Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi, w tym wykonanie projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
ROZWIŃ
Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest 1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów programu współpracy transgranicznej polska białoruś ukraina 2007 2013 na przestrzeni sierpnia października 2015 r. w polsce, na ukrainie i na białorusi; 2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania; 3) dostawa materiałów promocyjnych. 2. opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). ii.1.6)
| TI | Tytuł | Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji |
|---|---|---|
| ND | Nr dokumentu | 271604-2015 |
| PD | Data publikacji | 01/08/2015 |
| OJ | Dz.U. S | 147 |
| TW | Miejscowość | WARSZAWA |
| AU | Nazwa instytucji | Centrum Projektów Europejskich |
| OL | Język oryginału | PL |
| HD | Nagłówek | - - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta |
| CY | Kraj | PL |
| AA | Rodzaj instytucji | 6 - Podmiot prawa publicznego |
| HA | EU Institution | - |
| DS | Dokument wysłany | 28/07/2015 |
| DT | Termin | 05/08/2015 |
| NC | Zamówienie | 4 - Usługi |
| PR | Procedura | 1 - Procedura otwarta |
| TD | Dokument | 3 - Ogłoszenie o zamówieniu |
| RP | Legislacja | 4 - Unia Europejska |
| TY | Rodzaj oferty | 1 - Oferta całościowa |
| AC | Kryteria udzielenia zamówienia | 2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie |
| PC | Kod CPV | 39294100 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55120000 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 63511000 - Organizacja wycieczek 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79822500 - Usługi projektów graficznych |
| OC | Pierwotny kod CPV | 39294100 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55120000 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 63511000 - Organizacja wycieczek 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79822500 - Usługi projektów graficznych |
| RC | Kod NUTS | PL |
| IA | Adres internetowy (URL) | http://www.cpe.gov.pl |
| DI | Podstawa prawna | Dyrektywa klasyczna (2004/18/WE) |
01/08/2015 S147 - - Usługi - Ogłoszenie o zamówieniu - Procedura otwarta
Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
2015/S 147-271604
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Sekcja I: Instytucja zamawiająca
I.1)Nazwa, adresy i punkty kontaktowe
Centrum Projektów Europejskich
ul. Domaniewska 39a
Osoba do kontaktów: Agnieszka Rutkowska-Komornik
02-672 Warszawa
POLSKA
Tel.: +48 223783178
E-mail: agnieszka.rutkowska@cpe.gov.pl
Faks: +48 222019725
Adresy internetowe:
Ogólny adres instytucji zamawiającej: http://www.cpe.gov.pl
Więcej informacji można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Specyfikacje i dokumenty dodatkowe (w tym dokumenty dotyczące dialogu konkurencyjnego oraz dynamicznego systemu zakupów) można uzyskać pod adresem: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać na adres: Powyższy(-e) punkt(-y) kontaktowy(-e)
I.2)Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
I.3)Główny przedmiot lub przedmioty działalności
Inny: wspieranie instytucji realizujących programy unijne
I.4)Udzielenie zamówienia w imieniu innych instytucji zamawiających
Instytucja zamawiająca dokonuje zakupu w imieniu innych instytucji zamawiających: nie
Sekcja II: Przedmiot zamówienia
II.1)Opis
II.1.1)Nazwa nadana zamówieniu przez instytucję zamawiającą:
Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi, w tym wykonanie projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania.
II.1.2)Rodzaj zamówienia oraz lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług
Usługi
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Kod NUTS PL
II.1.3)Informacje na temat zamówienia publicznego, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów (DSZ)
Ogłoszenie dotyczy zamówienia publicznego
II.1.4)Informacje na temat umowy ramowej
II.1.5)Krótki opis zamówienia lub zakupu
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie
i na Białorusi;
2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;
3) dostawa materiałów promocyjnych.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik
nr 1 do SIWZ).
1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie
i na Białorusi;
2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;
3) dostawa materiałów promocyjnych.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik
nr 1 do SIWZ).
II.1.6)Wspólny Słownik Zamówień (CPV)
55120000, 55300000, 79800000, 39294100, 60000000, 79822500, 63511000
II.1.7)Informacje na temat Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA)
Zamówienie jest objęte Porozumieniem w sprawie zamówień rządowych (GPA): nie
II.1.8)Części
To zamówienie podzielone jest na części: nie
II.1.9)Informacje o ofertach wariantowych
Dopuszcza się składanie ofert wariantowych: nie
II.2)Wielkość lub zakres zamówienia
II.2.1)Całkowita wielkość lub zakres:
II.2.2)Informacje o opcjach
Opcje: tak
Proszę podać opis takich opcji: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) na przestrzeni sierpnia-października 2015 r.
w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi oraz wykonania projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania. Potwierdzenie terminu spotkań w Polsce i na Ukrainie nastąpi na podstawie porozumienia z Wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych. Spotkanie na Białorusi ma ustalone daty 26-28 sierpnia 2015 (zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu). Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. Harmonogram stanowi załącznik nr 1 do OPZ.
I. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA W POLSCE
1. USŁUGI HOTELARSKIE:
a. Wynajem maksymalnie 19 pokoi jednoosobowych z łóżkiem typu king size lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania – dla 19 osób w jednym hotelu w Zamościu (usytuowanym nie dalej niż w promieniu 3 km od Rynku Wielkiego w Zamościu) na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 19 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez określony czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 3 minibusy do przewozu osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Każdy z minibusów dowozi gości z trzech województw na miejsce spotkania w pierwszym dniu spotkania (goście powinni dotrzeć na obiad) oraz odwożą z powrotem w trzecim dniu (dzień wyjazdu, po śniadaniu): jeden z woj. podlaskiego, drugi z lubelskiego, trzeci z podkarpackiego. Dokładna trasa każdego z pojazdów wraz z przystankami oraz godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym. Trasa każdego minibusa nie będzie przekraczać w jedną stronę: w przypadku woj. podlaskiego 570 km, w przypadku województwa lubelskiego 350 km, w przypadku województwa podkarpackiego 350 km. Koszt zostanie ostatecznie oszacowany w zależności od ustalonej trasy na podstawie kilometrów mierzonych przy pomocy Google Maps.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Roztoczańskim Parku Narodowym według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Parku w tym miejsce hodowli Konika Polskiego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować transport z i do hotelu zakwaterowania grupy do parku oraz po terenie parku, usługę przewodnika, bilety wstępu do parku, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
II. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA UKRAINIE
1. USŁUGI HOTELARSKIE
a. Wynajem maksymalnie 21 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką dla maksymalnie 21 osób w jednym hotelu w Truskawcu na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek oraz posiadający ocenę min. 8/10 w rankingu Booking.com. Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 21 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 1 pojazd do przewozu maksymalnie 21 osób, pojazd musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Lwów-Truskawiec-Lwów (powrót nastąpi drugiego dnia po dniu przyjazdu do Truskawca). Dokładne daty i godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Truskawcu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Truskawcu w tym Parku Zdrojowego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
III. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA BIAŁORUSI
1. USŁUGI HOTELARSKIE
a. Wynajem pokoi dla maksymalnie 18 osób do zakwaterowania pojedynczo lub jeśli nie będzie takiej możliwości po dwie osoby w pokoju w jednym hotelu w Nieświeżu na 2 doby w dniach 26-28 sierpnia 2015 – wszystkie pokoje muszą posiadać łazienki z toaletą i prysznicem/wanną oraz hotel musi mieć usługę serwowania śniadań dla swoich gości.
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (26/08/2015) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (27/08/2015). Pojemność sali minimum 20 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 20 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ) Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 18 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania – 26/08/2015:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez dłuższy czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania – 27/08/2015:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 2 pojazdy do przewozu każdy dla maksymalnie 15 osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Brześć-Nieśwież-Brześć (pierwszy pojazd), Grodno-Nieśwież-Grodno (drugi pojazd). Wyjazd w dniu 26/08 (przyjazd na obiad), powrót 28/08 po śniadaniu. Dokładne godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania zwiedzania zamku w Nieświeżu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Nieświeżu w tym Zamku, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt zwiedzania ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania 27/08, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
IV. USŁUGI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM PROJEKTU GRAFICZNEGO ORAZ Z WYDRUKIEM PUBLIKACJI PODSUMOWUJĄCEJ SPOTKANIA
Usługa polegająca na opracowaniu koncepcji graficznej (kolorystyka 4+4 CMYK), składzie, łamaniu i przygotowaniu do druku oraz do wykorzystania na stronie internetowej jednej publikacji w trzech wersjach językowych polskiej, rosyjskiej i ukraińskiej (w sumie osobne 3 broszury) podsumowującej zorganizowane spotkania oraz wydruku w 2016 r. polskiej wersji językowej. Materiał tekstowy dostarcza Zamawiający. Objętość każdej broszury nie przekroczy 100 stron formatu A4. Zadaniem Wykonawcy jest:
a. projekt graficzny:
— Opracowanie formatu publikacji, szablonu graficznego, koncepcji wizualnej
— Opracowanie okładki
— Skład graficzny trzech osobnych broszur (trzy wersje językowe tego samego tekstu, każda broszura na tym samym projekcie graficznym jedynie ze zmianą tekstu) na bazie materiałów tekstowych i zdjęciowych przekazanych przez Zamawiającego oraz na bazie form graficznych zaprojektowanych przez Wykonawcę
— Zaprojektowanie infografik, tabeli, ikon i innych graficznych elementów – dotyczy wypełnienia do 15 % maksymalnej objętości każdej z trzech broszur (zakładając format A4)
— Opracowanie specyfikacji technicznej wykonania publikacji (rodzaj papieru, oprawy, uszlachetnienia etc.) oraz przygotowanie plików produkcyjnych
— Kadrowanie zdjęć, ewentualnie nieznaczną korektę cyfrową zdjęć- szacunkowo dotyczy wypełnienia maksymalnie do 10 % maksymalnej objętości broszur.
— Dostarczenie Zamawiającemu wszelkich wykonanych przez Wykonawcę dla Zamawiającego form graficznych w postaci cyfrowej (każdy plik oddzielnie) w 2 formatach grafiki: edytowalnej (np. EPS) oraz PDF.
— Wykonanie każdej broszury w formie elektronicznej, której strony można będzie przeglądać jak książkę za pomocą strony internetowej Zamawiającego (przekładanie kartek, system nawigacji – wybór dowolnej strony).
Wykonawca jest zobowiązany zapewnić realizację usługi projektowania graficznego na najwyższym poziomie, w szczególności przez osoby posiadające minimum 3-letnie doświadczenie w dziedzinie projektowania autorskich rozwiązań graficznych oraz wykształcenie kierunkowe.
b. wydruk (w roku 2016):
Wydruk i oprawa polskiej wersji językowej publikacji, o której mowa w pkt. a, druk wysokiej jakości, kolor 4x4. Nakład: 1500 egzemplarzy. Objętość: maksymalnie 100 stron w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m2, papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 135 g/m2, papier kredowy mat. Oprawa klejona. Format broszury: A4. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji).
Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu.
Gotowe wydruki mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego.
V. USŁUGA PRODUKCJI MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH
1. Aktówki – 100 szt. (po 50 szt. z każdego koloru), wymiary około (+/- 4 cm): wysokość: 30 cm, szerokość: 36 cm, głębokość: 6 cm, materiał: wysokiej jakości skóra ekologiczna (nie skóra naturalna). Zmiana proporcji sztuk w danym kolorze możliwa jest jedynie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Komora główna zamykana na suwak z wygodnym uchwytem otwierająca się od góry lub na dwie równe sobie strony (jak książka). W środku min. 1 komora otwarta, min. 1 kieszeń zamykana na suwak, małe kieszonki z przeznaczeniem np. na telefon, długopisy, karty magnetyczne/wizytówki. Aktówka musi mieć uchwyt w postaci dwóch rączek na stałe i trwale przymocowanych do teczki. Kolorystyka biznesowa: kolor czarny i brązowy (kolor wg wzoru poniżej). Na aktówkach należy wytłoczyć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oznakowania: logotyp programu, flaga UE. Zdjęcia poglądowe:
Kolor brązowy zbliżony do tego:
Każda aktówka powinna być osobno zapakowana w sposób zabezpieczający ją przed zniszczeniem, porysowaniem itd. w transporcie.
2. Maty piknikowe z izolacją – 100 szt., wymiary min.: 140 x 170 cm, składana tak, że po złożeniu przybiera formę teczki z rączką (wymiary po złożeniu: min. 25x15x5 cm). Mata od spodu pokryta ma być wysokiej jakości aluminium zabezpieczającym przed zimnem i wilgocią, dodatkowo z warstwą 2 mm pianki PVC. Warstwa wierzchnia wykonana z miękkiej i przyjemnej w dotyku tkaniny (np. bawełna, polar). Kolory jednolite i stonowane, niezbyt jasne: zieleń i niebieski (po 50 szt. z każdego koloru). Inna kolorystyka możliwa jest jedynie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Zamówienie obejmuje także nadruk znaków graficznych w tym logotyp programu, flaga UE z napisem (nadruk monochromatyczny, trwały, biała farba). Zdjęcie poglądowe:
Dostawa materiałów musi nastąpić wg następujących ilości i harmonogramu:
1. Dostawa do miejsca organizacji spotkania w Polsce – ilość kompletów zgodna z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.
2. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Ukrainie – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Ukrainy w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
3. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Białorusi – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Białorusi w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
Wszystkie artykuły muszą spełniać łącznie następujące kryteria:
a. funkcjonalność, tj. spełnia swoje przeznaczenie np. aktówka mieści dokumenty formatu A4;
b. trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom np. podczas ściskania palcami lub nie kruszy się, nadruki muszą być trwałe;
c. estetyka, tj. jak pod względem estetycznym produkt został wykonany, np.:
— nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualnie inne uszkodzenia artykułu widoczne gołym okiem (odpowiednio do rodzaju artykułu);
— poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane oraz zszyte np. rączki są dobrze przyszyte/przymocowane do teczki;
— graficzne elementy artykułu nie są starte, nie są rozmazane, popękane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką lub drapania paznokciem;
— krawędzie artykułów są prawidłowo wykończone i nie niosą niebezpieczeństwa skaleczeń;
— dany produkt pod względem wyglądu nie odbiega od dostępnych na rynku standardów oraz czy wszystkie jego elementy są względem siebie proporcjonalne
— sposób wykonania i użyte materiały nie wywołują wątpliwości co do jakości produktu np. faktura materiału do produkcji aktówki
— logotypy zamieszczone na próbce są widoczne i odpowiednio wyeksponowane.
Wykonawca jest zobowiązany do udzielenia gwarancji na dostarczone materiały promocyjne,
na okres nie krótszy niż 6 miesięcy.
