Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 20 i nie więcej niż 150 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 20 i nie więcej niż 150 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju, o zasięgu lokalnym lub regionalnym, z udziałem rolników lub posiadaczy lasów. miejscem realizacji przedmiotu zamówienia będą imprezy z udziałem rolników lub posiadaczy lasów odbywające się na obszarze całego kraju, wskazane przez zamawiającego. zlecenia organizacji stoisk, zawierające termin i miejsce organizacji danego stoiska informacyjnego oraz dane podmiotu organizującego i osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy będą przekazywane wykonawcy każdorazowo telefonicznie lub e mailowo, nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem imprezy. zamawiający oświadcza i zapewnia, iż wskaże wyłącznie powierzchnię wystawienniczą (miejsca organizacji stoisk), na odpłatne udostępnienie której uprawniony wyraża zgodę, oraz której cena udostępnienia na warunkach określonych w niniejszej siwz każdorazowo nie przekroczy kwoty 3.000,00 zł brutto. wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z poniższymi postanowieniami 1) w przypadku imprez kilkudniowych wykonawca zapewni organizację stoiska informacyjnego podczas jednego, wybranego przez zamawiającego dnia; 2) zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia wykonawcy zorganizowania nie więcej niż 10 stoisk na imprezach, które będą odbywały się w tym samym terminie, lecz w różnych lokalizacjach; 3) zamawiający każdorazowo dokona akceptacji wykonanego zlecenia organizacji stoiska po jego wykonaniu; 4) w przypadku odwołania imprezy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zlecenia organizacji stoiska, ale nie później niż w dniu poprzedzającym wykonanie danego zlecenia, nie ponosząc z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej względem wykonawcy. w takim przypadku wykonawcy nie przysługuje zwrot kosztów w zakresie przygotowania do uczestnictwa w odwołanej imprezie; 5) w przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od zamawiającego w dniu wykonania zlecenia, zamawiający dopuszcza odpowiedzialność finansową względem wykonawcy w zakresie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez wykonawcę w ramach przygotowania do realizacji danego zlecenia. w ramach każdego ze zleceń na organizację stoiska wykonawca zapewni 1. wykonanie i obsługę techniczną stoiska w ramach zamówionej usługi wykonawca zobowiązany jest do nabycia od organizatora imprezy praw do powierzchni na organizację stoiska informacyjnego o wymiarach min. 16 m2 poprzez wynajęcie jej od organizatora imprezy. w zależności od charakteru i miejsca imprezy wykonawca zapewni zadaszoną powierzchnię w budynku lub pod oznakowanym namiotem, pozwalającą na stworzenie warunków technicznych urządzenia stoiska tj ustawienia nie mniej niż 2 stolików o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 2,5 m2; ustawienia nie mniej niż 4 krzeseł; uwzględnienia odpowiednio wyeksponowanych elementów dekoracyjnych, nawiązujących do charakteru regionu; zapewnienia nie mniej niż jednej osoby do stałej obsługi technicznej. w celu monitorowania prawidłowej organizacji stoisk informacyjnych, wykonawca zapewni dodatkowo miejsce siedzące w obrębie stoiska pracownikowi zamawiającego, lub innej upoważnionej osobie, nadzorującej realizację zadania. wykonawca zapewni wizualizacje w formie banerów informacyjnych umieszczanych na stoiskach organizowanych pod namiotem, ścianek reklamowych umieszczanych na stoiskach organizowanych w budynku oraz materiałów promocyjnych baner o wymiarach 2 m x 1 m powinien być wykonany z materiału wytrzymałego na rozciąganie, rozdarcie, wilgoć, wodę, promieniowanie uv i temperaturę. na banerze powinny znajdować się logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do siwz, zastosowane zgodnie z księgą wizualizacji znaku programu rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007 2013 dostępną na stronie internetowej www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu http //www.minrol.gov.pl/pol/wsparcie rolnictwa i rybolowstwa/prow 2007 2013/dzialania informacyjne prow/ksiega wizualizacji i logotypy; ścianka reklamowa łukowa o wymiarach 315 x 325 cm powinna być wyposażona w panele wydruki z plotera pigmentowego zabezpieczone laminatem, profile aluminiowe, listwy magnetyczne, oświetlenie halogenowe – nie mniej niż 2 lampy i kufer transportowy. na ściance w górnej części powinny znajdować się logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do siwz. poniżej nadruk w kolorze z elementami krajobrazu wiejskiego lub motywu rolniczego np. zwierzęta, kłos, maszyna rolnicza; na każdym stoisku informacyjnym wykonawca zapewni materiały promocyjne w liczbie 150 szt. każdej pozycji wskazanej w załączniku nr 8 do siwz, w formie długopis drewniany, notes, kredki, piłka mini, pendrive, kolorowanka dla dzieci i plan lekcji, których wygląd zawiera elementy wskazujące na pozytywne przemiany zachodzące na obszarach wiejskich i w rolnictwie lub aspekty ochrony środowiska, tradycji i kultury wiejskiej. uwaga na podstawie § 6 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia prezesa rady ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (dz. u. 2013 r. poz. 231) w celu potwierdzenia, że oferowane materiały promocyjne odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający wymaga załączenia do oferty opisu i projektu graficznego każdego z materiałów promocyjnych wskazanych w załączniku nr 8 do siwz. opis oraz projekt muszą zawierać wszelkie niezbędne informacje pozwalające jednoznacznie stwierdzić, iż oferowane materiały promocyjne są zgodne z opisem zawartym w załączniku nr 8 do siwz. wykonawca zapewni dystrybucję na stoisku dwustronnych, kolorowych ulotek informacyjnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do siwz) w liczbie dostosowanej do wielkości danej imprezy (każdorazowo co najmniej 300 szt.). wykonawca przedstawi zamawiającemu do akceptacji projekty baneru i ścianki. zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag do projektów zarówno na piśmie, telefonicznie, jak i faksem lub e mailem. wykonawca zobowiązany jest zastosować się do uwag zamawiającego niezwłocznie po ich otrzymaniu. po uzyskaniu akceptacji i wykonaniu baneru i ścianki. wykonawca prześle zamawiającemu ich zdjęcia. po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia ostatniej faktury, zamawiający dokona odbioru od wykonawcy banerów i ścianek reklamowych, z której to czynności zostanie sporządzony odpowiedni protokół. uwaga! w przypadku imprez plenerowych wykonawca zapewni odpowiednią ochronę stoiska przed szkodliwym działaniem warunków atmosferycznych 2. obsługę merytoryczną stoiska w ramach obsługi merytorycznej stoiska informacyjnego wykonawca zapewni usługi informacyjne z zakresu działań prow 2007 – 2013 oraz nowej perspektywy finansowej na lata 2014 – 2020 w szczególności zapewnienie beneficjentom działania „szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego programem rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007 2013” wyczerpującej i łatwej w odbiorze informacji na temat możliwości skorzystania z pomocy finansowej na realizację projektów szkoleniowych dla rolników i posiadaczy lasów prowadzących do restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa, zwiększenia konkurencyjności i dochodowości działalności rolniczej lub leśnej oraz do spełnienia odpowiednich norm krajowych i ue; informowanie rolników i posiadaczy lasów o możliwościach bezpłatnego udziału w szkoleniach realizowanych w ramach działania „szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego programem rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007 2013”; upowszechnianie informacji na temat zasad prawidłowego rozliczania operacji przez beneficjentów; informowanie o rezultatach zrealizowanych projektów, dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działań prow 2007 2013; informowanie o nowej perspektywie finansowej na lata 2014 – 2020. na każdym stoisku informacyjnym obsługa merytoryczna będzie realizowana przez jednego eksperta posiadającego wyższe wykształcenie rolnicze lub średnie rolnicze i co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie promocji, pomocy lub doradztwa dotyczącego problematyki rolnictwa i rozwoju wsi w tym zagadnienia prow 2007 – 2013. do zadań eksperta będzie należało udzielanie informacji, konsultacji i odpowiedzi na pytania odwiedzających stoisko oraz inicjowanie rozmów mających na celu promocję działań z ww. zakresu. obsługa merytoryczna zostanie zapewniona w godzinach otwarcia imprez dla odwiedzających. wykonawca zapewni identyfikatory dla obsługi merytorycznej oraz widoczną informację o możliwości skorzystania z konsultacji. identyfikatory lub inne powstałe w ramach projektu materiały muszą zawierać niezbędne logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do siwz. przed organizacją pierwszego stoiska wykonawca przedstawi zamawiającemu do akceptacji wzór identyfikatora oraz informację o możliwości skorzystania z konsultacji. wszystkie koszty związane z udziałem w imprezie, w tym koszty dojazdu eksperta pokrywa wykonawca. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 11 do siwz. ii.1.6)