Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt pn. „Modernizacja oczyszczalni ścieków i skanalizowanie części aglomeracji Tomaszowa Mazowieckiego”. - pl-tomaszów mazowiecki: usługi pomocy technicznej

Opis przedmiotu przetargu: konsultant będzie odpowiedzialny za wsparcie jrp w szerokim spektrum spraw pojawiających się w trakcie realizowanego projektu. oprócz działań skierowanych bezpośrednio do jrp, konsultant będzie przygotowywał opinie, pisma i analizy na potrzeby zamawiającego. głównym celem pracy konsultanta jest pomoc zamawiającemu w sprawnej, terminowej i prawidłowej realizacji oraz rozliczeniu projektu. zakres szczegółowy umowy. a. konsultant będzie doradzał jrp w bieżącym zarządzaniu i administrowaniu kontraktami na roboty i usługi, realizowanymi w ramach projektu a także w podejmowaniu działań zapewniających prawidłową realizacje założeń opisanych w decyzji ke oraz krajowych procedurach dla projektów funduszu spójności. usługi konsultanta obejmować będą niżej wymienione działania 1) doradztwo w zakresie zarządzania i administrowania projektem, 2) doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych (np. eu, mf, mrr, mś, nfośigw) oraz uczestników projektu, 3) doradztwo w zakresie finansowo księgowym, 4) doradztwo w zakresie technicznym, 5) doradztwo w zakresie regulacji prawnych (lokalnych i eu) dotyczących projektu, 6)przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów, 7) doradztwo przy ocenie raportu końcowego projektu. poniżej opisano szczegółowe wymagania dotyczące w/w działań ad.1) doradztwo w zakresie zarządzania i administrowania projektem; a) pomoc w koordynacji, zarządzaniu, monitoringu i ocenie realizacji kontraktów zawartych w projekcie, b) opracowanie systemu identyfikacji i kontroli ryzyk projektu wraz z określeniem sposobu ich rozwiązywania, c) opracowanie systemu sprawdzania i kontroli projektu w świetle realizacji założonego efektu ekologicznego i rzeczowego, d) asysta w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z realizacją projektu, w tym przygotowywanie lub konsultowanie pism i wystąpień zamawiającego, e) doradztwo w zakresie zarządzania zmianami w realizowanych kontraktach poprzez analizę poleceń zmian inżyniera dla robót dodatkowych lub zamiennych wraz z zaleceniami łagodzenia wszelkich niekorzystnych efektów dotyczących aspektów formalnych, jakości, kosztów i terminów realizacji projektu, f) doradztwo w zakresie stosowania ustawy prawa zamówień publicznych, a w szczególności dokonywania zmian do umów lub zlecania usług poza ustawą, analiza prawna i formalna proponowanych aneksów, g) doradztwo i zapewnienie regularnych usług konsultingowych zamawiającemu w zakresie kwalifikacji kosztów (kwalifikowane i niekwalifikowane koszty projektu zgodnie z studium wykonalności i obowiązującymi wytycznymi dla fs w polsce), h) pomoc w zakresie stosowania prawa podatkowego dotyczącego między innymi stawek vat, opłat środowiskowych, planów taryfowych, odpisów amortyzacyjnych oraz innych opłat i kosztów związanych z realizowanymi inwestycjami, i) pomoc zamawiającemu w zakresie stosowania obowiązujących przepisów księgowych tak jednostki samorządu terytorialnego jak i spółki prawa handlowego z uwzględnieniem ich wzajemnych relacji i zależności w kontekście realizowanego projektu, j) wsparcie w zakresie zapewnienia należytej struktury zarządzania projektem poprzez weryfikację posiadanych procedur pod kątem ich zgodności z wymaganiami oraz specyfiką jrp, k) pomoc w aktualizacji sformalizowanego, jednolitego systemu procedur jrp zgodnie z obowiązującymi wymaganiami funduszu spójności, analiza