usługa hotelarska dla wolontariuszy i współpracowników 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych CAMERIMAGE (dalej: Festiwal), który odbędzie się w Bydgoszczy w dniach od 16 do 23 listopada 2013r.

Toruń: usługa hotelarska dla wolontariuszy i współpracowników 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych CAMERIMAGE (dalej: Festiwal), który odbędzie się w Bydgoszczy w dniach od 16 do 23 listopada 2013r.


Numer ogłoszenia: 465284 - 2013; data zamieszczenia: 14.11.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja TUMULT, Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 6210019, faks 56 6522197.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
usługa hotelarska dla wolontariuszy i współpracowników 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych CAMERIMAGE (dalej: Festiwal), który odbędzie się w Bydgoszczy w dniach od 16 do 23 listopada 2013r..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
3.1. Przedmiotem zamówienia są usługi noclegowe dla wolontariuszy i współpracowników 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Camerimage 2013 r. 3.2. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55100000 - Usługi hotelarskie, 55110000 - Hotelarskie usługi noclegowe, 3.3. Planowane zapotrzebowanie: 3.3.1. miejsca noclegowe 3.3.2. ilość pokoi - około 59 miejsc noclegowych (3 miejsca noclegowe od 10 do 26 listopada) 3.3.3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszania lub zwiększania ich liczby) UWAGA: Zamawiający prowadzi negocjacje jednocześnie z kilkoma wykonawcami; liczba miejsc noclegowych podanych w pkt. 3.3.2 stanowi łączne zapotrzebowanie Zamawiającego..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.10.00.00-0, 55.11.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: MEDIA.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
06.11.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Wyższa Szkoła Gospodarki, ul. Garbary 2, 85-229 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 13694,44 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  13694,44

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  13694,44
  / Oferta z najwyższą ceną:
  13694,44

