Organizacja i obsługa konferencji

Opole: Organizacja i obsługa konferencji


Numer ogłoszenia: 243536 - 2013; data zamieszczenia: 25.06.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia w Opolu "RADIO OPOLE" Spółka Akcyjna , ul. Strzelców Bytomskich 8, 45-084 Opole, woj. opolskie, tel. +48 77 4013216, faks +48 77 4543656.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.radio.opole.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: JEDNOOSOBOWA SPÓŁKA SKARBU PAŃSTWA.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa konferencji.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 5 konferencji, w tym: 1) 3 konferencji 2-dniowych 2) 2 konferencji 1-dniowych dotyczących wdrażania Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013 pn.: Razem dla biznesu. 2. Z uwagi na zaplanowane przez Zamawiającego miejsce rzeczowej realizacji projektu konferencje mogą odbywać się w Polsce m.in. w miejscowościach Głubczyce, Opole, Nysa, Prudnik, Głuchołazy lub na obszarze ich gmin oraz w Republice Czeskiej w miejscowościach: Jesenik, Krnov, Liberec, Nachod, Olomouc, Ostrawa lub na obszarze ich krajów. Wymagane jest, aby każda konferencja odbywała się w innym miejscu/lokalizacji. Zamawiający tylko raz dopuszcza organizacje konferencji w tym samym miejscu. Zamawiający wymaga, aby co najmniej jedna konferencja dwudniowa oraz co najmniej jedna konferencja jednodniowa odbyły się w Republice Czeskiej. Zamawiający nie dopuszcza noclegów uczestników konferencji w różnych hotelach. 3. Zamawiający przewiduje organizację trzech konferencji w 2013 roku ( jedna we wrześniu, druga w październiku oraz trzecia w pierwszej połowie grudnia 2013 r.) oraz dwóch konferencji w 2014 r. (II i IV kwartał) w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy. Konferencje powinny odbywać się w dniach od poniedziałku do soboty. 4. Ogólna liczba wszystkich uczestników konferencji będzie wynosiła 300 osób. Średnio przypada 60 osób na każdą konferencje. Ostateczna liczba osób na każdej konferencji zostanie podana nie później niż trzy dni robocze przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku konferencji liczba uczestników może się zmienić do 20% (zwiększyć, zmniejszyć). Wykonawca nie będzie zaangażowany w zapraszanie gości na konferencje. 5. Organizacja konferencji obejmuje: a) kontakt z Zamawiającym, b) zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 60 osób (stół prezydialny dla 5 osób, ustawienie krzeseł - teatralne) c) usługi hotelarskie d) usługi gastronomiczne, e) zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji oraz rozstawienie sprzętu (ekran, rzutnik multimedialny, komputer, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe, sala klimatyzowana) f) zapewnienie udziału 2 prelegentów konferencji ( zawarcie umów z osobami wskazanymi przez Zamawiającego). Szacowany koszt 3000,00 zł brutto. Cena 3000 zł brutto dotyczy jednej konferencji (dwóch prelegentów na każdą konferencję). Prelegenci będą uczestnikami konferencji, koszty pobytu są wliczone w ilość osób uczestniczących w konferencji. Koszty dojazdu prelegenci będą ponosić we własnym zakresie. g) sporządzenie list obecności i obsługę recepcyjną podczas konferencji, h) organizację szatni i jej obsługę, i) odbiór materiałów promocyjnych z siedziby Zamawiającego lub adresu przez niego wskazanego i dostarczenie do miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja oraz przekazanie materiałów, które zostały po konferencji, do siedziby Zamawiającego. j) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił samochód osobowy z kierowcą m.in. w celu dostarczenia materiałów promocyjnych i inne nieplanowane zdarzenia związane z zakresem usług realizowanych przez Wykonawcę, będących przedmiotem zamówienia (np. dostawa lub wymiana rzutnika itp.). Zabezpieczenie logistyczne nie obejmuje transportu prelegentów oraz innych uczestników konferencji. 6. Wymagania wobec hotelu: a) lokalizacja hotelu na terenie województwa opolskiego oraz Republiki Czeskiej ( jak w pkt 2). b) hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w Polsce zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm ), oraz w Republice Czeskiej hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym zgodnie z Oficjalną klasyfikacją zjednoczonych obiektów noclegowych w Czechach 2013-2015. c) hotel dysponujący salą konferencyjną dla minimum 60 osób d) zapewnienie 60 miejsc noclegowych w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania e) zapewnienie minimum 20 bezpłatnych miejsc parkingowych 7. Usługa gastronomiczna: (średnio dla 60 osób na każdą konferencję) 1) W trakcie konferencji 2 dniowej usługa gastronomiczna będzie się składać z: a) Kolacji w formie bufetu: do wyboru - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki opiekane; - wędliny, sery, owoce; - napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki, b) Śniadanie (bufet szwedzki) c) Lunch w formie bufetu: - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane; - przystawki na ciepło i na zimno, - deser: ciasta i ciasteczka kruche, - owoce; - napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki, W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki. 2). W trakcie konferencji 1 dniowej ( ok. 5 godzin) usługa gastronomiczna będzie się składać z: a) Lunch w formie bufetu: - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami: sałatki, warzywa na ciepło, ryż, ziemniaki, ziemniaki opiekane; - przystawki na ciepło i na zimno, - napoje W trakcie konferencji przerwy kawowe: ciasta i ciasteczka kruche, owoce; napoje: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki. Menu będzie podlegało akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować: zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły bufetowe, nakrycie stołów, dekoracja i inne niezbędne elementy) oraz obsługi kelnerskiej. 8. Zamawiający planuje pierwszego dnia konferencji w godzinach popołudniowo-wieczornych panel dyskusyjny ok. 3 godziny, oraz drugiego dnia konferencji cześć wykładową z udziałem prelegentów ok. 3 godziny, lub odwrotne rozplanowanie tj. pierwszego dnia konferencji wykład, a drugiego dnia dyskusję - do ustalenia przed każdą konferencją. Zamawiający wymaga aby sale konferencyjne były dostępne podczas konferencji jednodniowej - do 4 godzin ( + 1 godzina na lunch), konferencja dwudniowa - każdego dnia po 3 godziny. 9. Wykonawca nie jest zobowiązany zapewnić usług tłumacza. 10. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu jedną osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3, 55.13.00.00-0, 60.10.00.00-9, 79.95.20.00-2, 79.99.20.00-4, 79.82.30.00-9.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
W niniejszym postępowaniu jest wymagane wniesienie przez Wykonawcę wadium w wysokości: 1000 zł ( słownie: tysiąc złotych). Wadium winno obejmować cały okres związania ofertą