sposobu realizacji i przestrzegania procedur w ramach projektu i jst, l) bezpośredni monitoring postępu i wyników wdrażania projektu w oparciu o dane otrzymane od zamawiającego i inżyniera, informowanie jrp o wszelkich kwestiach, które mogą zagrażać zakończeniu projektu oraz w razie konieczności zaproponowanie programów naprawczych. m) przegląd oraz aktualizacja procedur archiwizacji dokumentów jrp oraz korespondencji w tym elektronicznej. ad.2) doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych. obowiązki zamawiającego jako beneficjenta środków pomocowych ue wobec instytucji zewnętrznych, związane z realizacją projektu, zostały wskazane przede wszystkim w studium wykonalności oraz określone w umowie zawartej z narodowym funduszem ochrony środowiska i gospodarki wodnej w warszawie i innych związanych dokumentach. w szczególności konsultant a) zapewni pomoc w wypełnianiu zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie, b) zapewni mao oraz jrp niezbędne wsparcie w prawidłowym i terminowym wypełnianiu tych zobowiązań, celem osiągnięcia zaplanowanego efektu rzeczowego, finansowego i ekologicznego projektu, c) informację i analizę zgodności zakresu projektu z faktycznie realizowanymi zadaniami oraz kwalifikowalności wydatków, d) zapewni wsparcie w kontaktach roboczych z uczestnikami projektu, tj. gminami i miastem, nfośigw, mś, mrr, mf oraz instytucjami kontrolnymi zarówno krajowymi jak i unijnymi. e) zapewni wsparcie podczas kontroli i wizytacji przedstawicieli instytucji krajowych oraz unijnych (w tym jaspers), f) przygotuje niezbędne wnioski celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami z wniosku i studium wykonalności poprzez przygotowanie wniosków zmieniających, aktualizacji studium wykonalności i analizy finansowej (zakłada się jedno takie opracowanie w cyklu projektu). ad.3) doradztwo w zakresie finansowo ekonomicznym dotyczącym projektu. a) konsultant wykonana pełną analizę studium wykonalności w zakresie ekonomiczno finansowym i określi krytyczne oraz kluczowe zapisy i wymagania; b) konsultant wykona analizę uwag jaspers /z noty działań końcowych jaspers/ oraz zapewni pomoc przy ich wdrażaniu poprzez przygotowanie niezbędnych zmian do studium wykonalności; c) jeśli zajdzie potrzeba wykona aktualizację studium wykonalności wraz z wnioskiem zmieniającym; d) konsultant wykona analizę wpływu działań w projekcie na parametry finansowo ekonomiczne wraz z zaleceniami dla zamawiającego; e) opracuje przy współpracy z zamawiającym wnioski taryfowe i uzasadnienia dla zamawiającego; f) po zakończeniu projektu wykona wycenę i amortyzację wytworzonego majątku wraz z oceną wpływu na taryfy; g) będzie wspierał zamawiającego w planowaniu wydatków i prowadzeniu polityki finansowej w szczególności w kwestii zapewnienia płynności finansowej zamawiającego w zakresie finansowania projektu; h) opracuje niezbędne analizy dla celów raportu końcowego. ad.4) doradztwo w zakresie technicznym a) pomoc w trakcie weryfikacji dokumentacji projektowej; b) pomoc w akceptacji rozwiązań technicznych i podejmowaniu decyzji w tym zakresie; c) przygotowywanie opinii technicznych w zakresie zmian technologii i materiałów; d) opiniowanie proponowanych przez wykonawców materiałów; e) asysta w trakcie weryfikacji specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót; f) asysta w trakcie odbiorów (częściowych i ostatecznych); g) wizytacja placów budowy; h) asysta przy weryfikacji rozwiązań zamiennych. ad.5) doradztwo w zakresie regulacji prawnych (lokalnych i eu) dotyczących projektu. a) wykonawca będzie na bieżąco monitorował stan