Usługi konfekcjonowania i doręczania tytułów wydawnictw Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług, polegających na konfekcjonowaniu i doręczaniu przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów, zawierających tytuły wydawnictw Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie, zwanego dalej WIW. 2.Przedmiot zamówienia obejmuje: a)miesięcznik Polska Zbrojna (PZ) nakład - 11.000 egzemplarzy, waga miesięcznika ok. 410-440 g: 12 edycji, b)dwumiesięcznik Przegląd Sił Zbrojnych (PSZ), nakład - 5.000 egzemplarzy, waga dwumiesięcznika ok. 410-440 g: 6 edycji, c)Kwartalnik Bellona (B), nakład 1.100 egzemplarzy, waga kwartalnika ok. 600 - 660 g: 4 edycje. Edycja jest to kolejne wydanie danego tytułu WIW o określonym nakładzie podanym we Wzorze umowy. 3.Formaty tytułów wydawnictw WIW: a)miesięcznik Polska Zbrojna - zbliżony do A4 (205x285 mm), b)dwumiesięcznik Przegląd Sił Zbrojnych - zbliżony do A4 (205x285 mm), c)Kwartalnik Bellona -165x240mm. 4.Zlecenia obejmować będą: a)konfekcjonowanie, to jest: -zafoliowanie albo zapakowanie w koperty lub paczki każdej edycji nakładu według bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail, -naniesienie danych odbiorcy na przesyłkę z bazy adresowej (rozdzielnika) Zamawiającego, -naniesienie danych nadawcy na przesyłkę, b)doręczanie określonej ilości przesyłek do odbiorców w kraju i za granicą, zgodnie z bazą adresową, uaktualnianą każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail. Przedmiotem zamówienia jest doręczanie przesyłek zawierających egzemplarze w liczbie, określonej w pkt 2 - z wyjątkiem przypadków określonych w pkt 5. Zamawiający będzie informował Wykonawcę o liczbie przesyłek z określoną ilością egzemplarzy przeznaczonych do doręczenia w danej edycji, przesyłając mu drogą mailową aktualną bazę adresową (rozdzielnik), w której będzie wyszczególniona ilość adresatów oraz określona do wysłania dla danego adresata ilość egzemplarzy. Baza adresowa (rozdzielnik) będzie przesyłana najpóźniej z datą dostarczenia Wykonawcy egzemplarzy danej edycji, przeznaczonej do wysyłki. Nakład poszczególnych czasopism nie jest równy liczbie przesyłek, które Zamawiający zobowiązuje się przekazać do zakonfekcjonowania i doręczenia na podstawie umowy. Termin liczba egzemplarzy nie jest tożsamy z terminem liczba przesyłek. 5.Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia wartości przedmiotu umowy, wynikającą w szczególności ze: a)zmniejszenia nakładu danej edycji, b)zmniejszenia ilości edycji, c)innych istotnych przyczyn, łącznie, maksymalnie o 30%. 6.Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby adresatów oraz ilości egzemplarzy w przesyłce zgodnie z każdorazowo dostarczaną bazą adresową (rozdzielnikiem), o której mowa w pkt. 4 lit b), bez prawa Wykonawcy do żądania z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Zamawiający nie będzie odrębnie informował Wykonawcy o zmniejszeniu liczby przesyłek lub edycji przeznaczonych, tylko będzie przesyłał do niego uaktualnioną bazę adresową, najpóźniej z datą dostarczenia Wykonawcy egzemplarzy danej edycji, przeznaczonej do wysyłki. Zamawiający nie ma możliwości ścisłego określenia liczby odbiorców i liczby przesyłek. W zakresie realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w pkt 1-4, Wykonawca będzie zobowiązany do przesyłania od 500 do 2000 przesyłek do liczby adresatów zawierającej się pomiędzy 500 a 2000 w każdym miesiącu. Zgodnie z pkt 5 Zamawiający może zmniejszyć nakład, a to automatycznie pociąga za sobą zmianę ilości przesyłek lub zmianę egzemplarzy w przesyłce. 7,Przesyłki muszą być zaadresowane i zapakowane w taki sposób, aby dotarły z całą zawartością do właściwych odbiorców, dokładnie pod adresy z bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej przez Zamawiającego pocztą e-mail. Przesyłki do różnych adresatów nie mogą być łączone, nawet jeśli są doręczane pod ten sam adres. 8.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) odbiorców krajowych od momentu przekazania ich Wykonawcy w uzgodnionym miejscu, nie może być dłuższy niż 6 dni kalendarzowych. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. Termin na doręczenie przesyłek do wskazanych odbiorców krajowych będzie liczony od dnia otrzymania przez wykonawcę przesyłek zawierających egzemplarze przeznaczone do doręczenia. 9.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) odbiorców zagranicznych od momentu przekazania ich Wykonawcy w uzgodnionym miejscu, nie może być dłuższy niż 9 dni kalendarzowych. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. Termin na doręczenie przesyłek do wskazanych odbiorców zagranicznych będzie liczony od dnia otrzymania przez wykonawcę przesyłek zawierających egzemplarze przeznaczone do doręczenia. 10.W celu rozliczenia konfekcjonowania oraz doręczenia czasopism, każdorazowo po wykonaniu miesięcznego zlecenia, Wykonawca przekaże Zamawiającemu wypełnioną przez siebie Tabelę rozliczeniową realizacji umowy za dany miesiąc. 11.W przypadku braku zastrzeżeń co do jakości usług Zamawiający podpisze Tabelę rozliczeniową realizacji umowy za dany miesiąc. 12.Podstawę do wystawienia faktury VAT stanowi Tabela rozliczeniowa realizacji umowy za dany miesiąc. 13.Należność za wykonanie przedmiotu umowy będzie rozliczana w cyklu miesięcznym. 14.Zapłata za konfekcjonowanie i doręczenie poszczególnych edycji będzie następowała po podpisaniu przez obie strony Tabeli rozliczeniowej realizacji umowy za dany miesiąc - w terminie 30 dni od daty dostarczenia faktury przez Wykonawcę. Tabela rozliczeniowa realizacji umowy za dany miesiąc musi być dostarczona w oryginale na adres Zamawiającego.