Proszę podać opis takich opcji: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) na przestrzeni sierpnia-października 2015 r.
w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi oraz wykonania projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania. Potwierdzenie terminu spotkań w Polsce i na Ukrainie nastąpi na podstawie porozumienia z Wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych. Spotkanie na Białorusi ma ustalone daty 26-28 sierpnia 2015 (zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu). Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. Harmonogram stanowi załącznik nr 1 do OPZ.
I. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA W POLSCE
1. USŁUGI HOTELARSKIE:
a. Wynajem maksymalnie 19 pokoi jednoosobowych z łóżkiem typu king size lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania – dla 19 osób w jednym hotelu w Zamościu (usytuowanym nie dalej niż w promieniu 3 km od Rynku Wielkiego w Zamościu) na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 19 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez określony czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 3 minibusy do przewozu osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Każdy z minibusów dowozi gości z trzech województw na miejsce spotkania w pierwszym dniu spotkania (goście powinni dotrzeć na obiad) oraz odwożą z powrotem w trzecim dniu (dzień wyjazdu, po śniadaniu): jeden z woj. podlaskiego, drugi z lubelskiego, trzeci z podkarpackiego. Dokładna trasa każdego z pojazdów wraz z przystankami oraz godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym. Trasa każdego minibusa nie będzie przekraczać w jedną stronę: w przypadku woj. podlaskiego 570 km, w przypadku województwa lubelskiego 350 km, w przypadku województwa podkarpackiego 350 km. Koszt zostanie ostatecznie oszacowany w zależności od ustalonej trasy na podstawie kilometrów mierzonych przy pomocy Google Maps.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Roztoczańskim Parku Narodowym według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Parku w tym miejsce hodowli Konika Polskiego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować transport z i do hotelu zakwaterowania grupy do parku oraz po terenie parku, usługę przewodnika, bilety wstępu do parku, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
II. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA UKRAINIE
1. USŁUGI HOTELARSKIE
a. Wynajem maksymalnie 21 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką dla maksymalnie 21 osób w jednym hotelu w Truskawcu na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek oraz posiadający ocenę min. 8/10 w rankingu Booking.com. Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 21 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 1 pojazd do przewozu maksymalnie 21 osób, pojazd musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Lwów-Truskawiec-Lwów (powrót nastąpi drugiego dnia po dniu przyjazdu do Truskawca). Dokładne daty i godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Truskawcu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Truskawcu w tym Parku Zdrojowego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
III. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA BIAŁORUSI
1. USŁUGI HOTELARSKIE
a. Wynajem pokoi dla maksymalnie 18 osób do zakwaterowania pojedynczo lub jeśli nie będzie takiej możliwości po dwie osoby w pokoju w jednym hotelu w Nieświeżu na 2 doby w dniach 26-28 sierpnia 2015 – wszystkie pokoje muszą posiadać łazienki z toaletą i prysznicem/wanną oraz hotel musi mieć usługę serwowania śniadań dla swoich gości.
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (26/08/2015) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (27/08/2015). Pojemność sali minimum 20 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 20 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ) Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 18 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania – 26/08/2015:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez dłuższy czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania – 27/08/2015:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 2 pojazdy do przewozu każdy dla maksymalnie 15 osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Brześć-Nieśwież-Brześć (pierwszy pojazd), Grodno-Nieśwież-Grodno (drugi pojazd). Wyjazd w dniu 26/08 (przyjazd na obiad), powrót 28/08 po śniadaniu. Dokładne godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania zwiedzania zamku w Nieświeżu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Nieświeżu w tym Zamku, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt zwiedzania ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania 27/08, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
IV. USŁUGI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM PROJEKTU GRAFICZNEGO ORAZ Z WYDRUKIEM PUBLIKACJI PODSUMOWUJĄCEJ SPOTKANIA
Usługa polegająca na opracowaniu koncepcji graficznej (kolorystyka 4+4 CMYK), składzie, łamaniu i przygotowaniu do druku oraz do wykorzystania na stronie internetowej jednej publikacji w trzech wersjach językowych polskiej, rosyjskiej i ukraińskiej (w sumie osobne 3 broszury) podsumowującej zorganizowane spotkania oraz wydruku w 2016 r. polskiej wersji językowej. Materiał tekstowy dostarcza Zamawiający. Objętość każdej broszury nie przekroczy 100 stron formatu A4. Zadaniem Wykonawcy jest:
a. projekt graficzny:
— Opracowanie formatu publikacji, szablonu graficznego, koncepcji wizualnej
— Opracowanie okładki
— Skład graficzny trzech osobnych broszur (trzy wersje językowe tego samego tekstu, każda broszura na tym samym projekcie graficznym jedynie ze zmianą tekstu) na bazie materiałów tekstowych i zdjęciowych przekazanych przez Zamawiającego oraz na bazie form graficznych zaprojektowanych przez Wykonawcę
— Zaprojektowanie infografik, tabeli, ikon i innych graficznych elementów – dotyczy wypełnienia do 15 % maksymalnej objętości każdej z trzech broszur (zakładając format A4)
— Opracowanie specyfikacji technicznej wykonania publikacji (rodzaj papieru, oprawy, uszlachetnienia etc.) oraz przygotowanie plików produkcyjnych
— Kadrowanie zdjęć, ewentualnie nieznaczną korektę cyfrową zdjęć- szacunkowo dotyczy wypełnienia maksymalnie do 10 % maksymalnej objętości broszur.