prawny związany z realizowanym projektem. dotyczy to zarówno aktów prawnych już obowiązujących, jak i prac związanych z nowelizacją obowiązujących bądź będących na etapie projektów przepisów prawa zarówno krajowego jak i ue. wykonawca na bieżąco będzie informował o wszelkich istotnych zmianach bądź istotnych nowych przepisach prawnych opisanych powyżej. w przypadku gdy takie zmiany wystąpią, poddane zostaną analizie ich ewentualnego wpływu na sposób i pomyślną realizację i rozliczenie projektu we wskazanym zakresie, każdorazowo na żądanie zamawiającego. wykonawca w zakresie zleconych analiz zaproponuje podjęcie niezbędnych działań w celu zachowania zgodności podejmowanych działań z literą prawa. ad.6) przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów. dodatkowo wykonawca na własny koszt przeszkoli pracowników zamawiającego zaangażowanych w realizację projektu (każdorazowo maksymalnie do 5 osób). szkolenia pracowników zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych z zamawiającym na polecenie wydane nie później niż 60 dni przed ich organizacją. szkolenia przygotowane zostaną w formie wykładów i/lub warsztatów. program będzie obejmował max po 2 szkolenia z każdego z punktów zakresu podanego poniżej w formie uzgodnionej wcześniej z zamawiającym a) zarządzanie kontraktami opartymi na standardowych warunkach kontraktowych fidic (czerwony i żółty), rola inżyniera wg fidic (1 2 dniowe); b) rozliczenia umów wg fidic i zasady kwalifikacji wydatków, prowadzenie księgowości i fakturowanie, wnioski o płatność (2 3 dniowe); c) zamówienia publiczne, nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenia zamówień, korekty finansowe (1 dniowe); d) szkolenie z obsługi i zastosowania programów ms project i ms excel i ich efektywnego wykorzystania przy realizacji projektu (3 dniowe); e) przygotowanie do końcowego rozliczenia wymogi raportu końcowego (1 dniowe); f) szkolenie w zakresie metodologii analizy kosztów i korzyści na potrzeby projektu. wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania szkoleń we własnej siedzibie bądź siedzibie zamawiającego, zapewnienia odpowiedniej liczby materiałów szkoleniowych oraz urządzeń multimedialnych niezbędnych do prezentacji. w przypadku całodziennego szkolenia wymagane jest zapewnienie jednego posiłku, kawy i herbaty. zamawiający zapewni transport pracowników do miejsca szkolenia oraz komputery przenośne dla celów szkolenia informatycznego. ad.7) doradztwo przy ocenie raportu końcowego projektu. po zakończeniu wszelkich prac oraz płatności w ramach projektu, wykonawca zaopiniuje wykonany przez inżyniera kontraktu pełen raport końcowy dla projektu (wykonany zgodnie z wymaganiami mrr, nfośigw oraz mf). raport jest formą podsumowania i rozliczenia zarówno finansowego jak i rzeczowego projektu wraz z analizą osiągniętych efektów ekologicznych, ekonomicznych oraz społecznych. raport jest sporządzany w polskiej wersji językowej. konsultant musi być gotowy do wprowadzenia ewentualnych uwag zamawiającego, nfośigw, mś, mrr oraz mf. należy przewidzieć konieczność ewentualnych spotkań wyjaśniających zespołu opiniującego dokument z instytucjami zarządzającymi w ich siedzibach. 3. obowiązki zamawiającego. 