Specjalista ds. sprawozdawczości i finansów w projekcie innowacyjnym: Przedsiębiorczość akademicka dźwignią innowacyjnej gospodarki WKP

Bydgoszcz: Specjalista ds. sprawozdawczości i finansów w projekcie innowacyjnym: Przedsiębiorczość akademicka dźwignią innowacyjnej gospodarki WKP


Numer ogłoszenia: 214851 - 2013; data zamieszczenia: 15.10.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 052 3419100, faks 052 3608206.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Specjalista ds. sprawozdawczości i finansów w projekcie innowacyjnym: Przedsiębiorczość akademicka dźwignią innowacyjnej gospodarki WKP.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie przez 1 osobę zadania - specjalisty ds. sprawozdawczości i finansów w projekcie: Przedsiębiorczość akademicka dźwignią innowacyjnej gospodarki WKP, po 20 godzin miesięcznie. Szczegółowe zadania osoby na stanowisku specjalisty: 1. przygotowywanie wniosków o płatność w aplikacji GWP, 2.realizację sprawozdawczości projektu, 3. opracowywanie dokumentacji finansowej, 4.prowadzenie bazy Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS)..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
80.00.00.00-4, 80.30.00.00-7, 80.41.00.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Projekt dofinansowany z Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Przedsiębiorczość akademicka dźwignią innowacyjnej gospodarki WKP..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
01.06.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Karol Pawełkowski, ul. Pomorska 37/1, 85-046 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 75000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  75000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  75000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  75000,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia jest: wykonywanie zadań specjalisty ds. sprawozdawczości i finansów w projekcie: Przedsiębiorczość akademicka dźwignią innowacyjnej gospodarki WKP, co określa się głównym kodem CPV 800000000-4 usługi edukacyjne i szkoleniowe, 80300000-7 usługi szkolnictwa wyższego oraz 80510000-2 usługi szkolnictwa specjalistycznego. Zastosowany został tryb zamówienia z wolnej ręki zgodnie art. 5 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych art. 67 ust 1 pkt 1 lit. b do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym (usługi edukacyjne i szkoleniowe, usługi szkolnictwa wyższego, różne usługi szkolne mieszczą się w grupie usług o charakterze niepriorytetowym). Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym, przedmiotowe zamówienie mieści się w wykazie usług niepriorytetowych. Zamawiający ma więc możliwość nie stosować pewnych przepisów ustawy w tym przesłanek wyboru wszczęcia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na określonych w art. 67 oraz art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z wytycznymi POKL kluczowe znaczenie w projektach innowacyjnych testujących ma zasada zaangażowania w proces wypracowania innowacyjnych rozwiązań przedstawicieli grup docelowych (ang. empowerment). Projekt innowacyjny jest specyficznym rodzajem projektu, który zakłada znacznie szersze i bardziej komplementarne wsparcie, a jego celem jest wypracowanie nowego, autorskiego, uniwersalnego i kompletnego produktu w postaci metody wzbudzenia świadomych i trwałych postaw innowacyjnych. Kluczową rolę w odniesieniu sukcesu projektu odgrywa personel zarządzający, jego wiedza naukowa, doświadczenie dydaktyczne na kierunkach objętych testowaniem (mechatronika i informatyka), aktywność oraz doświadczenia stanowią wprost o powodzeniu projektu. Przedsięwzięcie wymaga zaangażowanie przedstawicieli wielu grup docelowych które skupione są wokół Uniwersytetu o różnej charakterystyce i zbliżonych interesach. Powyższe przesłanki wskazują, że dobór kadry jest kluczowy, zatem zadanie specjalisty ds. sprawozdawczości i finansów zostanie powierzone osobie która: (1) doskonale zna uwarunkowania projektu (2) jest pracownikiem technicznym w Instytucie Mechaniki i Informatyki stosowanej, w którym realizowane będzie testowanie nowego modelu, (3) współpracuje z przemysłem i otoczeniem biznesowym (4) współpracuje z działem finansowym. W związku z powyższym zasadne jest aby zamówienie wykonywała osoba, która brała udział w procesie pisania projektu, znająca realia i potrzeby Zamawiającego oraz procedury księgowe działu finansowego UKW. Nadto specjalisty ds. sprawozdawczości i finansów powinien mieć doświadczenie w realizacji zakupów według procedur Uniwersytetu. Wskazując we wniosku o dofinansowanie kadrę