Zakup usług restauracyjnych, cateringowych, konferencyjnych i hotelarskich na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania ministrów spraw wewnętrznych podczas polskiej prezydencji w ramach Grupy G6 w Krakowie w dniach 5-6 lutego 2014 r.

Warszawa: Zakup usług restauracyjnych, cateringowych, konferencyjnych i hotelarskich na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania ministrów spraw wewnętrznych podczas polskiej prezydencji w ramach Grupy G6 w Krakowie w dniach 5-6 lutego 2014 r.


Numer ogłoszenia: 23424 - 2014; data zamieszczenia: 21.01.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 6015916, 6014537, 6014913, faks 22 8456044, 6463708.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług restauracyjnych, cateringowych, konferencyjnych i hotelarskich na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania ministrów spraw wewnętrznych podczas polskiej prezydencji w ramach Grupy G6 w Krakowie w dniach 5-6 lutego 2014 r..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług restauracyjnych, cateringowych, konferencyjnych i hotelarskich na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania ministrów spraw wewnętrznych podczas polskiej prezydencji w ramach Grupy G6 w Krakowie w dniach 5-6 lutego 2014 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.11.00.00-4, 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
17.01.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Wawel Hotel Development Sp. z o.o., Powiśle 7, 31-101 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 85470,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  73648,72

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  73648,72
  / Oferta z najwyższą ceną:
  73648,72

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych - usług restauracyjnych, cateringowych, konferencyjnych i hotelarskich na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania ministrów spraw wewnętrznych podczas polskiej prezydencji w ramach Grupy G6 w Krakowie w dniach 5-6 lutego 2014 r. Zamówienie proponuje się udzielić na rzecz - Sheraton Kraków Hotel, ul. Powiśle 7, 31-101 Kraków, w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a pkt. 4 oraz art. 67 ust. 1 pkt 1a ustawy. Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Przy międzynarodowych spotkaniach odbywających się na tak wysokim szczeblu jak przedmiotowa konferencja, zastosowanie mają zasady protokołu dyplomatycznego. Przyjętą zasadą przy konferencjach G6 jest obligatoryjny udział wszystkich ministrów państw nieformalnej grupy G6. W przypadku braku uczestnictwa jednego z ministrów spotkanie nie odbywa się. W związku z powyższym kanałami dyplomatycznymi dokonuje się wstępnego wyboru terminu odpowiedniego dla wszystkich uczestników spotkania. Strona Polska dokonała kanałami dyplomatycznymi konsultacji ze wszystkimi krajami G6 oraz USA w celu ustalenia terminu konferencji G6, planowanej początkowo na listopad 2013r. W związku z sytuacją międzynarodową nastąpiła konieczność zmiany powyższego terminu. W Niemczech pod koniec września 2013 r. odbyły się wybory parlamentarne, natomiast zaprzysiężenie nowego rządu zostało dokonane dopiero dnia 17 grudnia 2013r. W następstwie czego podjęto decyzję o organizacji konferencji ministrów Grupy G6 i USA w dniach: 05-06.02.2014 r. w Krakowie. Prace zostały wszczęte po uzyskaniu kompletu nieformalnych potwierdzeń uzyskanych kanałami dyplomatycznymi ze wszystkich państw grupy. Cały czas trwają rozmowy ze wszystkimi partnerami w celu ostatecznego potwierdzenia udziału. Z uwagi na powyższe Zamawiający znalazł się w wyjątkowej sytuacji wynikającej z przyczyn zewnętrznych, której nie mógł on przewidzieć, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby uniemożliwić terminową realizację zadań - w tym wypadku organizację spotkania ministrów spraw wewnętrznych grupy G6 i USA, w związku z polskim przewodnictwem w Grupie. Ze względu na obiektywne trudności wynikające z braku możliwości wcześniejszego zaplanowania spotkania, nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Przeprowadzenie postępowania w trybie np. przetargu nieograniczonego jest niemożliwe ze względu na czas trwania procedury przygotowania i przeprowadzenia postępowania. Przyjmując terminy ustawowe i zakładając brak konieczności wezwania wykonawców do uzupełnienia, wyjaśnienia treści złożonych ofert oraz brak środków ochrony prawnej, ostateczne podpisanie umowy przekroczyłoby termin 17 stycznia 2014 r. Powyższa data jest datą ostateczną do podpisania umowy. Tym samym warunek dotyczący przeprowadzenia postępowania w trybie konkurencyjnym jest niemożliwy w wymaganym przez zamawiającego terminie, co stanowi podstawę do udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Grupa G6, funkcjonująca od 2003 r., jest nieformalną inicjatywą w obszarze bezpieczeństwa wewnętrznego, zrzeszającą największe państwa członkowskie UE: Niemcy, Wielką Brytanię, Francję, Włochy, Hiszpanię i (od marca 2006 r.) Polskę. Grupa stanowi forum konsultacji i uzgodnień w bieżących sprawach bezpieczeństwa wewnętrznego UE, m.in. wzmacniania wspólnych działań służących zwalczaniu przestępczości zorganizowanej i terroryzmu, jak również skutecznej ochrony granic i przeciwdziałania nielegalnej imigracji. Ze względu na wysoką rangę imprezy oraz kluczowy wymiar polityczny przewodnictwa Polski w ramach Grupy G6, warunki, w których odbędzie się konferencja powinny odpowiadać najwyższym standardom - zarówno w wymiarze lokalowym, jak i obsługi (serwis, protokół dyplomatyczny). Bardzo ważnym elementem organizacyjnym jest zapewnienie możliwości zapoznania przybywających delegacji z historią i kulturą państwa sprawującego prezydencję, jak i odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Obrady i noclegi podczas spotkań Grupy G6 są organizowane w obiektach o standardzie minimum pięciogwiazdkowym. W ramach dobrych praktyk i zasady wzajemności niezbędnym jest, by proponowany obiekt w Polsce spełniał wymogi o zbliżonym standardzie. Zazwyczaj spotkania ministrów spraw wewnętrznych w ramach Grupy G6 odbywają się w miejscach umożliwiających zapoznanie przybywających delegacji z historią i kulturą państwa sprawującego przewodnictwo, pozwalających na zorganizowanie interesującego programu dodatkowego dla delegacji. Spotkanie ministrów spraw wewnętrznych państw Grupy G6 oraz przedstawicieli USA zaplanowano w Krakowie. Ważnym czynnikiem determinującym wybór lokalizacji spotkania były walory historyczno-kulturowe miasta, sprzyjające budowaniu pozytywnego wizerunku Polski na forum międzynarodowym. Z uwagi na konieczność zapewnienia standardu spotkania na najwyższym poziomie, miejscem zakwaterowania gości winien być hotel pięciogwiazdkowy, posiadający określoną liczbę dostępnych pokoi, a ze względu lokalizację obrad - usytuowany w bliskiej odległości od Wzgórza Zamkowego (do 1000 m od Centrum Wystawowo-Konferencyjnego - Zamek Królewski na Wawelu). Kluczowe znaczenie dla Zamawiającego ma zaplecze noclegowe hotelu. Zorganizowanie tak dużego przedsięwzięcia międzynarodowego wymaga zapewnienia 77 miejsc noclegowych (w tym 10 apartamentów dla przewodniczących delegacji państw Grupy G6 i 5 pokoi dla obsługi i ochrony) oraz 3 sal do spotkań dwu-/wielostronnych, w każdej będzie mogło zasiąść po 10 osób przy jednym stole i zapewnienia sali na potrzeby konferencji prasowej w ww. obiekcie, mieszczącej 60 osób w ustawieniu teatralnym, prezydium na 10 osób oraz 5 kabin symultanicznych. Sale nie mogą posiadać ograniczeń architektonicznych (filary, wnęki) ograniczających widoczność i utrudniających aranżacje sal dla potrzeb spotkania. Wszystkie sale muszą być wyposażone w stoły i krzesła oraz zaaranżowane według wskazówek Zamawiającego. Wymagana jest możliwość ograniczenia dostępu do wydarzeń odbywających się z udziałem uczestników spotkania tak, by osoby postronne nie miały dostępu do pomieszczeń w miejscu przebywania przewodniczących delegacji. Wymaganie to podyktowane jest względami bezpieczeństwa. Na mocy przepisów prawa ministrowie spraw wewnętrznych przebywający z wizytą w Polsce podlegają obligatoryjnej ochronie BOR. Z tego powodu, powierzchnie hotelowe oraz konferencyjne muszą odpowiadać najwyższym standardom bezpieczeństwa. W pobliżu Wzgórza Zamkowego w Krakowie (Centrum Wystawowo -Konferencyjnego - Zamek Królewski na Wawelu) znajdą się następujące obiekty: Hotel Holiday Inn (obiekt pięciogwiazdkowy), Hotel Copernicus (obiekt pięciogwiazdkowy), Hotel Sheraton (obiekt pięciogwiazdkowy), Hotel Stary (obiekt pięciogwiazdkowy), Hotel Radisson Blu (obiekt pięciogwiazdkowy), Grand Hotel (obiekt pięciogwiazdkowy) Hotele: Copernicus (29 pokoi), Grand (64 pokoje) oraz Stary (53 pokoje) nie dysponują odpowiednią ilością miejsc noclegowych. Hotel Holiday Inn znajduje się 1,2 km od Wzgórza Zamkowego, zatem nie spełnia wymogu odległości określonego przez Zamawiającego. Łącznie warunki dotyczące ilość wymaganych noclegów oraz odległości spełniają hotele: Sheraton (800 m.) oraz Radisson Blu (800 m.). Biorąc jednak pod uwagę lokalizację obu hoteli przewagę zyskuje Sheraton Kraków Hotel położony na Bulwarach Wiślanych, zapewniający szeroki podjazd (istotne z punktu widzenia zabezpieczenia kolumny specjalnej przez BOR) oraz reprezentacyjny widok z okien (Wawel - miejsce obrad). W związku z powyższym uznać należy, że Sheraton Kraków Hotel w większym stopniu charakteryzuje się wyjątkowymi walorami historyczno-kulturowymi oraz względami bezpieczeństwa, określonymi przez Zamawiającego jako jedno z kluczowych kryteriów. Zatem tylko jeden obiekt hotelowy - Sheraton Kraków Hotel - w wystarczającym stopniu spełnia powyższe wymogi, co jest obiektywną przesłanką do przeprowadzenia zamówienia publicznego w trybie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy. W związku z powyższą argumentacją, uzasadnione jest udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki ze względu na spełnienie przesłanki opisanej art. 5 ust. 1a pkt. 4 oraz art. 67 ust. 1 pkt 1a ustawy Prawo zamówień publicznych.