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia jest zlecenie wykonania usług hotelowych, polegających na zapewnieniu miejsc noclegowych dla wolontariuszy i współpracowników Festiwalu Camerimage 2013 r. Usługi te wg kodu CPV (55100000 - Usługi hotelarskie, 55110000 - Hotelarskie usługi noclegowe), zgodnie z treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. nr 12, poz. 68), należą do kategorii usług niepriorytetowych. Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm. - dalej jako (ustawa Pzp), zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym, może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które zostały wskazane w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;poniesieniem straty w mieniu publicznym; uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Oceniając czy zamawiający może powołać się na istnienie uzasadnionego przypadku, pozwalającego na udzielenie zamówienia z wolnej ręki należy każdorazowo indywidualnie badać specyfikę i uwarunkowania danego zamówienia. Możliwość skorzystania z niekonkurencyjnych trybów postępowania będzie uzasadniona w szczególności, gdyby zastosowanie procedur otwartych lub ograniczonych było niecelowe, wiązało się z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami lub nie pozwalało uzyskać lepszych warunków realizacji zamówienia, niż w przypadku zastosowania procedur negocjacyjnych. W niniejszym postępowaniu zachodzą stosowne okoliczności, uprawniające do udzielania zamówienia na przywołane usługi w trybie zamówienia z wolnej ręki. Zamawiający, kierując się swoimi uzasadnionymi potrzebami w związku z organizacją Festiwalu Camerimage 2013 (w szczególności zapewnienie sprawnej obsługi festiwalu przez wolontariuszy) uznał, że miejsca noclegowe dla wolontariuszy i współpracowników festiwalu muszą znajdować się jak najbliżej miejsc odbywania się festiwalu, czyli blisko Opery NOVA (Centrum Festiwalowe) oraz Multikina (miejsce wyświetlania projekcji festiwalowych). Przed wszczęciem postępowania ustalono, że potrzebne są około 58 miejsca noclegowe dla wolontariuszy i współpracowników spoza Bydgoszczy. Festiwal Camerimage 2013 jest złożonym przedsięwzięciem, podczas którego pracuje kilkadziesiąt osób. To od ich sprawności zależy sukces całej imprezy. Kluczowym zagadnieniem z punktu widzenia Organizatora jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz szybkości działania zatrudnionych, zaangażowanych służb. Z uwagi na powyższe, jako okoliczności determinujące osiągnięcie zamierzonego efektu ustalono minima, które nie mogą zostać przekroczone. I jak: konieczne jest, by wolontariusze i współpracownicy ze względów organizacyjnych zostali zakwaterowani w jak najmniejszej liczbie obiektów, co w szczególności ułatwi ich przełożonym kontrole nad młodymi ludźmi (wolontariusze to zazwyczaj osoby w wieku 17-26 lat); odległość między miejscem zakwaterowania a miejscem organizacji imprezy (Opera NOVA, Wyższa Szkoła Gospodarki, Multikino) musi umożliwić pokonanie trasy pieszo w jedną stronę w ciągu ok. 10 minut; Festiwal Camerimage 2013 jest wydarzeniem kulturalnym, podczas którego imprezy towarzyszące odbywają się również w nocy. Obsługa Organizatora musi zostać zapewniona również w tym czasie. Z punktu widzenia Zamawiającego kluczowe znaczenie ma zapewnienie szybkiej i sprawnej komunikacji między miejscem wykonywania pracy a miejscem zakwaterowania. W przypadku dużych odległości między tymi miejscami, Zamawiający zobowiązany byłby do zapewnienia transportu dla swoich wolontariuszy i współpracowników. Pokonywanie znacznych odległości publicznymi środkami transportu w Bydgoszczy w czasie godzin szczytu powoduje znaczące komplikacje. Skutkować to może spóźnieniami wolontariuszy i współpracowników do miejsca wykonywania zadania, co biorąc pod uwagę rangę Festiwalu, nie może mieć miejsca. Należy zważyć, że nocna publiczna komunikacja miejska w mieście Bydgoszcz jest znacznie utrudniona. Pokonywanie większych odległości przy użyciu publicznych środków transportu, stanowiłoby istotne utrudnienie dla pracowników, generowałoby dodatkowe koszty po stronie Organizatora. Zagwarantowanie transportu zastępczego w postaci (BUS, TAXI, przewóz osób) również skutkowałoby powstaniem nieuzasadnionych wydatków i kosztów po stronie Organizatora. Wolontariusze i współpracownicy festiwalu będą pokonywać trasę obiekt noclegowy - miejsce imprezy czasami nawet kilka razy dziennie. Niebagatelną rolę odgrywa również czas, w jakim pracownicy powracają do miejsca zakwaterowania - istotne znaczenie ma możliwość szybkiego powrotu grupy osób zwłaszcza w godzinach nocnych, z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa. W wyniku rozeznania rynku ustalono, że z analizy bazy hotelowej należy wyłączyć obiekty hotelarskie o standardzie równym lub wyższym niż 1* zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późniejszymi zmianami) z uwagi na fakt, iż ceny za nocleg oferowane przez wykonawców zarządzających takimi obiektami istotnie przewyższają ceny w obiektach należących do tzw. taniej bazy noclegowej. Tym samym Zamawiający uznał za wysoce nieprawdopodobne, aby w wyniku przetargu możliwe było uzyskanie w obiekcie o standardzie równym lub wyższym niż 1* ceny konkurencyjnej w stosunku obiektów oferujących tzw. tanie miejsca noclegowe. Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonał zatem analizy bazy hotelowej niższego standardu (tj. mniej niż 1* zgodnie z rozporządzeniem). Ustalono, że jedynymi obiektami, które spełniają oczekiwania Zamawiającego w zakresie lokalizacji są: Restauracja Zatoka - dysponująca 34 miejscami noclegowymi. WSG - 30 miejscami noclegowymi Obiekty te jednocześnie spełniają łącznie wymagania Zamawiającego dotyczące liczby miejsc noclegowych. Pozostałe obiekty dysponujące tanimi miejscami noclegowymi znajdują się w znacznej odległości od miejsc odbywania się Festiwalu, która z pewnością nie pozwoliłaby na pokonywanie jej pieszo. Tym samym mając na uwadze fakt, iż na rynku funkcjonuje wyłącznie dwóch wykonawców, którzy łącznie są w stanie zaspokoić potrzeby Zamawiającego, Zamawiający uznał, iż przeprowadzenie postępowania przetargowego w takich warunkach byłoby niecelowe i nieefektywne, gdyż wobec braku realnej konkurencji na rynku, takie postępowaniu nie pozwoliłoby uzyskać niższych cen za świadczone usługi oraz wiązałoby się dla Zamawiającego z niepotrzebnymi kosztami. Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione wyżej okoliczności, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest w pełni uzasadnione.