IMIS, Wnioskodawca zyskał uznanie oceniających (7 punktów na 7 w sekcji zarządzanie), co pozwoliło na uzyskanie dofinansowania projektu. Realizacja zadań sprawozdawczości finansowej wymaga odpowiedzialności oraz dostępu do danych wrażliwych Uczelni w postaci dostępu do konta, sprawozdań finansowych oraz realizacji przelewów. Nie jest możliwe aby powierzyć tą czynność osobie z zewnątrz, co mogłoby stanowić zagrożenie bezpieczeństwa uczelni, a ryzyko wycieku danych uniemożliwia zlecenie zadania na zawnąrz Uniwersytetu. Nadto ewentualne błędy lub niezgodności dokumentów mogą skutkować nałożeniem kary przez Instytucję Pośredniczącą, w konsekwencji zaburzyć płynność finansową projektu. Analiza ryzyka dokonana przez Władze Uczelni jednoznacznie wskazuje na koniczność realizacji zadań sprawozdawczych przez pracownika naukowo-technicznego, mającego dostęp do dokumentów niejawnych Uczelni, w tym dostęp do podsieci działu finansowego poprzez VPN. Ze względu na duże opóźnienie w trakcie negocjacji oraz procedury akceptacji korekt do pierwotnego wniosku przez Urząd Marszałkowski, ostateczna wersja projektu wraz z załącznikami zostanie złożona w czerwcu. Mimo braku zgody na prefinansowanie osoby zaangażowane bezpośrednio w projekt podjęły już stosowne kroki i czynności aby rozpocząć jego jak najszybsze wdrożenie. Pierwszy etap projektu Pogłębiona diagnoza jest bardzo krótki i nie podjęcie natychmiastowych prac nad realizacją zaplanowanych działań skutkowałoby ich nie wykonaniem. Oczywistą konsekwencją byłoby przekroczenie terminu dostarczenia kompletnej Strategii Wdrażania oraz Podręcznika Wdrażania Projektu Innowacyjnego a tym samym będzie to podstawą do zerwania umowy przez Instytucję Pośredniczącą - Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Niezłożenie strategii w terminie wskazanym we wniosku o dofinansowanie projektu lub jej odrzucenie przez instytucję finansującą projekt, skutkuje rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu w trybie natychmiastowym. Oznacza to konieczność natychmiastowego zatrudnienia kierownika: projektu, zastępcy kierownika projektu, asystenta ds. administracji specjalisty oraz ds. sprawozdawczości i finansów, którzy pokierują realizacją projektu i rozpoczną działania związane z finansami. Mając na uwadze Zarządzenie nr 11.2007.2008 dot. Rektora UKW z dnia 4 grudnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu zamówień publicznych uruchomienie przetargu nieograniczonego jest możliwe po uzyskaniu przez dysponenta środków - w tym przypadku prorektora ds. Organizacji i Rozwoju, kontrasygnaty Kwestora świadczącej o posiadaniu przez UKW zagwarantowanych środków na opłacenie zaciąganego w drodze przetargu zobowiązania. W obliczu braku prefinansowania realizacja przetargu nie jest możliwa. Procedury wyłaniania wykonawcy w przetargu nieograniczonym trwają około miesiąca od chwili potwierdzania posiadania środków na przetarg. Zamawiający nie ma możliwości zastosowania innego trybu oraz dopuszczenia do realizacji projektu Wykonawców spoza UKW. Specjalista ds. sprawozdawczości i finansów będzie pełnił w projekcie odpowiedzialne funkcje, które z uwagi na konieczność dostępu do niejawnych danych Uczelni, (wyciągów, kont bankowych etc.) nie pozwalają na przekazanie kompetencji ww stanowiska podmiotom zewnętrznym. Ponadto powierzenie realizacji zadań podmiotom zewnętrznych w projekcie zajęło by zbyt dużo czasu i przekroczyłoby akceptowalny poziom ryzyka dla tego zadania. Pan Karol Pawełkowski pracujący na stanowisku pracownika naukowo-technicznego w Instytucie Mechaniki i Informatyki Stosowanej UKW spełnia wszystkie wymagania określone na powyższym stanowisku. Dużym atutem osoby proponowanej na to stanowisko jest: (1) znajomość realizacji projektów współfinansowanych z UE, jest stypendystą Stypendium dla doktorantów 2008.2009 - ZPOR 2009, Krok w przyszłość III edycja- POKL 2009.2010, (2)posiada doświadczenie w współpracy z biznesem poprzez realizację komercyjnych badań m.in. dla firm: Solbet Sp. z o.o., TiM przedsiębiorstwo wielobranżowe. Wskazany Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu terminowe rozpoczęcie powierzonych zadań, wysoką jakość wykonywanej usługi ze względu na duże doświadczenie pracy na uczelni publicznej, znajomość standardów pracy przyjętych w UKW, znajomość zasad funkcjonowania uczelni publicznej, odpowiedzialność za powierzone zadania, a przede wszystkim gruntowną znajomość realizowanego projektu. Zasadne jest więc udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki wybranemu Wykonawcy zgodnie z art. 5 ust 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.