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Opis sposobu dokonywania oceny warunku : Wykonawca musi posiadać doświadczenie polegające na wykonaniu lub wykonywaniu w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie , co najmniej : - trzech usług w zakresie organizacji i obsługi konferencji, szkoleń, spotkań biznesowych, każda o wartości co najmniej 18 000 zł brutto. Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w wykazie z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 6 do SIWZ

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania w.w warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 3 do SIWZ.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• próbki, opisy lub fotografie produktów, które mają zostać dostarczone, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w drodze negocjacji w następujących przypadkach i na określonych warunkach: a) zmian unormowań prawnych powszechnie obowiązujących, które będą miały wpływ na realizację umowy, b) Strony przewidują ponadto możliwość dokonania zmian postanowień umowy, których nie dało się przewidzieć w dacie zawarcia umowy, a których wprowadzenie jest konieczne dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, a także, gdy zmiany są korzystniejsze dla Zamawiającego - zmiany o charakterze nieistotnym, c) dopuszczalna jest zmiana terminu i miejsca realizacji konferencji, z ważnych powodów po uzgodnieniu między stronami, pozostająca bez wpływu na cenę i standard usługi. d) dopuszczalna jest zmiana umowy polegająca na zmianie danych Wykonawcy bez zmian samego Wykonawcy (np. zmiana siedziby, adresu, nazwy), e) dopuszczalna jest zmiana nazwy, określenia, oznaczenia przedmiotu świadczenia Wykonawcy przy zachowaniu tożsamości świadczenia i jego jakości.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.radio.opole.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
RADIO OPOLE S.A. UL. STRZELCÓW BYTOMSKICH 8 , 45-084 OPOLE.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
05.07.2013 godzina 10:00, miejsce: RADIO OPOLE S.A. UL. STRZELCÓW BYTOMSKICH 8 , 45-084 OPOLE , POK. 116 BIURO ZARZĄDU.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt Razem dla biznesu jest współfinansowany ze Środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska 2007-2013, realizowany w ramach dziedziny wsparcia 2.1 Rozwój przedsiębiorczości.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie