórna 5, pok. 101 - Delegatura w Sulechowie, Pl. Ratuszowy 8, Biuro Obsługi Klienta. 1.8. Realizacja przedmiotowych usług odbywać się będzie poprzez właściwe przygotowanie przez Zamawiającego przesyłek do nadania wg kategorii rodzajowej i wagowej oraz sporządzanie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych oraz pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych. 1.9. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty. 1.10. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy poprzez umieszczenie daty i podpisu na formularzu odbioru przesyłek. Potwierdzenie nadania przesyłek nastąpi w odpowiedniej placówce operatora poprzez umieszczenie datownika w dołączonych rejestrach. 1.11. Przesyłki pocztowe muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 1.12. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzonego przez Wykonawcę. 1.13. Przesyłki pocztowe przyjmowane na warunkach szczególnych będą wysyłane jako priorytetowe. 1.14. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, zgodnie z ustawą Prawo pocztowe oraz z innymi obowiązującymi przepisami pocztowymi. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki(awizo) ze wskazaniem, miejsca gdzie adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 1.15. Usługę pocztową w zakresie przesyłki pocztowej rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 1.16. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć - 30 dni dla przesyłek krajowych oraz 90 dni dla przesyłek zagranicznych - od dnia otrzymania reklamacji. 1.17. Szacunkowe ilości przewidywanych przesyłek w okresie świadczenia usług zawiera formularz ofertowy załącznik Nr 3 do SIWZ. 1.18. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w Formularzu ofertowym, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy, który będzie stanowił załącznik do umowy. 1.19. Podane w zestawieniu szacunkowe ilości przesyłek służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że podane ilości zostaną osiągnięte w okresie trwania umowy. Ilość nadanych przesyłek może różnić się od liczby podanych w załączniku nr 3 do SIWZ. Wykonawcy należy się Wynagrodzenie wyłącznie za wykonane usługi. 1.20. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktyczne nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i rodzaju na podstawie dokumentów nadawczych lub zwrotów, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w Formularzu ofertowym a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. 1.21. Rozliczenia między stronami z tytułu przedmiotu umowy dokonywane będą z dołu tj. w terminie późniejszym niż dzień nadania przesyłek, z zastrzeżeniem, iż obliczenia dokonuje się w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego. Okresem rozliczeniowym opłaty z dołu będzie okres miesiąca kalendarzowego. 1.22. Warunkiem zastosowania formy opłaty z dołu jest wykonanie przez Zamawiającego czynności polegających na: a) nadawaniu przesyłek, b) odbieraniu przesyłek rejestrowanych zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia (wydania) odbiorcy, c) adresowaniu, oznakowaniu i opakowaniu przesyłek listowych, d) wypełnieniu przeznaczonych dla Zamawiającego części w formularzach adresowych, e) umieszczeniu oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści: OPŁATA POBRANA. f) sporządzaniu w dwóch egzemplarzach, zaopatrzonych w informacje o nadawcy, formie opłaty, numerze i dacie zawartej umowy, z których oryginał przeznaczony jest dla pocztowej placówki nadawczej: - pocztowej książki nadawczej- dla przesyłek rejestrowanych, wpisując każdą przesyłkę kolejno w oddzielna pozycję czytelnie, zgodnie z określeniem kolumn, zaznaczając w kolumnie uwagi: usługi komplementarne (np. P.O. dla przesyłek z potwierdzeniem odbioru), kategorię przesyłki w przypadku przesyłek priorytetowych używając skrót np.P, - zestawienia zgodnego z dostarczonym wzorem dla przesyłek nierejestrowanych. 1.23. Do dnia 10-go każdego miesiąca Wykonawca dostarczy fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług. 1.24. Płatność nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. Za dzień zapłaty uznaje się dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy. Świadczenie usług objętych przedmiotem zamówienia będzie realizowane zgodnie z: a) przepisami ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz.1159 z póżn.zm)., oraz innymi aktami wykonawczymi, b) międzynarodowymi przepisami pocztowymi.