— Dostarczenie Zamawiającemu wszelkich wykonanych przez Wykonawcę dla Zamawiającego form graficznych w postaci cyfrowej (każdy plik oddzielnie) w 2 formatach grafiki: edytowalnej (np. EPS) oraz PDF.
— Wykonanie każdej broszury w formie elektronicznej, której strony można będzie przeglądać jak książkę za pomocą strony internetowej Zamawiającego (przekładanie kartek, system nawigacji – wybór dowolnej strony).
Wykonawca jest zobowiązany zapewnić realizację usługi projektowania graficznego na najwyższym poziomie, w szczególności przez osoby posiadające minimum 3-letnie doświadczenie w dziedzinie projektowania autorskich rozwiązań graficznych oraz wykształcenie kierunkowe.
b. wydruk (w roku 2016):
Wydruk i oprawa polskiej wersji językowej publikacji, o której mowa w pkt. a, druk wysokiej jakości, kolor 4x4. Nakład: 1500 egzemplarzy. Objętość: maksymalnie 100 stron w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m2, papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 135 g/m2, papier kredowy mat. Oprawa klejona. Format broszury: A4. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji).
Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu.
Gotowe wydruki mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego.
V. USŁUGA PRODUKCJI MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH
1. Aktówki – 100 szt. (po 50 szt. z każdego koloru), wymiary około (+/- 4 cm): wysokość: 30 cm, szerokość: 36 cm, głębokość: 6 cm, materiał: wysokiej jakości skóra ekologiczna (nie skóra naturalna). Zmiana proporcji sztuk w danym kolorze możliwa jest jedynie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Komora główna zamykana na suwak z wygodnym uchwytem otwierająca się od góry lub na dwie równe sobie strony (jak książka). W środku min. 1 komora otwarta, min. 1 kieszeń zamykana na suwak, małe kieszonki z przeznaczeniem np. na telefon, długopisy, karty magnetyczne/wizytówki. Aktówka musi mieć uchwyt w postaci dwóch rączek na stałe i trwale przymocowanych do teczki. Kolorystyka biznesowa: kolor czarny i brązowy (kolor wg wzoru poniżej). Na aktówkach należy wytłoczyć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oznakowania: logotyp programu, flaga UE. Zdjęcia poglądowe:
Kolor brązowy zbliżony do tego:
Każda aktówka powinna być osobno zapakowana w sposób zabezpieczający ją przed zniszczeniem, porysowaniem itd. w transporcie.
2. Maty piknikowe z izolacją – 100 szt., wymiary min.: 140 x 170 cm, składana tak, że po złożeniu przybiera formę teczki z rączką (wymiary po złożeniu: min. 25x15x5 cm). Mata od spodu pokryta ma być wysokiej jakości aluminium zabezpieczającym przed zimnem i wilgocią, dodatkowo z warstwą 2 mm pianki PVC. Warstwa wierzchnia wykonana z miękkiej i przyjemnej w dotyku tkaniny (np. bawełna, polar). Kolory jednolite i stonowane, niezbyt jasne: zieleń i niebieski (po 50 szt. z każdego koloru). Inna kolorystyka możliwa jest jedynie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Zamówienie obejmuje także nadruk znaków graficznych w tym logotyp programu, flaga UE z napisem (nadruk monochromatyczny, trwały, biała farba). Zdjęcie poglądowe:
Dostawa materiałów musi nastąpić wg następujących ilości i harmonogramu:
1. Dostawa do miejsca organizacji spotkania w Polsce – ilość kompletów zgodna z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.
2. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Ukrainie – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Ukrainy w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
3. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Białorusi – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Białorusi w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
Wszystkie artykuły muszą spełniać łącznie następujące kryteria:
a. funkcjonalność, tj. spełnia swoje przeznaczenie np. aktówka mieści dokumenty formatu A4;
b. trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom np. podczas ściskania palcami lub nie kruszy się, nadruki muszą być trwałe;
c. estetyka, tj. jak pod względem estetycznym produkt został wykonany, np.:
— nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualnie inne uszkodzenia artykułu widoczne gołym okiem (odpowiednio do rodzaju artykułu);
— poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane oraz zszyte np. rączki są dobrze przyszyte/przymocowane do teczki;
— graficzne elementy artykułu nie są starte, nie są rozmazane, popękane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką lub drapania paznokciem;
— krawędzie artykułów są prawidłowo wykończone i nie niosą niebezpieczeństwa skaleczeń;
— dany produkt pod względem wyglądu nie odbiega od dostępnych na rynku standardów oraz czy wszystkie jego elementy są względem siebie proporcjonalne
— sposób wykonania i użyte materiały nie wywołują wątpliwości co do jakości produktu np. faktura materiału do produkcji aktówki
— logotypy zamieszczone na próbce są widoczne i odpowiednio wyeksponowane.
Wykonawca jest zobowiązany do udzielenia gwarancji na dostarczone materiały promocyjne,
na okres nie krótszy niż 6 miesięcy.
II.2.3)Informacje o wznowieniach
Jest to zamówienie podlegające wznowieniu: nie
II.3)Czas trwania zamówienia lub termin realizacji
Okres w miesiącach: 9 (od udzielenia zamówienia)
Sekcja III: Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
III.1)Warunki dotyczące zamówienia
III.1.1)Wymagane wadia i gwarancje:
Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium.
III.1.2)Główne warunki finansowe i uzgodnienia płatnicze i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów je regulujących:
Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie rachunku/faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę, w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionego rachunku/faktury VAT Zamawiającemu.
III.1.3)Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, której zostanie udzielone zamówienie:
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy
o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
III.1.4)Inne szczególne warunki
Wykonanie zamówienia podlega szczególnym warunkom: nie
III.2)Warunki udziału
III.2.1)Sytuacja podmiotowa wykonawców, w tym wymogi związane z wpisem do rejestru zawodowego lub handlowego
Informacje i formalności konieczne do dokonania oceny spełniania wymogów: ROZDZIAŁ IV.
Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału
1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień:
Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
2) posiadania wiedzy i doświadczenia:
tj. w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej
trzy usługi polegające na zapewnieniu usług hotelarskich wraz z usługami gastronomicznymi oraz organizacją minimum jednego wydarzenia dodatkowego (zwiedzanie lub wycieczka krajoznawcza) dla grupy liczącej co najmniej 25 osób,
o wartości każdej usługi w wysokości nie mniejszej niż 30 000 PLN brutto.
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.
ROZDZIAŁ V.
Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy
1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału
w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.
2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, odbiorców i dat wykonywania
(wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.
3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.
4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu
w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.
ROZDZIAŁ VI.
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy
1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:
1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest
w załączniku nr 4 do SIWZ;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert
5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.
2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.
Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału
1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień:
Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
2) posiadania wiedzy i doświadczenia:
tj. w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej
trzy usługi polegające na zapewnieniu usług hotelarskich wraz z usługami gastronomicznymi oraz organizacją minimum jednego wydarzenia dodatkowego (zwiedzanie lub wycieczka krajoznawcza) dla grupy liczącej co najmniej 25 osób,
o wartości każdej usługi w wysokości nie mniejszej niż 30 000 PLN brutto.
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.
ROZDZIAŁ V.
Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy
1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału
w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.
2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, odbiorców i dat wykonywania
(wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.
3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.
4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu
w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.
ROZDZIAŁ VI.
Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy
1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:
1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest
w załączniku nr 4 do SIWZ;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert
5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.
2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.
III.2.2)Zdolność ekonomiczna i finansowa
III.2.3)Kwalifikacje techniczne
III.2.4)Informacje o zamówieniach zastrzeżonych
III.3)Specyficzne warunki dotyczące zamówień na usługi
III.3.1)Informacje dotyczące określonego zawodu
III.3.2)Osoby odpowiedzialne za wykonanie usługi
Osoby prawne powinny wskazać nazwiska oraz kwalifikacje zawodowe osób odpowiedzialnych za wykonanie usługi: nie
Sekcja IV: Procedura
IV.1)Rodzaj procedury
IV.1.1)Rodzaj procedury
Otwarta
IV.1.2)Ograniczenie liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert lub do udziału
IV.1.3)Zmniejszenie liczby wykonawców podczas negocjacji lub dialogu
IV.2)Kryteria udzielenia zamówienia
IV.2.1)Kryteria udzielenia zamówienia
Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów kryteria określone poniżej
1. Cena. Waga 75
2. 2. Doświadczenie w realizacji usług spełniających warunek wskazany w pkt 1 ppkt 2) rozdział IV SIWZ. Waga 15
3. Okres gwarancji na materiały promocyjne. Waga 10
IV.2.2)Informacje na temat aukcji elektronicznej
Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
IV.3)Informacje administracyjne
IV.3.1)Numer referencyjny nadany sprawie przez instytucję zamawiającą:
CPE-II-261-50/ARK/15
IV.3.2)Poprzednie publikacje dotyczące tego samego zamówienia
nie
IV.3.3)Warunki otrzymania specyfikacji, dokumentów dodatkowych lub dokumentu opisowego
Dokumenty odpłatne: nie
IV.3.4)Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
5.8.2015 - 09:45
IV.3.5)Data wysłania zaproszeń do składania ofert lub do udziału zakwalifikowanym kandydatom
IV.3.6)Języki, w których można sporządzać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
polski.
IV.3.7)Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą
w dniach: 60 (od ustalonej daty składania ofert)
IV.3.8)Warunki otwarcia ofert
Data: 5.8.2015 - 10:00
Sekcja VI: Informacje uzupełniające
VI.1)Informacje o powtarzającym się charakterze zamówienia
Jest to zamówienie o charakterze powtarzającym się: nie
VI.2)Informacje o funduszach Unii Europejskiej
Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś – Ukraina 2007 – 2013.
