Świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania , przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych dla Urzędu Skarbowego w Sokółce w 2014 rok

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Skarbowego w Sokółce w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w tym doręczeń wynikających w szczególności z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeks postępowania karnego i Ordynacji podatkowej oraz ich ewentualnych zwrotów , w obrocie krajowym i zagranicznym ( do każdego miejsca w kraju i za granicą) w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z 23 listopada 2012 roku (Dz. U. z 2012, poz.1529 ze zm). 2. Usługi pocztowe mają być świadczone przez Wykonawcę dla następującej lokalizacji siedziby Zamawiającego : Urząd Skarbowy w Sokółce, ul. Białostocka 47, 16-100 Sokółka. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: definicje: a) przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe: - zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym, - polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym, - polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii , przyjęte za potwierdzeniem nadani i doręczone za pokwitowaniem odbioru, -polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. b) przez paczki pocztowe rozumie się paczki: - zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, - priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii. 4. Zamawiający wymaga od Wykonawcy realizacji przedmiotu zamówienia z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012, poz. 1529 z późn. zm.) oraz obowiązujących aktów wykonawczych. 5. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi dostarczania przesyłek w Polsce i poza granicami kraju. 6. Upoważniony pracownik Zamawiającego będzie dostarczał przesyłki w dni robocze do godz. 16:00 do punktu Wykonawcy zlokalizowanego na terenie miasta Sokółka. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania przez Zamawiającego , będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią , podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej. 7. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich dostarczania przez Wykonawcę do Zamawiającego. 8. Wykonawca będzie dostarczał przesyłki krajowe z zachowaniem standardów i wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym , wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych oraz operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. , poz. 545). 9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym wg kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego , opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego . Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełna nazwę i adres zwrotny nadawcy. 10. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 11. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów. Zestawienia dla poszczególnych rodzajów przesyłek będą sporządzane w 2 egzemplarzach , po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 12. Przesyłki polecone Wykonawca zobowiązany jest dostarczać w trybie określonym do doręczeń przez niżej wymienione akty normatywne: - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. -Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2012 r. , poz. 749 z późn. zm.), - ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. -Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 267), - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego ( Dz. U. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.). Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań ( min. prowadzenie postępowań podatkowych , egzekucyjnych , karnych skarbowych a także składanie różnego rodzaju pism procesowych w trybie postępowania cywilnego czy sądowo - administracyjnego) Zamawiający informuje , że ok. 80% generowanych przesyłek listowych obejmuje doręczanie pism urzędowych. W związku z powyższym , zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r - Prawo pocztowe Zamawiający wymaga aby potwierdzenie nadania przesyłek poleconych miało moc dokumentu urzędowego. 13. W przypadku przesyłek , które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek , stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego odpowiednio przez Zamawiającego lub Wykonawcę w dwóch egzemplarzach , po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 14. W zakresie procedur reklamacyjnych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych , stosuje się obowiązujące przepisy prawa. 15. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń wykonywanych na podstawie przepisów określonych w pkt. 12 Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 16. Wykonawca jest odpowiedzialny za dokonanie prawidłowego , zgodnego ze stanem faktycznym opisu na formularzach potwierdzeń odbioru stosowanych do doręczeń , w sposób wskazany na formularzu , a w szczególności : c)w przypadku doręczenia przesyłki - do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu oraz wskazania osoby , której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu, d)w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej , w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz do odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia awizo, e)w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo - do odnotowania daty powtórnego jej awizowania, f)w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy - do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu, g)do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę ( podpis powinien umożliwiać identyfikacje osoby). 17. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w Sokółce oraz wymaga , aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek ( awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy lub gminy sąsiedniej w obrębie powiatu sokólskiego. Podana przez Zamawiającego ilość przesyłek i paczek w formularzu cenowym ( załącznik nr 2 do SIWZ) jest szacunkowa i służy jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że podane ilości zostaną zrealizowane w okresie trwania umowy i zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie.