Sukcesywna dostawa książek zagranicznych dla Biblioteki i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Kod Klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):22113000-5; 22110000-4;22111000-1. 2. Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywna dostawa książek zagranicznych, w wersji drukowanej lub elektronicznej lub w formie audiobooka, dla Biblioteki i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego, określonych opisem bibliograficznym: autor, tytuł, miejsce i rok wydania w jednym lub wielu egzemplarzach na podstawie dostarczonych zamówień wraz z wykazami tytułów sporządzonych przez Zamawiającego z zakresu literatury naukowej, popularnonaukowej i literatury pięknej. Pod pojęciem sukcesywnej dostawy należy rozumieć dokonywanie etapami zamówień książek, złożonych przez Bibliotekę i poszczególne jednostki organizacyjne Zamawiającego. 3. Książki będące przedmiotem zamówienia dotyczą poniżej wymienionych dziedzin: a) nauki humanistyczne, b) nauki matematyczno - przyrodnicze, c) nauki społeczne, d) nauki ekonomiczno - prawne, e) pozostałe dziedziny, nie wymienione powyżej. 4. Po złożeniu zamówienia (fax-em lub drogą elektroniczną) przez Bibliotekę lub jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Gdańskiego, Wykonawca potwierdzi, w nieprzekraczalnym terminie 5 dni roboczych, odbiór zamówienia wraz z informacją o dostępności tytułów łącznie z wyceną, podając cenę książki do zapłaty przez Zamawiającego, cenę katalogową sugerowaną przez Wydawcę i zastosowany od tej ceny rabat (zgodnie z ofertą). 5. Dostawa książek nastąpi w ciągu 90 dni od dnia przekazania Zamawiającemu potwierdzenia przyjęcia zamówienia. 6. Dostawa tytułów nie potwierdzonych (niskonakładowych, specjalistycznych książek zagranicznych wydawanych przez uczelnie wyższe, instytuty naukowe, muzea, stowarzyszenia, fundacje i inne instytucje, a także nie będące w obiegu księgarskim) nastąpi po uzgodnieniu terminu z Zamawiającym. 7. Dostawa następuje do wskazanej w zamówieniu jednostki organizacyjnej lub Biblioteki UG na koszt i ryzyko Wykonawcy. Wykonawca powinien wziąć pod uwagę strukturę organizacyjną Uczelni (dostępną na stronie www.ug.edu.pl) oraz możliwość zakupu na podstawie indywidualnych zapotrzebowań Biblioteki i poszczególnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego. Miejscem dostawy będzie siedziba Biblioteki i każdej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Gdańskiego. 8. Zamawiający uprawniony będzie do kontroli przestrzegania uzgodnionych warunków dostawy i udzielania Wykonawcy w razie potrzeby niezbędnych wskazówek. 9. Zamawiający dokona odbioru ilościowego i jakościowego każdej dostarczonej partii książek. W przypadku niezgodności z zamówieniem Zamawiający powiadamia o tym fakcie Wykonawcę (drogą elektroniczną lub fax-em). Wykonawca potwierdzi przyjęcie reklamacji w ciągu 2 dni roboczych. 10. W przypadku dostarczenia książek uszkodzonych lub niezgodnych z umową, Wykonawca zobowiązany jest do przyjęcia reklamacji i ich wymiany, na własny koszt, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, jednak nie dłużej niż 90 dni od momentu uzyskania zgłoszenia (drogą elektroniczną lub fax-em). 11. Usunięcie wady lub wymiana w ramach gwarancji następuje w terminie wskazanym w pkt. 10 lub w terminie uzgodnionym z bezpośrednim użytkownikiem, gdy wymaga tego specyfika albo złożoność naprawy. W przypadku nie podjęcia naprawy gwarancyjnej przez Wykonawcę, Wykonawca zwraca koszty naprawy dokonanej u innego Wykonawcy - zgodnie z zapisami w załączniku nr 6 do SIWZ - projekt umowy. 12. Okres gwarancji na książki wynosi 12 miesięcy i obejmuje wszystkie wykryte podczas eksploatacji wady, w tym uszkodzenia powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z przeznaczeniem użytkowania, przy czym Wykonawca może zaproponować dłuższy okres gwarancji. 13. Wykonawca dostarcza do Biblioteki lub jednostki organizacyjnej Zamawiającego (wraz z dostawą książek), fakturę wystawioną na Uniwersytet Gdański, która poza wymogami księgowymi musi zawierać dodatkowe informacje: cenę katalogową książki sugerowaną przez Wydawcę, % rabatu udzielonego przez Wykonawcę od tej ceny (zgodnie ze złożoną ofertą), nazwę jednostki organizacyjnej Zamawiającego oraz imię i nazwisko osoby dokonującej zakupu. 14. Wykonawca dostarczy przedstawicielowi Zamawiającego wykaz z nowościami, 4 razy w miesiącu drogą elektroniczną lub fax-em. 15. Szacunkowa (przewidywana) ilość zamawianych książek przez Zamawiającego w czasie trwania umowy może wynosić ok. 1.600 szt. Rzeczywista ilość książek wynikać będzie z bieżących dostaw zleconych przez Zamawiającego. 16. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana na wartość brutto jaką Zamawiający przeznacza na realizację zamówienia - zgodnie z zapisami w rozdz. XVI SIWZ). 17. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikało z faktycznej ilości książek zakupionych przez Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy (zgodnie z § 3 załącznika nr 6 - projekt umowy). 18. Wykonawca zobowiązany jest do informowania przedstawiciela Zamawiającego (wymienionego w § 12 załącznika nr 6 do SIWZ - projekt umowy) o stanie zrealizowanych i przyjętych do realizacji zamówień, w formie raportu przesyłanego raz w miesiącu (ostatni dzień miesiąca) za pośrednictwem poczty elektronicznej, zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ (stanowiącym załącznik nr 2 do umowy). 19. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówienia (w ramach prawa opcji), tj. do 20% wartości umowy określonej w § 4 ust. 2 załącznika nr 6 - projekt umowy, a Wykonawcy w takim przypadku nie będzie przysługiwać roszczenie z tego tytułu. 20.Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy z terminem realizacji 12 miesięcy, z możliwością dostawy książek w ciągu 90 dni po upływie terminu realizacji umowy (dot. książek zamówionych w ostatnim miesiącu obowiązywania umowy - z zastrzeżeniem pkt. 4 rozdziału II SIWZ) lub do wyczerpania wartości umowy (kwoty przeznaczonej na realizację niniejszego zamówienia) brutto, w zależności od tego, który wariant nastąpi pierwszy. 21.Szczegóły zamówienia opisane w rozdziale II SIWZ oraz w załączniku nr 6 do SIWZ - projekt umowy.