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś – Ukraina 2007 – 2013.
VI.3)Informacje dodatkowe
Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu
umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany
postanowień umowy w przypadkach gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na
realizację przedmiotu umowy,
2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn
niezależnych od Wykonawcy.
umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany
postanowień umowy w przypadkach gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na
realizację przedmiotu umowy,
2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn
niezależnych od Wykonawcy.
VI.4)Procedury odwoławcze
VI.4.1)Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze
Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17 a
02-676 Warszawa
POLSKA
Tel.: +48 224587700
VI.4.2)Składanie odwołań
Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz
poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują
środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy.
Środkami ochrony prawnej są:
a) odwołanie,
b) skarga do sądu
Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy
Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje
skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a -198 g ustawy.
poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują
środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy.
Środkami ochrony prawnej są:
a) odwołanie,
b) skarga do sądu
Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy
Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje
skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a -198 g ustawy.
VI.4.3)Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań
Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17 a
02-676 Warszawa
POLSKA
Tel.: +48 224587700
VI.5)Data wysłania niniejszego ogłoszenia:
28.7.2015
| TI | Tytuł | Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji |
|---|---|---|
| ND | Nr dokumentu | 336095-2015 |
| PD | Data publikacji | 24/09/2015 |
| OJ | Dz.U. S | 185 |
| TW | Miejscowość | WARSZAWA |
| AU | Nazwa instytucji | Centrum Projektów Europejskich |
| OL | Język oryginału | PL |
| HD | Nagłówek | - - Usługi - Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia - Procedura otwarta |
| CY | Kraj | PL |
| AA | Rodzaj instytucji | 6 - Podmiot prawa publicznego |
| HA | EU Institution | - |
| DS | Dokument wysłany | 21/09/2015 |
| NC | Zamówienie | 4 - Usługi |
| PR | Procedura | 1 - Procedura otwarta |
| TD | Dokument | 7 - Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia |
| RP | Legislacja | 4 - Unia Europejska |
| TY | Rodzaj oferty | 9 - Nie dotyczy |
| AC | Kryteria udzielenia zamówienia | 2 - Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie |
| PC | Kod CPV | 39294100 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55120000 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 63511000 - Organizacja wycieczek 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79822500 - Usługi projektów graficznych |
| OC | Pierwotny kod CPV | 39294100 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55120000 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60000000 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 63511000 - Organizacja wycieczek 79800000 - Usługi drukowania i powiązane 79822500 - Usługi projektów graficznych |
| IA | Adres internetowy (URL) | http://www.cpe.gov.pl |
| DI | Podstawa prawna | Dyrektywa klasyczna (2004/18/WE) |
24/09/2015 S185 - - Usługi - Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia - Procedura otwarta
Polska-Warszawa: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
2015/S 185-336095
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
Usługi
Sekcja I: Instytucja zamawiająca
I.1)Nazwa, adresy i punkty kontaktowe
Centrum Projektów Europejskich
ul. Domaniewska 39a
Osoba do kontaktów: Agnieszka Rutkowska-Komornik
02-672 Warszawa
Polska
Tel.: +48 223783178
E-mail: agnieszka.rutkowska@cpe.gov.pl
Faks: +48 222019725
Adresy internetowe:
Ogólny adres instytucji zamawiającej: http://www.cpe.gov.pl
I.2)Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
I.3)Główny przedmiot lub przedmioty działalności
Inny: wspieranie instytucji realizujących programy unijne
I.4)Udzielenie zamówienia w imieniu innych instytucji zamawiających
Instytucja zamawiająca dokonuje zakupu w imieniu innych instytucji zamawiających: nie
Sekcja II: Przedmiot zamówienia
II.1)Opis
II.1.1)Nazwa nadana zamówieniu
Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska–Białoruś–Ukraina 2007–2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi, w tym wykonanie projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania.
II.1.2)Rodzaj zamówienia oraz lokalizacja robót budowlanych, miejsce realizacji dostawy lub świadczenia usług
Usługi
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Kod NUTS
Kategoria usług: nr 17: Usługi hotelarskie i restauracyjne
Kod NUTS
II.1.3)Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów (DSZ)
II.1.4)Krótki opis zamówienia lub zakupu
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi;
2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;
3) dostawa materiałów promocyjnych.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi;
2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;
3) dostawa materiałów promocyjnych.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
II.1.5)Wspólny Słownik Zamówień (CPV)
55120000, 55300000, 79800000, 39294100, 60000000, 79822500, 63511000
II.1.6)Informacje na temat Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA)
Zamówienie jest objęte Porozumieniem w sprawie zamówień rządowych (GPA): nie
II.2)Całkowita końcowa wartość zamówienia (zamówień)
II.2.1)Całkowita końcowa wartość zamówienia (zamówień)
Wartość: 146 900 PLN
Sekcja IV: Procedura
IV.1)Rodzaj procedury
IV.1.1)Rodzaj procedury
Otwarta
IV.2)Kryteria udzielenia zamówienia
IV.2.1)Kryteria udzielenia zamówienia
Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów
1. Cena. Waga 75
2. Doświadczenie w realizacji usług spełniających warunek wskazany w pkt 1 ppkt 2) rozdział IV SIWZ. Waga 15
3. Okres gwarancji na materiały promocyjne. Waga 10
1. Cena. Waga 75
2. Doświadczenie w realizacji usług spełniających warunek wskazany w pkt 1 ppkt 2) rozdział IV SIWZ. Waga 15
3. Okres gwarancji na materiały promocyjne. Waga 10
IV.2.2)Informacje na temat aukcji elektronicznej
Wykorzystano aukcję elektroniczną: nie
IV.3)Informacje administracyjne
IV.3.1)Numer referencyjny nadany sprawie przez instytucję zamawiającą
CPE-II-261-50/ARK/15
IV.3.2)Poprzednie publikacje dotyczące tego samego zamówienia
Ogłoszenie o zamówieniu
Numer ogłoszenia w Dz.U.: 2015/S 147-271604 z dnia 1.8.2015
Sekcja V: Udzielenie zamówienia
V.1)Data decyzji o udzieleniu zamówienia:
27.8.2015
V.2)Informacje o ofertach
Liczba otrzymanych ofert: 3
V.3)Nazwa i adres wykonawcy, na rzecz którego została wydana decyzja o udzieleniu zamówienia
Deluxe Event Sp. z o.o.