1) przekazanie konsultantowi następujących dokumentów a) umowy o dofinansowanie; b) wniosku wraz ze studium projektu; c) notę działań końcowych jaspers; d) kompletnych materiałów przetargowych i umów; e) kompletu procedur; f) wszystkich innych dokumentów niezbędnych dla prawidłowej realizacji umowy; 2) zapewnienie pomocy w załatwianiu spraw formalnych w zakresie, gdzie udział zamawiającego jest niezbędny lub wymagany prawem; 3) zapewnienie dostępu do wszystkich dokumentów niezbędnych do przygotowania opracowań, analiz oraz niezbędnego wsparcia przy opracowywaniu wymaganych informacji a także dla celów raportu końcowego projektu; 4) organizowanie narad koordynacyjnych dla swoich potrzeb w swojej siedzibie; 5) koordynacja i nadzór nad współpracą z uczestnikami projektu; 6) akceptacja raportów konsultanta. 4. obowiązki konsultanta 1) konsultant wypełnia funkcje powierzane mu przez zamawiającego a opisane w pkt.2 zakres szczegółowy umowy; 2) konsultant działa zgodnie z poleceniami przekazanymi mu przez zamawiającego, w granicach zapisów umowy; 3) konsultant będzie informował bezpośrednio zamawiającego o problemach jakie napotkał w trakcie wykonywania swoich obowiązków; 4) konsultant będzie organizował pracę swoich specjalistów w taki sposób, aby wykonywać polecone mu prace terminowo i fachowo; 5) konsultant będzie wykonywał swoje obowiązki personelem zgłoszonym w postępowaniu (nie dotyczy personelu niekluczowego); 6) konsultant zaopatrzy swój personel kluczowy w niezbędne wsparcie i pomoc techniczną ze strony innych specjalistów konsultanta jeśli zajdzie taka potrzeba; 7) konsultant zapewni swojemu personelowi odpowiednie warunki do pracy wraz ze sprzętem biurowym i środkami łączności i transport. projekt realizowany jest na terenie aglomeracji tomaszów mazowiecki. w trakcie realizacji umowy konsultant powinien umiejscowić swoje biuro na terenie aglomeracji tomaszów mazowiecki. w trakcie realizacji robót budowlanych następujący specjaliści powinni być obecni każdego roboczego dnia na terenie objętym realizowanym projektem inżynierowie sanitarni, inżynier drogowy, specjaliści w zakresie robót instalacyjnych i sieci sanitarnych. powyższe jest potwierdzane podpisami tych ekspertów. specjalista ds. bhp jest dostępny w dni robocze na żądanie zamawiającego. pozostali eksperci w zależności od charakteru prac muszą być dostępni na bieżąco na życzenie zamawiającego – przy czym oczekuje się że wymagani eksperci powinni móc stawić się w biurze jrp najdalej dwa dni od chwili wezwania. konsultant musi zapewnić wysoko wykwalifikowany personel zdolny do profesjonalnego wykonywania czynności zapisanych w umowie. konsultant powinien ocenić swoje potrzeby w odniesieniu do zastosowanej organizacji robót i zatrudnić stosowny niezbędny personel wymagany do efektywnej i sprawnej realizacji umowy. konsultant musi zapewnić swojemu zespołowi niezbędne wsparcie i pomoc techniczną innych specjalistów, którzy mogą być niezbędni dla poprawnej realizacji tej umowy. wymagany wykaz personelu kluczowego nie jest wyczerpujący i może zostać uzupełniony przez konsultanta. wykaz ten powinien być uważany jako wymagania minimalne zamawiającego dla rzetelnego wypełnienia obowiązków konsultanta. podczas nieobecności jakiegokolwiek specjalisty z listy personelu przewidzianego do realizacji zamówienia, wykonawca ma zapewnić na cały okres założonej nieobecności zastępstwo specjalisty o kwalifikacjach nie mniejszych od specjalisty zastępowanego. takie zastępstwo będzie zaproponowane uprzednio na piśmie wraz z cv do zaaprobowania przez zamawiającego. inni specjaliści życiorysy zawodowe innych specjalistów niż specjaliści kluczowi nie są badane na etapie oceny ofert. wykonawca dokona wyboru i zatrudni innych specjalistów zgodnie z tym, czego wymagają profile określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. wymagania odnośnie składania raportów a. wykonawca zobowiązany jest do składania następujących raportów raport wstępny, kwartalny, końcowy po zakończeniu realizacji całego zakresu inwestycji; b. każdy raport powinien zaczynać się częścią ogólną, taką samą dla wszystkich raportów. w tej części powinny być przedstawione ogólne informacje o projekcie oraz umowie na konsultanta oraz rozdzielnik dokumentu, a także prezentacja jednostek biorących udział w zarządzaniu projektem, daty kluczowe realizacji umów na roboty i umowy na inżyniera oraz krótki opis umowy; c. raport wstępny powinien być „raportem otwarcia”, a jego część merytoryczna powinna składać się z następujących elementów — ocena stopnia zaawansowania realizacji projektu, — analiza procedur stosowanych w ramach projektu, — analiza przeprowadzonych postępowań o zamówienie, — analiza przekazanych raportów inżyniera, — ocena kluczowych kwestii w ramach projektu/w tym wynikających z noty jaspers a/, — określenie ryzyk i sposobu ich zarządzania dla projektu. d. raport kwartalny – jest sprawozdaniem z pracy konsultanta z pełnionych usług a w szczególności tych zleconych przez zamawiającego. raport powinien zawierać opis bieżących spraw którymi zajmował się konsultant oraz analizę ryzyk i przygotowanie zaleceń dla zamawiającego. musi zawierać niezbędne dane umożliwiające rozliczenie wykonywanej przez niego umowy, zestawienie zakładanych celów do osiągniętych. informacje o personelu, problemach napotkanych ich sposobie rozwiązania, harmonogramie realizacji itp. do raportu powinny zostać dołączone odpowiednie załączniki jak korespondencja, opinie lub analizy wykonane w okresie sprawozdawczym. ostateczny kształt raportu będzie przedmiotem uzgodnień między stronami. e. raport końcowy – stanowić będzie rozliczeniem konsultanta z jego działania podczas realizacji całego zakresu umowy. musi zawierać niezbędne dane umożliwiające rozliczenie wykonywanej przez niego umowy, zestawienie zakładanych celów do osiągniętych. informacje o personelu, problemach napotkanych ich sposobie rozwiązania, harmonogramie realizacji itp. raporty powinny być sporządzone przez konsultanta i przesyłane do zamawiającego w trybie jak określono poniżej. a. raport wstępny jest sporządzany i przekazywany do zamawiającego w terminie 40 dni od daty podpisania przez zamawiającego umowy z konsultantem. zamawiający w terminie 14 dni zgłosi zasadne uwagi. brak uwag w tym terminie uznaje się za przyjęcie raportu; b. raport kwartalny jest sporządzany i przekazywany do zamawiającego do 10 dnia każdego miesiąca następnego kwartału poza ostatnim. za początek pierwszego okresu raportowania uznaje się pierwszy pełen miesiąc od daty podpisania niniejszej umowy. zamawiający w terminie 14 dni zgłosi zasadne uwagi. brak uwag w tym terminie uznaje się za przyjęcie raportu; c. raport końcowy z kontraktu na konsultanta – na 30 dni przed upływem terminu wykonania umowy, wykonawca sporządzi i przedłoży zamawiającemu raport końcowy z wykonania prac. zamawiający w terminie 14 dni zgłosi zasadne uwagi. brak uwag w tym terminie uznaje się za przyjęcie raportu; d. raport końcowy projektu – konsultant zaopiniuje, sporządzony przez inżyniera kontraktu, raport końcowy w terminie 14 dni od otrzymania go od zamawiającego. konsultant powinien przekazywać raporty zamawiającemu w 3 egzemplarzach, w wersji drukowanej i elektronicznej. konsultant będzie odbywał regularne spotkania z zamawiającym w trybie co 3 miesięcznym celem omówienia minionego kwartału i ustalenia planu działania na kolejny. zakłada się że ilość narad z zamawiającym może się zmienić (zwiększyć) w zależności od pilności spraw wymagających uzgodnień. skład zespołu wymagany na spotkania będzie określał wspólnie konsultant z zamawiającym. ii.1.6)