{Dane ukryte}
03-214 Warszawa
Tel.: +48 226919327
V.4)Informacje na temat wartości zamówienia
Początkowa szacunkowa całkowita wartość zamówienia:
Wartość: 100 000 PLN
Bez VAT
Całkowita końcowa wartość zamówienia:
Wartość: 146 900 PLN
Wartość: 100 000 PLN
Bez VAT
Całkowita końcowa wartość zamówienia:
Wartość: 146 900 PLN
V.5)Informacje na temat podwykonawstwa
Przewidywane jest zlecenie podwykonawstwa w ramach zamówienia: nie
Sekcja VI: Informacje uzupełniające
VI.1)Informacje o funduszach Unii Europejskiej
Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska–Białoruś–Ukraina 2007–2013.
Podać odniesienie do projektu (projektów) i/lub programu (programów): Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska–Białoruś–Ukraina 2007–2013.
VI.2)Informacje dodatkowe:
Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy;
2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy;
2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
VI.3)Procedury odwoławcze
VI.3.1)Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze
Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Polska
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587801
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800
VI.3.2)Składanie odwołań
Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy.
Środkami ochrony prawnej są:
a) odwołanie;
b) skarga do sądu.
Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180–198 ustawy.
Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a–198 g ustawy.
Środkami ochrony prawnej są:
a) odwołanie;
b) skarga do sądu.
Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180–198 ustawy.
Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a–198 g ustawy.
VI.3.3)Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań
Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
Polska
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl
Tel.: +48 224587801
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl
Faks: +48 224587800
VI.4)Data wysłania niniejszego ogłoszenia:
21.9.2015
Termin składania wniosków lub ofert:
2015-08-05
Dane postępowania
| ID postępowania BZP/TED: | 27160420151 |
|---|---|
| ID postępowania Zamawiającego: | |
| Data publikacji zamówienia: | 2015-08-01 |
| Rodzaj zamówienia: | usługi |
| Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
| Czas na realizację: | 9 miesięcy |
| Wadium: | - |
| Oferty uzupełniające: | TAK |
| Oferty częściowe: | NIE |
| Oferty wariantowe: | NIE |
| Przewidywana licyctacja: | NIE |
| Ilość części: | 0 |
| Kryterium ceny: | 100% |
| WWW ogłoszenia: | http://www.cpe.gov.pl |
| Informacja dostępna pod: | Centrum Projektów Europejskich ul. Domaniewska 39a, 02-672 warszawa, woj. mazowieckie |
| Okres związania ofertą: | 60 dni |
Kody CPV
| 55120000-7 | Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji | |
| 55300000-3 | Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków |
Wyniki
| Nazwa części | Wykonawca | Data udzielenia | Wartość |
|---|---|---|---|
| Zadanie nr 7 – zakup i ułożenie kabli światłowodowych lub sprzedaż włókien światłowodowych w relacjach: a) KMP w Bielsku-Białej – KM PSP w Bielsku Białej, b) KPP w Mikołowie – KP PSP w Mikołowie, c) KM PSP w Gliwicach –CR w Gliwicach | Deluxe Event Sp. z o.o. Warszawa | 2015-08-27 | 146 900,00 |
Barometr Ryzyka NadużyćRaport końcowy na temat potencjalnego ryzyka nadużyć dla wskazanej części wyniku postępowania przetargowego. Data udzielenia: 2015-08-27 Dotyczy cześci nr: 0 Kody CPV: 55120000 55300000 Ilość podmiotów składających się na wykonawcę: 1 Kwota oferty w PLN: 146 900,00 zł Minimalna złożona oferta: 146 900,00 zł Ilość złożonych ofert: 3 Ilość ofert odrzuconych przez zamawiającego: 0 Minimalna złożona oferta: 146 900,00 zł Maksymalna złożona oferta: 146 900,00 zł |